Padroneggiare la Voicemail: La tua guida definitiva alla comprensione e all’utilizzo della segreteria telefonica

Sei stanco di perdere i dettagli chiave delle chiamate importanti? La segreteria telefonica cattura ogni messaggio critico, garantendoti di rimanere informato e in controllo, indipendentemente da ciò che ti sfugge.

Continua a leggere per scoprire cos’è esattamente la segreteria telefonica e come puoi usarla a tuo vantaggio.

I punti chiave da cui partire:

• La segreteria telefonica cattura le chiamate perse come registrazioni per una risposta successiva, garantendo una comunicazione continua e una gestione efficiente delle richieste.
• Caratteristiche principali: Puoi personalizzare i saluti per i diversi interlocutori, ricevere messaggi simultanei, ricevere notifiche istantanee e inviare, inoltrare e archiviare i messaggi.
• La comunicazione continua con i tuoi contatti chiave migliora l’efficienza operativa e la strategia di comunicazione. Inoltre, aumenterà la soddisfazione dei clienti.

Cos’è la segreteria telefonica?

Da quando è stata introdotta alla fine degli anni ’70, la segreteria telefonica ha reso i sistemi telefonici più potenti e flessibili, consentendo il passaggio di conversazioni e informazioni tra le parti, anche quando entrambe non sono presenti.

La segreteria telefonica è un sistema elettronico che registra e memorizza i messaggi vocali inviati per telefono. Quando ricevi una chiamata e non puoi rispondere perché sei lontano dalla tua scrivania o sei impegnato in una riunione, il chiamante sentirà una registrazione che lo invita a lasciare un messaggio.

In seguito potrai ascoltare il messaggio digitando un codice specifico sul tuo telefono. A differenza delle segreterie telefoniche, la casella vocale può gestire più linee telefoniche e offre funzioni più avanzate, come ad esempio la segreteria telefonica via e-mail, l’accesso remoto, l’inoltro e la condivisione dei messaggi.

Come funziona la segreteria telefonica?

Quando vuoi ascoltare un messaggio vocale lasciato da un chiamante, puoi recuperarlo utilizzando diversi dispositivi, come il telefono o il computer. I moderni sistemi di segreteria telefonica ti aggiornano notificandoti ogni volta che c’è un nuovo messaggio.

5 tipi di segreteria telefonica

La tecnologia della casella vocale è disponibile in vari tipi, ognuno dei quali ha uno scopo specifico, dalla cattura di semplici messaggi all’offerta di complesse soluzioni di comunicazione aziendale. Questa flessibilità permette alla Voicemail di adattarsi alle tue esigenze e ai progressi tecnologici.

• 1. Segreteria telefonica di base

Questo servizio standard fornito dagli operatori telefonici consente ai chiamanti di lasciare messaggi audio ogni volta che non si risponde a una chiamata. È perfetto quando hai bisogno di una soluzione semplice per catturare le chiamate perse, senza ulteriori funzioni.

• 2. Voicemail visiva

Questo ti permette di vedere l’elenco dei messaggi sul tuo dispositivo e di scegliere quali ascoltare o cancellare senza dover chiamare un sistema di segreteria telefonica. Questa tipologia è adatta agli utenti di smartphone che preferiscono gestire la casella vocale con un’interfaccia grafica.

• 3. Voicemail VoIP

Puoi utilizzare la tecnologia Voice over Internet Protocol (VoIP) per ricevere e archiviare i messaggi della casella vocale in modo digitale. Il sistema è spesso dotato di funzioni avanzate come il dialer di potenza, script utili, notifiche istantanee o trascrizioni dei messaggi.

• 4. Voicemail basata sul cloud

Ospitato nel cloud, questo servizio ti offre funzioni avanzate come l’accesso remoto da qualsiasi dispositivo connesso a internet o il Voicemail-to-Email. Una casella vocale basata sul cloud è la scelta migliore per te se hai bisogno di flessibilità, utilizzi più dispositivi e vuoi integrarti con altri servizi cloud.

• 5. Messaggistica unificata Voicemail

Integra la segreteria telefonica con altre forme di comunicazione come e-mail, fax e messaggi di testo in un’unica interfaccia e spesso fa parte di una strategia di comunicazione unificata più ampia. Potrebbe essere la soluzione ideale per te se vuoi ottimizzare le comunicazioni e migliorare il flusso di lavoro combinando i messaggi provenienti da diversi canali.

I vantaggi dell’uso della segreteria telefonica

La segreteria telefonica colma il divario tra la disponibilità e la necessità di una risposta immediata, permettendoti di mantenere una connessione continua con i tuoi clienti, partner commerciali e membri del tuo team. La Voicemail offre molto di più di una semplice comodità: dà vita alle tue operazioni con una maggiore efficienza, aumenta la soddisfazione dei clienti e porta la tua strategia di comunicazione a nuovi livelli.

Ottieni un’accessibilità 24 ore su 24, 7 giorni su 7

La segreteria telefonica assicura che la tua azienda sia raggiungibile in qualsiasi momento, anche per i clienti che potrebbero chiamare da un fuso orario diverso. È particolarmente utile se ti capita spesso di non poter rispondere alle chiamate.

Eliminare le chiamate in attesa

Per la maggior parte delle persone aspettare in attesa è un’esperienza frustrante. La segreteria telefonica permette ai tuoi clienti di comunicare rapidamente i loro problemi. Riduce al minimo il tempo di attesa e migliora l’esperienza complessiva.

Rispettare le preferenze dei clienti

Molti clienti preferiscono lasciare un messaggio vocale per essere sicuri di essere richiamati quando meglio credono. La segreteria telefonica offre ai tuoi clienti un modo per esprimere i loro dubbi in modo conciso senza essere interrotti.

Costi di manodopera più bassi

La segreteria telefonica offre una soluzione economica per la gestione delle comunicazioni, eliminando il personale extra che deve gestire le chiamate fuori orario. Si tratta di una soluzione efficace dal punto di vista dei costi, che consente di mantenere un elevato grado di soddisfazione dei clienti.

Migliora l’efficienza con lo screening delle chiamate

La Voicemail ti permette di filtrare le chiamate in entrata. In questo modo le chiamate urgenti ricevono un’attenzione immediata, mentre le questioni meno critiche possono essere indirizzate alla casella vocale per un’azione successiva. Questo sistema migliora notevolmente la gestione del tempo.

Archivia i tuoi messaggi vocali

Puoi archiviare i messaggi vocali per creare un registro completo delle tue comunicazioni. Questa pratica aiuta a rispettare le normative e rappresenta una risorsa preziosa per la formazione e la consultazione. Assicura che i dettagli importanti siano conservati e accessibili quando ne hai bisogno.

Aumenta la soddisfazione dei clienti

Quando ogni telefonata viene confermata dalla segreteria telefonica, i tuoi clienti sono rassicurati sul fatto che le loro preoccupazioni sono importanti e che verranno prese in considerazione. Questo li fa sentire apprezzati e ascoltati. Inoltre, migliora la loro esperienza complessiva e rafforza la loro fiducia nel tuo servizio.

8 Caratteristiche principali della segreteria telefonica

In general, voicemail is mainly used for incoming calls. However, modern technologies such as the Power Dialer also make it possible to use voicemail in outbound call centers, e.g. to provide customers or business partners with new or important information without calling them directly. 

A seconda del fornitore, la tua soluzione di segreteria telefonica potrebbe essere dotata di utili funzioni.

1. Personalizza i saluti per i diversi chiamanti

Tailor your voicemail greetings based on who’s calling and create a more personalized experience for callers. You can also customize voicemail greetings to any situation, whether for business hours, holidays, or special events. Use various greetings for different times of the day or days of the week, ensuring your voicemail system responds appropriately to callers at any time.

Ad esempio, puoi utilizzare saluti festivi personalizzati per creare un’esperienza più coinvolgente per i chiamanti.

2. Ricevere simultaneamente i messaggi della segreteria telefonica da più chiamanti

Grazie a questa funzione, puoi gestire in modo efficiente un elevato volume di chiamate. Il sistema accetta i messaggi vocali di più chiamanti contemporaneamente, assicurando che nessuno venga escluso.

3. Ricevi le notifiche

Rimani sempre informato sui nuovi messaggi vocali grazie alle notifiche immediate sul tuo cellulare. Assicurati di poter gestire tempestivamente i messaggi più importanti.

4. Invia messaggi vocali a più destinatari contemporaneamente

Questa funzione ti permette di diffondere informazioni in modo semplice e veloce trasmettendo un singolo messaggio vocale a un gruppo di persone. In questo modo si risparmia tempo e si garantisce una comunicazione coerente.

5. Inoltrare i messaggi della segreteria telefonica

Grazie a questa funzione, puoi condividere messaggi importanti con colleghi o partner commerciali inoltrando i messaggi vocali direttamente alle loro caselle di posta. È possibile aggiungere un tocco personale o fornire un contesto ai messaggi vocali inoltrati includendo un saluto vocale personalizzato.

6. Spostare, salvare e archiviare i messaggi vocali

Puoi spostare e salvare i messaggi vocali su dispositivi di archiviazione come i dischi rigidi ma anche nel cloud. Per conservare i messaggi importanti, puoi utilizzare le opzioni di archiviazione estesa che ti permettono di accedere ai messaggi per un periodo più lungo dopo averli ricevuti.

7. Convertire i messaggi vocali in e-mail

This feature turns voicemails into emails and sends them to your inbox. You can read and manage messages easily without listening to audio recordings.

8. Trascrizione del testo

AI-driven Call Transcription converts your calls into text, logs what your agents or customers say, and automatically exports it to your CRM or other tools for easy access.

9. Utilizza la Voicemail Drop

You can pre-record a message and place it directly into a voicemail box without the phone ringing. This is great for sales and marketing to deliver messages without disturbing the recipient. Voicemail Drop is also a feature in call center dialers for outbound calls.

Ad esempio, se un autodialer AI chiama da un elenco di potenziali clienti o clienti e trova una casella vocale, lascerà automaticamente il messaggio preregistrato e passerà al numero successivo.

Come impostare la segreteria telefonica

L’impostazione della segreteria telefonica prevede alcuni semplici passaggi, che possono variare leggermente a seconda del tuo fornitore di servizi o del tuo dispositivo.

#1 Trova le impostazioni della segreteria telefonica

• Accedi all’applicazione del telefono sul tuo dispositivo.
• Cerca una scheda o un’opzione di impostazione della segreteria telefonica, spesso indicata con un’icona della segreteria o all’interno del menu delle impostazioni di chiamata.

#2 Imposta la tua segreteria telefonica

• Seleziona l’opzione per impostare o accedere alla tua casella vocale. Questo potrebbe comportare la composizione del numero della tua casella vocale, spesso tenendo premuto il tasto “1” o un altro tasto designato sulla tastiera del telefono.
• Segui le indicazioni automatiche per configurare la tua casella vocale. In genere si tratta di creare una password o un PIN per motivi di sicurezza.

#3 Saluti record

• Probabilmente ti verrà richiesto di registrare un saluto personale. Questo è il messaggio che i chiamanti sentiranno quando raggiungeranno la tua casella vocale.
• Segui le istruzioni per registrare il tuo saluto. Di solito puoi scegliere se utilizzare un saluto standard fornito dal sistema o se registrare un messaggio personalizzato.

#4 Regola le impostazioni

• A seconda del tuo operatore, potresti avere altre impostazioni da regolare, come il numero di squilli prima che una chiamata vada in segreteria o le preferenze di notifica.
• Configura queste impostazioni come desideri per personalizzare la tua casella vocale.

#5 Salva ed esci

• Salva le modifiche dopo aver impostato il saluto e regolato le impostazioni.
• Esci dalla procedura di configurazione. Ora la tua casella vocale dovrebbe essere pronta a ricevere i messaggi.

#6 Prova

• È una buona idea chiamare il tuo numero da un altro telefono per assicurarti che la tua casella vocale funzioni come previsto e che il tuo saluto suoni come lo avevi immaginato.

Migliori pratiche per i messaggi vocali

Non esiste un unico modo migliore per creare dei saluti efficaci, ma tenere a mente alcuni principi può aiutarti a dimostrare a chi ti chiama che dai valore al suo tempo.

#1 Indica la tua ragione sociale

Cita subito il nome della tua azienda. Può sembrare ovvio, ma è un importante segno di professionalità.

Esempio: “Ciao, hai raggiunto CloudTalk. Questo è (il tuo nome)... “

#2 Menziona gli orari di lavoro

Indica in anticipo gli orari di apertura della tua attività. In caso contrario, i tuoi clienti potrebbero aspettare invano e potenzialmente irritarsi.

Esempio: “Il nostro orario di lavoro è dalle 9.00 alle 17.00, ora dell’Europa centrale”.

#3 Suggerisci chiari passi successivi

Assicurati di spiegare chiaramente i passi successivi. Se i clienti sanno che nessuno può rispondere alla loro chiamata in questo momento, possono scegliere di lasciare un messaggio vocale o di richiamare più tardi. A seconda della tua attività, potresti anche offrire opzioni come un menu telefonico, linee dirette alla casella vocale di diversi dipendenti o il trasferimento di chiamata. Utilizzando un software avanzato per call center, impostare un menu telefonico e l’inoltro delle chiamate dovrebbe essere facile.

Esempio: “Se stai chiamando per un ordine esistente, premi 1. Se vuoi essere aiutato a fare un nuovo ordine, premi 2″. Se vuoi essere aiutato a fare un nuovo ordine, premi 2”.

#4 Indica altri metodi di contatto

Anche se non c’è nessuno a rispondere alla chiamata in un determinato momento, potrebbero esserci diversi modi per mettersi in contatto con la tua azienda o per ricevere informazioni aggiuntive sulla tua offerta. In questo caso, assicurati di includere altri metodi di contatto nei tuoi messaggi di benvenuto. Ad esempio, puoi “reindirizzare” i chiamanti al tuo sito web, alla tua e-mail o ai tuoi profili sui social media.

Esempio: “Siamo spiacenti, ma i nostri agenti sono al momento disponibili sulla chat live. Per favore, inviaci un’e-mail a help @ cloudtalk.io”.

#5 Mantieni la semplicità

Non far perdere tempo al tuo cliente, mantieni il messaggio semplice e breve. Se la registrazione è vaga e lunga, molto probabilmente il cliente perderà interesse e pazienza. Potrebbe anche rinunciare a contattarti di nuovo. Un messaggio vocale professionale dovrebbe durare 20-25 secondi, un tempo sufficiente per fornire ai tuoi clienti le informazioni essenziali.

#6 Mantieni la tua registrazione aggiornata

Supponiamo che ci siano dei cambiamenti negli orari di lavoro a causa di festività o emergenze. In questo caso, dovresti aggiornare tempestivamente i saluti della tua segreteria telefonica per chiarire la situazione ed evitare confusione. Segnala il problema in anticipo e, se possibile, specifica quando tornerai in attività.

#7 Fai sentire i tuoi interlocutori apprezzati

I tuoi clienti ti contattano per motivi importanti: il loro tempo e le loro esigenze sono preziosi per la tua azienda. Personalizza i tuoi messaggi per dimostrare che sei sinceramente interessato e attento alle loro preoccupazioni. Anche quando non sei in grado di rispondere direttamente, incoraggiali a mettersi in contatto con altri mezzi, come lasciare un messaggio in segreteria o richiamare in un momento più comodo. Evita di frustrarli o di fargli perdere tempo: la prima impressione è fondamentale e spesso hai una sola possibilità di avere un impatto positivo.

Conclusioni

La segreteria telefonica è un ponte che assicura una comunicazione continua tra te e i tuoi interlocutori, anche quando l’interazione diretta è impossibile. Capire e utilizzare la segreteria telefonica in modo efficace garantisce che ogni messaggio importante venga ricevuto e preso in considerazione. Inoltre, la tua immagine professionale si eleva fornendo a clienti e partner un modo affidabile e sicuro per contattarti.