שליטה בדואר הקולי: המדריך האולטימטיבי שלך להבנה ושימוש בדואר הקולי

נמאס לכם להחמיץ פרטים מרכזיים משיחות חשובות? הדואר הקולי לוכד כל הודעה קריטית, ומבטיח לך להישאר מעודכן ובשליטה, לא משנה מה אתה מפספס.

המשך לקרוא כדי לגלות מה זה בדיוק הדואר הקולי וכיצד אתה יכול להשתמש בו לטובתך.

נקודות חשובות:

• הדואר הקולי לוכד שיחות שלא נענו כהקלטות למענה מאוחר יותר, מה שמבטיח תקשורת רציפה וניהול יעיל של פניות.
• תכונות עיקריות: ניתן להתאים אישית ברכות למתקשרים שונים, לקבל הודעות בו-זמנית, לקבל התראות מיידיות ולשלוח, להעביר ולאחסן הודעות.
• התקשורת הרציפה עם אנשי הקשר העיקריים שלך משפרת את היעילות התפעולית ואת אסטרטגיית התקשורת שלך. זה גם יגדיל את שביעות רצון הלקוחות.

מה זה תא קולי?

מאז שהדואר הקולי הוצג בסוף שנות ה-70, הוא הפך את מערכות הטלפון לחזקות וגמישות יותר בכך שהוא מאפשר לשיחות ומידע לעבור בין הצדדים, גם כאשר שניהם אינם נוכחים.

תא קולי היא מערכת אלקטרונית המקליטת ומאחסנת הודעות קוליות הנשלחות באמצעות הטלפון. כאשר אתה מקבל שיחה ואינך יכול לענות לה כי אתה רחוק מהשולחן או בפגישה, המתקשר ישמע הקלטה המזמינה אותו להשאיר הודעה.

מאוחר יותר תוכל להאזין להודעה על ידי הזנת קוד ספציפי בטלפון שלך. בניגוד למשיבון, הדואר הקולי יכול להתמודד עם קווי טלפון מרובים ומציע תכונות מתקדמות יותר, כגון דואר קולי לדואר אלקטרוני, גישה מרחוק והעברת ושיתוף הודעות.

איך עובד הדואר הקולי?

כאשר אתה רוצה להאזין להודעה קולית שהמתקשר משאיר, אתה יכול לאחזר אותה באמצעות מכשירים שונים, כגון הטלפון או המחשב שלך. מערכות דואר קוליות מודרניות מעדכנות אותך על ידי הודעה בכל פעם שיש לך הודעה חדשה.

5 סוגי תא קולי

טכנולוגיית הדואר הקולי מגיעה בסוגים שונים, כל אחד משרת מטרה מסוימת, החל מלכידת מסרים פשוטים ועד להצעת פתרונות תקשורת עסקית מורכבים. גמישות זו מאפשרת לתא הקולי להתאים את עצמכם לצרכים ולהתקדמות הטכנולוגית שלכם.

• 1. תא קולי בסיסי

שירות סטנדרטי זה שמסופק על ידי ספקי טלפון מאפשר למתקשרים להשאיר הודעות שמע בכל פעם ששיחה לא נענית. זה מושלם כאשר אתה צריך פתרון פשוט ללכידת שיחות שלא נענו ללא תכונות נוספות.

• 2. תא קולי ויזואלי

זה מאפשר לך לראות רשימה של הודעות במכשיר שלך ולבחור אילו מהם להאזין או למחוק מבלי לחייג למערכת תא קולי. סוג זה מתאים למשתמשי סמארטפון המעדיפים ניהול דואר קולי עם ממשק גרפי.

• 3. דואר קולי VoIP

אתה יכול להשתמש בטכנולוגיית Voice over Internet Protocol (VoIP) כדי לקבל ולאחסן הודעות דואר קולי בצורה דיגיטלית. למערכת יש לעתים קרובות תכונות משופרות כמו חייגן כוח, סקריפטים מועילים, התראות מיידיות או תמלול הודעות.

• 4. דואר קולי מבוסס ענן

שירות זה מתארח בענן ומציע לך תכונות מתקדמות כמו גישה מרחוק מכל מכשיר המחובר לאינטרנט או דואר קולי לאימייל. דואר קולי מבוסס ענן הוא הבחירה הטובה ביותר עבורך אם אתה זקוק לגמישות, משתמש במספר מכשירים וברצונך להשתלב עם שירותי ענן אחרים.

• 5. דואר קולי מאוחד של הודעות

הוא משלב דואר קולי עם צורות תקשורת אחרות כמו דואר אלקטרוני, פקס והודעות טקסט בממשק אחד, ולעתים קרובות הוא חלק מאסטרטגיית תקשורת מאוחדת גדולה יותר. זה יכול להיות אידיאלי עבורך אם אתה רוצה לייעל את התקשורת ולשפר את זרימת העבודה על ידי שילוב הודעות מערוצים שונים.

היתרונות של שימוש בדואר קולי

הדואר הקולי מגשר על הפער בין זמינות לבין הצורך במענה מיידי, ומאפשר לך לשמור על קישוריות רציפה עם הלקוחות, השותפים העסקיים וחברי הצוות שלך. הדואר הקולי מציע הרבה יותר מנוחות פשוטה; זה מפיח חיים בפעילות שלך ביעילות משופרת, מגביר את שביעות רצון הלקוחות ומעלה את אסטרטגיית התקשורת שלך לגבהים חדשים.

קבל נגישות 24/7

הדואר הקולי מבטיח שהעסק שלך נגיש בכל עת, כמו גם ללקוחות שעלולים להתקשר מאזור זמן אחר. זה שימושי במיוחד אם אתה מוצא את עצמך לעתים קרובות לא מסוגל לענות לשיחות.

בטל שיחות בהמתנה

רוב האנשים חושבים שהמתנה בהמתנה היא חוויה מתסכלת. הדואר הקולי מאפשר ללקוחות שלך לתקשר את הבעיות שלהם במהירות. זה ממזער את זמן ההמתנה שלהם ומשפר את החוויה הכוללת.

ציות להעדפות הלקוח

לקוחות רבים מעדיפים להשאיר תא קולי כדי להבטיח שהם יקבלו שיחה חזרה מתי שמתאים להם ביותר. הדואר הקולי מספק ללקוחות שלך דרך להביע את חששותיהם בצורה תמציתית מבלי להפריע.

עלויות עבודה נמוכות יותר

הדואר הקולי מציע פתרון חסכוני לניהול תקשורת, ומבטל את הצורך של כוח אדם נוסף לנהל שיחות לאחר שעות העבודה. זה חסכוני תוך שמירה על רמה גבוהה של שביעות רצון לקוחות.

שפר את היעילות עם סינון שיחות

תא קולי מאפשר לך לסנן שיחות נכנסות. אז שיחות דחופות זוכות לתשומת לב מיידית בעוד שניתן להפנות בעיות פחות קריטיות לתא הקולי לצורך פעולה מאוחרת יותר. מערכת כזו משפרת משמעותית את ניהול הזמן.

שמור את ההודעות הקוליות שלך בארכיון

אתה יכול לאחסן הודעות קוליות כדי ליצור תיעוד מקיף של התקשורת שלך. תרגול זה עוזר לעמוד בתקנות ומהווה משאב רב ערך למטרות הדרכה והתייחסות. זה מבטיח שפרטים חשובים נשמרים ונגישים כאשר אתה צריך אותם.

שפר את שביעות רצון הלקוחות

כאשר כל שיחה מתקבלת באמצעות הדואר הקולי, הלקוחות שלך בטוחים שהחששות שלהם חשובים ויטופלו. זה גורם להם להרגיש מוערכים ושומעים אותם. זה גם משפר את הניסיון הכולל שלהם ומחזק את האמון שלהם בשירות שלך.

8 תכונות עיקריות של הדואר הקולי

In general, voicemail is mainly used for incoming calls. However, modern technologies such as the Power Dialer also make it possible to use voicemail in outbound call centers, e.g. to provide customers or business partners with new or important information without calling them directly. 

בהתאם לספק, פתרון הדואר הקולי שלך עשוי להגיע עם תכונות מועילות.

1. התאמה אישית של ברכות למתקשרים שונים

Tailor your voicemail greetings based on who's calling and create a more personalized experience for callers. You can also customize voicemail greetings to any situation, whether for business hours, holidays, or special events. Use various greetings for different times of the day or days of the week, ensuring your voicemail system responds appropriately to callers at any time.

לדוגמה, אתה יכול להשתמש בברכות חג מותאמות אישית כדי ליצור חוויה מרתקת יותר עבור המתקשרים.

2. קבל הודעות דואר קולי בו זמנית ממספר מתקשרים

עם תכונה זו, אתה יכול לנהל נפח שיחות גבוה ביעילות. המערכת מקבלת הודעות דואר קולי ממספר מתקשרים בו זמנית, ומבטיחה שאף אחד לא יישאר בחוץ.

3. קבל התראות

הישאר מעודכן לגבי הודעות קוליות חדשות בכל עת עם התראות מיידיות בטלפון הנייד שלך. ודא שאתה יכול לטפל במהירות בהודעות החשובות ביותר.

4. שלח הודעות קוליות למספר נמענים בבת אחת

תכונה זו מאפשרת לך להפיץ מידע במהירות ובקלות על ידי שידור הודעה קולית אחת לקבוצת אנשים. זה חוסך זמן ומבטיח תקשורת עקבית.

5. העבר הודעות דואר קולי

עם תכונה זו, תוכל לשתף הודעות חשובות עם עמיתים או שותפים עסקיים על ידי העברת הודעות קוליות ישירות לתיבות הדואר שלהם. הוספת מגע אישי או מתן הקשר להודעות קוליות המועברות אפשרית גם על ידי הכללת ברכה קולית מותאמת אישית.

6. העבר, שמור ואחסן הודעות קוליות

ניתן להעביר ולשמור הודעות קוליות בהתקני אחסון כגון כוננים קשיחים אך גם בענן. כדי לשמור הודעות חשובות, תוכל להשתמש באפשרויות אחסון מורחבות המאפשרות לך לגשת להודעות למשך זמן ארוך יותר לאחר קבלתן.

7. המרת דואר קולי לדואר אלקטרוני

This feature turns voicemails into emails and sends them to your inbox. You can read and manage messages easily without listening to audio recordings.

8. תמלול טקסט

AI-driven Call Transcription converts your calls into text, logs what your agents or customers say, and automatically exports it to your CRM or other tools for easy access.

9. השתמש בהורדת הדואר הקולי

You can pre-record a message and place it directly into a voicemail box without the phone ringing. This is great for sales and marketing to deliver messages without disturbing the recipient. Voicemail Drop is also a feature in call center dialers for outbound calls.

לדוגמה, אם חייגן אוטומטי של AI מתקשר מרשימת לקוחות פוטנציאליים או לקוחות ונתקל בהודעה קולית, הוא ישאיר אוטומטית את ההודעה המוקלטת מראש ויעבור למספר הבא.

כיצד להגדיר את הדואר הקולי שלך

הגדרת הדואר הקולי שלך כרוכה בכמה שלבים פשוטים, שעשויים להשתנות מעט בהתאם לספק השירות או למכשיר שלך.

#1 מצא את הגדרות הדואר הקולי

• גש לאפליקציית הטלפון במכשיר שלך.
• חפש כרטיסיית תא קולי או אפשרות הגדרות, המצוינת לעתים קרובות בסמל תא קולי או בתפריט הגדרות השיחה.

#2 הגדר את הדואר הקולי שלך

• בחר באפשרות להגדיר או לגשת לתא הקולי שלך. זה עשוי לכלול חיוג למספר הדואר הקולי שלך, לעתים קרובות על ידי לחיצה ממושכת על מקש "1" או מקש ייעודי אחר בלוח המקשים של הטלפון שלך.
• עקוב אחר ההנחיות האוטומטיות כדי להגדיר את הדואר הקולי שלך. זה יכלול בדרך כלל יצירת סיסמה או PIN למטרות אבטחה.

# 3 שיא ברכות

• סביר להניח שתתבקש להקליט ברכה אישית. זו ההודעה שמתקשרים ישמעו כשהם מגיעים לתא הקולי שלך.
• בצע את ההוראות כדי להקליט את הברכה שלך. בדרך כלל, ניתן לבחור אם להשתמש בברכה סטנדרטית שמספקת המערכת או להקליט הודעה מותאמת אישית.

#4 התאם הגדרות

• בהתאם לספק שלך, ייתכן שיש לך הגדרות נוספות להתאמה, כגון מספר הצלצולים לפני ששיחה עוברת לתא הקולי או העדפות הודעות.
• הגדר הגדרות אלה כרצונך כדי להתאים אישית את חוויית הדואר הקולי שלך.

#5 שמור וצא

• שמור את השינויים שלך לאחר שהגדרת את הברכה והתאמת ההגדרות שלך.
• צא מתהליך ההגדרה. הדואר הקולי שלך אמור להיות מוכן כעת לקבלת הודעות.

#6 בדוק את זה

• מומלץ להתקשר למספר שלך מטלפון אחר כדי לוודא שהתא הקולי שלך פועל כמצופה ושהברכה שלך נשמעת כפי שדמיינת.

שיטות מומלצות להודעות דואר קולי

אין דרך אחת הטובה ביותר ליצור ברכות יעילות, אבל שמירה על עקרונות מסוימים יכולה לעזור לך להראות למתקשרים שאתה מעריך את הזמן שלהם.

מס' 1 ציין את שם העסק שלך

ציין מיד את שם העסק שלך. זה אולי נראה מובן מאליו, אבל זה סימן חשוב של מקצועיות.

דוגמא: "שלום, הגעת ל-CloudTalk. זה (השם שלך) … "

#2 ציין את שעות הפעילות

ציין את שעות הפעילות שלך מראש. אחרת, הלקוחות שלך עלולים לחכות לשווא ועלול להתעצבן.

דוגמה: "שעות העבודה שלנו הן 9 בבוקר עד 17:00 שעון מרכז אירופה."

#3 הצע נקה את השלבים הבאים

הקפד להסביר את השלבים הבאים בצורה ברורה. אם לקוחות יודעים שאף אחד לא יכול לענות לשיחה שלהם כרגע, הם יכולים לבחור להשאיר הודעה קולית או להתקשר בחזרה מאוחר יותר. בהתאם לעסק שלך, ייתכן שתציע גם אפשרויות כמו תפריט טלפון, קווים ישירים להודעות קוליות של עובדים שונים או העברת שיחות. שימוש בתוכנת מוקד מתקדמת, הגדרת תפריט טלפון והעברת שיחות אמורה להיות קלה.

דוגמה: "אם אתה מתקשר לגבי הזמנה קיימת, אנא הקש 1. אם תרצה עזרה בביצוע הזמנה חדשה, אנא הקש 2."

#4 ציין שיטות מגע אחרות

גם אם אין אף אחד שיענה לשיחה בזמן נתון, עשויות להיות דרכים שונות ליצור קשר עם העסק שלך או לקבל מידע נוסף על ההצעה שלך. אם זה המקרה, הקפד לכלול שיטות יצירת קשר אחרות בברכות שלך. אתה יכול, למשל, "להפנות מחדש" את המתקשרים לאתר האינטרנט, למייל או לפרופילי המדיה החברתית שלך.

דוגמה: "אנחנו מצטערים, אבל הסוכנים שלנו זמינים בצ'אט חי כרגע. בבקשה, שלח לנו דוא"ל ב-help @ cloudtalk.io."

# 5 שמור על זה פשוט

אל תבזבז את זמנו של הלקוח שלך, שמור על המסר שלך פשוט וקצר. אם ההקלטה מעורפלת וארוכה, סביר להניח שהם יאבדו עניין וסבלנות. הם עלולים אפילו לוותר על יצירת קשר איתך שוב. ברכת הודעה קולית מקצועית צריכה להימשך באופן אידיאלי 20-25 שניות, מספיק זמן לצייד את הלקוחות שלך במידע החיוני.

#6 שמור את ההקלטה שלך מעודכנת

נניח שיש שינויים כלשהם בשעות העבודה שלך בגלל חגים או מקרי חירום. במקרה כזה, עליך לעדכן את ברכות הדואר הקולי שלך בזמן כדי להבהיר את המצב ולמנוע בלבול. ציין את הבעיה מראש, ואם אפשר, ציין מתי תחזור לעסק.

#7 גרמו למתקשרים שלכם להרגיש מוערכים

הלקוחות שלך פונים מסיבות חשובות; הזמן והצרכים שלהם יקרים לעסק שלך. התאם אישית את ההודעות שלך כדי להראות שאכפת לך באמת ושאתה קשוב לדאגות שלהם. גם כאשר אינך זמין לענות ישירות, עודדו אותם להתחבר באמצעים אחרים כגון השארת תא קולי או התקשרות חזרה בזמן נוח יותר. הימנע מתסכל או בזבוז זמן, שכן הרושם הראשוני הוא קריטי, ולעתים קרובות אתה מקבל רק הזדמנות אחת להשפיע לטובה.

סיכום

הדואר הקולי הוא גשר המבטיח תקשורת רציפה בינך לבין המתקשרים שלך, גם כאשר אינטראקציה ישירה בלתי אפשרית. הבנה ושימוש בתא הקולי מבטיחים כי כל הודעה חשובה מתקבלת ומטופלת. עם זאת, אתה גם מעלה את התדמית המקצועית שלך על ידי מתן דרך אמינה ובטוחה עבור לקוחות ושותפים ליצור איתך קשר.