Como arrasar nas suas saudações de
mensagem de voz após o expediente

Convenhamos: as saudações da mensagem de voz podem fazer uma grande diferença para a sua empresa. Elas são a primeira coisa que seus clientes ouvem quando ligam para você, o que significa que você geralmente tem apenas uma chance de causar uma boa impressão (ou pelo menos não aborrecê-los se eles entrarem em contato com você com frequência). Veja como você pode arrasar nas suas saudações de mensagem de voz após o expediente.

Cada mensagem que um chamador ouve é importante, principalmente se não houver ninguém disponível para atender a ligação. Se a sua empresa fecha em uma determinada hora ou ninguém trabalha durante os finais de semana, você definitivamente deve criar uma saudação de mensagem de voz para fora do horário de funcionamento. Felizmente, estamos aqui para ajudá-lo com isso.

Por que você precisa de saudações de mensagem de voz personalizadas em primeiro lugar

Ao ligar para uma empresa fora do horário de funcionamento, é provável que você ouça uma gravação automática que informará a que horas você deve ligar de volta. E com razão, pois as saudações após o expediente são uma maneira profissional de informar seus clientes por que você não está disponível naquele momento e quando exatamente eles podem entrar em contato com você.

Pode não parecer grande coisa no começo, mas ouvir uma mensagem dessas é muito melhor do que forçar um cliente a ficar sentado ouvindo toques intermináveis ou esperar que sua chamada finalmente caia em uma caixa de correio de voz. Na verdade, configurar uma saudação de mensagem de voz fora do horário de funcionamento pode ajudá-lo não apenas a impressionar seus clientes, mas potencialmente a conquistar clientes. Desde que você grave uma mensagem curta de boas-vindas com informações relevantes, em vez de uma longa e confusa.

Você também deve considerar personalizar suas saudações de mensagem de voz após o expediente. Afinal, essas mensagens fazem parte da imagem da sua empresa tanto quanto o design do seu site ou o layout das suas lojas físicas. Se você estiver usando um software de call center de alta qualidade, poderá gravar facilmente saudações de mensagem de voz alinhadas com a identidade da sua marca, definir o tom certo e garantir que seus clientes tenham a experiência que merecem.

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Como criar uma saudação de mensagem de voz adequada após o expediente

Não há apenas uma maneira de criar uma saudação após o expediente. No entanto, há algumas coisas que você deve ter em mente para mostrar aos seus chamadores que você valoriza o tempo deles:

1 – Diga o nome da sua empresa

Certifique-se de mencionar o nome da sua empresa logo no início. Isso pode parecer óbvio, mas é um sinal importante de profissionalismo.

Exemplo: Olá, você ligou para o CloudTalk…

2 – Mencione os horários de funcionamento

Você também deve informar seu horário de funcionamento antecipadamente. Caso contrário, seus clientes podem esperar em vão e potencialmente ficar irritados.

Exemplo: Nosso horário de funcionamento é das 10h às 17h. Horário da Europa Central.

3 – Sugira de forma clara os próximos passos

Certifique-se de detalhar as próximas etapas para seus chamadores. Se os seus clientes sabem que não há ninguém para atender a chamada no momento, eles podem facilmente decidir deixar uma mensagem de correio de voz ou ligar de volta em outro momento. Dependendo da especificidade do seu negócio, pode haver outras opções a serem consideradas também (direcionar as chamadas para um menu de telefone, listar caixas de correio de voz individuais de diferentes funcionários ou encaminhar as chamadas para um destino externo, apenas para citar algumas). Se você estiver usando um software de call center adequado, poderá configurar um menu de telefone junto com o encaminhamento de chamadas com bastante facilidade.

Exemplo: Se você estiver ligando sobre um pedido existente, pressione 1. Se desejar ajuda para fazer um novo pedido, pressione 2.

4 – Indique outros meios de contato

Indique outros métodos de contato, se disponíveis. Mesmo que não haja ninguém presente para atender a chamada em um determinado momento, pode haver outras maneiras de entrar em contato com sua empresa ou receber algumas informações adicionais sobre sua oferta. Se for esse o caso, certifique-se de incluí-los na sua saudação após o expediente. Você pode, por exemplo, “redirecionar” os chamadores para seu site, e-mail ou perfis de rede social.

Exemplo: Os atendentes estão disponíveis para ajudá-lo através da função de chat ao vivo em nosso site. Você também pode enviar um e-mail para help@cloudtalk.io.

1 – Mantenha simples

Acima de tudo, mantenha simples. Se a gravação for vaga e longa, seus clientes provavelmente perderão o interesse e poderão até desistir de entrar em contato com você novamente. Não perca tempo, e mantenha sua mensagem simples e curta. Uma saudação de mensagem de voz profissional deve durar de 20 a 25 segundos, tempo suficiente para equipar seus clientes com o essencial.

6 – Mantenha sua gravação atualizada

Mantenha sua gravação atualizada. Se houver alguma alteração no seu horário de funcionamento (devido a feriados ou situações de emergência, por exemplo), você deve atualizar suas saudações de mensagem de voz para esclarecer o problema e evitar confusão. Mencione o problema com antecedência e, se possível, especifique quando você voltará aos negócios.

7 – Faça com que seus chamadores se sintam importantes

Faça com que seus chamadores se sintam importantes. Muito provavelmente, seus clientes têm um bom motivo para entrar em contato com a sua empresa. Mesmo que não haja ninguém disponível para atender a chamada, quem ligou ainda deve se sentir encorajado a tentar entrar em contato de uma forma ou de outra. A pior coisa que você pode fazer é desperdiçar o tempo dos seus clientes e impedir que eles entrem em contato com você novamente, que é exatamente o que você pode conseguir com saudações de mensagem de voz genéricas e impessoais. Como já mencionado, você geralmente tem apenas uma chance de causar uma primeira impressão decente – certifique-se de aproveitar ao máximo essa chance e personalizar suas mensagens.

8 – Forneça aos seus chamadores informações relevantes

Falando do essencial – forneça aos seus chamadores informações relevantes. Eles devem saber imediatamente se discaram o número certo e se há alguém disponível para atender a chamada.

Personalizando as suas saudações de mensagem de voz após o expediente em poucas palavras

• Cuide da qualidade das suas mensagens
• Não aborreça seus chamadores – mantenha a mensagem curta, simples e atualizada
• Inclua todos os detalhes essenciais que seu chamador precisa (nome da empresa, horário de funcionamento, quaisquer anomalias em um determinado momento)
• Explique por que você não pode atender a chamada, sugira as próximas etapas e métodos de contato alternativos
• Incentive o chamador a deixar uma mensagem de voz, informando sua identidade e número de telefone
• Use uma poderosa solução de call center para criar mensagens de correio de voz personalizadas
• Seja criativo!

Embora uma gravação curta possa não parecer tão importante, ela pode realmente fazer a diferença para os seus clientes. Não os perca por uma mensagem de voz! Em vez disso, invista um pouco de esforço para personalizar suas saudações de mensagem de voz após o expediente e cause uma ótima impressão em seus clientes.

Felizmente, personalizar suas saudações de mensagem de voz após o expediente não precisa ser difícil, principalmente se você estiver usando o software adequado de call center. Com o recurso de mensagem de voz do CloudTalk, você pode configurar mensagens personalizadas e garantir que seus chamadores se sintam atendidos, mesmo que você não esteja exatamente disponível para atender a ligação.

Além disso, as chamadas receptivas podem ser facilmente roteadas para a mensagem de voz, permitindo que seus clientes deixem uma mensagem, que pode até ser enviada diretamente para um membro específico da sua equipe. Se houver alguma nova mensagem deixada por um cliente, você a encontrará imediatamente na lista de chamadas perdidas e no histórico do mensagem de voz, disponível para ser reproduzida diretamente do seu navegador – em qualquer lugar e a qualquer hora.

Basicamente, com o software certo, você pode usar várias opções de configuração e tornar sua mensagem de voz mais eficiente. Dessa forma, seus clientes sempre serão informados e terão certeza de que alguém responderá ao problema o mais rápido possível, enquanto as notificações e métricas ajudarão você a acompanhar suas necessidades, independentemente de quando eles ligarem. Certifique-se de que nenhuma chamada fique sem resposta – melhore seu atendimento ao cliente e incentive seus clientes a deixar uma mensagem.

Conclusão

Como descrevemos neste artigo, garantir que você tenha saudações de mensagem de voz de alta qualidade é realmente muito importante. Além de prestar atenção ao que você está realmente dizendo – o que você certamente deveria – você também deve se esforçar em como dizê-lo. Basicamente, as mensagens que você grava devem ser claras, autênticas e agradáveis de ouvir para seus clientes. Dessa forma, eles estarão mais dispostos a entrar em contato com você novamente ou deixar uma mensagem de voz.

Por último, mas não menos importante: Destaque-se! Tente gravar uma mensagem de voz atraente e não tenha medo de adicionar um pouco de “humanidade” e humor a ela (somente se for adequado à imagem da sua marca).