El coste oculto del software no escalable: puedes perder hasta un 28% de tus ingresos

Un estudio realizado por McKinsey descubrió que la falta de soluciones de software escalables podría costar a las empresas entre un 8% y un 28% en pérdidas de ingresos.

En pocas palabras: si tu software no crece contigo, tu empresa sufrirá consecuencias a largo plazo, como pérdida de ingresos, mayor carga de trabajo, pérdida de tiempo, pérdida de motivación y mucho más. De hecho, sólo un 5% de pérdida de clientes puede reducir tu rentabilidad hasta un 50%.

Déjanos guiarte sobre lo que debes evitar y cómo encontrar un software que se adapte a las necesidades de tu empresa sin perder ingresos. ⬇️

El coste de más de 10.000 dólares de cambiar de software

Cambiar a otro software cuesta más que el precio inicial de la nueva solución. A menudo, hay cargos ocultos que muchas empresas no tienen en cuenta.

Según datos internos de CloudTalk, las empresas pueden perder 10.000 dólares de ingresos de media en menos de un día laborable(!), simplemente debido al tiempo de inactividad causado por el cambio. Y, dependiendo del software y del tipo de tu empresa, puede afectar a tu trabajo durante semanas.

Muchas empresas apenas están preparadas para adquirir nuevo software: según Finances Online, sólo el 36% de las empresas tradicionales destinan dinero a software. Y por si fuera poco, la investigación muestra que en 2023, una empresa media utilizará hasta 130 soluciones SaaS – ¡y a menudo están interconectadas!

Con un ecosistema de software tan amplio, cambiar de una solución a otra realmente puede sumar y contribuir significativamente a tu gasto total.

Lo innegable: Los costes directos de cambiar de software

Un cambio directo a una nueva plataforma de software B2B puede costar inmediatamente a las empresas entre 500 y 10.000 dólares de media, según el tipo de software y el tamaño de la empresa.

Esta suma tiene en cuenta los gastos inmediatos, como la cuota mensual o anual de afiliación, las adquisiciones de licencias y los costes de las funciones adicionales.

Además, los gastos relacionados con la infraestructura, como la compra de nuevo hardware o la adición de números de teléfono, pueden inflar esta cifra otro 10-20%.

Los sifones silenciosos: los costes ocultos pueden reducir la productividad un 20%.

Puede resultar obvio que tienes que tener en cuenta el tiempo de inactividad dedicado a configurar un nuevo sistema, migrar la información, etc., lo que ya puede hacerte perder ingresos e incluso dinero.

Pero, además de eso, también tienes que tener en cuenta el tiempo que tu equipo necesitará para aprender a utilizar la nueva solución, en lugar de dedicar ese tiempo a atender a clientes potenciales.

Un estudio de Harvard Business Review indica que la productividad puede disminuir hasta un 20% al cambiar de software.

Esto puede conducir a una disminución de la satisfacción del cliente y de la rotación, reduciendo aún más tu MRR.

Duplica el ROI con una solución de software preparada para el futuro

La escalabilidad va más allá del mero ahorro de costes y tiempo, contribuyendo directamente a la retención de clientes y a la eficacia operativa.

Ten en cuenta las posibles pérdidas durante el tiempo de inactividad al pasar de una solución de software a otra.

Según el 98% de las empresasuna simple hora de inactividad puede costar más de 100.000 dólares. Incluso las empresas bien establecidas sufren estas pérdidas: Apple perdió unos 25 millones de dólares durante una interrupción de 12 horas en 2015, y Facebook sufrió una pérdida de casi 90 millones de dólares en sólo 14 horas en 2019.

Pero sigue siendo un precio pequeño comparado con lo que pagó Delta en 2016: ¡150 millones de dólares durante cinco horas de inactividad!

Los estudios sugieren que esto puede costar a las empresas entre 5.600 y 9.000 dólares por minutopero en el caso de las grandes empresas, esta cifra puede llegar a los 300.000 $ de ingresos. Si eres como la mayoría de las empresas, sencillamente no puedes permitírtelo, y una transición fluida entre programas informáticos rara vez es una opción viable.

El poder de la familiaridad: Aumentar la productividad y la retención

Piensa en lo mucho más productivos que pueden ser tus empleados si están realmente familiarizados con una solución.

No necesitan dedicar tiempo a descubrir nuevas funciones, así que pueden centrarse en lo que realmente importa para tu cuenta de resultados.

Unos trabajadores más productivos proporcionan un servicio de alta calidad y puntual, lo que mejora la experiencia y satisfacción de tus clientes.

Las investigaciones han demostrado que sólo un aumento del 5% en la retención de clientes puede aumentar tus beneficios en un hasta un 125%..

Métricas aún más significativas si se tiene en cuenta que captar un nuevo cliente cuesta hasta cinco veces más que retener a uno existente.

Evidentemente, es más factible mantener a bordo a tus clientes satisfechos que persuadir a los clientes potenciales para que inviertan su confianza en ti.

Una lección de las startups de crecimiento rápido: Elegir un software que crezca contigo

Mientras nos enfrentábamos a nuestros propios retos con el CRM y el software de transcripción, aprendimos mucho sobre la diferencia que puede suponer elegir un software adaptable. No se trata de los típicos consejos superficiales: se basan en la experiencia práctica y están diseñados para ofrecer un valor real y práctico.

Vamos a sumergirnos:

1. Profundiza en las necesidades internas:
   
   Antes incluso de empezar a buscar soluciones, reúne a representantes de todos los equipos que vayan a utilizar el software y pídeles que te detallen sus funciones imprescindibles. Este enfoque centrado en el usuario garantiza que el software que elijas satisfaga las necesidades operativas reales, en lugar de las percibidas. Por ejemplo, nuestro equipo de ventas desempeñó un papel fundamental en el proceso de elección de nuestro propio software CRM.
2. Comprueba la compatibilidad global:
   
   Asegúrate de que el software que elijas ofrezca una funcionalidad coherente en todos los países, sobre todo si tienes un equipo remoto o distribuido. ¿Viene con funciones específicas para cada región? ¿Hay problemas de licencias en determinados países? Estos fueron factores muy importantes para nosotros cuando ampliamos nuestro equipo internacionalmente.
3. Pilota antes de comprar:
   
   Cuando hayas preseleccionado soluciones de software, ponlas a prueba. La experiencia práctica te dirá más que cualquier argumento de venta. Durante nuestra búsqueda de software de transcripción, dos herramientas parecían idénticas sobre el papel. Sin embargo, una superó claramente a la otra en las pruebas reales. Si hubiéramos comprado la solución antes de probarla primero, podríamos haber acabado con una solución inadecuada.
4. Exige una integración profunda:
   
   Una solución de software puede ser perfecta, pero si no puede integrarse con tu ecosistema actual, será más un obstáculo que una ayuda. Averigua si el software tiene API abiertas o integraciones nativas con las herramientas en las que ya confía tu empresa, y asegúrate de que hay una persona con los conocimientos necesarios para instalar correctamente estas conexiones.
5. Busca apoyo práctico:
   
   No te limites a comprobar si la empresa de software que has elegido tiene una línea de ayuda 24 horas al día, 7 días a la semana. ¿Cuál es su tiempo de respuesta, es decir, su SLA? ¿Ofrecen gestores de cuentas dedicados? Durante nuestro cambio de CRM, el equipo proactivo de atención al cliente del proveedor fue inestimable para facilitarnos la transición.
6. Asegúrate de que la Evolución está en su ADN:
   
   Investiga el historial del proveedor de software. ¿Han desarrollado sistemáticamente funciones que se adapten al crecimiento o la evolución de las empresas? Una hoja de ruta del producto o un historial de actualizaciones significativas es una señal positiva. También puedes leer opiniones reales en sitios como Capterra y G2, que pueden darte más datos a tener en cuenta a la hora de decidirte por una solución.

El poder de la escalabilidad en acción

Llegados a este punto, comprendes el papel fundamental que desempeña la escalabilidad, no sólo para acomodar el crecimiento, sino para hacer frente a demandas y retos siempre cambiantes.

Al igual que la calidad de las llamadas influye en la fidelidad de los clientes, la capacidad de una empresa para escalar repercute directamente en su sostenibilidad y éxito.

¿Necesitas ejemplos del mundo real?

Están por todas partes.

Tomemos como ejemplo algunos de nuestros clientes. Boataround superó los obstáculos de la comunicación global; Valutico amplió su huella global con facilidad; y CoachHub expandió su alcance por todos los continentes. Son algo más que historias de éxito: son la prueba viviente de las ventajas de una solución verdaderamente escalable.

En palabras del director general de Boataround: “CloudTalk ha crecido en nosotros desde el primer momento. Forma parte de nuestro flujo de trabajo diario. Todo el mundo en la empresa encuentra usos para él, desde ventas a soporte u onboarding”.

Cuando traces el futuro de tu empresa, recuerda: la escalabilidad no es una opción, sino un imperativo para el éxito duradero.

Así que…