El coste oculto del software no escalable: puedes perder hasta un 28% de tus ingresos
Un estudio realizado por McKinsey reveló que la falta de soluciones de software escalables podría costar a las empresas entre un 8% y un 28% en pérdidas de ingresos.
En pocas palabras: si tu software no crece contigo, tu empresa sufrirá consecuencias a largo plazo, como pérdida de ingresos, mayor carga de trabajo, pérdida de tiempo y desmotivación, entre otras. De hecho, un simple incremento del 5% en la pérdida de clientes puede reducir tu rentabilidad hasta en un 50%.
Permítenos guiarte sobre qué debes evitar y cómo encontrar un software que se adapte a las necesidades de tu negocio sin perder ingresos. ⬇️
El coste de más de €10.000 de cambiar de software
Cambiar a un software diferente cuesta más que el precio inicial de la nueva solución. A menudo, existen cargos ocultos que muchas empresas no tienen en cuenta.
Según datos internos de CloudTalk, las empresas pueden perder una media de €10.000 de ingresos en menos de una jornada laboral (!), simplemente debido al tiempo de inactividad causado por el cambio. Y, dependiendo del software y del tipo de negocio, esto puede afectar a tu trabajo durante semanas.
Pocas empresas están realmente preparadas para adquirir nuevo software: según Finances Online, solo el 36% de las empresas tradicionales destinan presupuesto para software. Y para colmo, las investigaciones muestran que en 2023, una empresa media utiliza hasta 130 soluciones SaaS, ¡y a menudo están interconectadas!
Con un ecosistema de software tan amplio, cambiar de una solución a otra puede salir muy caro y aumentar significativamente tus gastos generales.
Lo inevitable: costes directos de cambiar de software
Un cambio directo a una nueva plataforma de software B2B puede costar inmediatamente a las empresas entre €500 y €10.000 de media, dependiendo del tipo de software y del tamaño de la empresa.
Esta suma incluye gastos inmediatos como la cuota de suscripción mensual o anual, la adquisición de licencias y los costes de funciones adicionales.
Además, los gastos relacionados con la infraestructura, como la compra de hardware nuevo o la adquisición de números de teléfono, pueden inflar esta cifra en otro 10-20%.
La fuga silenciosa: los costes ocultos pueden reducir la productividad en un 20%
Puede parecer obvio que hay que tener en cuenta el tiempo de inactividad dedicado a configurar un nuevo sistema, migrar la información y tareas similares, lo que ya de por sí puede hacerte perder ingresos e incluso dinero.
Pero además de eso, también debes tener en cuenta el tiempo que tu equipo necesitará para aprender a utilizar la nueva solución, en lugar de dedicar ese tiempo a atender a clientes potenciales.
Un estudio de Harvard Business Review indica que la productividad puede caer hasta un 20% al cambiar de software.
Esto puede provocar una disminución de la satisfacción del cliente y un aumento de la pérdida de clientes (churn), lo que reduce aún más tus ingresos mensuales recurrentes (MRR).
Duplica el ROI con una solución de software a prueba de futuro
La escalabilidad va más allá del mero ahorro de costes y tiempo, ya que contribuye directamente a la retención de clientes y a la eficiencia operativa.
Considera las pérdidas potenciales durante el tiempo de inactividad al hacer la transición entre soluciones de software.
Según el 98% de las empresas, una sola hora de inactividad puede costar más de €100.000. Incluso las empresas consolidadas sufren estas pérdidas: Apple perdió unos €25 millones durante una interrupción de 12 horas en 2015, y Facebook registró una pérdida de casi €90 millones en solo 14 horas en 2019.
Pero eso sigue siendo un precio pequeño comparado con lo que pagó Delta en 2016: ¡€150 millones durante cinco horas de inactividad!
Los estudios sugieren que esto puede costar a las empresas entre €5.600 y €9.000 por minuto, pero en el caso de las grandes empresas, esta cifra puede llegar a los €300.000 en ingresos. Si eres como la mayoría de las empresas, sencillamente no puedes permitírtelo, y una transición fluida entre softwares rara vez es una opción viable.
El poder de la familiaridad: impulsar la productividad y la retención
Piensa en cuánto más productivos pueden ser tus empleados si están realmente familiarizados con una solución.
No necesitan perder tiempo intentando entender nuevas funciones, por lo que pueden centrarse en lo que realmente importa para tus resultados.
Los trabajadores más productivos ofrecen un servicio oportuno y de alta calidad, lo que mejora la experiencia y la satisfacción de tus clientes.
Las investigaciones han demostrado que solo un incremento del 5% en la retención de clientes puede aumentar tus beneficios hasta en un 125%.
Esta métrica adquiere aún más relevancia si se tiene en cuenta que adquirir un nuevo cliente cuesta hasta cinco veces más que retener a uno existente.
Evidentemente, es mucho más viable mantener a bordo a tus clientes satisfechos que convencer a los clientes potenciales de que depositen su confianza en ti.
Una lección de las startups de rápido crecimiento: elegir un software que crezca contigo
A medida que superábamos nuestros propios retos con el CRM y el software de transcripción, aprendimos mucho sobre la gran diferencia que puede marcar la elección de un software adaptable. Y no se trata de los típicos consejos superficiales: se basan en la experiencia práctica y están pensados para ofrecer un valor real y práctico.
Vamos a verlos:
- Inmersión profunda en las necesidades internas:
Antes de empezar a buscar soluciones, reúne a representantes de cada equipo que vaya a utilizar el software y pídeles que detallen las funciones indispensables. Este enfoque centrado en el usuario garantiza que cualquier software que elijas responderá a necesidades operativas reales, y no a las percibidas. Por ejemplo, nuestro equipo de ventas desempeñó un papel fundamental en el proceso de elección de nuestro propio software de CRM. - Comprueba la compatibilidad global:
Asegúrate de que el software que elijas ofrezca una funcionalidad uniforme en todos los países, especialmente si tienes un equipo remoto o distribuido. ¿Viene con funciones específicas para cada región? ¿Existe algún problema de licencias en determinados países? Estos fueron factores muy importantes para nosotros cuando ampliamos nuestro equipo a nivel internacional. - Haz una prueba piloto antes de comprar:
Una vez que hayas seleccionado las soluciones de software, pruébalas. La experiencia práctica te dirá más de lo que cualquier discurso de ventas pueda ofrecer. Durante nuestra búsqueda de software de transcripción, dos herramientas parecían idénticas sobre el papel. Sin embargo, una superó claramente a la otra durante las pruebas en el mundo real. Si hubiéramos comprado la solución antes de probarla primero, habríamos acabado con una solución inadecuada. - Exige una integración profunda:
Una solución de software puede ser perfecta, pero si no puede integrarse con tu ecosistema actual, será más un obstáculo que una ayuda. Averigua si el software tiene API abiertas o integraciones nativas con las herramientas en las que ya confía tu empresa, y asegúrate de que hay una persona con los conocimientos necesarios para instalar estas conexiones correctamente. Por ejemplo, si tu empresa utiliza la búsqueda inversa de imágenes para tareas como la verificación de contenidos, la protección de derechos de autor o la coincidencia de imágenes de comercio electrónico, tu nuevo software debería permitir una integración fluida con esas herramientas. De lo contrario, corres el riesgo de interrumpir flujos de trabajo clave y perder funcionalidades críticas. - Busca soporte práctico y personalizado:
No te limites a comprobar si la empresa de software elegida tiene una línea de asistencia 24/7. ¿Cuál es su tiempo de respuesta (es decir, el SLA)? ¿Ofrecen gestores de cuentas dedicados? Durante nuestro cambio de CRM, el equipo proactivo de éxito del cliente del proveedor fue de un valor incalculable para facilitar nuestra transición. - Asegúrate de que la evolución está en su ADN:
Investiga la trayectoria del proveedor de software. ¿Ha lanzado de forma constante funciones que se adaptan a empresas en crecimiento o en evolución? Una hoja de ruta del producto o un historial de actualizaciones significativas es una señal positiva. También puedes leer reseñas reales en sitios como Capterra y G2, que pueden aportarte más datos a tener en cuenta a la hora de decidirte por una solución.
El poder de la escalabilidad en acción
A estas alturas, ya comprendes el papel fundamental que desempeña la escalabilidad, no solo para dar cabida al crecimiento, sino para responder a las demandas y desafíos en constante evolución.
Al igual que la calidad de las llamadas influye en la fidelidad de los clientes, la capacidad de una empresa para escalar repercute directamente en su sostenibilidad y éxito.
¿Necesitas ejemplos del mundo real?
Están por todas partes.
Fíjate en algunos de nuestros clientes. Boataround superó los obstáculos de la comunicación global; Valutico amplió su presencia global con facilidad; y CoachHub expandió su alcance en varios continentes. Son algo más que casos de éxito: son la prueba viviente de las ventajas de una solución verdaderamente escalable.
Como dijo el CEO de Boataround: «CloudTalk nos ha conquistado desde el primer momento. Forma parte de nuestro flujo de trabajo diario. Todos en la empresa le encuentran utilidad, desde ventas hasta soporte o incorporación».
A la hora de trazar el futuro de tu negocio, recuerda: la escalabilidad no es una opción, es un imperativo para el éxito duradero.
Así que...
