5 Saludos Profesionales de Buzón de Voz
para Empresas

Los informes del sector de las telecomunicaciones muestran que alrededor del 60 % de las llamadas telefónicas acaban en el buzón de voz. Según otros investigadores, puede ser incluso del 75%. Sin embargo, el buzón de voz es una función demasiado infravalorada en el mundo de la empresa, lo que disminuye radicalmente su credibilidad. El NewYork Times afirma que el 30 % de las grabaciones de mensajes de voz se escuchan al cabo de 3 días o más. Esa puede ser una razón por la que hasta el 80 % de las personas que llaman no creen que sus mensajes sean escuchados.

Puede que quieras reconsiderar este enfoque. El buzón de voz es una herramienta útil que permite a los clientes interactuar contigo, aunque no puedan localizarte en ese momento. Sin embargo, para animar a los clientes a dejarte un mensaje, primero debes ganarte su atención elaborandosaludos telefónicos profesionales que nadie abandonará.

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¿Por qué son importantes los saludos de buzón de voz para las empresas?

Según Nectafy, el 88% de las personas que buscan un determinado negocio local llamarán o visitarán la oficina en 24 horas. Pero si tu empresa no tiene mucho más que ofrecer que una señal de ocupado, es muy probable que la persona que llame cuelgue y busque otra empresa. Una que le dé la oportunidad de expresar sus necesidades. Acabas de perder un cliente potencial.

Evidentemente, no puedes responder a todas las llamadas inmediatamente. Por este motivo, debes tener preparados algunos saludos telefónicos profesionales de parte de la empresa.

4 formas clave en las que un saludo de buzón de voz de calidad ayuda a tu marca

#1 Demuestra que te importa: Un atractivo saludo de buzón de voz muestra que la consulta de tus clientes te importa. Simplemente estás ocupado atendiendo otra llamada. La seguridad de que los clientes tendrán noticias tuyas lo antes posible les motiva a seguir con tu negocio.

#2 Ahorra tiempo a los clientes: En la era digital, la gente considera más adecuado comunicarse a través de mensajes, ya que necesitan hacerlo rápidamente. Mediante un saludo de buzón de voz adaptado, les haces saber que tienen la oportunidad de informarte sobre su consulta sin tener que hacer cola o llamar varias veces.

#3 Asegura la precisión:El buzón de voz garantiza que cada caso será tratado por una persona competente, sin necesidad de repetir el mismo asunto varias veces. Los mensajes de voz también reducen las posibilidades de malentendidos y preparan a los agentes para el seguimiento. Una devolución de llamada adecuada y rápida hace maravillas en el fortalecimiento de las relaciones comerciales.

Puedes considerar funciones como nuestra devolución de llamadas automática, que reduce significativamente la tasa de abandono de llamadas.

#4 Ayuda en la gestión de las llamadas perdidas: Los mensajes de voz te permiten saber qué casos son realmente urgentes y necesitan atención inmediata y cuáles pueden esperar un poco. Ten en cuenta que un cliente o lead que ha dejado un mensaje de voz ya ha mostrado un mayor interés por tus servicios. Puede ser más rentable para ti centrarte primero en ellos.

Qué incluir en un saludo telefónico profesional

Los saludos de buzón de voz tienen una estructura básica de lo que deben contener. Seguirlo puede ser tu base para confeccionar un mensaje perfecto:

• Un saludo inicial
• Tu nombre y el nombre de tu empresa
• Una disculpa por tu falta de disponibilidad y una breve explicación
• Una hora estimada en la que podrás responder a la persona que llama
• Una solicitudde la identidad de la persona que llama y su motivo para ponerse en contacto contigo
• Un método de contacto alternativo en caso de que el asunto sea extremadamente urgente, por ejemplo, el correo electrónico
• Llamada a la acción, como «Deja un mensaje después de la señal»
• Agradece a la persona que llama que se haya tomado un tiempo para dejar el mensaje

CONSEJO PRO: Si tienes interlocutores en diferentes zonas horarias, asegúrate de incluir tu horario de trabajo y tu zona horaria, para comunicarte con precisión y establecer claramente las expectativas.

Mejores prácticas de saludos telefónicos

Hay varios atributos de un saludo telefónico empresarial de alta calidad que debes tener en cuenta.

• Sé original: Algunas frases como «Su llamada es importante para nosotros» se han utilizado tantas veces que ya no causan una buena impresión a los que llaman. Mantén el saludo original. Incluso puedes atreverte y utilizar el humor. A continuación, mostramos ejemplos concretos de este enfoque.
• Hazlo fácil para el oído: Asegúrate de que no hay ruido de fondo durante la grabación. Eso puede hacer que el saludo del buzón voz sea difícil de entender. Además, haz que tus saludos sean fáciles de escuchar y personales. Habla claro y despacio. No seas demasiado robótico.
• Sé breve y eficaz: No olvides que uno de los objetivos del Buzón de voz es también ahorrar tiempo a los clientes. Evita grabar saludos de 2 minutos con toda la palabrería que no es relevante. Sé breve y ve al grano. La duración recomendada es de entre 24 y 30 segundos como máximo, de lo contrario la persona que llama puede colgar en medio de tu mensaje.
• Sé alegre: Sonríe mientras grabas tu saludo telefónico. Puede parecer una tontería, pero cuando sonríes, los oyentes te perciben como una persona optimista, abierta y amable.

CONSEJO PRO: Si es necesario, puedes asegurar la calidad de tus saludos utilizando actores de voz profesionales.

5 ejemplos de saludos telefónicos típicos para empresas

Hoy en día, un saludo de buzón de voz genérico para todas las situaciones a menudo no es suficiente. Si quieres que tu empresa sea vista como digna de confianza, tienes que preparar saludos personalizados que se adapten a tu negocio y a la situación actual.

Preparar varios saludos específicos puede parecer que lleva mucho tiempo, pero al final compensa. No solo aumenta el índice de satisfacción de tus clientes, sino también tus beneficios.

A continuación, puedes encontrar ejemplos de saludos de buzón de voz para las situaciones más comunes.

CONSEJO PRO: Ten en cuenta que los guiones predeterminados están aquí para darte una comprensión general del problema. No se recomienda utilizar uno de ellos como saludo oficial de tu empresa, ya que no se corresponden con la voz de tu marca.

#1 Mensaje de buzón de voz estándar para empresas

Este es un saludo que se reproduce cuandoestás en el trabajo, pero actualmente no estás disponible por cualquier motivo. Por ejemplo, estás asistiendo a una reunión. Puedes mantenerlo durante más tiempo, pero siempre durante el tiempo recomendado de 30 segundos como máximo.

• EJEMPLO: «Hola, te has puesto en contacto con el servicio de atención al cliente de <company name>. No podemos atender tu llamada en este momento. Por favor, deja tu nombre, información de contacto y el motivo por el que te diriges a nosotros. Un miembro de nuestro equipo se pondrá en contacto contigo lo antes posible. También puedes visitar nuestro sitio web [company website URL] para más opciones. Gracias por ponerte en contacto con nosotros».

#2 Mensaje de buzón de voz personalizado para clientes en espera

Esto es lo que oye el cliente cuando hace cola, ya que todos tus agentes están atendiendo otro caso. Los clientes pueden esperar en la cola o dejar un mensaje de voz inmediatamente.

• EJEMPLO: «Todos nuestros agentes están ocupados en este momento. Por favor, permanece en la línea y un agente responderá a tu llamada lo antes posible. También puedes elegir la opción de dejar un mensaje. Gracias por tu paciencia».

#3 Mensaje de buzón voz para fuera de horario de atención

Si tu equipo está fuera, te recomendamos que adaptes mensajes específicos para estos fines. Es especialmente útil si quieres que los clientes sepan que tu oficina está disponible en un horario determinado. De esta manera, estableces una expectativa de cuándo los clientes pueden llegar a ti o cuándo pueden llegar a ti.

• EJEMPLO: «Hola, has llamado a <nombre de la empresa>. Actualmente no estamos disponibles. Nuestro horario habitual es de 9 a 17 horas, de lunes a viernes. Puedes visitar nuestro sitio web para obtener información al respecto. Si quieres dejarnos un mensaje, indica tu nombre, número y el motivo de tu llamada después de la señal. Gracias».

#4 Mensaje de buzón de voz para cuando estás de vacaciones

Las empresas no suelen trabajar durante los días festivos, como la Navidad. Tienes que informar al cliente de cuándo vas a volver. Este saludo también puede ser un poco más informal, ya que las fiestas son momentos alegres del año.

• EJEMPLO: «Hola, <nombre de la empresa/nombre del equipo> estará fuera hasta [date]. Nos aseguraremos de llamarte enseguida cuando volvamos. Si tu solicitud es urgente, déjanos un correo electrónico en [company email address]. Gracias. Que tengas unas buenas vacaciones».

#5 Mensaje de buzón de voz divertido

Cuando hablamos de manera informal, puedes intentar utilizarel humor en tu mensaje. Este enfoque es realmente eficaz para mantener la atención de los clientes, ya que suelen estar entretenidos y quieren saber hacia dónde apuntas.

Sin embargo, evalúa si este tipo de saludo telefónico es apropiado para tu imagen de marca. Puede funcionar con las industrias creativas, pero no con las estrictamente profesionales, como las finanzas.

• EJEMPLOS: «Hola, has llamado a <tu nombre> en<nombre de la empresa>. Estamos ocupados salvando el mundo <añade lo que tu empresa hace mejor>. Si quieres saber más sobre cómo lo hacemos, por favor, déjanos tu nombre y tu número de teléfono, y nos pondremos en contacto contigo en cuanto terminemos nuestra misión. Lo cual debería ser bastante pronto. Gracias».
• «¡Hola! Te contesta el buzón de voz de <tu nombre> de<el nombre de tu empresa>. Deja tu nombre, información de contacto y la respuesta a la eterna pregunta «¿Qué fue primero, el huevo o la gallina? Quien conteste bien, recibirá una llamada. Gracias».

Ejemplos de saludos telefónicos que no se pueden usar

Ahora que te sientes inspirado por algunos mensajes de buzón de voz bien construidos, vamos a echar un vistazo a algunos fallos y haremos una lluvia de ideas sobre lo que se puede mejorar.

Ejemplo 1

“Hola llamaste a <nombre>. Deja un mensaje».

¿Por qué está mal?

Este mensaje no proporciona ninguna información relevante, aparte de tu nombre. Los clientes no tienen ni idea de lo que necesitas de ellos para hacer un seguimiento, ni de cuándo o si es posible que te pongas en contacto con ellos.

También puede sonar bastante grosero. De este modo, los clientes piensan que no te importa lo suficiente como para dar más detalles.

Ejemplo 2

«Hola, has llamado a <nombre>. Ahora mismo estoy fuera de la oficina por<razón personal> y no estaré disponible durante al menos una semana. Puedes contactar conmigo en <teléfono móvil personal o de casa> en caso de emergencia, o llama a mi asistente, <nombre>, en el <número>. De nuevo, siento mucho no haber podido atenderte. Deja un mensaje después del tono y me pondré en contacto contigo en cuanto pueda o cuando vuelva de <razón personal>.”

¿Por qué está mal?

A diferencia del anterior, este mensaje contiene demasiada información. Por mucho que quieras compartirlo, el cliente no tiene por qué saber el motivo exacto de tu ausencia si es personal. Además, intenta construir frases más cortas y coherentes y no te repitas. Aunque es importante pedir disculpas, no es necesario hacerlo dos veces.

Otro problema de este mensaje es que, aunque contiene mucha información, no dice demasiado. Frases como «al menos una semana» no tienen ningún valor. Comparte una fecha precisa o, si no estás seguro, mejor no la compartas. Basta con mencionar que llamarás lo antes posible y proporcionar el contacto en caso de mucha urgencia.

Prueba tus saludos de buzón de voz

Puede que te sientas seguro de que acabas de crear el mejor saludo de voz que está listo para dejar boquiabiertos a tus clientes. Sin embargo, a menudo los autores tienden a pasar por alto sus propios errores. Es una buena idea ensayar primero la grabación un par de veces o pedir a tu compañero de trabajo que te eche un «segundo vistazo».

Luego, una vez grabado, escucha tú mismo el saludo antes de dejar que los clientes lo escuchen. Marca el número desde un teléfono personal y espera a que te redirijan a un buzón de voz o elige dejar un mensaje. Luego, en tu sistema de llamadas, comprueba que todo funciona como debería. ¿Está disponible el mensaje?

Como paso siguiente, revisa las estadísticas de tus llamadas. Allí podrás ver cómo los clientes interactúan con tus llamadas. Por ejemplo, cuántos usuarios escuchan tus mensajes de voz y cómo responden. ¿Cuelgan con frecuencia? Si es así, tienes que pensar en cuál puede ser la razón. También puedes usar pruebas A/B con tus saludos para saber cuáles funcionan y cuáles no.

Una de las razones por las que los clientes no interactúan con tu mensaje de voz puede ser también el ruido de fondo o la baja calidad del sonido. Es necesario comprobar si la música en espera se reproduce correctamente. Si se escucha ruido de fondo, es mucho más probable que los llamantes abandonen la llamada.

Además del audio, prueba cómo funciona el contenido para tus clientes. Si a menudo no dejan toda la información que necesitas, probablemente falta algo en tu mensaje. Piensa en cómo puedes hacerlo más eficiente.

También existe la posibilidad de que el saludo telefónico de tu empresa esté anticuado. Asegúrate de que refleja tu situación actual. Por ejemplo, si tu mensaje dice que tu equipo está de vacaciones cuando ya ha pasado un mes de las Navidades, los clientes pueden considerarte poco profesional y descuidado. O, tal vez, tu horario de trabajo ha cambiado y aunque el saludo de buzón de voz dice que estás disponible a una hora determinada, en realidad hace tiempo que te fuiste.

Asegúrate de refrescar tu contenido periódicamente.

Crea los saludos telefónicos de la empresa con un sistema telefónico virtual

Si tienes problemas con los saludos de buzón de voz, no te preocupes. Hoy en día, puedes contar con un software de centro de llamadas virtual –como CloudTalk– para que te eche una mano. Con varias herramientas y funciones útiles que no puedes tener al usar un teléfono fijo, puede facilitar mucho tu trabajo y el de tu equipo de atención al cliente.

Con un sistema telefónico virtual, puedes:

• Establecer grupos específicos, según tus necesidades, y clasificar las llamadas entrantes en grupos (redirección de llamadas). Así, la persona que llame será redirigida al agente adecuado para su problema.
• Establece el horario de tu negocio dentro de la aplicación. También puedes programar que todas las llamadas y mensajes que lleguen fuera del horario laboral se redirijan a un número determinado.
• Graba todas las llamadas para poder analizarlas posteriormente.

Utilizando herramientas como Cloudtalk, también puedes configurar tantos saludos telefónicos profesionales personalizados como desees y programar cuándo quieres que se reproduzca cada uno.

Además de los mencionados anteriormente, los sistemas telefónicos virtuales te permiten preparar otros tipos de mensajes, por ejemplo

• Saludo de bienvenida – un mensaje de voz estándar que los clientes oirán cuando llamen a un centro de llamadas.
• Respuesta de Voz interactiva– un menú fácil de usar que proporciona información relevante a las personas que llaman o les ayuda a elegir el agente/departamento adecuado para un determinado asunto.

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