5 saudações comerciais de correio de voz profissionais

Relatórios do setor de telecomunicações mostram que cerca de 60% das chamadas telefônicas acabam no correio de voz. Segundo outros pesquisadores, pode até chegar a 75%. No entanto, o correio de voz é um recurso excessivamente subestimado no mundo dos negócios, o que diminui radicalmente sua credibilidade.

O New York Times afirma que 30% das gravações do correio de voz estão sendo ouvidas após 3 dias ou mais. Essa pode ser a razão pela qual 80% das pessoas que ligam não acreditam que suas mensagens sejam anotadas.

Você pode querer reconsiderar essa abordagem. O correio de voz é uma ferramenta útil que permite que os clientes interajam com você, mesmo que não possam entrar em contato com você no momento determinado. No entanto, para incentivar os clientes a deixar uma mensagem, você deve primeiro chamar a atenção deles criando impressionantes saudações profissionais de telefone que ninguém sentirá necessidade de desligar.

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Por que as saudações do correio de voz são importantes para a empresa?

De acordo com a Nectafy, 88% das pessoas que procuram uma determinada empresa local ligam ou visitam o escritório em 24 horas. Mas se sua empresa não tem muito mais a oferecer além de um sinal de ocupado, há uma boa chance de que quem ligou desligue e procure outra empresa. Talvez procure aquele que dá a chance de expressar suas necessidades. Você acabou de perder um cliente em potencial.

Obviamente, você não pode atender todas as suas chamadas imediatamente. Por esse motivo, você precisa preparar uma saudação profissional de telefone comercial.

4 principais maneiras de como uma saudação de correio de voz de qualidade ajuda sua marca

1 – Isso mostra que você se importa: Uma saudação de correio de voz engajante mostra que a pergunta das pessoas que ligam é importante para você. Você está apenas ocupado naquele momento atendendo outra chamada. Uma garantia de que os clientes ouvirão de você o mais rápido possível dá a eles uma motivação para continuar com o seu negócio.

2 – Economiza o tempo dos clientes: Na era digital, as pessoas consideram a comunicação por mensagens mais adequada, pois eles querem se comunicar rapidamente. Por meio de uma saudação de correio de voz personalizada, você pode informar que eles têm a oportunidade de entrar em contato sobre a solicitação deles sem esperar na fila ou ligar várias vezes.

3 – Garante a precisão: O correio de voz garante que cada caso será tratado por uma pessoa competente, sem a necessidade de repetir a mesma história várias vezes. As mensagens de correio de voz também diminuem as chances de mal-entendidos e preparam os atendentes para um acompanhamento. Um retorno de chamada adequado, mas rápido, faz maravilhas no fortalecimento das relações comerciais.

Você pode considerar recursos como nosso retorno de chamada automático, que reduz significativamente a taxa de abandono de chamadas.

4 – Ajuda no gerenciamento de chamadas perdidas: As mensagens de correio de voz informam quais casos são realmente urgentes e precisam de atenção imediata e quais podem esperar um pouco. Leve em consideração que um cliente ou lead que deixou uma mensagem de correio de voz já demonstrou um interesse maior em seus serviços. Pode ser mais lucrativo para você se concentrar neles primeiro.

O que incluir na saudação profissional de telefone

As saudações do correio de voz têm uma estrutura básica do que devem conter. Seguir essa estrutura pode ser sua base para personalizar uma mensagem perfeita:

• Uma saudação inicial
• Seu nome e o nome da sua empresa
• Um pedido de desculpas pela sua indisponibilidade e uma breve explicação
• Um tempo estimado em que você pode retornar para a pessoa que ligou
• Um pedido de identificação de quem ligou e o motivo para entrar em contato com você
• Um método de contato alternativo no caso de o assunto ser extremamente urgente, como por exemplo, o e-mail
• Um call to action, como “Deixe uma mensagem após o sinal”
• Agradeça a pessoa que ligou por reservar um tempo para deixar a mensagem

DICA PRO: Se você tiver pessoas que ligam em fusos horários diferentes, certifique-se de incluir seu horário de funcionamento e seu fuso horário, para que você se comunique com precisão e defina as expectativas com clareza.

Práticas recomendadas de saudações de telefone

Existem vários atributos de saudações de telefone comercial de alta qualidade que você precisa ter em mente.

• Seja original: Algumas frases como “Sua ligação é importante para nós” foram usadas tantas vezes que não causam mais uma boa impressão para as pessoas que ligam. Mantenha a saudação original. Você pode até ousar e usar o humor. Abaixo, apresentamos exemplos específicos dessa abordagem.
• Facilite o ouvido: certifique-se de que não há ruído de fundo durante a gravação. Isso pode dificultar a compreensão da saudação do correio de voz. Além disso, mantenha seus cumprimentos fáceis de ouvir e pessoais. Fale de forma clara e lentamente. Não seja muito robótico.
• Seja breve e eficiente: Não se esqueça de que um dos propósitos do correio de voz também é economizar o tempo dos clientes. Evite gravar saudações de 2 minutos com um monte de informação que não é relevante. Mantenha ela curta e direta ao ponto. A duração recomendada é entre 24 a 30 segundos no máximo, caso contrário, quem ligou pode desligar no meio da sua mensagem.
• Seja animado: Sorria enquanto grava sua saudação de telefone. Isso pode parecer bobo, mas quando você está sorrindo, os ouvintes podem ouvi-lo como otimista, aberto e amigável.

DICA PRO: Se necessário, você pode garantir a qualidade de suas saudações usando dubladores profissionais.

5 exemplos de saudações típicas de telefone comercial

Hoje em dia, uma saudação genérica de correio de voz para todas as situações geralmente não é suficiente. Se você quer que sua empresa seja vista como confiável, você deve preparar saudações personalizadas que se adequem ao seu negócio e situação atual.

Preparar várias saudações específicas pode parecer demorado, mas compensa no final. Isso não apenas aumenta a taxa de satisfação do cliente, mas também o lucro.

Abaixo, você pode encontrar exemplos de saudações de correio de voz para as situações mais comuns.

DICA PRO: Lembre-se de que os scripts padrão estão aqui para fornecer uma compreensão geral do problema. Usar um desses como saudação oficial da sua empresa não é recomendado, pois eles não correspondem à voz da sua marca.

1 – Mensagem de correio de voz comercial padrão

Esta é uma saudação que toca quando você está no trabalho, mas atualmente indisponível por qualquer motivo. Por exemplo, você está participando de uma reunião. Você pode fazer dela por mais longa, mas ainda na taxa recomendada de no máximo 30 segundos.

• EXEMPLO: “Olá, você entrou em contato com o Suporte ao Cliente da <nome da empresa>. Não podemos atender sua ligação agora. Deixe seu nome, informações de contato e o motivo do contato. Um de nossos membros da equipe entrará em contato com você o mais breve possível. Você também pode visitar nosso site [company website URL] para mais opções. Obrigado por nos contatar.”

2 – Mensagem de correio de voz personalizada para quando em espera

Isso é o que o cliente ouve na fila de chamadas, enquanto todos os seus atendentes estão lidando com outros casos. Os clientes podem esperar na fila ou deixar uma mensagem de voz imediatamente.

• EXEMPLO: “Prezado cliente, todos os nossos atendentes estão ocupados no momento. Fique na linha e um atendente atenderá sua chamada o mais rápido possível. Você também pode escolher uma opção para deixar uma mensagem. Obrigado por sua paciência.”

3 – Mensagem de correio de voz dizendo que está fora do escritório

Se sua equipe estiver ausente, recomendamos personalizar mensagens específicas para esses fins. É especialmente útil se você deseja que os clientes saibam que seu escritório está disponível em horários de funcionamento específicos. Dessa forma, você define uma expectativa de quando os clientes podem entrar em contato com você ou quando eles podem tentar entrar em contato com você.

• EXEMPLO: “Olá, você ligou para <nome da empresa>. No momento, não estamos disponíveis. Nosso horário de funcionamento padrão é das 9 às 17 horas, de segunda a sexta-feira. Você pode visitar nosso site para obter informações relacionadas. Se você quiser nos deixar uma mensagem, forneça seu nome, número e motivo da ligação após o sinal sonoro. Obrigado a você”.

4 – Mensagem de correio de voz de feriado

As empresas geralmente não estão funcionando durante os feriados, como o Natal. Você precisa informar um cliente quando você estará de volta. Essa saudação também pode ser um pouco mais informal, já que as férias são épocas animadas do ano.

• EXEMPLO: “Olá, a/o <nome da empresa/nome da equipe> está indisponível até [date]. Nós nos certificaremos de ligar para você imediatamente quando voltarmos. Se a sua solicitação for urgente, envie um e-mail para [company email address]. Obrigado. Tenha um ótimo feriado.”

5 – Mensagem de correio de voz engraçada

Quando usar linguagem informal, é possível tentar usar o humor em sua mensagem. Essa abordagem é realmente eficaz para manter a atenção dos clientes, já que eles geralmente se divertem e querem saber aonde você quer chegar.

Ainda assim, avalie se esse tipo de saudação de telefone é apropriado para a imagem da sua marca. Pode funcionar com indústrias criativas, mas pode não funcionar com as estritamente profissionais, como finanças.

• EXEMPLOS: “Oi, você ligou para <o seu nome> da <nome da empresa>. Estamos ocupados salvando o mundo <adicione o que sua empresa faz de melhor>. Se você quiser saber mais sobre como fazemos isso, deixe seu nome e número de telefone, e entraremos em contato com você assim que nossa missão estiver concluída. O que deve ser muito em breve. Obrigado!”
• “Olá! Você está entrando no correio de voz de <seu nome> da <nome da sua empresa>. Deixe seu nome, informações de contato e a resposta para a eterna pergunta “O que veio primeiro, a galinha ou o ovo?” Quem acertar receberá um retorno de chamada. Obrigado.”

Exemplos de saudações de telefone

Agora que você está inspirado por algumas mensagens de saudação bem construídas, vamos dar uma olhada em algumas mensagens que você não deve optar e fazer um brainstorming sobre o que pode ser melhorado.

Exemplo 1

“Olá, aqui é o/a <seu nome>. Me deixe uma mensagem.”

Por que está errado?

Esta mensagem não fornece informações relevantes, além do seu nome. Os clientes não têm ideia do que você precisa deles para fazer o follow-up e quando ou se você pode retornar as mensagens deles.

Também pode soar muito grosseiro. Dessa forma, os clientes acreditam que você não se importa o suficiente ao ponto de fornecer mais detalhes.

Exemplo 2

“Oi, você ligou para o/a <seu nome>. Estou fora do escritório agora por <motivos pessoais> e não estarei disponível por pelo menos uma semana. Você pode entrar em contato comigo em <número de telefone residencial ou celular> em caso de emergência, ligue para o meu assistente, <nome>, no <número>. Mais uma vez, sinto muito por ter perdido sua ligação. Deixe uma mensagem após o tom e eu entrarei em contato com você assim que puder ou depois que eu retornar de um <motivo pessoal>.

Por que está errado?

Ao contrário da anterior, esta mensagem contém muitainformação. Por mais que você queira compartilhar, o cliente não precisa necessariamente saber o motivo exato da sua ausência se for pessoal. Além disso, tente construir frases mais curtas e coerentes e não se repita. Embora seja importante pedir desculpas, não há necessidade de pedir duas vezes.

Outro problema com esta mensagem é que, embora contenha muitas informações, não diz muito. Frases como “pelo menos uma semana” não têm valor. Compartilhe uma data precisa ou, se não tiver certeza, não compartilhe nada. Basta mencionar que você ligará de volta o mais rápido possível e fornecer contato para casos de alta urgência.

Teste suas saudações de correio de voz

Você pode se sentir confiante de que acabou de criar a melhor saudação de voz que está pronta para surpreender seus clientes. No entanto, muitas vezes, os autores tendem a não perceber seus próprios erros. É uma boa ideia primeiro ensaiar a gravação algumas vezes ou pedir ao seu colega de trabalho para lhe dar uma segunda opinião.

Então, uma vez gravada, ouça você mesmo a saudação antes de permitir que os clientes a ouçam. Disque o número de um telefone pessoal e espere até ser redirecionado para um correio de voz ou opte por deixar uma mensagem. Então, em seu sistema de chamadas, verifique novamente se tudo funciona como deveria. A mensagem está disponível?

Na etapa seguinte, analise suas estatísticas de chamadas. Lá, você pode ver como os clientes interagem com suas chamadas. Por exemplo, quantos usuários ouvem suas mensagens de voz e como eles respondem. Eles desligam com frequência? Em caso afirmativo, você precisa fazer um brainstorming sobre o que pode ser o motivo. Você também pode fazer teste A/B de suas saudações para descobrir quais funcionam e quais não.

Um dos motivos pelos quais os clientes não interagem com seu correio de voz também pode ser o ruído de fundo ou a baixa qualidade do som. É necessário testar se a música de espera é reproduzida corretamente. Se a trilha de fundo for de má qualidade, é muito mais provável que as pessoas que ligaram abandonem a chamada.

Além do áudio, teste como o conteúdo funciona para seus clientes. Se muitas vezes eles não deixam todas as informações que você precisa, provavelmente há algo faltando em sua mensagem. Pense em como você pode tornar tudo mais eficiente.

Também existe a possibilidade de que a saudação do seu telefone comercial esteja desatualizada. Certifique-se de que reflete sua situação atual. Por exemplo, se sua mensagem disser que sua equipe está de férias enquanto é um mês depois do Natal, os clientes podem considerá-lo pouco profissional e descuidado. Ou talvez seu horário de trabalho tenha mudado e, embora sua saudação do correio de voz diga que você está disponível em um determinado momento, você já se foi há muito tempo.

Certifique-se de atualizar seu conteúdo periodicamente.

Defina saudações de telefone comercial com um sistema telefônico virtual

Se você está tendo problemas com as saudações do correio de voz, não se preocupe. Hoje em dia, você pode contar com um software de call center virtual – como o CloudTalk – para lhe dar uma ajuda. Com várias ferramentas e recursos úteis que você não pode ter ao usar um telefone fixo, ele pode facilitar muito o trabalho seu e de sua equipe de suporte ao cliente.

Com um sistema telefônico virtual, você pode:

• Definir grupos específicos, dependendo de suas necessidades, e classificar as chamadas recebidas em grupos (redirecionamento de chamadas). A pessoa que liga seria, portanto, redirecionada para o atendente certo para o seu problema.
• Defina seu horário de funcionamento dentro do aplicativo. Você também pode configurar que todas as chamadas e mensagens que chegarem após o horário de funcionamento sejam redirecionadas para um determinado número.
• Grave todas as chamadas para que possam ser analisadas posteriormente.

Ao usar ferramentas como o Cloudtalk, você também pode configurar quantas saudações profissionais personalizadas por telefone comercial desejar e configurar quando quiser que cada uma seja reproduzida.

Além dos recursos mencionados acima, os sistemas de telefonia virtual permitem preparar vários outros tipos de mensagens, por exemplo:

• Saudação de boas-vindas – uma mensagem de voz padrão que os clientes ouvirão ao ligar para um call center.
• Unidade de resposta audível – um menu fácil de usar que fornece informações relevantes para quem liga ou os ajuda a escolher o atendente/departamento certo para um determinado problema.

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