By S. Lucido-Balestrieri

| 28 iul. 2024

Funcții

Ce este mesageria vocală vizuală: Cum funcționează și de ce ar trebui să o utilizați deja

Mesageria vocală este un lucru al trecutului? Deși poate evoca nostalgia scenelor TV din anii ’90 în care personajele lăsau nenumărate mesaje fără răspuns pentru iubiții lor, Mesagerie vocală rămâne relevantă în lumea afacerilor.

De fapt, are avantaje cum ar fi faptul că permite clienților să lase o înregistrare a apelului lor și a scopului acestuia, ajutând companiile să ofere experiențe plăcute clienților și asigurându-se că apelurile nu sunt lăsate fără răspuns – osarcină care nu este întotdeauna fezabilă.

Cu toate acestea, natura consumatoare de timp a ascultării mesageriei vocale rămâne o provocare. Adesea, ceea ce ar putea fi transmis în 4 minute se prelungește în 10, similar cu mesajele vocale lungi de pe WhatsApp.

Din fericire, există Mesagerie vocală vizuală.

Funcțiile precum transcrierea automată, posibilitatea de a prioritiza mesajele care trebuie ascultate mai întâi sau chiar vizualizarea lor în loc de ascultarea mesageriei vocale vizuale au revoluționat gestionarea comunicării.

Rămâneți aici pentru a afla mai multe despre ce este Mesagerie vocală vizuală, cum funcționează și care sunt beneficiile sale.

Principalele concluzii:

Cu Mesageria vocală tradițională, sunteți blocat într-un ciclu plictisitor de apelare, ascultare și navigare prin mesaje unul câte unul. Cu Mesagerie vocală vizuală, pe de altă parte, puteți să prioritizați rapid mesajele urgente și să le eliminați pe cele irelevante.
Mesageria vocală vizuală simplifică gestionarea mesajelor prin furnizarea de transcrieri text. În loc să asculte mesajele unul câte unul, utilizatorii pot vizualiza o listă de mesaje, să citească transcrierile și să interacționeze cu acestea după cum este necesar.
Mesageria vocală vizuală oferă numeroase avantaje, inclusiv o mai bună prioritizare și organizare a mesajelor. Acest lucru nu numai că îmbunătățește experiența clienților prin asigurarea unor răspunsuri mai rapide, dar se integrează perfect și cu sistemele CRM pentru interacțiuni personalizate.

Ce este mesageria vocală vizuală: Diferențe față de mesageria vocală tradițională

Mesageria vocală vizuală este o funcție telefonică care vă permite să interacționați cu mesajele Mesagerie vocală într-o manieră „vizuală”, după cum sugerează și numele.

Acesta vă permite să vizualizați toate mesajele primite simultan și să le ascultați în ordinea preferată.

Să spunem că este ca și cum ați accesa căsuța de e-mail, dar pentru mesajele vocale. Acesta vă permite să vedeți ora și data la care ați primit mesajul, numărul de telefon al expeditorului și chiar o transcriere automată a mesajului vocal.

Aceasta este esența mesageriei vocale vizuale: vă oferă instrumentele necesare pentru a prelua controlul asupra comunicațiilor cu Mesagerie vocală, făcând gestionarea mesajelor mai simplă și mai eficientă.

Mesagerie vocală vs. Mesagerie vocală vizuală: 5 diferențe

Iată o defalcare simplă a diferențelor dintre mesageria vocală tradițională și cea vizuală:

Funcții

Mesagerie vocală tradițională

Mesagerie vocală vizuală

Acces la mesaje

Necesită apelarea unui număr, introducerea unui cod PIN și ascultarea secvențială a mesajelor.

Vizualizați toate mesajele dintr-o privire și accesați-le prin intermediul unei aplicații.

Gestionarea mesajelor

Permite doar ascultarea mesajelor unul câte unul.

Permite clasificarea, ștergerea și ascultarea similară e-mailurilor.

Dispozitive compatibile

Limitat la telefoane.

Compatibil cu smartphone-uri, tablete, laptopuri și PC-uri.

Interfața cu utilizatorul și add-on-uri

Interfață de bază cu funcții limitate.

Interfață intuitivă cu funcții precum transcrieri, căutare, etichetare și organizare avansată.

Cazuri de utilizare

Potrivit pentru companiile cu o transformare digitală minimă.

Ideal pentru agenții care gestionează volume mari de apeluri, permițând prioritizarea rapidă a apelurilor de răspuns.

Cum funcționează mesageria vocală vizuală?

Mesageria vocală vizuală funcționează oferind utilizatorilor o interfață vizuală pentru a-și gestiona mesajele vocale.

Iată cum funcționează de obicei:

Activare: În primul rând, trebuie să îl activați pe dispozitivul corespunzător și la furnizorul dvs. de servicii.
Afișarea mesajelor: Mesajele vocale sunt afișate în format de listă în interfața vizuală a mesageriei vocale. Fiecare mesaj afișează de obicei numărul de telefon al expeditorului sau numele persoanei de contact, împreună cu data și ora apelului.
Redare: Utilizatorii pot selecta mesaje vocale individuale pentru a le asculta. În loc să asculte mesajele secvențial, ca în cazul sistemelor tradiționale de mesagerie vocală, utilizatorii pot alege ce mesaje să asculte mai întâi.
Comenzi de redare: În timpul redării, utilizatorii dispun de comenzi pentru a întrerupe, derula înapoi sau avansa rapid prin mesaj. De asemenea, ei pot șterge mesajul sau îl pot marca ca necitit.
Transcriere: Unele sisteme de mesagerie vocală vizuală includ o funcție de transcriere care convertește automat mesajele vocale în text. Acest lucru permite utilizatorilor să citească conținutul mesajului în loc sau în plus față de ascultarea acestuia.

6 beneficii ale utilizării mesageriei vocale vizuale

Să analizăm principalele avantaje ale mesageriei vocale vizuale:

#1 Îmbunătățirea prioritizării și a organizării

Cu Mesagerie vocală vizuală, vă puteți prioritiza și organiza mesajele mai eficient. Văzând cine a lăsat mesajul, când a fost primit și conținutul acestuia, puteți acorda prioritate mesajelor importante și le puteți organiza în funcție de nevoile dvs.

#2 Economisiți timp și creșteți eficiența

Alegând ce mesaje să ascultați și să citiți, le puteți trece în revistă pe cele mai importante și le puteți prioritiza.

#3 Îmbunătățirea experienței clienților

Ca urmare a unei mai bune organizări și a economiei de timp, clienții primesc răspunsuri mai rapide și mai precise. Prin posibilitatea de a citi mesajele vocale, nu pierdeți niciun detaliu care ar putea fi trecut cu vederea în cazul mesageriei vocale tradiționale.

#4 Se integrează perfect cu sistemele CRM

Integrările permit agenților să acceseze instantaneu datele clienților și să contextualizeze mesajele vocale, ceea ce conduce la răspunsuri mai personalizate și mai informate.

#5 Utilizați transcrierea vizuală pentru revizuirea rapidă a mesajelor

Citirea mesajelor vocale transcrise permite agenților să consume informații mai rapid decât ascultarea audio. Această caracteristică vă ajută să luați decizii mai rapide cu privire la mesajele la care să răspundeți imediat, în funcție de cât de urgent este conținutul acestora.

#6 Gestionați eficient mesageria vocală în timpul volumului mare de apeluri

În perioadele de vârf, Mesageria vocală vizuală ajută agenții să gestioneze mai eficient un aflux de mesaje. Aceasta reduce numărul de Mesagerie vocală neadresată și menține niveluri de serviciu constante, chiar și în condiții de cerere crescută.

Cum să vă configurați Mesageria vocală vizuală

Configurarea mesageriei vocale vizuale poate varia în funcție de furnizorul dvs. de servicii de telefonie, dar cu Cloudtalk, este incredibil de simplu. Odată ce ați instalat aplicația, totul este de obicei deja configurat pentru dvs. Tot ce trebuie să faceți este să vă personalizați mesajele de întâmpinare, notificările și regulile de gestionare a apelurilor pentru a direcționa apelurile către Mesagerie vocală.

Iată cum să vă configurați Mesagerie vocală vizuală cu Cloudtalk:

Selectați numărul dorit pentru a adăuga Mesagerie vocală în panoul de control
Adăugați pasul Mesagerie vocală la fluxul de apeluri.
Alegeți o căsuță poștală și ajustați setările după cum este necesar.
Salvați modificările.

Cele mai importante caracteristici ale mesageriei vocale vizuale

Dintre toate caracteristicile, sunt evidențiate următoarele:

Interfață vizuală: Oferă un ecran ușor de utilizat care afișează mesajele vocale într-o listă, inclusiv detalii precum ID-ul apelantului, ora și durata mesajului, facilitând agenților navigarea și gestionarea mesageriei vocale.
Transcrierea mesajelor: Convertește mesajele de mesagerie vocală în text, permițând agenților să citească rapid conținutul fiecărui mesaj fără a fi nevoiți să îl asculte. Acest lucru economisește timp și îmbunătățește eficiența, în special în perioadele aglomerate.
Opțiuni de interacțiune directă: Permite agenților să sune înapoi, să trimită un mesaj sau un e-mail expeditorului direct din interfața Mesagerie vocală, facilitând acțiunile ulterioare rapide și fără probleme.
Notificări inteligente: Alertează agenții cu privire la noile mesaje de mesagerie vocală prin apeluri sau e-mailuri, asigurându-se că mesajele primite sunt observate și abordate cu promptitudine, chiar dacă agenții nu verifică în mod activ interfața mesageriei vocale.
Mesagerie vocală către e-mail: puteți primi chiar și înregistrări ale mesajelor vocale direct în căsuța dvs. de e-mail.

Cum să profitați la maximum de Mesageria vocală vizuală

Pentru a profita la maximum de Mesagerie vocală vizuală, urmați aceste sfaturi:

Configurați corect Mesageria vocală vizuală pe dispozitivul dvs: Aceasta include personalizarea opțiunilor în funcție de preferințele dvs.

Verificați acuratețea transcrierilor: Acest lucru vă poate ajuta să identificați rapid mesajele importante fără a fi nevoie să le ascultați.

Organizați-vă mesajele: Utilizați funcțiile de etichetare, marcare ca citit/necitit și arhivare pentru a vă organiza mai bine.

Selectați ce ascultați: Nu trebuie să ascultați imediat fiecare Mesagerie vocală. Amintiți-vă că Mesageria vocală vizuală vă permite să prioritizați mesajele pe care să le ascultați în funcție de disponibilitatea și nevoile dvs.

Ștergeți periodic mesajele vechi: La fel ca în cazul mesajelor de e-mail, puteți șterge în mod regulat Mesajele vocale care nu mai sunt relevante sau necesare.

Experimentați și ajustați: Încercați diferite caracteristici și setări ale mesageriei vocale vizuale pentru a găsi combinația care se potrivește cel mai bine nevoilor și obiceiurilor dvs. de comunicare.

Personalizați întâmpinarea: Este important să includeți detalii precum numele companiei dvs., programul de lucru și pașii de urmat, astfel încât clienții să se simtă serviți, mai ales dacă sună în afara programului de lucru și nimeni nu îi poate ajuta.

Creșteți productivitatea în centrul dvs. de apeluri cu aceste 10 metode dovedite

Citește gratuit

Consolidare, organizare și implicare

Într-o lume în care timpul este esențial, Mesagerie vocală vizuală apare ca un instrument puternic, oferind eficiență, organizare și experiențe îmbunătățite pentru utilizatori.

Așadar, fie că sunteți un profesionist ocupat care gestionează un volum mare de apeluri sau un agent de call center care se străduiește să ofere un suport excepțional, Mesageria vocală vizuală este pregătită să vă revoluționeze fluxul de comunicare.

Știați că CloudTalk vă permite să revizuiți și să răspundeți la mesajele primite direct prin intermediul aplicației și chiar vă trimite transcrieri ale mesageriei vocale direct pe e-mail? Aflați mai multe aici.

Mesagerie vocală vizuală Întrebări frecvente

Am nevoie de mesagerie vocală vizuală?

Dacă sunteți în căutarea unor soluții eficiente de gestionare a mesageriei vocale și de economisire a timpului, Mesageria vocală vizuală se dovedește a fi, fără îndoială, un instrument valoros.
Capacitatea sa de a simplifica procesul de mesagerie vocală și de a oferi acces rapid la mesajele importante o face o caracteristică indispensabilă.

Ce este un salut bun pentru Mesagerie vocală pentru afaceri?

Un salut bun pentru Mesagerie vocală pentru afaceri ar trebui să aibă câteva calități cheie pentru a lăsa o impresie pozitivă asupra apelanților:
– Originalitate: Evitați clișeele și injectați umor sau unicitate pentru a ieși în evidență.
– Claritate: Înregistrați într-un spațiu liniștit, vorbiți încet și clar, evitând tonurile robotice.
– Brevietate: Păstrați sub 30 de secunde pentru a economisi timpul apelanților și a preveni închiderea.
– Veselie: Zâmbiți în timpul înregistrării pentru a transmite căldură și amabilitate.
– Profesionalism: Luați în considerare angajarea de actori vocali pentru o calitate de top, dacă este necesar.

Cum fac mesagerie vocală fără să sun?

Pentru a trimite mesaje vocale fără a apela, puteți utiliza funcția Mesagerie vocală Drop de la Cloudtalk.
Acest instrument inovator vă permite să economisiți timp și să îmbunătățiți eficiența apelurilor prin aruncarea mesajelor vocale personalizate direct în căsuțele de primire ale clienților potențiali, printr-un simplu clic pe un buton.
Caracteristicile cheie ale funcției Mesagerie vocală de la Cloudtalk includ:
– O singură atingere: Aruncați cu ușurință mesaje preînregistrate în căsuțele de mesagerie vocală ale clienților printr-o simplă atingere a unui buton, eliminând necesitatea apelării manuale și economisind timp prețios.
– Personalizare: Adaptați mesajele Mesagerie vocală pentru a crea o experiență mai personalizată și mai consistentă pentru clienți.
Pre-înregistrați mesaje personalizate care rezonează cu publicul țintă și se aliniază cu mesajele brandului dvs.
– Angajament: Creșteți implicarea și reduceți probabilitatea ca apelurile de vânzări să fie refuzate sau ignorate, asigurându-vă că mesajul dvs. este transmis eficient.
Cu Mesagerie vocală Drop, vă puteți transmite mesajul direct în căsuța vocală a potențialilor dvs. clienți, sporind șansele ca acesta să fie auzit și să se acționeze în consecință.

Cum activez Mesageria vocală vizuală?

Pentru a activa Mesageria vocală vizuală cu Cloudtalk, urmați acești pași:
1. Alegeți numărul specific la care să atașați Mesageria vocală din panou de control.
2. Încorporați pasul Mesagerie vocală în fluxul de apeluri.
3. Selectați o căsuță poștală și personalizați setările după cum este necesar.
4. Salvați modificările.

Cât costă mesageria vocală vizuală?

Costurile mesageriei vocale vizuale variază în funcție de furnizorul de servicii și de caracteristicile specifice oferite.
În Cloudtalk, Mesageria vocală vizuală este inclusă în toate planurile noastre; prețurile sunt disponibile aici.

Cât de sigură este mesageria vocală vizuală?

Mesageria vocală vizuală poate fi făcută mai sigură prin următoarele măsuri de precauție:
– Alegeți un furnizor sigur: Optați pentru furnizori de servicii de mesagerie vocală vizuală de renume, cunoscuți pentru măsurile lor puternice de securitate.
De exemplu, CloudTalk prioritizează securitatea, implementând măsuri de securitate la nivel de întreprindere, cum ar fi protocoalele de criptare și stocarea securizată a datelor.
În plus, CloudTalk oferă un serviciu de transcriere a mesageriei vocale care convertește mesajele vocale în text, simplificând procesul de gestionare în siguranță a mesageriei vocale.
– Utilizați o autentificare puternică: Configurați o parolă sau un PIN puternic pentru accesarea mesageriei vocale vizuale.
Dacă este disponibilă, activați autentificarea cu doi factori pentru un nivel suplimentar de securitate.
– Criptați dispozitivul: Utilizați funcții de criptare a dispozitivului pentru a vă proteja mesajele de mesagerie vocală în cazul în care dispozitivul este pierdut sau furat.
– Fiți prudent cu informațiile: Evitați să împărtășiți informații sensibile sau personale în mesajele vocale.
Fiți deosebit de precaut cu partajarea parolelor, a detaliilor financiare sau a altor date confidențiale.

Cum funcționează Mesagerie vocală Drop?

Mesagerie vocală Drop permite reprezentanților să își înregistreze și să își salveze propriile mesaje vocale.
Apoi, când ajung la un Mesagerie vocală, pot alege unul dintre aceste mesaje preînregistrate pe care să îl lase clientului.
Acest lucru face ca lăsarea Mesageriei vocale să fie mai rapidă și mai personalizată și ajută echipele de vânzări să răspundă rapid apelurilor pierdute cu mesaje coerente, ceea ce, în cele din urmă, îi face pe clienți mai fericiți și stimulează vânzările.