Como Criar a Saudação de Correio de Voz Perfeita Fora do Horário de Expediente

Sejamos sinceros: as saudações do correio de voz podem fazer uma grande diferença para o seu negócio. Elas são a primeiríssima coisa que seus clientes ouvem ao ligar, o que significa que você geralmente só tem uma chance de causar uma boa impressão (ou, pelo menos, de não irritá-los se eles entrarem em contato com frequência). Veja aqui como você pode criar a saudação de correio de voz perfeita para fora do horário de expediente.

Toda mensagem que um cliente ouve é importante, especialmente se não houver ninguém disponível para atender a chamada. Se a sua empresa fecha a uma determinada hora ou se ninguém trabalha nos fins de semana, você definitivamente deve criar uma saudação de correio de voz para fora do horário de expediente. Felizmente, estamos aqui para ajudar você com isso. 

Por Que Você Precisa de Saudações de Correio de Voz Personalizadas?

Ao ligar para uma empresa fora do horário comercial, é provável que você ouça uma gravação automática que informará a que horas você deve retornar a ligação. E com razão, pois as saudações de fora do expediente são uma forma profissional de informar aos seus clientes por que você não está disponível no momento e quando exatamente eles podem entrar em contato com você. 

Pode não parecer grande coisa no início, mas ouvir uma mensagem dessas é muito melhor do que forçar o cliente a ficar esperando em uma chamada que chama sem parar ou até que ela caia na caixa postal. Na verdade, configurar uma saudação de correio de voz para fora do expediente pode ajudar você não apenas a impressionar seus clientes, mas potencialmente a conquistar novos negócios. Desde que, claro, você grave uma mensagem de boas-vindas curta e com informações relevantes, em vez de uma longa e confusa.

Você também deve considerar a personalização de suas saudações de correio de voz para fora do expediente. Afinal, essas mensagens fazem tanto parte da imagem da sua empresa quanto o design do seu site ou o layout das suas lojas físicas. Se você estiver usando um software de contact center de alta qualidade, poderá gravar facilmente saudações de correio de voz que estejam alinhadas com a identidade da sua marca, definindo o tom certo e garantindo que seus clientes tenham a experiência que merecem.

Como Criar uma Saudação de Correio de Voz Adequada para Fora do Horário de Expediente

Não existe uma única maneira ideal de criar uma saudação para fora do expediente. No entanto, existem algumas coisas que você deve ter em mente para mostrar aos seus clientes que você valoriza o tempo deles: 

#1 Diga o nome da sua empresa

Certifique-se de mencionar o nome do seu negócio logo no início. Isso pode parecer óbvio, mas é um sinal importante de profissionalismo. 

Exemplo: Olá, você ligou para a CloudTalk… 

#2 Mencione o horário de funcionamento 

Você também deve informar seu horário de expediente logo de cara. Caso contrário, seus clientes podem esperar em vão e acabar se irritando.

Exemplo: Nosso horário de expediente é das 10h às 17h, no Horário Central Europeu. 

#3 Sugira os próximos passos com clareza 

Certifique-se de detalhar os próximos passos para quem está ligando. Se os seus clientes souberem que não há ninguém para atender no momento, eles podem decidir facilmente se deixam uma mensagem de voz ou se ligam de volta em outro momento. Dependendo das particularidades do seu negócio, pode haver outras opções a considerar também (direcionar os clientes para um menu telefônico, listar caixas de correio de voz individuais de diferentes funcionários ou encaminhar chamadas para um destino externo, apenas para citar algumas). Se você estiver usando um software de call center adequado, conseguirá configurar um menu telefônico com encaminhamento de chamadas de forma bastante simples. 

Exemplo: Se você está ligando sobre um pedido existente, por favor digite 1. Se gostaria de ajuda para fazer um novo pedido, por favor digite 2. 

#4 Indique outros canais de contato 

Indique outras formas de contato, se houver. Mesmo que não haja ninguém para atender a chamada em um determinado momento, pode haver outras maneiras de entrar em contato com a sua empresa ou obter informações adicionais sobre a sua oferta. Se for o caso, certifique-se de incluí-las na sua saudação de fora do expediente. Você pode, por exemplo, „redirecionar“ quem liga para o seu site, e-mail ou perfis de redes sociais. 

Exemplo: Nossos atendentes estão disponíveis para ajudar você pelo chat ao vivo em nosso site. Você também pode nos enviar um e-mail em help@cloudtalk.io. 

#5 Seja direto e simples

Acima de tudo, seja direto. Se a gravação for vaga e longa, seus clientes provavelmente perderão o interesse e podem até desistir de entrar em contato novamente. Não perca tempo, mantenha sua mensagem simples e curta. Uma saudação de correio de voz profissional deve durar de 20 a 25 segundos, o que é tempo suficiente para passar o essencial para o seu cliente.

#6 Mantenha sua gravação atualizada 

Mantenha sua gravação atualizada. Se houver qualquer alteração no seu horário de expediente (por causa de feriados ou situações de emergência, por exemplo), você deve atualizar suas saudações de correio de voz para esclarecer a situação e evitar mal-entendidos. Mencione o motivo logo de início e, se possível, especifique quando as atividades normais serão retomadas. 

#7 Faça seu cliente se sentir importante 

Faça seus clientes se sentirem importantes. O mais provável é que quem liga tenha um bom motivo para entrar em contato com a sua empresa. Mesmo que não haja ninguém disponível para atender, a pessoa ainda deve se sentir incentivada a tentar o contato de uma forma ou de outra. A pior coisa que você pode fazer é desperdiçar o tempo dos seus clientes e fazer com que eles nunca mais queiram ligar para você, que é exatamente o que acontece com saudações de correio de voz genéricas e impessoais. Como já mencionamos, você geralmente só tem uma chance de causar uma boa primeira impressão — certifique-se de aproveitar ao máximo essa oportunidade e personalize suas mensagens.  

#8 Forneça informações relevantes aos clientes 

Falando no que é essencial — forneça informações relevantes para quem está ligando. O cliente deve saber imediatamente se discou o número correto e se há alguém disponível para atendê-lo.

Resumo: Como Personalizar suas Saudações de Correio de Voz de Fora do Horário de Expediente

• Preze pela qualidade das suas mensagens
• Não canse quem liga — seja breve, direto e mantenha a mensagem atualizada
• Inclua todos os detalhes essenciais de que o cliente precisa (nome da empresa, horário de funcionamento, qualquer alteração pontual)
• Explique por que você não pode atender, sugira os próximos passos e canais alternativos de contato
• Incentive quem liga a deixar uma mensagem de voz, dizendo quem é e informando o número de telefone
• Use uma solução robusta de call center para criar mensagens de correio de voz personalizadas
• Use a criatividade!

Embora uma gravação curta possa não parecer tão importante, ela realmente pode fazer a diferença para os seus clientes. Não perca clientes por causa de uma caixa postal! Em vez disso, dedique um pequeno esforço para personalizar suas saudações de correio de voz de fora do expediente e cause uma excelente impressão em quem liga. 

Felizmente, personalizar suas saudações de correio de voz para fora do expediente não precisa ser difícil, especialmente se você aproveitar um software de call center de qualidade. Com o recurso de Correio de Voz da CloudTalk, você pode configurar mensagens personalizadas e garantir que seus clientes se sintam acolhidos, mesmo quando você não estiver disponível para atender. 

Além disso, as chamadas recebidas podem ser facilmente encaminhadas para o correio de voz, permitindo que seus clientes deixem uma mensagem, que pode inclusive ser enviada diretamente para um membro específico da sua equipe. Se houver alguma nova mensagem deixada por um cliente, você a encontrará imediatamente na lista de chamadas perdidas e no histórico de correio de voz, pronta para ser reproduzida diretamente no seu navegador — em qualquer lugar e a qualquer hora. 

Basicamente, com o software certo, você pode usar várias opções de configuração e tornar seu correio de voz mais eficiente. Dessa forma, seus clientes estarão sempre informados e seguros de que alguém responderá ao problema deles o mais rápido possível, enquanto as notificações e métricas ajudarão você a acompanhar as necessidades deles, não importa quando liguem. Garanta que nenhuma ligação fique sem resposta — melhore o seu atendimento ao cliente e incentive quem liga a deixar uma mensagem.

Conclusão

Como destacamos neste artigo, garantir que você tenha saudações de correio de voz de alta qualidade é realmente muito importante. Além de prestar atenção ao que você está dizendo — o que você certamente deve fazer —, você também deve se esforçar na maneira como diz. Basicamente, as mensagens que você grava devem ser claras, autênticas e agradáveis de ouvir para os seus clientes. Dessa forma, eles estarão mais dispostos a entrar em contato novamente ou a deixar uma mensagem de voz. 

Por último, mas não menos importante: Destaque-se! Tente gravar um correio de voz atrativo e não tenha medo de adicionar um toque de „humanidade“ e humor (desde que combine com a imagem da sua marca, é claro).