Čo je vizuálna hlasová pošta: Ako funguje a prečo by ste ju už mali používať

Je hlasová pošta minulosťou? Hoci môže vyvolávať nostalgiu za televíznymi scénami z 90. rokov, v ktorých postavy nechávali svojim láskam nespočetné množstvo správ bez odpovede, hlasová pošta je vo svete podnikania stále aktuálna.

Má totiž také výhody, ako je možnosť zanechať záznam o hovore a jeho účele, čo pomáha spoločnostiam poskytovať príjemné služby zákazníkom a zabezpečiť, aby hovory nezostali bez odozvy – čonie je vždy možné.

Časová náročnosť počúvania hlasových správ však zostáva výzvou. Často sa stáva, že to, čo by sa dalo odovzdať za 4 minúty, sa natiahne na 10 minút, podobne ako pri dlhých hlasových správach v aplikácii WhatsApp.

Našťastie je tu vizuálna hlasová schránka.

Vďaka funkciám, ako sú automatické prepisy, možnosť určiť priority, ktoré správy sa majú vypočuť ako prvé, alebo dokonca ich vizualizácia namiesto počúvania vizuálnych hlasových správ, spôsobili revolúciu v správe komunikácie.

Prečítajte si viac o tom, čo je vizuálna hlasová pošta, ako funguje a aké sú jej výhody.

Kľúčové poznatky:

• Pri tradičnej hlasovej pošte ste uviazli v únavnom cykle vytáčania, počúvania a prechádzania správ po jednej. Na druhej strane, s vizuálnou hlasovou schránkou môžete rýchlo uprednostniť naliehavé správy a vyradiť tie nepodstatné.
• Vizuálna hlasová pošta zjednodušuje správu správ poskytovaním textových prepisov. Namiesto toho, aby používatelia počúvali správy jednu po druhej, môžu si zobraziť zoznam správ, prečítať si prepisy a podľa potreby s nimi pracovať.
• Vizuálna hlasová pošta ponúka množstvo výhod vrátane lepšieho určovania priorít a organizácie správ. To nielenže zlepšuje zákaznícku skúsenosť tým, že zabezpečuje rýchlejšie reakcie, ale aj bezproblémovú integráciu so systémami CRM na personalizované interakcie.

Čo je vizuálna hlasová pošta: Rozdiely v porovnaní s tradičnou hlasovou poštou

Vizuálna hlasová pošta je funkcia telefónu, ktorá vám umožňuje komunikovať so správami hlasovej pošty „vizuálnym“ spôsobom, ako naznačuje názov.

Umožňuje zobraziť všetky prijaté správy naraz a vypočuť si ich v požadovanom poradí.

Povedzme, že je to ako prístup k e-mailovej schránke, ale pre hlasové správy. Umožňuje zobraziť čas a dátum prijatia správy, telefónne číslo odosielateľa a dokonca aj automatický prepis hlasovej správy.

To je podstata vizuálnej hlasovej pošty: poskytuje vám nástroje na ovládanie komunikácie v hlasovej pošte a zjednodušuje a zefektívňuje správu správ.

Hlasová pošta vs. vizuálna hlasová pošta: 5 rozdielov

Tu je jednoduché rozdelenie, ktoré ukazuje, ako sa tradičná hlasová pošta líši od vizuálnej hlasovej pošty:

Ako funguje vizuálna hlasová pošta?

Vizuálna hlasová pošta funguje tak, že používateľom poskytuje vizuálne rozhranie na správu ich hlasových správ.

Takto to zvyčajne funguje:

1. Aktivácia: Najprv ho musíte aktivovať v príslušnom zariadení a u poskytovateľa služieb.
2. Zobrazenie správy: Vizuálne rozhranie hlasovej pošty: Správy hlasovej pošty sa zobrazujú vo formáte zoznamu. Každá správa zvyčajne zobrazuje telefónne číslo odosielateľa alebo meno kontaktu spolu s dátumom a časom hovoru.
3. Prehrávanie: Používatelia si môžu vybrať jednotlivé správy hlasovej pošty, ktoré chcú počúvať. Namiesto postupného počúvania správ ako v tradičných systémoch hlasovej pošty si používatelia môžu vybrať, ktoré správy si vypočujú ako prvé.
4. Ovládanie prehrávania: Počas prehrávania majú používatelia k dispozícii ovládacie prvky na pozastavenie, pretáčanie dozadu alebo rýchle posúvanie správy dopredu. Môžu tiež správu vymazať alebo ju označiť ako neprečítanú.
5. Prepis: Niektoré systémy vizuálnej hlasovej pošty obsahujú funkciu prepisu, ktorá automaticky prevádza hlasové správy na text. Používatelia si tak môžu namiesto alebo popri počúvaní správy prečítať jej obsah.

6 výhod používania vizuálnej hlasovej pošty

Poďme sa pozrieť na hlavné výhody vizuálnej hlasovej pošty:

#1 Zlepšenie prioritizácie a organizácie

Pomocou vizuálnej hlasovej pošty môžete efektívnejšie určovať priority a organizovať správy. Vďaka tomu, že vidíte, kto správu zanechal, kedy bola prijatá a jej obsah, môžete uprednostniť dôležité správy a usporiadať ich podľa svojich potrieb.

#2 Úspora času a zvýšenie efektivity

Výberom správ, ktoré chcete počúvať a čítať, si môžete prezrieť tie najdôležitejšie a určiť ich priority.

#3 Zlepšenie skúseností zákazníkov

Vďaka lepšej organizácii a úspore času dostanú vaši zákazníci rýchlejšie a presnejšie odpovede. Vďaka možnosti čítať hlasové správy vám neuniknú žiadne detaily, ktoré by ste pri tradičnej hlasovej pošte mohli prehliadnuť.

#4 bezproblémová integrácia so systémami CRM

Integrácie umožňujú agentom okamžitý prístup k údajom o zákazníkoch a kontextualizáciu hlasových správ, čo vedie k personalizovanejším a informovanejším reakciám.

#5 Používanie vizuálneho prepisu na rýchlu kontrolu správ

Čítanie prepisov hlasových správ umožňuje agentom rýchlejšie konzumovať informácie ako počúvanie zvukových správ. Táto funkcia pomáha rýchlejšie sa rozhodovať o tom, na ktoré správy treba ihneď reagovať v závislosti od toho, ako naliehavý je ich obsah.

#6 Efektívna správa hlasovej pošty počas vysokého počtu hovorov

V čase špičky pomáha vizuálna hlasová pošta agentom efektívnejšie zvládať prílev správ. Znižuje počet nevybavených hlasových správ a udržiava konzistentnú úroveň služieb aj pri zvýšenom dopyte.

Ako nastaviť vizuálnu hlasovú poštu

Nastavenie vizuálnej hlasovej schránky sa môže líšiť v závislosti od poskytovateľa telefónnych služieb, ale v prípade služby Cloudtalk je to neuveriteľne jednoduché. Po nainštalovaní aplikácie je všetko zvyčajne už nakonfigurované za vás. Jediné, čo musíte urobiť, je prispôsobiť si pozdravy hlasovej pošty, oznámenia a pravidlá spracovania hovorov na presmerovanie hovorov do hlasovej pošty.

Tu nájdete návod na nastavenie vizuálnej hlasovej pošty pomocou služby Cloudtalk:

1. Vyberte požadované číslo a pridajte hlasovú schránku na ovládacom paneli
2. Pridanie kroku hlasovej pošty do toku hovorov.
3. Vyberte poštovú schránku a podľa potreby upravte nastavenia.
4. Uložte zmeny.

Najdôležitejšie funkcie vizuálnej hlasovej pošty

Spomedzi všetkých funkcií vyzdvihujeme tieto:

• Vizuálne rozhranie: Poskytuje ľahko použiteľnú obrazovku, ktorá zobrazuje správy hlasovej pošty v zozname vrátane podrobností, ako je identifikátor volajúceho, čas a trvanie správy, čo agentom uľahčuje navigáciu a správu hlasovej pošty.
• Prepis správy: Umožňuje agentom rýchlo prečítať obsah každej správy bez toho, aby ju museli počúvať. Tým sa šetrí čas a zvyšuje efektivita, najmä počas rušných období.
• Možnosti priamej interakcie: Umožňuje agentom zavolať späť, poslať správu alebo e-mail odosielateľovi priamo z rozhrania hlasovej pošty, čo uľahčuje rýchle a bezproblémové následné kroky.
• Inteligentné oznámenia: Upozorňuje agentov na nové správy v hlasovej pošte prostredníctvom hovorov alebo e-mailov, čím zabezpečuje, že prichádzajúce správy sú okamžite zaznamenané a riešené, aj keď agenti aktívne nekontrolujú rozhranie hlasovej pošty.
• Hlasová pošta na e-mail: môžete dokonca dostávať nahrávky hlasových správ priamo do svojej e-mailovej schránky.

Ako čo najlepšie využiť vizuálnu hlasovú poštu

Ak chcete čo najlepšie využiť vizuálnu hlasovú poštu, postupujte podľa týchto tipov:

• Správne nastavte vizuálnu hlasovú poštu v zariadení: To zahŕňa prispôsobenie možností podľa vašich preferencií.

• Overenie správnosti prepisov: To vám pomôže rýchlo identifikovať dôležité správy bez toho, aby ste ich museli počúvať.

• Usporiadajte si správy: Pomocou funkcií označovania, označovania ako prečítané/neprečítané a archivácie si môžete lepšie zorganizovať svoje správy.

• Vyberte si, čo budete počúvať: Nemusíte si hneď vypočuť každú hlasovú správu. Nezabudnite, že vizuálna hlasová pošta vám umožňuje určiť priority, ktoré správy si vypočujete, na základe vašej dostupnosti a potrieb.

• Pravidelne odstraňujte staré správy: Podobne ako pri e-mailových správach môžete pravidelne vymazávať hlasové správy, ktoré už nie sú dôležité alebo potrebné.

• Experimentujte a upravujte: Vyskúšajte rôzne funkcie a nastavenia vizuálnej hlasovej pošty, aby ste našli kombináciu, ktorá najlepšie vyhovuje vašim potrebám a komunikačným zvyklostiam.

• Prispôsobenie svoj pozdrav: Je dôležité uviesť podrobnosti, ako je názov vašej spoločnosti, pracovná doba a ďalšie kroky, aby sa zákazníci cítili, že sa im venuje pozornosť, najmä ak zavolajú mimo pracovnej doby a nikto im nemôže pomôcť.

Zvýšenie produktivity vo vašom call centre pomocou týchto 10 osvedčených metód

Čítajte zadarmo

Zlepšujte, organizujte a zapájajte

Vo svete, kde je čas veľmi dôležitý, sa vizuálna hlasová pošta stáva výkonným nástrojom, ktorý ponúka efektivitu, organizáciu a zlepšuje skúsenosti používateľov.

Či už ste zaneprázdnený profesionál, ktorý spravuje veľké množstvo hovorov, alebo agent call centra, ktorý sa snaží poskytovať výnimočnú podporu, vizuálna hlasová pošta je pripravená revolučne zmeniť váš komunikačný pracovný postup.

Vedeli ste, že CloudTalk vám umožňuje prezerať a odpovedať na prichádzajúce správy priamo prostredníctvom aplikácie a dokonca vám posiela prepisy hlasovej pošty priamo do e-mailu? Viac informácií nájdete tu.