By S. Lucido-Balestrieri

| 24 Jul 2024

Funciones

Qué es el buzón de voz visual: Cómo funciona y por qué deberías usarlo ya

¿El buzón de voz es cosa del pasado? Aunque pueda evocar la nostalgia de las escenas televisivas de los 90 en las que los personajes dejaban innumerables mensajes sin contestar a sus enamorados, el buzón de voz sigue siendo relevante en el mundo empresarial.

De hecho, tiene ventajas como permitir que los clientes dejen constancia de su llamada y de su finalidad, ayudar a las empresas a proporcionar experiencias agradables a los clientes y garantizar que las llamadas no se queden sin contestar, unatarea que no siempre es factible.

Sin embargo, el tiempo que se tarda en escuchar los mensajes de voz sigue siendo un reto. A menudo, lo que podría transmitirse en 4 minutos se alarga hasta 10, como los largos mensajes de voz de WhatsApp.

Afortunadamente, existe el buzón de voz visual.

Con funciones como las transcripciones automáticas, la posibilidad de priorizar qué mensajes escuchar primero, o incluso visualizarlos en lugar de escuchar los mensajes de voz visualmente, han revolucionado la gestión de la comunicación.

Quédate para saber más sobre qué es el buzón de voz visual, cómo funciona y cuáles son sus ventajas.

Puntos clave:

Con el buzón de voz tradicional, te ves atrapado en un tedioso ciclo de marcar, escuchar y navegar por los mensajes uno a uno. Con el buzón de voz visual, en cambio, puedes priorizar rápidamente los mensajes urgentes y descartar los irrelevantes.
El buzón de voz visual simplifica la gestión de mensajes proporcionando transcripciones de texto. En lugar de escuchar los mensajes uno a uno, los usuarios pueden ver una lista de mensajes, leer las transcripciones e interactuar con ellos según sea necesario.
El buzón de voz visual ofrece numerosas ventajas, como una mejor priorización y organización de los mensajes. Esto no sólo mejora la experiencia del cliente al garantizar respuestas más rápidas, sino que también se integra perfectamente con los sistemas CRM para lograr interacciones personalizadas.

Qué es el buzón de voz visual: Diferencias con el buzón de voz tradicional

El buzón de voz visual es una función del teléfono que te permite interactuar con tus mensajes de voz de forma «visual», como su nombre indica.

Te permite ver todos los mensajes recibidos a la vez y escucharlos en el orden que prefieras.

Digamos que es como acceder a la bandeja de entrada de tu correo electrónico, pero para los mensajes de voz. Te permite ver la hora y la fecha en que recibes el mensaje, el número de teléfono del remitente e incluso una transcripción automática del mensaje de voz.

Esa es la esencia de lo que es el buzón de voz visual: te proporciona las herramientas para tomar el mando de tus comunicaciones de buzón de voz, haciendo que la gestión de los mensajes sea más sencilla y eficaz.

Buzón de voz vs. Buzón de voz visual: 5 diferencias

Aquí tienes un sencillo desglose que muestra en qué se diferencia el buzón de voz tradicional del visual:

Funciones

Buzón de voz tradicional

Buzón de voz visual

Acceso a mensajes

Requiere llamar a un número, introducir un PIN y escuchar los mensajes secuencialmente.

Visualiza todos los mensajes de un vistazo y accede a ellos a través de una aplicación.

Gestión de mensajes

Sólo permite escuchar los mensajes de uno en uno.

Permite clasificar, eliminar y escuchar de forma similar a los correos electrónicos.

Dispositivos compatibles

Limitado a teléfonos.

Compatible con teléfonos inteligentes, tabletas, ordenadores portátiles y PC.

Interfaz de usuario y complementos

Interfaz básica con funciones limitadas.

Interfaz intuitiva con funciones como transcripciones, búsqueda, etiquetado y organización avanzada.

Casos prácticos

Adecuado para empresas con una transformación digital mínima.

Ideal para agentes que gestionan grandes volúmenes de llamadas, ya que permite priorizar rápidamente las devoluciones de llamadas.

¿Cómo funciona el buzón de voz visual?

El Buzón de Voz Visual funciona proporcionando a los usuarios una interfaz visual para gestionar sus mensajes de voz.

Así es como suele funcionar:

Activación: En primer lugar, tienes que activarlo en tu dispositivo correspondiente y con tu proveedor de servicios.
Visualización de mensajes: Los mensajes del buzón de voz se muestran en formato de lista dentro de la interfaz visual del buzón de voz. Cada mensaje suele mostrar el número de teléfono del remitente o el nombre del contacto, junto con la fecha y la hora de la llamada.
Reproducción: Los usuarios pueden seleccionar mensajes de voz individuales para escucharlos. En lugar de escuchar los mensajes secuencialmente, como en los sistemas de buzón de voz tradicionales, los usuarios pueden elegir qué mensajes escuchar primero.
Controles de reproducción: Durante la reproducción, los usuarios tienen controles para pausar, rebobinar o avanzar rápidamente por el mensaje. También pueden borrar el mensaje o marcarlo como no leído.
Transcripción: Algunos sistemas visuales de buzón de voz incluyen una función de transcripción que convierte automáticamente los mensajes de voz en texto. Esto permite a los usuarios leer el contenido del mensaje en lugar de escucharlo o además de hacerlo.

6 ventajas de utilizar el buzón de voz visual

Profundicemos en las principales ventajas del buzón de voz visual:

#nº 1 Mejorar la priorización y la organización

Con el buzón de voz visual, puedes priorizar y organizar tus mensajes de forma más eficaz. Al ver quién dejó el mensaje, cuándo se recibió y su contenido, puedes dar prioridad a los mensajes importantes y organizarlos según tus necesidades.

#nº 2 Ahorra tiempo y aumenta la eficacia

Al elegir qué mensajes escuchar y leer, puedes revisar los más importantes y darles prioridad.

#3 Mejorar la experiencia del cliente

Como resultado de una mejor organización y del ahorro de tiempo, tus clientes reciben respuestas más rápidas y precisas. Al poder leer los mensajes de voz, no se te escapa ningún detalle que podrías pasar por alto con el buzón de voz tradicional.

#4 Integrarse perfectamente con los sistemas CRM

Las integraciones permiten a los agentes acceder a los datos de los clientes al instante y contextualizar los mensajes del buzón de voz, lo que da lugar a respuestas más personalizadas e informadas.

#5 Utiliza la transcripción visual para revisar rápidamente los mensajes

Leer los mensajes de voz transcritos permite a los agentes consumir la información más rápidamente que escuchando el audio. Esta función te ayuda a tomar decisiones más rápidamente sobre a qué mensajes responder de inmediato, en función de la urgencia de su contenido.

#6 Gestionar eficientemente el buzón de voz durante altos volúmenes de llamadas

En horas punta, el buzón de voz visual ayuda a los agentes a gestionar la afluencia de mensajes de forma más eficaz. Reduce la acumulación de mensajes de voz sin responder y mantiene unos niveles de servicio constantes, incluso cuando aumenta la demanda.

Cómo configurar tu buzón de voz visual

Configurar el buzón de voz visual puede variar en función de tu proveedor de servicios telefónicos, pero con Cloudtalk es increíblemente sencillo. Una vez instalada la aplicación, normalmente ya está todo configurado. Todo lo que tienes que hacer es personalizar los saludos del buzón de voz, las notificaciones y las reglas de gestión de llamadas para dirigir las llamadas al buzón de voz.

A continuación te explicamos cómo configurar tu buzón de voz visual con Cloudtalk:

Selecciona el número deseado para añadir el buzón de voz en tu panel de control
Añade el paso de buzón de voz al flujo de llamadas.
Elige un buzón y ajusta la configuración según sea necesario.
Guarda los cambios.

Las principales funciones del buzón de voz visual

Entre todas las características, destacan las siguientes:

Interfaz visual: Proporciona una pantalla fácil de usar que muestra los mensajes del buzón de voz en una lista, incluyendo detalles como el identificador de la llamada, la hora y la duración del mensaje, lo que facilita a los agentes la navegación y la gestión de sus buzones de voz.
Transcripción de mensajes: Convierte los mensajes de voz en texto, lo que permite a los agentes leer rápidamente el contenido de cada mensaje sin tener que escucharlo. Esto ahorra tiempo y mejora la eficacia, especialmente en periodos de mucho trabajo.
Opciones de interacción directa: Permite a los agentes devolver la llamada, enviar un mensaje o un correo electrónico al remitente directamente desde la interfaz del buzón de voz, facilitando acciones de seguimiento rápidas y sin problemas.
Notificaciones inteligentes: Avisa a los agentes de los nuevos mensajes del buzón de voz a través de llamadas o correos electrónicos, garantizando que los mensajes entrantes sean advertidos y atendidos con prontitud, aunque los agentes no estén comprobando activamente la interfaz del buzón de voz.
Correo de voz a correo electrónico: puedes incluso recibir grabaciones de mensajes de voz directamente en tu buzón de correo electrónico.

Cómo sacar el máximo partido al buzón de voz visual

Para sacar el máximo partido a tu buzón de voz visual, sigue estos consejos:

Configura correctamente tu buzón de voz visual en tu dispositivo: Esto incluye personalizar las opciones según tus preferencias.

Verifica la exactitud de las transcripciones: Esto puede ayudarte a identificar rápidamente los mensajes importantes sin tener que escucharlos.

Organiza tus mensajes: Utiliza las funciones de etiquetado, marcado como leído/no leído y archivado para organizarte mejor.

Selecciona lo que escuchas: No necesitas escuchar todos los mensajes de voz inmediatamente. Recuerda que el buzón de voz visual te permite priorizar qué mensajes escuchar en función de tu disponibilidad y necesidades.

Borra regularmente los mensajes antiguos: Al igual que con los mensajes de correo electrónico, puedes eliminar regularmente los mensajes de voz que ya no sean relevantes o necesarios.

Experimenta y ajusta: Prueba distintas funciones y ajustes de tu buzón de voz visual para encontrar la combinación que mejor se adapte a tus necesidades y hábitos de comunicación.

Personaliza tu saludo: Es importante incluir detalles como el nombre de tu empresa, el horario comercial y los pasos a seguir para que tus clientes se sientan atendidos, sobre todo si llaman fuera del horario comercial y nadie puede atenderles.

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Mejorar, Organizar y Comprometer

En un mundo en el que el tiempo es esencial, el buzón de voz visual surge como una poderosa herramienta que ofrece eficacia, organización y mejores experiencias de usuario.

Así que, tanto si eres un profesional ocupado que gestiona un gran volumen de llamadas como si eres un agente de un centro de llamadas que se esfuerza por ofrecer una asistencia excepcional, el buzón de voz visual está listo para revolucionar tu flujo de trabajo de comunicación.

¿Sabías que CloudTalk te permite revisar y responder a los mensajes entrantes directamente a través de la aplicación, e incluso te envía transcripciones del buzón de voz directamente a tu correo electrónico? Obtén más información aquí.

Preguntas frecuentes sobre el buzón de voz visual

¿Necesito un buzón de voz visual?

Si buscas una gestión eficaz del buzón de voz y soluciones para ahorrar tiempo, el buzón de voz visual es sin duda una herramienta valiosa.
Su capacidad para agilizar el proceso del buzón de voz y proporcionar un acceso rápido a los mensajes importantes lo convierte en una función indispensable.

¿Qué es un buen saludo de buzón de voz para empresas?

Un buen saludo de voz para empresas debe incorporar varias cualidades clave para dejar una impresión positiva en quienes llaman:
– Originalidad: Evita los clichés e inyecta humor o singularidad para destacar.
– Claridad: Graba en un espacio tranquilo, habla despacio y con claridad, evitando los tonos robóticos.
– Brevedad: No pases de 30 segundos para ahorrar tiempo a los interlocutores y evitar que cuelguen.
– Alegría: Sonríe mientras grabas para transmitir calidez y amabilidad.
– Profesionalidad: Considera la posibilidad de contratar actores de doblaje para obtener una calidad de primera si es necesario.

¿Cómo puedo enviar un mensaje de voz sin llamar?

Para enviar mensajes de voz sin llamar, puedes utilizar la función de soltar mensajes de voz de Cloudtalk.
Esta innovadora herramienta te permite ahorrar tiempo y mejorar la eficacia de las llamadas dejando mensajes de voz personalizados directamente en las bandejas de entrada de tus clientes potenciales con sólo pulsar un botón.
Entre las principales características de la función Voicemail Drop de Cloudtalk se incluyen:
– Un toque: Deja caer fácilmente mensajes pregrabados en las bandejas de voz de los clientes con sólo pulsar un botón, eliminando la necesidad de marcar manualmente y ahorrando un tiempo valioso.
– Personalización: Adapta tus mensajes de voz para crear una experiencia de cliente más personalizada y coherente.
Pregraba mensajes personalizados que resuenen con tu público objetivo y se alineen con los mensajes de tu marca.
– Compromiso: Aumenta el compromiso y reduce la probabilidad de que las llamadas de ventas sean rechazadas o ignoradas, asegurándote de que tu mensaje llega con eficacia.
Con Voicemail Drop, puedes enviar tu mensaje directamente al buzón de voz de tus clientes potenciales, aumentando las posibilidades de que lo escuchen y actúen en consecuencia.

¿Cómo activo el buzón de voz visual?

Para activar tu buzón de voz visual con Cloudtalk, sigue estos pasos:
1. Elige el número concreto al que adjuntar el buzón de voz desde tu panel de control.
2. Incorpora el paso del buzón de voz a tu flujo de llamadas.
3. Selecciona un buzón y personaliza los ajustes según sea necesario.
4. Guarda tus modificaciones.

¿Cuánto cuesta el buzón de voz visual?

Los costes del buzón de voz visual varían en función del proveedor de servicios y de las funciones específicas ofrecidas.
En Cloudtalk, el buzón de voz visual está incluido en todos nuestros planes; los precios están disponibles aquí.

¿Es seguro el buzón de voz visual?

El buzón de voz visual puede ser más seguro siguiendo estas precauciones:
– Elige un proveedor seguro: Opta por proveedores de servicios de buzón de voz visual reputados y conocidos por sus sólidas medidas de seguridad.
Por ejemplo, CloudTalk da prioridad a la seguridad, aplicando medidas de seguridad de nivel empresarial como protocolos de encriptación y almacenamiento seguro de datos.
Además, CloudTalk ofrece un servicio de transcripción de mensajes de voz que los convierte en texto, agilizando el proceso de gestión de los mensajes de voz de forma segura.
– Utiliza una autenticación fuerte: Establece una contraseña fuerte o un PIN para acceder a tu buzón de voz visual.
Si está disponible, activa la autenticación de dos factores para una capa adicional de seguridad.
– Cifra tu dispositivo: Utiliza las funciones de cifrado del dispositivo para salvaguardar tus mensajes de voz en caso de pérdida o robo del dispositivo.
– Sé cauteloso con la información: Evita compartir información sensible o personal en los mensajes de voz.
Sé especialmente cauteloso a la hora de compartir contraseñas, detalles financieros u otros datos confidenciales.

¿Cómo funciona el Buzón de Voz?

Voicemail Drop permite a los representantes grabar y guardar sus propios mensajes de voz.
Luego, cuando acceden a un buzón de voz, pueden elegir uno de estos mensajes pregrabados para dejárselo al cliente.
Esto hace que dejar mensajes de voz sea más rápido y personalizado, y ayuda a los equipos de ventas a responder rápidamente a las llamadas perdidas con mensajes coherentes, lo que en última instancia hace que los clientes estén más contentos y aumenta las ventas.