Stăpânirea mesageriei vocale: Ghidul dvs. final pentru înțelegerea și utilizarea mesageriei vocale

V-ați săturat să pierdeți detalii cheie din apelurile importante? Mesageria vocală captează fiecare mesaj critic, garantându-vă că rămâneți informat și în control, indiferent de ceea ce pierdeți.

Citește mai departe pentru a afla ce este mai exact Mesagerie vocală și cum o poți folosi în avantajul tău.

Principalele concluzii:

• Mesageria vocală captează apelurile pierdute ca înregistrări pentru un răspuns ulterior, asigurând comunicarea continuă și gestionarea eficientă a solicitărilor.
• Caracteristici cheie: Puteți personaliza mesaje de întâmpinare pentru diferiți apelanți, primi mesaje simultane, primi notificări instantanee și trimite, redirecționa și stoca mesaje.
• Comunicarea continuă cu contactele dvs. cheie vă îmbunătățește eficiența operațională și strategia de comunicare. De asemenea, va crește satisfacția clienților.

Ce este Mesagerie vocală?

De la introducerea sa la sfârșitul anilor 1970, Mesagerie vocală a făcut sistemele de telefonie mai puternice și mai flexibile, permițând conversațiilor și transmiterii de informații între părți, chiar și atunci când ambele nu sunt prezente.

Mesageria vocală este un sistem electronic care înregistrează și stochează mesajele vocale trimise prin telefon. Atunci când primiți un apel și nu puteți răspunde pentru că sunteți plecat de la birou sau sunteți într-o întâlnire, apelantul va auzi o înregistrare care îl invită să lase un mesaj.

Ulterior, puteți asculta mesajul introducând un cod specific pe telefon. Spre deosebire de un robot telefonic, Mesagerie vocală poate gestiona mai multe linii telefonice și oferă caracteristici mai avansate, cum ar fi Mesagerie vocală către e-mail, acces de la distanță și redirecționarea și partajarea mesajelor.

Cum funcționează mesageria vocală?

Atunci când doriți să ascultați un mesaj vocal lăsat de un apelant, îl puteți recupera utilizând diverse dispozitive, cum ar fi telefonul sau computerul. Sistemele moderne de mesagerie vocală vă țin la curent, notificându-vă ori de câte ori aveți un mesaj nou.

5 tipuri de mesagerie vocală

Tehnologia Mesagerie vocală este disponibilă în diferite tipuri, fiecare având un scop specific, de la captarea mesajelor simple la oferirea de soluții complexe de comunicare în afaceri. Această flexibilitate permite mesageriei vocale să se adapteze la nevoile dumneavoastră și la progresele tehnologice.

• 1. Mesagerie vocală de bază

Acest serviciu standard oferit de operatorii de telefonie permite apelanților să lase mesaje audio atunci când un apel nu este preluat. Este perfect atunci când aveți nevoie de o soluție simplă pentru captarea apelurilor pierdute, fără caracteristici suplimentare.

• 2. Mesagerie vocală vizuală

Acest lucru vă permite să vedeți o listă de mesaje pe dispozitivul dvs. și să alegeți pe care să le ascultați sau să le ștergeți fără a apela un sistem de mesagerie vocală. Acest tip se potrivește utilizatorilor de smartphone-uri care preferă să gestioneze Mesagerie vocală cu o interfață grafică.

• 3. Mesagerie vocală VoIP

Puteți utiliza tehnologia Voice over Internet Protocol (VoIP) pentru a primi și stoca digital mesajele de mesagerie vocală. Sistemul are adesea caracteristici îmbunătățite, cum ar fi Power dialer, scripturi utile, notificări instantanee sau transcrierea mesajelor.

• 4. Mesagerie vocală bazată pe cloud

Găzduit în cloud, acest serviciu vă oferă funcții avansate precum accesul de la distanță de pe orice dispozitiv conectat la internet sau Mesagerie vocală către e-mail. Mesageria vocală bazată pe cloud este cea mai bună alegere pentru dvs. dacă aveți nevoie de flexibilitate, utilizați mai multe dispozitive și doriți să vă integrați cu alte servicii cloud.

• 5. Mesageria vocală unificată

Acesta integrează mesageria vocală cu alte forme de comunicare, cum ar fi e-mailul, faxul și mesajele text, într-o singură interfață și este adesea parte a unei strategii mai ample de comunicații unificate. Ar putea fi ideal pentru dvs. dacă doriți să eficientizați comunicațiile și să îmbunătățiți fluxul de lucru prin combinarea mesajelor de pe diferite canale.

Beneficiile utilizării mesageriei vocale

Mesageria vocală umple golul dintre disponibilitate și nevoia de răspuns imediat, permițându-vă să mențineți o conectivitate continuă cu clienții, partenerii de afaceri și membrii echipei dvs. Mesageria vocală oferă mult mai mult decât un simplu confort; ea dă viață operațiunilor dvs. printr-o eficiență sporită, sporește satisfacția clienților și ridică strategia dvs. de comunicare la noi înălțimi.

Obțineți accesibilitate 24/7

Mesageria vocală asigură că afacerea dvs. este accesibilă în orice moment, precum și pentru clienții care ar putea suna dintr-un alt fus orar. Este utilă mai ales dacă vă aflați frecvent în imposibilitatea de a răspunde la apeluri.

Eliminați apelurile de tip On-Hold

Majoritatea oamenilor consideră că așteptarea în așteptare este o experiență frustrantă. Mesageria vocală le permite clienților dvs. să își comunice rapid problemele. Aceasta minimizează timpul de așteptare și îmbunătățește experiența generală.

Respectarea preferințelor clienților

Mulți clienți preferă să lase un mesaj vocal pentru a se asigura că vor fi sunați înapoi când le convine. Mesageria vocală oferă clienților dvs. o modalitate de a-și expune problemele într-un mod concis, fără a fi întrerupți.

Costuri mai mici ale forței de muncă

Mesageria vocală oferă o soluție economică pentru gestionarea comunicațiilor, eliminând personalul suplimentar care trebuie să gestioneze apelurile după orele de program. Soluția este rentabilă, menținând în același timp un grad ridicat de satisfacție a clienților.

Sporiți eficiența prin filtrarea apelurilor

Mesageria vocală vă permite să filtrați apelurile primite. Astfel, apelurile urgente primesc o atenție promptă, în timp ce problemele mai puțin critice pot fi direcționate către Mesagerie vocală pentru o acțiune ulterioară. Un astfel de sistem îmbunătățește semnificativ gestionarea timpului.

Arhivați mesageria vocală

Puteți arhiva mesageria vocală pentru a crea o înregistrare completă a comunicațiilor dumneavoastră. Această practică ajută la respectarea reglementărilor și este o resursă valoroasă pentru instruire și referință. Se asigură că detaliile importante sunt păstrate și accesibile atunci când aveți nevoie de ele.

Creșteți satisfacția clienților

Atunci când fiecare apel este confirmat prin Mesagerie vocală, clienții dvs. sunt asigurați că preocupările lor sunt importante și vor fi abordate. Acest lucru îi face să se simtă apreciați și ascultați. De asemenea, le îmbunătățește experiența generală și le consolidează încrederea în serviciul dvs.

8 caracteristici cheie ale mesageriei vocale

In general, voicemail is mainly used for incoming calls. However, modern technologies such as the Power Dialer also make it possible to use voicemail in outbound call centers, e.g. to provide customers or business partners with new or important information without calling them directly. 

În funcție de furnizor, soluția dvs. de mesagerie vocală poate veni cu caracteristici utile.

1. Personalizați mesajele de întâmpinare pentru diferiți apelanți

Tailor your voicemail greetings based on who’s calling and create a more personalized experience for callers. You can also customize voicemail greetings to any situation, whether for business hours, holidays, or special events. Use various greetings for different times of the day or days of the week, ensuring your voicemail system responds appropriately to callers at any time.

De exemplu, puteți utiliza felicitări de sărbători personalizate pentru a crea o experiență mai atractivă pentru apelanți.

2. Primirea simultană a mesajelor de mesagerie vocală de la mai mulți apelanți

Cu această funcție, puteți gestiona eficient volume mari de apeluri. Sistemul acceptă mesaje de Mesagerie vocală de la mai mulți apelanți în același timp, asigurându-se că nimeni nu este lăsat pe dinafară.

3. Obțineți notificări

Rămâneți informat în permanență cu privire la noile Mesagerie vocale, cu notificări imediate pe telefonul mobil. Asigurați-vă că vă puteți ocupa cu promptitudine de cele mai importante mesaje.

4. Trimiteți mesaje vocale la mai mulți destinatari simultan

Această caracteristică vă permite să răspândiți informații rapid și ușor prin difuzarea unui singur mesaj vocal către un grup de persoane. Acest lucru economisește timp și asigură o comunicare consecventă.

5. Transmiterea mesajelor vocale

Cu ajutorul acestei funcții, puteți partaja mesaje importante cu colegii sau partenerii de afaceri prin redirecționarea mesageriei vocale direct către căsuțele lor poștale. Adăugarea unei note personale sau oferirea unui context mesageriei vocale redirecționate este posibilă și prin includerea unui mesaj de întâmpinare personalizat.

6. Mutarea, salvarea și stocarea mesajelor vocale

Puteți muta și salva mesaje vocale pe dispozitive de stocare precum hard disk-uri, dar și în cloud. Pentru a păstra mesajele importante, puteți utiliza opțiuni de stocare extinsă care vă permit să accesați mesajele pentru o perioadă mai lungă de timp după primirea lor.

7. Conversia mesageriei vocale în e-mail

This feature turns voicemails into emails and sends them to your inbox. You can read and manage messages easily without listening to audio recordings.

8. Transcrierea textului

AI-driven Call Transcription converts your calls into text, logs what your agents or customers say, and automatically exports it to your CRM or other tools for easy access.

9. Utilizați Mesagerie vocală

You can pre-record a message and place it directly into a voicemail box without the phone ringing. This is great for sales and marketing to deliver messages without disturbing the recipient. Voicemail Drop is also a feature in call center dialers for outbound calls.

De exemplu, dacă un robot AI apelează de pe o listă de clienți potențiali sau clienți și se confruntă cu o mesagerie vocală, acesta va lăsa automat mesajul preînregistrat și va trece la numărul următor.

Cum să vă configurați mesageria vocală

Configurarea mesageriei vocale implică câțiva pași simpli, care pot varia ușor în funcție de furnizorul dvs. de servicii sau de dispozitiv.

#1 Găsirea setărilor Mesagerie vocală

• Accesați aplicația de telefon de pe dispozitivul dvs.
• Căutați o filă Mesagerie vocală sau o opțiune de setări, adesea indicată cu o pictogramă Mesagerie vocală sau în meniul Setări apel.

#2 Configurați mesageria vocală

• Selectați opțiunea de configurare sau accesare a mesageriei vocale. Aceasta poate implica apelarea numărului de Mesagerie vocală, adesea ținând apăsată tasta „1” sau o altă tastă desemnată pe tastatura telefonului.
• Urmați instrucțiunile automate pentru a vă configura Mesagerie vocală. Aceasta va implica, de obicei, crearea unei parole sau a unui cod PIN în scopuri de securitate.

#3 Înregistrați salutări

• Probabil vi se va cere să înregistrați un mesaj de întâmpinare personal. Acesta este mesajul pe care apelanții îl vor auzi când ajung la Mesagerie vocală.
• Urmați instrucțiunile pentru a vă înregistra mesajul de întâmpinare. De obicei, puteți alege dacă să utilizați un salut standard furnizat de sistem sau să înregistrați un mesaj personalizat.

#4 Reglați setările

• În funcție de furnizorul dvs., este posibil să aveți setări suplimentare de ajustat, cum ar fi numărul de sunete înainte ca un apel să ajungă la Mesagerie vocală sau preferințele de notificare.
• Configurați aceste setări după cum doriți pentru a vă personaliza experiența Mesagerie vocală.

#5 Salvare și ieșire

• Salvați modificările după ce ați stabilit salutul și ați ajustat setările.
• Ieșiți din procesul de configurare. Mesageria vocală ar trebui să fie acum pregătită să primească mesaje.

#6 Testați-l

• Este o idee bună să apelați numărul dvs. de pe un alt telefon pentru a vă asigura că Mesageria vocală funcționează conform așteptărilor și că salutul dvs. sună așa cum v-ați imaginat.

Cele mai bune practici privind mesajele vocale

Nu există un singur mod de a crea mesaje de întâmpinare eficiente, dar dacă țineți cont de anumite principii, puteți arăta apelanților că le prețuiți timpul.

#1 Menționați numele dvs. comercial

Menționați imediat numele firmei dumneavoastră. Acest lucru poate părea evident, dar este un semn important de profesionalism.

Exemplu: „Bună ziua, ați ajuns la CloudTalk. Acesta este (numele dvs.)... „

#2 Menționați orele de lucru

Menționați în mod direct programul de lucru. În caz contrar, clienții dvs. ar putea aștepta în zadar și s-ar putea supăra.

Exemplu: „Programul nostru de lucru este de la 9 a.m. la 5 p.m., ora Europei Centrale.”

#3 Sugerați pași următori clari

Asigurați-vă că explicați clar pașii următori. Dacă clienții știu că nimeni nu le poate răspunde la apel chiar acum, ei pot alege să lase o Mesagerie vocală sau să sune mai târziu. În funcție de afacerea dvs., ați putea oferi, de asemenea, opțiuni precum un meniu telefonic, linii directe către mesageria vocală a diferiților angajați sau redirecționarea apelurilor. Folosind un software avansat pentru call center, configurarea unui meniu telefonic și a redirecționării apelurilor ar trebui să fie ușoară.

Exemplu: „Dacă sunați în legătură cu o comandă existentă, vă rugăm să apăsați 1. Dacă doriți ajutor pentru a plasa o comandă nouă, vă rugăm să apăsați 2.”

#4 Indicați alte metode de contact

Chiar dacă nu este nimeni prezent pentru a prelua apelul la un moment dat, ar putea exista diferite modalități de a intra în contact cu afacerea dvs. sau de a primi informații suplimentare despre oferta dvs. În acest caz, asigurați-vă că includeți alte metode de contact în mesajul de întâmpinare. Puteți, de exemplu, să „redirecționați” apelanții către site-ul dvs. web, e-mailul sau profilurile de social media.

Exemplu: „Ne pare rău, dar agenții noștri sunt disponibili pe chat live în acest moment. Vă rugăm să ne trimiteți un e-mail la help @ cloudtalk.io.”

#5 Păstrați simplitatea

Nu irosiți timpul clienților dumneavoastră, păstrați-vă mesajul simplu și scurt. Dacă înregistrarea este vagă și lungă, cel mai probabil aceștia își vor pierde interesul și răbdarea. S-ar putea chiar să renunțe să vă mai contacteze. În mod ideal, un salut profesional pentru Mesagerie vocală ar trebui să dureze 20-25 de secunde, timp suficient pentru a le oferi clienților dvs. informațiile esențiale.

#6 Mențineți înregistrările la zi

Să presupunem că există schimbări în programul dvs. de lucru din cauza sărbătorilor sau a urgențelor. În acest caz, ar trebui să vă actualizați mesajele de întâmpinare ale mesageriei vocale în timp util pentru a clarifica situația și a evita confuziile. Menționați problema de la bun început și, dacă este posibil, precizați când veți reveni în activitate.

#7 Faceți-i pe cei care vă sună să se simtă apreciați

Clienții dvs. vă contactează din motive importante; timpul și nevoile lor sunt valoroase pentru afacerea dvs. Personalizați-vă mesajele pentru a arăta că vă pasă cu adevărat și că sunteți atent la preocupările lor. Chiar și atunci când nu sunteți disponibil pentru a răspunde direct, încurajați-i să vă contacteze prin alte mijloace, cum ar fi lăsând o Mesagerie vocală sau sunând înapoi la o oră mai convenabilă. Evitați să-i frustrați sau să le irosiți timpul, deoarece prima impresie este crucială și adesea aveți o singură șansă de a avea un impact pozitiv.

Concluzie

Mesageria vocală este o punte care asigură comunicarea continuă între dvs. și apelanți, chiar și atunci când interacțiunea directă este imposibilă. Înțelegerea și utilizarea eficientă a mesageriei vocale garantează că fiecare mesaj important este primit și rezolvat. Cu toate acestea, vă îmbunătățiți și imaginea profesională, oferind clienților și partenerilor o modalitate fiabilă și sigură de a vă contacta.