Qué es el buzón de voz visual: cómo funciona y por qué deberías empezar a usarlo – CloudTalk
En resumen
El buzón de voz visual es una función de los sistemas telefónicos VoIP modernos que muestra tus mensajes de voz en una lista legible, como una bandeja de entrada de correo electrónico, con transcripciones incluidas, para que puedas revisarlos, priorizarlos y responderlos sin tener que llamar y escucharlos uno a uno.
En esta guía aprenderás:
- Qué es el buzón de voz visual y en qué se diferencia del buzón de voz tradicional
- Cómo funciona realmente el buzón de voz visual, paso a paso
- Los 6 beneficios clave para los equipos de ventas, soporte y atención al cliente
- Cómo configurarlo y sacarle el máximo partido en CloudTalk
¿Es el buzón de voz cosa del pasado? Para mucha gente, es un recuerdo nostálgico de las series de televisión de los 90, en las que los personajes dejaban innumerables mensajes sin respuesta a sus amores platónicos.
No del todo: los sistemas de buzón de voz visual actuales convierten los mensajes perdidos en tareas prácticas. Para los equipos de ventas y soporte que gestionan un gran volumen de llamadas, el buzón de voz visual es un puente de productividad vital que transforma los archivos de audio estáticos en un flujo de trabajo dinámico y gestionable. Veamos cómo te ayuda a ahorrar tiempo y a ofrecer una experiencia de cliente más fluida.
Deja de llamar para consultar tus mensajes de voz
¿Qué es el buzón de voz visual?
El buzón de voz visual es una función de los modernos sistemas telefónicos VoIP que muestra tus mensajes de voz en una lista visual y legible en lugar de obligarte a llamar y escucharlos en orden. Gestionas y escuchas tus mensajes de voz de la misma manera que revisas tu bandeja de entrada de correo electrónico.
Esto es mucho más rápido que llamar a un número y escuchar cada mensaje uno a uno, sobre todo porque los mensajes de voz se pueden transcribir automáticamente a texto para una lectura rápida. Puedes ver de un vistazo qué mensajes son los más importantes.
A diferencia de un sistema telefónico multilínea tradicional, puedes acceder al buzón de voz visual a través de un ordenador o un smartphone, desde cualquier lugar del mundo. También puedes acceder a ellos a través de plataformas de comunicación como Slack con soluciones como CloudTalk, que cuentan con integraciones fluidas.
Aclaración clave:
El buzón de voz visual es un formato de entrega; los mensajes en sí siguen siendo mensajes de voz. La diferencia radica en cómo interactúas con ellos: leyendo, escaneando y seleccionando en lugar de llamar y escuchar de manera secuencial.
Buzón de voz tradicional frente a buzón de voz visual: ¿cuál es la diferencia?
A continuación, te mostramos una comparativa rápida entre el buzón de voz tradicional y el buzón de voz visual:
| Función | Buzón de voz tradicional | Buzón de voz visual |
|---|---|---|
| Acceso a los mensajes | Llamar y escuchar en orden | Ver y seleccionar mensajes de una lista |
| Gestión de mensajes | Escuchar cada mensaje uno a uno | Priorizar, eliminar u organizar mensajes |
| Compatibilidad de dispositivos | Limitado a teléfonos | Compatible con smartphones, tablets y ordenadores |
| Interfaz de usuario | Básica y lenta | Intuitiva, con transcripciones y más |
| Integración | Limitado a sistemas de solo buzón de voz | Se integra con sistemas CRM para interacciones personalizadas |
¿Cómo funciona el buzón de voz visual?
El buzón de voz visual funciona ofreciendo a los usuarios una interfaz visual y sencilla para gestionar sus mensajes de voz. Así es como funciona habitualmente:
- Activación: Primero, lo activas en tu dispositivo y con tu proveedor de servicios.
- Visualización de mensajes: Los mensajes se muestran claramente en una lista con detalles clave como el número del remitente y la hora de recepción, junto con una transcripción.
- Reproducción: Los usuarios pueden seleccionar mensajes de voz individuales para escucharlos, sin necesidad de seguir un orden.
- Controles de reproducción: Pausa, retrocede o avanza rápidamente en cualquier mensaje.
- Transcripción: Muchos servicios de buzón de voz visual ofrecen transcripción automática, para que puedas leer el mensaje en lugar de escucharlo.
¿Cuáles son las ventajas del buzón de voz visual?
El buzón de voz visual beneficia a todo tipo de equipos de cara al cliente. Los representantes de ventas y los agentes de los centros de llamadas pueden realizar varias tareas a la vez y atender otras consultas mientras revisan los mensajes, lo que aumenta la productividad general y reduce los tiempos de inactividad.
Veamos en detalle las seis ventajas clave.
1. Mejor priorización y organización
El buzón de voz visual te permite ver de un vistazo quién ha dejado un mensaje y de qué trata, para que puedas priorizar las llamadas importantes sin perder tiempo en las que no son relevantes.
2. Ahorro de tiempo y mayor eficiencia
Lee las transcripciones o escucha los mensajes en el orden que prefieras, reduciendo el tiempo que dedicas a gestionar el buzón de voz.
3. Mejor experiencia del cliente
Unos tiempos de respuesta más rápidos y una mejor organización se traducen en un mejor servicio de atención al cliente, al tiempo que reducen el tiempo dedicado a las tareas administrativas.
4. Integración fluida con el CRM
Las integraciones con CRM permiten a los agentes acceder al instante a los datos de los clientes y contextualizar los mensajes de voz, lo que da lugar a respuestas más personalizadas e informadas.
5. Toma de decisiones más rápida gracias a la transcripción
La transcripción automática te permite leer rápidamente el asunto de un mensaje de voz para evaluar su urgencia y elegir la respuesta adecuada.
6. Gestión más sencilla de grandes volúmenes de llamadas
Durante las horas punta, el buzón de voz visual ayuda a los agentes a gestionar la entrada de mensajes de forma más eficiente. Reduce la acumulación de mensajes de voz pendientes y mantiene unos niveles de servicio constantes, incluso bajo una mayor demanda.
¿Cómo se configura el buzón de voz visual?
Configurar el buzón de voz visual es muy sencillo. Para los usuarios de CloudTalk, basta con instalar la aplicación y personalizar la configuración del buzón de voz. Elige tus preferencias de buzón, grabación y notificaciones (correo electrónico, SMS). A continuación, podrás acceder a los mensajes y gestionarlos a través de la aplicación de buzón de voz visual en dispositivos móviles o mediante el ordenador.
También puedes personalizar los flujos de llamadas para desviar cada mensaje de voz al agente o departamento adecuado. En un centro de llamadas con mucha actividad, esto garantiza que cada mensaje llegue a la persona idónea.
¿Cuáles son las funciones principales del buzón de voz visual?
Estas son las funciones más destacadas que hacen que valga la pena adoptar el buzón de voz visual, y por qué cada una de ellas es importante para un equipo de atención al cliente.
- Interfaz visual: Muestra los mensajes de voz en una lista con el identificador de llamadas virtual, la hora y la duración del mensaje, para que los agentes puedan navegar y gestionar los mensajes de voz con rapidez.
- Transcripción de llamadas: Convierte los mensajes de voz en texto para que los agentes puedan leerlos sin tener que escucharlos, lo que ahorra tiempo durante los periodos de mayor actividad.
- Opciones de interacción directa: Los agentes pueden realizar una devolución de llamada, enviar un mensaje o un correo electrónico al remitente directamente desde la interfaz del buzón de voz para un seguimiento rápido.
- Notificaciones inteligentes: Alertas a través de llamadas o correo electrónico para que los nuevos mensajes se detecten y atiendan de inmediato.
- Buzón de voz por correo electrónico: Recibe las grabaciones de los mensajes de voz directamente en tu bandeja de entrada.
Ahorra tiempo en las consultas entrantes de los clientes
Cómo sacar el máximo partido al buzón de voz visual
Para aprovechar al máximo tu buzón de voz visual, sigue estos consejos:
- Configura tu buzón de voz visual correctamente en tu dispositivo: Personaliza las opciones según tus preferencias.
- Verifica la precisión de las transcripciones: Identifica rápidamente los mensajes importantes sin necesidad de escucharlos.
- Organiza tus mensajes: Utiliza el etiquetado, la marca de leído/no leído y el archivado para mantener la bandeja de entrada al día.
- Selecciona lo que escuchas: No necesitas escuchar todos los mensajes de voz de inmediato; prioriza según la disponibilidad y las necesidades.
- Elimina periódicamente los mensajes antiguos: Al igual que con el correo electrónico, elimina los mensajes de voz que ya no sean relevantes.
- Experimenta y ajusta: Prueba diferentes funciones y configuraciones para encontrar la combinación que mejor se adapte a tu flujo de trabajo.
- Personaliza tu saludo: Incluye el nombre de tu empresa, el horario comercial y los pasos a seguir para que los clientes se sientan atendidos, sobre todo si llaman fuera del horario comercial.
Prepárate para crecer con el buzón de voz visual
Según un informe de McKinsey de 2024, el 57 % de los líderes de experiencia del cliente prevén que el volumen de llamadas aumentará un 20 % en los próximos dos años.¹
La conclusión es sencilla: los mensajes de voz no van a desaparecer a corto plazo. Pero eso no significa que tengas que pasar horas clasificándolos.
El buzón de voz visual te permite ver, editar y organizar los mensajes de voz de forma que maximices la productividad y la experiencia del cliente. Una plataforma de comunicación VoIP como CloudTalk no solo ofrece buzón de voz visual, sino que incluye funciones como la Respuesta de voz interactiva (IVR) para reducir los tiempos de espera y aumentar las tasas de resolución en la primera llamada.
Capacita a tu equipo de ventas para que se centre en lo que realmente importa
Fuentes:
- 01McKinsey — Where is customer care in 2024
Preguntas frecuentes
Si buscas una gestión eficiente del buzón de voz, el buzón de voz visual es una herramienta de un valor incalculable. Su capacidad para ofrecer un acceso rápido a los mensajes importantes te ayuda a mejorar la experiencia del cliente y a ahorrar tiempo.
Un buen saludo dura menos de 30 segundos, suena cálido y claro, e incluye el nombre de tu empresa, el horario comercial y los siguientes pasos a seguir. Consulta nuestros 5 saludos profesionales de buzón de voz para empresas para ver ejemplos listos para usar.
Utiliza el Buzón de voz pregrabado de CloudTalk para enviar mensajes grabados previamente con un solo clic, sin tonos de llamada ni esperas. Es ideal para los equipos de ventas salientes, ya que permite a los agentes dejar un mensaje personalizado en el momento en que salta el buzón de voz en lugar de repetir siempre el mismo guion.
Los costes del buzón de voz visual varían según el proveedor de servicios y las funciones. Con CloudTalk, el buzón de voz visual está incluido en todos los planes; consulta los precios actuales.
El Buzón de voz pregrabado permite a los agentes grabar y guardar sus propios mensajes para el buzón de voz. Cuando salta un contestador, pueden seleccionar un mensaje pregrabado para dejárselo al cliente. Esto hace que dejar mensajes en el buzón de voz sea más rápido y personalizado, y ayuda a los equipos de ventas a responder rápidamente a las llamadas perdidas con mensajes coherentes, lo que en última instancia aumenta la satisfacción del cliente y potencia las ventas.
