5 Messaggi Professionali di Saluto per la tua Segreteria Telefonica

Le analisi condotte dall’industria delle telecomunicazioni mostrano come circa il 60% delle chiamate vadano direttamente alla segreteria telefonica. Secondo altri studi, arrivano anche al 75%. Tuttavia, la segreteria telefonica è una funzione troppo sottovalutata nel mondo degli affari, il che ne riduce radicalmente la credibilità.

Il New York Times afferma che il 30% delle registrazioni presenti nella segreteria telefonica sono ascoltate dopo 3 giorni o oltre. Questo può essere il motivo per cui ben l’80% dei chiamanti non crede che i propri messaggi vengano annotati.

Forse è il caso di soffermarsi a pensare a queste considerazioni. La segreteria telefonica è molto utile per entrare in contatto con i clienti, quando non è possibile parlare direttamente con loro. È però indispensabile creare saluti telefonici professionali, per attirare l’attenzione, incoraggiare i clienti a lasciare un messaggio, ed evitare che chiudano la chiamata.

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Perchè i messaggi di saluto nella segreteria telefonica sono importanti per il business?

Secondo Nectafy, l’88% di chi ha bisogno di un fornitore, entro le 24 ore lo chiamerà al telefono, oppure si recherà direttamente ai suoi uffici. D’altra parte, se quando chiama ascolta solo un segnale di occupato, molto probabilmente si rivolgerà a qualcun altro. Qualcuno a cui chiedere ciò che gli serve. Hai appena perso un potenziale cliente.

Naturalmente, non puoi rispondere immediatamente a tutte le chiamate. Ecco perché dovresti avere messaggi professionali di saluto nel tuo telefono.

4 motivi per cui una segreteria telefonica di qualità può aiutare la tua attività

1 Dimostra attenzione verso il cliente: un messaggio di saluto accattivante nella segreteria dimostra che ti interessa la sua richiesta. Il cliente capirà che stai gestendo un’altra chiamata, e allo stesso tempo lo stai rassicurando, dicendogli che lo richiamerai il prima possibile, e questa per lui è una grande motivazione per confermare la fiducia nella tua azienda.

2 Fa risparmiare tempo al cliente: nella nostra era digitale, le persone preferiscono lasciare messaggi, perché è un mezzo più veloce. Con un saluto adeguato, puoi chiedere di esporre le sue richieste senza restare in attesa al telefono o chiamare ripetutamente.

3 Migliora l’accuratezza della risposta al cliente: la segreteria telefonica garantisce che i casi siano indirizzati alla persona più competente, evitando di ripetere a diversi operatori quale sia il problema. Inoltre, con la segreteria telefonica si prevengono eventuali incomprensioni, e gli operatori possono prepararsi al caso con anticipo. Una pronta richiamata è molto utile per rafforzare la relazione con il cliente.

Potresti anche pensare di utilizzare la richiamata automatica, che riduce di molto il tasso di abbandono delle chiamate.

4 Aiuta nella gestione delle chiamate perse: il messaggio lasciato nella segreteria telefonica ti fa capire l’urgenza della situazione, e quindi ti permette di filtrare le chiamate a elevata priorità. Considera che se un cliente ti sta chiamando, attuale o potenziale, è perché è interessato ai tuoi servizi. Meglio perciò dare priorità a questi clienti.

Cosa includere in un messaggio professionale di saluto al telefono

I messaggi di saluto nella segreteria telefonica devono avere una precisa struttura di base. Se la segui, creerai un messaggio perfetto, ecco i diversi passaggi:

• Un saluto iniziale
• Il tuo nome e il nome della tua azienda
• Una scusa per la mancata disponibilità, con una breve spiegazione
• Una possibile tempistica riguardo alla richiamata
• Una richiesta dell’identità di chi ha chiamato e il motivo della chiamata.
• Un mezzo alternativo di contatto, se la richiesta è molto urgente, ad es. l’email.
• Un richiamo all’azione, come “Lasciare un messaggio dopo il segnale“
• Un ringraziamento al chiamante per aver lasciato il messaggio

Consiglio Professionale: se ti chiamano da aree con fuso orario diverso, aggiungi anche il tuo orario lavorativo e specifica il tuo fuso orario, per comunicare più precisamente, e non deludere le aspettative di chi chiama.

I migliori modi per porgere saluti al telefono.

Ci sono diversi elementi da considerare se vuoi creare messaggi di saluto telefonici di alta qualità.

• Essere originali: frasi come “la tua chiamata è importante per noi” sono state usate così tante volte che ormai hanno perso la loro efficacia. Il tuo messaggio di saluto deve essere originale. Un po’ di simpatia e humor non guasta. Se continui a leggere, vedrai qualche esempio di questo tipo di strategia.
• Fai attenzione all’audio: assicurati che non ci siano rumori di fondo durante la registrazione. Altrimenti, potrebbe essere difficile capire bene il tuo messaggio. Ricordati inoltre di salutare in modo semplice e rivolgendoti alla persona. Parla in modo chiaro e lentamente. Non come un robot!
• Usa frasi corte e incisive: non dimenticare che uno scopo della segreteria telefonica è di far risparmiare tempo al cliente. Evita di registrare un messaggio di saluto di 2 minuti che contiene elementi inutili. Usa la sintesi e vai al punto. La lunghezza che ti consigliamo è di 24-30 secondi al massimo, perchè se no il cliente chiuderà la comunicazione a metà saluto.
• Sii cordiale: sorridi mentre registri il tuo saluto Potrebbe sembrarti strano, ma sorridere mentre parli al cliente crea un’atmosfera amichevole e aperta.

Consiglio professionale: se vuoi aumentare la qualità dei tuoi saluti, potresti usare la voce di attori professionisti.

5 esempi di tipici messaggi di saluto telefonici di business

Registrare un messaggio di saluto per la tua segreteria telefonica e poi usarlo per ogni cliente, non va molto bene. Se vuoi dare l’immagine di un’azienda affidabile, devi preparare messaggi di saluto personalizzati, adatti alla tua attività e alla specifica situazione.

Crearne molti può sembrare troppo dispendioso in termini di tempo, ma alla lunga è vantaggioso. Aumenterà non solo il livello di soddisfazione dei tuoi clienti, ma anche il tuo profitto.

Ecco qui di seguito alcuni comuni esempi di messaggi di saluto per la segreteria telefonica.

Consiglio professionale: ricordati che i modelli preimpostati di messaggi per la segreteria servono solo a livello generale. Utilizzare uno di questi modelli non è affatto raccomandato, perché non sarebbe la vera voce della tua azienda.

1 Messaggio standard

Questi sono messaggi per la segreteria telefonica da utilizzare mentre lavori, ma per qualche motivo non sei disponibile. Per esempio, quando sei in un meeting. Se vuoi puoi anche allungare il tuo messaggio, ma raccomandiamo sempre di contenerlo a 30 secondi al massimo.

• ESEMPIO: “Buongiorno, ha chiamato l’assistenza clienti di <nome dell’azienda>. Non possiamo rispondere in questo momento. La invitiamo a lasciare un messaggio, i dati per poterla contattare, e il motivo della chiamata. Un operatore la richiamerà il prima possibile. Può anche visitare il nostro sito web [company website URL] per avere più opzioni di contatto. La ringraziamo per averci chiamato.”

2 Messaggio di attesa personalizzato

Questo è un tipo di messaggio che il cliente ascolta mentre è nella coda di attesa, perché tutti gli operatori sono occupati. I clienti possono aspettare, o abbandonare la chiamata.

• ESEMPIO: “Gentile cliente, i nostri operatori sono al momento occupati. La preghiamo di rimanere in linea, un operatore le risponderà il prima possibile. Se desidera, può lasciare un messaggio. La ringraziamo per la sua pazienza.”

3 Messaggio di fuori ufficio

Se il tuo team non è al lavoro, ti consigliamo di creare un messaggio per questo scopo specifico. Questo è particolarmente utile se vuoi far sapere ai clienti che il tuo ufficio è disponibile in particolari orari lavorativi. In questo modo i clienti sapranno quando contattarti e non deluderai le loro aspettative.

• ESEMPIO: “Ciao, hai chiamato <nome dell’azienda>. Al momento non siamo disponibili. I nostri orari di apertura standard sono dalle 9.00 alle 17.00, dal lunedì al venerdì. Puoi visitare il nostro sito web per avere maggiori informazioni. Se vuoi lasciarci un messaggio, fornisci il tuo nome, il numero e il motivo della tua chiamata dopo il segnale acustico. Grazie”.

4 Messaggio per le festività

Le azienda di solito non lavorano durante le festività, come ad esempio a Natale. Occorre informare i clienti sulla data di rientro al lavoro. In questi casi, puoi registrare un messaggio informale, perché si tratta di momenti di festa.

• ESEMPIO: “Buongiorno, <nome dell’azienda/team> non è disponibile fino al [date]. La richiameremo non appena rientramo al lavoro. In caso di urgenza, inviare un’email a [company email address]. Grazie. Le auguriamo buone feste.”

5 Messaggio simpatico

Se si parla in modo informale, potresti usare un po’ di humor nel tuo messaggio. Questi tipo di approccio in genere stimola l’attenzione dei clienti, perché sono curiosi di ascoltare dove andrai a parare.

Considera comunque se questo è un modo che si adatta all’immagine della tua azienda. Potrebbe andare bene se si tratta di aziende che hanno a che fare con la creatività, ma non certo per società finanziarie.

• ESEMPI: “Buongiorno, hai chiamato <il tuo nome> di <nome dell’azienda>. Siamo impegnati a salvare il mondo con < aggiungi la cosa che la tua azienda fa meglio> Se ti interessa sapere come lo facciamo, lasciaci il tuo nome e numero di telefono, e ti richiameremo non appena avremo compiuto la nostra missione. Cosa che dovrebbe accadere presto. Grazie!
• “Buongiorno! Hai chiamato la segreteria telefonica di <il tuo nome> di <nome della tua azienda>. Lascia il tuo nome, le informazioni per contattarti e la risposta all’eterna questione: “È nato prima l’uovo o la gallina?” Se la risposta è giusta, ti richiameremo. Grazie”

Messaggi di saluto non adatti

Ora che sei sicuramente ispirato da qualcuno dei messaggi di saluto che ti abbiamo offerto, diamo un’occhiata ai messaggi che è meglio non registrare, e cosa fare per migliorarli.

Esempio 1

“Buongiorno, sono <il tuo nome>. Lascia un messaggio.”

Perché è sbagliato?

A parte il tuo nome, questo messaggio non dà nessun’altra informazione utile. Ai clienti non viene detto cosa dovrebbero fare per essere ricontattati, e neanche quando sarà possibile ricevere una richiamata.

Potrebbe sembrare molto scortese. Inoltre, se sei così sbrigativo, dai l’impressione che non ti interessa molto quello che fai.

Esempio 2

“Buongiorno ha chiamato la postazione di <il tuo nome>. Al momento sono fuori ufficio per <motivi personali> e non sarò raggiungibile per almeno una settimana. Mi può chiamare a <casa o al mio numero di cellulare personale> se la cosa è urgente, oppure chiamare il mio assistente, <nome>,a <numero>. MI dispiace di non aver potuto risponderle. Lasci un messaggio dopo il segnale acustico e la richiamerò non appena possibile, oppure dopo il mio ritorno da <motivi personali>.”

Perché è sbagliato?

Diversamente dall’esempio precedente, questo messaggio contiene troppe informazioni. Anche se tu desideri essere il più preciso possibile, non è detto che al cliente devi far conoscere il motivo della tua assenza, se è personale. Inoltre è necessario usare frasi per quanto possibile brevi, senza ripetersi inutilmente. Scusarsi è importante, ma non serve farlo due volte.

Un altro problema di questo messaggio è che contiene parecchie informazioni, ma non dice molto. Frasi come “almeno una settimana” non servono. Indica una data precisa, e se non sei sicuro, non indicarla affatto. È sufficiente dire che richiamerai il prima possibile, e fornire contatti per una possibile urgenza.

Fai un test sui tuoi messaggi nella segreteria

È importante che tu ti senta sicuro di aver creato un messaggio di saluto nella tua segreteria che colpirà i tuoi clienti. Anche se, spesso, chi crea non è disposto ad ammettere gli errori. È utile controllare la registrazione un paio di volte, oppure chiedere a un tuo collaboratore di verificare che sia a posto.

Inoltre, una volta registrato, ascolta il messaggio tu stesso, prima che lo senta il cliente. Chiama il numero dal tuo telefono personale, e aspetta di essere reindirizzato alla segreteria e alla scelta di lasciare un messaggio. Controlla molto bene poi che tutto funzioni come dovrebbe nel tuo sistema telefonico di lavoro. Il messaggio è disponibile?

Come passaggio successivo, controlla le statistiche di chiamata. In questo modo potrai verifcare come i clienti interagiscono con le chiamate. Ad esempio, quanti utilizzatori ascoltano la segreteria e come rispondono. Chiudono la comunicazione di frequente? Se è così, devi confrontarti con il tuo team per capirne il motivo. Puoi anche eseguire un test A/B per capire quale messaggio funziona e quale no.

Un motivo per il quale i tuoi clienti non interagiscono con la segreteria può essere dovuto al rumore di fondo o alla qualità dell’audio. Occorre verificare se la musica di attesa si sente correttamente. Se la musica di sottofondo non è di buona qualità, chi chiama di solito chiude la comunicazione.

Oltre all’audio, verifica come funziona il contenuto del tuo messaggio con i clienti. Se non lasciano le informazioni che ti servono, forse c’è qualcosa che manca nel messaggio. Pensa perciò a come renderlo più efficiente.

C’è anche la possibilità che il tuo messaggio di saluto sia superato. Assicurati che sia in linea con la situazione attuale. Per esempio, se un cliente dovesse ascoltare un messaggio che dice che il tuo team sta facendo le vacanze natalizie mentre il Natale è passato da un mese, penserebbe che sei poco professionale e, come minimo, distratto. Oppure hai cambiato l’orario lavorativo, e sebbene la segreteria dica che sei disponibile, in realtà non sei neache più al lavoro in quel momento.

Ricordati di aggiornare sempre il contenuto del tuo messaggio.

Impostare i messagi di saluto con un sistema telefonico virtuale

Se fai a pugni con i messaggi di saluto nella tua segreteria, non preoccuparti. Oggi si può contare su un software per call center virtuale, come quello di CloudTalk, che ti può aiutare molto. Con utili strumenti e funzioni che non potresti avere con una linea telefonica tradizionale, questo sistema renderà la vita più facile a te e al tuo team di assistenza clienti.

Con un telefono virtuale, potrai:

• Formare gruppi specifici, secondo necessità e distribuire le chiamate a questi gruppi (reindirizzamento chiamata). Chi chiama sarà reindirizzato all’operatore più competente per il suo problema.
• Con questa app puoi stabilire le tue ore di lavoro. Puoi anche programmare che le chiamate e i messaggi in arrivo oltre l’orario lavorativo siano reindirizzate a uno specifico numero.
• Registrare le chiamate, per analizzarle in un secondo momento.

Con CloudTalk potrai anche creare quanti messaggi di saluto professionali desideri e programmare quando devono essere utilizzati.

Oltre a ciò che abbiamo appena elencato, i sistemi telefonici virtuali consentono di preparare diversi tipi di messaggi:

• Messaggio di benvenuto – un messaggio standard che il cliente ascolta quando chiama il call center
• Risposta Vocale Interattiva – un menu IVR semplice che permette ai clienti di avere informazioni importanti, o di mettersi in contatto con l’operatore più adatto al problema specifico.

Ti serve un sistema telefonico virtuale efficiente e facile da usare per la tua azienda?

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