Ovládanie hlasovej pošty: Vydajte sa na cestu k pochopeniu a používaniu hlasovej pošty.

Už vás nebaví zmeškávať kľúčové detaily dôležitých hovorov? Hlasová schránka zachytí každú dôležitú správu a zaručí vám, že budete mať informácie a kontrolu bez ohľadu na to, čo ste zmeškali.

Prečítajte si, čo presne je hlasová pošta a ako ju môžete využiť vo svoj prospech.

Kľúčové poznatky:

• Hlasová pošta zachytáva zmeškané hovory ako nahrávky na neskoršiu odpoveď, čím zabezpečuje nepretržitú komunikáciu a efektívnu správu požiadaviek.
• Kľúčové vlastnosti: Môžete si prispôsobiť pozdravy pre rôznych volajúcich, prijímať simultánne správy, dostávať okamžité upozornenia a posielať, preposielať a ukladať správy.
• Nepretržitá komunikácia s vašimi kľúčovými kontaktmi zvyšuje vašu prevádzkovú efektívnosť a komunikačnú stratégiu. Zvyšuje tiež spokojnosť zákazníkov.

Čo je hlasová pošta?

Od zavedenia hlasovej pošty koncom 70. rokov 20. storočia sa vďaka nej stali telefónne systémy výkonnejšie a flexibilnejšie, pretože umožňujú prenos konverzácií a informácií medzi stranami, aj keď obe strany nie sú prítomné.

Hlasová pošta je elektronický systém, ktorý zaznamenáva a ukladá hlasové správy odoslané prostredníctvom telefónu. Keď dostanete hovor a nemôžete ho prijať, pretože ste mimo svojho stola alebo na stretnutí, volajúci si vypočuje nahrávku, ktorá ho vyzýva, aby zanechal správu.

Neskôr si môžete správu vypočuť zadaním špecifického kódu v telefóne. Na rozdiel od záznamníka dokáže hlasová pošta obsluhovať viacero telefónnych liniek a ponúka pokročilejšie funkcie, ako je napríklad prenos hlasovej pošty do e-mailu, vzdialený prístup a presmerovanie a zdieľanie správ.

Ako funguje hlasová pošta?

Ak si chcete vypočuť hlasovú správu, ktorú vám volajúci zanechal, môžete ju načítať pomocou rôznych zariadení, napríklad telefónu alebo počítača. Moderné systémy hlasovej pošty vás informujú o každej novej správe.

5 typov hlasovej pošty

Technológia hlasovej pošty sa dodáva v rôznych typoch, z ktorých každý slúži na určitý účel, od zachytávania jednoduchých správ až po komplexné riešenia podnikovej komunikácie. Táto flexibilita umožňuje hlasovej pošte prispôsobiť sa vašim potrebám a technologickému pokroku.

• 1. Základná hlasová pošta

Táto štandardná služba poskytovaná telefónnymi operátormi umožňuje volajúcim zanechať zvukovú správu vždy, keď hovor nie je prijatý. Je ideálna, keď potrebujete jednoduché riešenie na zachytenie zmeškaných hovorov bez ďalších funkcií.

• 2. Vizuálna hlasová schránka

To vám umožní zobraziť zoznam správ v zariadení a vybrať si, ktoré chcete vypočuť alebo vymazať, bez toho, aby ste museli vytáčať číslo do systému hlasovej pošty. Tento typ vyhovuje používateľom smartfónov, ktorí uprednostňujú správu hlasovej pošty pomocou grafického rozhrania.

• 3. Hlasová pošta VoIP

Na digitálne prijímanie a ukladanie správ hlasovej pošty môžete využiť technológiu prenosu hlasu cez internet (VoIP). Systém má často rozšírené funkcie, ako je Power dialer, užitočné skripty, okamžité upozornenia alebo prepisy správ.

• 4. Hlasová pošta v cloude

Táto služba je umiestnená v cloude a ponúka pokročilé funkcie, ako je vzdialený prístup z ľubovoľného zariadenia pripojeného na internet alebo prenos hlasovej pošty do e-mailu. Cloudová hlasová pošta je pre vás najlepšou voľbou, ak potrebujete flexibilitu, používate viacero zariadení a chcete sa integrovať s inými cloudovými službami.

• 5. Zjednotená hlasová pošta

Integruje hlasovú poštu s inými formami komunikácie, ako je e-mail, fax a textové správy, do jedného rozhrania a často je súčasťou väčšej stratégie zjednotenej komunikácie. Mohla by byť pre vás ideálna, ak chcete zefektívniť komunikáciu a zlepšiť pracovné postupy kombinovaním správ z rôznych kanálov.

Výhody používania hlasovej pošty

Hlasová pošta preklenuje medzeru medzi dostupnosťou a potrebou okamžitej reakcie, čím umožňuje udržiavať nepretržité spojenie s klientmi, obchodnými partnermi a členmi tímu. Hlasová pošta ponúka oveľa viac než len jednoduché pohodlie; vdychuje život vašim operáciám vďaka zvýšenej efektivite, zvyšuje spokojnosť zákazníkov a pozdvihuje vašu komunikačnú stratégiu na novú úroveň.

Získajte dostupnosť 24 hodín denne, 7 dní v týždni

Hlasová schránka zaručuje, že vaša firma je kedykoľvek dostupná, ako aj pre zákazníkov, ktorí môžu volať z iného časového pásma. Je užitočná najmä vtedy, ak sa vám často stáva, že nemôžete prijímať hovory.

Odstránenie hovorov na počkanie

Pre väčšinu ľudí je čakanie na linke frustrujúcim zážitkom. Hlasová pošta umožňuje zákazníkom rýchlo oznámiť svoje problémy. Minimalizuje čas čakania a zlepšuje celkový zážitok.

Dodržiavanie preferencií zákazníkov

Mnohí zákazníci uprednostňujú zanechanie hlasovej schránky, aby mali istotu, že im zavolajú späť vtedy, keď im to najviac vyhovuje. Hlasová pošta poskytuje vašim zákazníkom možnosť stručne vyjadriť svoje obavy bez toho, aby boli prerušovaní.

Nižšie náklady na prácu

Hlasová pošta ponúka ekonomické riešenie na správu komunikácie, ktoré eliminuje potrebu dodatočného personálu na správu hovorov po pracovnej dobe. Je nákladovo efektívne a zároveň zachováva vysoký stupeň spokojnosti zákazníkov.

Zvýšenie efektivity pomocou skríningu hovorov

Hlasová schránka umožňuje filtrovať prichádzajúce hovory. Naliehavým hovorom sa potom venuje okamžitá pozornosť, zatiaľ čo menej kritické problémy sa môžu presmerovať do hlasovej schránky na neskoršie riešenie. Takýto systém výrazne zlepšuje riadenie času.

Archivácia hlasových správ

Hlasové správy môžete archivovať a vytvoriť si tak komplexný záznam komunikácie. Tento postup pomáha dodržiavať predpisy a je cenným zdrojom na účely školení a referencií. Zaručuje, že dôležité údaje budú zachované a dostupné, keď ich budete potrebovať.

Zvýšenie spokojnosti zákazníkov

Ak je každý hovor potvrdený prostredníctvom hlasovej schránky, vaši zákazníci sú uistení, že ich problémy sú dôležité a budú riešené. Vďaka tomu sa cítia byť ocenení a vypočutí. Zlepšuje to aj ich celkovú skúsenosť a posilňuje ich dôveru vo vaše služby.

8 kľúčových funkcií hlasovej pošty

Vo všeobecnosti sa hlasová pošta používa najmä na prichádzajúce hovory. Moderné technológie, ako napríklad Power Dialer, však umožňujú využívať hlasovú poštu aj v odchádzajúcich call centrách, napr. na poskytovanie nových alebo dôležitých informácií zákazníkom alebo obchodným partnerom bez toho, aby ste im priamo volali.

V závislosti od poskytovateľa môže byť riešenie hlasovej pošty vybavené užitočnými funkciami.

1. Prispôsobenie pozdravov pre rôznych volajúcich

Prispôsobte uvítania hlasovej pošty podľa toho, kto volá, a vytvorte pre volajúcich osobnejší zážitok. Pozdravy hlasovej pošty môžete tiež prispôsobiť akejkoľvek situácii, či už ide o pracovné hodiny, sviatky alebo špeciálne udalosti. Používajte rôzne pozdravy pre rôzne časy dňa alebo dni v týždni, čím zabezpečíte, že váš systém hlasovej pošty bude volajúcim kedykoľvek vhodne reagovať.

Môžete napríklad použiť personalizované pozdravy z dovolenky a vytvoriť tak pre volajúcich zaujímavejší zážitok.

2. Prijímanie správ hlasovej pošty od viacerých volajúcich súčasne

Vďaka tejto funkcii môžete efektívne spravovať vysoké počty hovorov. Systém prijíma hlasové správy od viacerých volajúcich naraz, čím sa zabezpečí, že nikto nebude vynechaný.

3. Získavanie oznámení

Buďte neustále informovaní o nových hlasových správach vďaka okamžitým upozorneniam v mobilnom telefóne. Zabezpečte si, aby ste mohli okamžite vybaviť najdôležitejšie správy.

4. Odosielanie hlasových správ viacerým príjemcom naraz

Táto funkcia umožňuje rýchlo a jednoducho šíriť informácie vysielaním jednej hlasovej správy skupine ľudí. To šetrí čas a zabezpečuje konzistentnú komunikáciu.

5. Preposielanie správ hlasovej pošty

Pomocou tejto funkcie môžete zdieľať dôležité správy s kolegami alebo obchodnými partnermi tak, že im hlasovú poštu prepošlete priamo do ich schránok. Pridanie osobného prístupu alebo poskytnutie kontextu k preposielaným hlasovým správam je možné aj zahrnutím personalizovaného hlasového pozdravu.

6. Presúvanie, ukladanie a ukladanie hlasových správ

Hlasové správy môžete presúvať a ukladať do pamäťových zariadení, ako sú pevné disky, ale aj do cloudu. Ak si chcete uchovať dôležité správy, môžete využiť možnosti rozšíreného ukladania, ktoré vám umožnia prístup k správam dlhší čas po ich prijatí.

7. Prevod hlasovej pošty na e-mail

Táto funkcia mení hlasové správy na e-maily a odosiela ich do vašej schránky. Správy môžete ľahko čítať a spravovať bez toho, aby ste museli počúvať zvukové nahrávky.

8. Prepis textu

Prepis hovorov riadený umelou inteligenciou konvertuje vaše hovory do textu, zaznamenáva, čo vaši agenti alebo zákazníci hovoria, a automaticky ich exportuje do vášho CRM alebo iných nástrojov na jednoduchý prístup.

9. Využívanie hlasovej schránky

Môžete vopred nahrať správu a umiestniť ju priamo do hlasovej schránky bez toho, aby telefón zvonil. To je skvelé pre predaj a marketing na doručovanie správ bez vyrušovania príjemcu. Odovzdávanie hlasovej schránky je tiež funkcia v číselníkoch call centra pre odchádzajúce hovory.

Ak napríklad automatická vytočovacia služba s umelou inteligenciou zavolá zo zoznamu potenciálnych zákazníkov alebo zákazníkov a narazí na hlasovú schránku, automaticky zanechá vopred nahratú správu a prejde na ďalšie číslo.

Ako nastaviť hlasovú poštu

Nastavenie hlasovej schránky zahŕňa niekoľko jednoduchých krokov, ktoré sa môžu mierne líšiť v závislosti od poskytovateľa služieb alebo zariadenia.

#1 Vyhľadanie nastavení hlasovej pošty

• Získajte prístup k aplikácii v telefóne vo svojom zariadení.
• Vyhľadajte kartu hlasovej pošty alebo možnosť nastavení, často označenú ikonou hlasovej pošty alebo v ponuke nastavení hovorov.

#2 Nastavenie hlasovej schránky

• Vyberte možnosť nastavenia alebo prístupu k hlasovej pošte. To môže zahŕňať vytočenie čísla hlasovej schránky, často podržaním tlačidla „1“ alebo iného určeného tlačidla na klávesnici telefónu.
• Pri nastavovaní hlasovej pošty postupujte podľa automatických pokynov. To zvyčajne zahŕňa vytvorenie hesla alebo kódu PIN na bezpečnostné účely.

#3 Záznam Pozdravy

• Pravdepodobne budete vyzvaní, aby ste nahrali osobný pozdrav. Túto správu si volajúci vypočujú, keď sa dovolajú do vašej hlasovej schránky.
• Pri nahrávaní pozdravu postupujte podľa pokynov. Zvyčajne si môžete vybrať, či chcete použiť štandardný pozdrav poskytnutý systémom, alebo nahrať osobnú správu.

#4 Úprava nastavení

• V závislosti od operátora môžete upraviť ďalšie nastavenia, napríklad počet zazvonení pred odoslaním hovoru do hlasovej schránky alebo nastavenia upozornení.
• Nakonfigurujte tieto nastavenia podľa potreby, aby ste si prispôsobili hlasovú poštu.

#5 Uložiť a ukončiť

• Po nastavení pozdravu a úpravách nastavení uložte zmeny.
• Ukončite proces nastavenia. Vaša hlasová schránka by teraz mala byť pripravená na prijímanie správ.

#6 Vyskúšajte to

• Je dobré zavolať na svoje číslo z iného telefónu, aby ste sa uistili, že hlasová pošta funguje podľa očakávania a že uvítanie znie podľa vašich predstáv.

Osvedčené postupy pre správy hlasovej pošty

Neexistuje jediný najlepší spôsob, ako vytvoriť efektívne uvítanie, ale dodržiavanie určitých zásad vám pomôže ukázať volajúcim, že si vážite ich čas.

#1 Uveďte svoj obchodný názov

Hneď uveďte názov svojej firmy. Môže sa to zdať samozrejmé, ale je to dôležitý znak profesionality.

Príklad: „Dobrý deň, dostali ste sa na CloudTalk. Toto je (vaše meno)... „

#2 Spomenúť obchodné hodiny

Uveďte vopred svoje prevádzkové hodiny. V opačnom prípade by vaši zákazníci mohli čakať márne a mohli by byť otrávení.

Príklad: Stredoeurópskeho času.“ Príklad: „Náš pracovný čas je od 9:00 do 17:00 hod.

#3 Navrhnite jasné ďalšie kroky

Nezabudnite jasne vysvetliť ďalšie kroky. Ak zákazníci vedia, že nikto nemôže prijať ich hovor práve teraz, môžu si vybrať, či nechajú hlasovú správu alebo zavolajú neskôr. V závislosti od vašej firmy môžete ponúknuť aj možnosti, ako je telefónne menu, priame linky do hlasovej schránky rôznych zamestnancov alebo presmerovanie hovoru. Pomocou pokročilého softvéru call centra by malo byť nastavenie telefónnej ponuky a presmerovania hovorov jednoduché.

Príklad: „Ak voláte kvôli existujúcej objednávke, stlačte 1. Ak chcete pomôcť pri zadávaní novej objednávky, stlačte prosím 2.“

#4 Uveďte iné spôsoby kontaktu

Aj keď v danom čase nie je prítomný nikto, kto by mohol prijať hovor, môžu existovať rôzne spôsoby, ako sa spojiť s vašou firmou alebo získať ďalšie informácie o vašej ponuke. V takom prípade nezabudnite do pozdravov zahrnúť aj iné spôsoby kontaktovania. Volajúcich môžete napríklad „presmerovať“ na vašu webovú lokalitu, e-mail alebo profily v sociálnych médiách.

Príklad: „Je nám ľúto, ale naši agenti sú momentálne dostupní na živom chate. Prosím, pošlite nám e-mail na help @ cloudtalk.io.“

#5 Zachovajte jednoduchosť

Neplýtvajte časom zákazníka, správa nech je jednoduchá a krátka. Ak bude nahrávka nejasná a dlhá, s najväčšou pravdepodobnosťou stratí záujem a trpezlivosť. Dokonca sa môžu vzdať ďalšieho kontaktovania vás. Profesionálny pozdrav v hlasovej schránke by mal v ideálnom prípade trvať 20 – 25 sekúnd, čo je dostatok času na to, aby ste svojich zákazníkov vybavili základnými informáciami.

#6 Udržujte svoj záznam aktuálny

Predpokladajme, že dôjde k zmene pracovného času z dôvodu sviatkov alebo mimoriadnych udalostí. V takom prípade by ste mali včas aktualizovať pozdravy v hlasovej schránke, aby ste objasnili situáciu a predišli zmätku. Vopred sa o probléme zmiente a ak je to možné, uveďte, kedy budete opäť v prevádzke.

#7 Volajúci sa budú cítiť hodnotne

Vaši zákazníci vás oslovujú z dôležitých dôvodov; ich čas a potreby sú pre vašu firmu cenné. Personalizujte svoje správy, aby ste ukázali, že vám na nich skutočne záleží a venujete pozornosť ich problémom. Aj keď nie ste schopní odpovedať priamo, povzbuďte ich, aby sa spojili inými prostriedkami, napríklad zanechaním hlasovej správy alebo opätovným zavolaním vo vhodnejšom čase. Vyhnite sa frustrácii alebo plytvaniu ich časom, pretože prvý dojem je rozhodujúci a často máte len jednu šancu pozitívne zapôsobiť.

Záver

Hlasová pošta je most, ktorý zabezpečuje nepretržitú komunikáciu medzi vami a volajúcimi, aj keď priama komunikácia nie je možná. Pochopenie a efektívne využívanie hlasovej pošty zaručuje, že každá dôležitá správa bude prijatá a vybavená. Zároveň však zvyšujete svoj profesionálny imidž tým, že klientom a partnerom poskytujete spoľahlivý a bezpečný spôsob, ako vás kontaktovať.