Más de 35 guiones para tu operador automático que cautivarán a tus clientes

¿Te gustaría que tus clientes recuerden su primera interacción con tu empresa como algo agradable y profesional, pero no tienes agentes suficientes para responder a todas las llamadas? ¡Es hora de invertir en un operador automático! 

Los mensajes del operador automático guían a las personas que llaman a través del sistema telefónico y les proporcionan la información que necesitan de forma rápida y eficaz. 

Un sistema telefónico con operador automático transfiere a los usuarios a una extensión sin necesidad de intervención humana. Puedes pensar en ellos como recepcionistas virtuales. 

Los departamentos de atención al cliente de los centros de llamadas suelen confiar en ellos para ofrecer una experiencia fluida y sin complicaciones. 

Llevar a los clientes del punto A al punto B con rapidez es imprescindible cuando no tienen paciencia y buscan soluciones rápidas a sus problemas. Los guiones del operador automático se pueden, y de hecho se deben, personalizar para diferentes casos de uso, como servicio técnico, reservas, mantenimiento y otros. Este artículo te proporcionará una lista de plantillas de guiones de operador automático que puedes incorporar a los flujos de trabajo de tu centro de llamadas. 

Los siguientes ejemplos creativos te ayudarán a mejorar la eficiencia de tus agentes al distribuir el trabajo y dirigir a los clientes directamente a las personas adecuadas.

Mensajes de operador automático para diferentes casos de uso

Puedes configurar varios mensajes para guiar a las personas que llaman a los distintos departamentos de tu empresa. Pero eso no es todo. También puedes diseñar buzones de voz e incluso mensajes para cuando estés fuera del horario comercial.

Veamos algunos ejemplos.

Operador automático 

Guion 1 - Menú general de Respuesta de voz interactiva #1

Gracias por llamar a (Nombre de la empresa).

Por favor, selecciona una de las siguientes opciones del menú.

Para atención al cliente, pulsa 1.

Para información de ventas y productos, pulsa 2.

Para contabilidad y pagos, pulsa 3.

Para recursos humanos, pulsa 4.

Para hablar con un operador, pulsa 0.

Para repetir este menú, pulsa la tecla asterisco.

Guion 2 - Menú general de Respuesta de voz interactiva #2

Gracias por llamar a (Nombre de la empresa).

Nos esforzamos por ayudar a empresas como la tuya a navegar por los cambios en el mundo de la tecnología.

Para poder ayudarte mejor, selecciona una de las siguientes opciones del menú.

Soporte técnico: pulsa 1.

Departamento de facturación y pagos: pulsa 2.

Para ponerte en contacto con uno de los asesores de (Nombre de la empresa): pulsa 3.

Para repetir este menú: pulsa asterisco.

Guion 3 - Menú general de Respuesta de voz interactiva #3

Bienvenido a (Nombre de la empresa), tu primera opción para los mejores servicios de diseño mecánico e ingeniería.

Si conoces la extensión de 3 dígitos que deseas, puedes introducirla en cualquier momento durante este mensaje.

Para hablar con uno de nuestros representantes de ventas, pulsa 1,

Para atención al cliente, pulsa 2,

Para desarrollo técnico, pulsa 3,

Para dejar un mensaje en el buzón de voz general, pulsa 4.

Gracias por llamar, y no olvides visitar nuestro sitio web en www.example.com. 

Guion 4 - Menú para conectar con un especialista

Gracias por llamar a las oficinas administrativas de (Nombre de la empresa).

Si conoces la extensión del departamento con el que quieres hablar, puedes introducirla ahora. De lo contrario, puedes elegir una de las siguientes opciones:

Para preguntas sobre pagos y facturación, pulsa 1.

Para contabilidad, pulsa 2.

Para nóminas y recursos humanos, pulsa 3.

Para acreditación de médicos, pulsa 4. 

Para comunicarte con Jane Smith, nuestra directora ejecutiva, pulsa 5.

Para comunicarte con John Doe, nuestro asistente administrativo, pulsa 6.

Para escuchar estas opciones de nuevo, pulsa la tecla asterisco.

Para conocer la ubicación de nuestras oficinas e información sobre teléfonos y fax, visita nuestro sitio web en www.CompanyURL.com.

Gracias.

Guion 5 - Menú de consultas de información

Gracias por llamar a nuestra empresa hoy.

Para obtener información detallada sobre las ubicaciones de nuestra empresa, los servicios prestados y el horario de atención, visita nuestro sitio web en www.website.com

Para consultas de facturación, pulsa 1.

Para hablar con alguien en una de nuestras sucursales en 

• Nueva York, pulsa 2.
• Los Ángeles, pulsa 3.
• Miami, pulsa 4.
• Chicago, pulsa 5.

Para escuchar estas opciones de nuevo, pulsa 9 o permanece a la espera y alguien te atenderá en breve. 

Mensajes de buzón de voz

Supongamos que todos tus agentes están ocupados atendiendo llamadas y la cola es bastante larga. Da a tus clientes la oportunidad de dejar un mensaje en el buzón de voz o de ponerse en contacto contigo a través de otros canales.

En tal caso, es beneficioso programar un operador automático de manera que pueda guiar a los usuarios durante el proceso:

Guion 6 - Los agentes están ocupados #1

Gracias por llamar a (Nombre de la empresa).

Lamentablemente, el tiempo de espera estimado para hablar con un agente de este departamento supera los 30 minutos.

Por favor, deja tu nombre, número de teléfono y un breve mensaje. Intentaremos devolverte la llamada lo antes posible.

Gracias de nuevo por llamar. ¡Que tengas un día fantástico! 

Guion 7 - Los agentes están ocupados #2

Hola, bienvenido a (Nombre de la empresa) y gracias por tu llamada. 

Lamentablemente, todos nuestros agentes están ocupados en este momento. Sin embargo, puedes dejar un mensaje en el buzón de voz y alguien se pondrá en contacto contigo muy pronto. 

Disculpa las molestias. ¡Esperamos estar en contacto pronto!

Guion 8 - Los agentes están ocupados #3

Hola, aquí (Nombre de la empresa). Gracias por elegirnos. 

En este momento ninguno de nuestros agentes está disponible. Por favor, deja un mensaje en el buzón de voz o intenta llamar de nuevo más tarde. Alternativamente, visita nuestro sitio web en www.company.com y chatea con uno de nuestros asesores online. ¡Muchas gracias!

Guion 9 - Opciones de contacto alternativas 

Gracias por llamar a (Nombre de la empresa),

Lamentablemente, todos nuestros agentes de atención al cliente están ocupados atendiendo a otros usuarios.

Por favor, deja un mensaje y te devolveremos la llamada muy pronto.

También puedes enviarnos una solicitud de asistencia visitando nuestro sitio web en www.company.com o enviando un correo electrónico a customersupport@company.com.

¡Gracias por llamar y esperamos hablar contigo pronto!

Guion 10 - Grabar un mensaje de buzón de voz a través del menú interactivo

Has contactado con el buzón de voz de (Nombre de la empresa).

Al escuchar la señal, indica tu nombre, número de teléfono y un breve mensaje explicando el motivo de tu llamada. Alguien de nuestra empresa te devolverá la llamada lo antes posible. ¡Disculpa las molestias y que tengas un gran día!

Operadores automáticos fuera del horario comercial 

También es posible que los clientes llamen fuera de tu horario de apertura. En tales casos, necesitas un operador automático que les informe y los guíe sobre las opciones disponibles.

Debes configurar estos mensajes para cuando tu negocio esté cerrado, de modo que el teléfono no se limite a sonar o a emitir un tono de ocupado si alguien llama durante estas horas. Estos guiones también permitirán a tus clientes saber que estás cerrado y les indicarán cómo ponerse en contacto contigo por vías alternativas.

Echa un vistazo a nuestros ejemplos recomendados:

Guion 11 - Sugerir el contacto a través del sitio web

Gracias por llamar a (Nombre de la empresa) hoy. 

Nuestra oficina está cerrada actualmente.

Por favor, deja un mensaje o ponte en contacto con nosotros a través del chat de nuestro sitio web en www.example.com

¡Muchas gracias y que tengas un gran día!

Guion 12 - Sugerir dejar un mensaje de voz

Hola, has contactado con (Nombre de la empresa).

Estás llamando fuera de nuestro horario comercial, que es de lunes a jueves de 8:00 a 16:30 y los viernes de 9:00 a 16:00.

Si tienes una consulta urgente, deja un mensaje en el buzón de voz y nos pondremos en contacto contigo lo antes posible. ¡Gracias!

Guion 13 - Grabar un mensaje en el buzón de voz a través del menú interactivo #1

Gracias por llamar a (Nombre de la empresa). Nuestras oficinas están cerradas en este momento.

Nuestro horario de atención es de lunes a sábado, de 9:00 a 17:00.

Pulsa 1 para dejar un buzón de voz y te responderemos lo antes posible.

Si tienes una urgencia comercial, pulsa 0 para que te redirijamos a nuestro servicio especial fuera de horario.

Guion 14 - Grabar un buzón de voz a través del menú interactivo nº 2

Hola. Estás hablando con (Nombre de la empresa). Gracias por tu llamada hoy. 

Nos estás llamando fuera de nuestro horario comercial. Por favor, vuelve a llamar de lunes a viernes entre las 8:00 y las 17:00. Si lo prefieres, puedes dejar un buzón de voz después del tono y alguien se pondrá en contacto contigo muy pronto. Gracias y que tengas un gran día.

Guion 15 - Grabar un buzón de voz a través del menú interactivo nº 3

Has comunicado con el servicio de buzón de voz de (Nombre de la empresa).

Después del tono, dinos tu nombre, número de teléfono y el motivo de tu llamada. Alguien te devolverá la llamada lo antes posible.

Mensajes de operadora automática por sector: plantillas útiles 

Los mensajes anteriores pueden ser una excelente base para crear guiones para tu empresa. Sin embargo, antes de utilizarlos, merece la pena asegurarse de que estén adaptados al sector en el que opera tu negocio. 

Esto se debe a que cada sector tiene unas necesidades específicas, por lo que lo más probable es que los clientes te llamen por motivos diferentes según tu nicho. A continuación, te presentamos algunos ejemplos de guiones para operadora automática que puedes utilizar en varios sectores, desde concesionarios de automoción hasta la hostelería, pasando por el turismo. ¡Que los disfrutes!

Concesionarios de automoción 

Guion 16 - Conectar con un agente nº 1

Gracias por llamar a (Nombre de la empresa), tu mejor opción para conseguir vehículos premium de la más alta calidad en la región.

Para el departamento de recambios, pulsa 1.

Para conocer nuestra dirección y horarios de apertura, pulsa 2.

Para el departamento de servicio técnico, pulsa 3.

Pulsa cero para hablar con el siguiente operador disponible o almohadilla (#) para repetir las opciones.

Agradecemos que te hayas puesto en contacto con nosotros y esperamos hablar contigo muy pronto.

Guion 17 - Conectar con un agente nº 2

Gracias por llamar a (Nombre de la empresa), el mejor concesionario para marcas de coches como KIA, BMW, Audi, Mazda y Chevrolet. 

Para ventas, pulsa 1.

Para servicio técnico, pulsa 2.

Para piezas y recambios, pulsa 3.

Para contabilidad, pulsa 4.

Si lo prefieres, puedes permanecer a la espera en la línea para hablar con un asesor disponible. 

Guion 18 - Conectar con un agente nº 3

Gracias por llamar al concesionario de coches (Nombre de la empresa), situado en (ubicación).

Ten en cuenta que esta llamada será grabada.

Si conoces la extensión correcta, puedes marcarla ahora. Si no, elige una de las siguientes opciones:

Para ventas, pulsa 1.

Para servicio técnico, pulsa 2.

Para piezas y recambios, pulsa 3.

Para el departamento de venta al por mayor, pulsa 4.

Para volver a escuchar las opciones, pulsa 0. 

Educación

Guion 19 - Menú de navegación para consultas generales

Te damos la bienvenida a (nombre de la escuela), tu opción educativa para cosmetología, cuidado de uñas y formación de instructores profesionales.

Para la clínica de estudiantes, pulsa 1.

Para admisiones, pulsa 2.

Para preguntas sobre expedientes académicos o exámenes de licencia, pulsa 3.

Para otras preguntas o para dejar un mensaje en nuestro buzón general, pulsa 4.

Para obtener la dirección de nuestra escuela, información del sitio web o nuestro número de fax, visita www.cosmetology.com

Para repetir estas opciones, pulsa la tecla asterisco (*).

Guion 20 - Menú de navegación para teléfono escolar nº 1

Gracias por elegir (Nombre de la escuela). Por favor, elige una de las siguientes opciones:

Si llamas para actualizar tu expediente académico de estudiante, pulsa 1.

Si llamas en relación con módulos, cursos o notas de exámenes, pulsa 2.

Si necesitas ayuda para iniciar sesión en tu cuenta de estudiante (MyStudentAccount), pulsa 3.

Si necesitas asistencia técnica de nuestro personal de servicios de TI, incluyendo el inicio de sesión en el panel de estudiantes o el acceso a materiales de cursos, pulsa 4.

Para cualquier otra consulta, por favor permanece en la línea.

Guion 21 - Menú de navegación para teléfono escolar nº 2

Bienvenido a la línea telefónica principal de (Nombre de la escuela). 

Si eres un estudiante actual, pulsa 1.

Si llamas por motivos de contratación y admisiones, pulsa 2.

Para consultar tu expediente de estudiante, entra en www.studentrecord.com

Para acceder a las notas de tus módulos, ponte en contacto directamente con tu departamento.

Si llamas para obtener información actualizada sobre la COVID-19, permanece en la línea y un agente te atenderá en breve.

Médicos

Guion 22 - Reservar una cita en una consulta dental

Gracias por llamar a la consulta del doctor (apellido). 

Si quieres reservar una cita, pulsa 1. 

Si llamas para reprogramar tu cita, pulsa 2. 

Si llamas para cancelar tu cita, pulsa 3. 

Para otras consultas, permanece en la línea y alguien te atenderá en breve. 

Guion 23 - Menú de consultas

Gracias por llamar a (Nombre de la clínica).

Todas las llamadas se grabarán y monitorizarán para fines de formación y garantía de calidad.

Por favor, ten en cuenta que las opciones de nuestro menú han cambiado.

Para español, pulsa 1,

Si eres un paciente nuevo, pulsa 2,

Si ya eres paciente, pulsa 3,

Si llamas de una farmacia, pulsa 4

Si eres médico, pulsa 5,

To repeat this menu, press 0.

Gracias. 

Guion 24 - Menú de navegación por departamentos

Te damos la bienvenida a nuestra clínica (Nombre de la clínica), tu lugar para invertir en una versión más saludable de ti mismo. 

Esta llamada será grabada. Si no estás de acuerdo con esto, por favor cuelga ahora. Dependiendo del motivo de tu llamada, elige una de las siguientes opciones: 

Para el departamento de dermatología estética, pulsa 1. 

Para el departamento de dermatología clínica, pulsa 2.

Para el departamento de cosmetología, pulsa 3. 

Para reservar o cancelar tu cita, por favor permanece en la línea. 

Para conocer nuestra última información sobre la COVID-19, visita nuestro sitio web en www.clinic.com

Finanzas / Seguros / Banca

Guion 25 - Menú de navegación de servicios / Llamada de consulta nº 1

Gracias por llamar a las oficinas de (Nombre de la empresa) Insurance and Financial Services Inc.

Para recepción, pulsa 1.

Para seguros de coche y de hogar, pulsa 2.

Para seguros de vida y rentas vitalicias, pulsa 3

Para seguros de salud individuales y colectivos, pulsa 4.

Para atención al cliente, pulsa 5.

Para volver a escuchar el menú, pulsa 0.

Para dejar un mensaje en el buzón de voz, pulsa asterisco (*).

Guion 26 - Llamada de consulta nº 1

Gracias por llamar hoy a los asesores financieros de (Nombre de la empresa). Si conoces la extensión de tu destinatario, márcala ahora. 

De lo contrario, escucha y elige una de las siguientes opciones para hablar con alguien: 

Para Ventas y Marketing, presiona 1.

Para Nuevos Negocios, presiona 2.

Para Contratación, presiona 3. 

Para Comisiones, presiona 4. 

Para volver a escuchar este mensaje, presiona almohadilla.

¡Gracias por llamar y que tengas un excelente día!

Guion 27 - Llamada de consulta n.º 2

Gracias por llamar a (Nombre de la empresa) - servicios de préstamos comerciales. 

Esperamos hablar contigo pronto.

Si conoces la extensión de tu interlocutor, márcala ahora.

Para hablar con un profesional de préstamos autorizado, presiona 1.

Si llamas en relación con un préstamo existente, presiona 2.

Para cualquier otra consulta, presiona 3.

Ten en cuenta que todas las llamadas se graban. Si no estás de acuerdo con esto, por favor cuelga ahora.

Turismo

Guion 28 - Menú de consultas de hotel n.º 1

Bienvenido a (Nombre del hotel). Gracias por llamarnos hoy.

Tu llamada es muy importante para nosotros y queremos redirigirte de la forma más precisa y rápida posible.

Por favor, elige una de las siguientes opciones.

Si eres un cliente y te pones en contacto directamente con nosotros, presiona 1.

Si eres un agente de viajes, presiona 2.

Para reservas de grupos de 20 o más personas, presiona 3.

Para volver a escuchar estas opciones, presiona 0.

Guion 29 - Menú de consultas de hotel n.º 2

¡Hola! Gracias por llamar a (Nombre del hotel) Hoteles & Resorts.

Todas las llamadas se graban para garantizar la calidad del servicio. Si no deseas que se grabe tu llamada, por favor cuelga ahora.

Nuestro horario habitual de atención es de lunes a viernes de 9:00 a 21:00, hora del este.

Por favor, selecciona una de las siguientes 2 opciones.

Si eres un operador turístico o un agente de viajes, presiona 1.

Si eres un cliente, presiona 2.

Si ninguna de estas dos opciones es adecuada, por favor mantente a la espera y un agente te atenderá en breve.

Guion 30 - Menú de consultas de agencia de viajes

Bienvenido a la agencia de viajes (Nombre de la empresa) - para las mejores vacaciones de tu vida. 

Por favor, ten en cuenta que esta llamada será grabada.

Si conoces la extensión correspondiente, puedes marcarla ahora. De lo contrario, elige una de las opciones disponibles:

Si llamas para reservar unas vacaciones, presiona 1. 

Si llamas para solicitar detalles sobre tu oferta de vacaciones, presiona 2. 

Para obtener detalles sobre las restricciones de viaje por la Covid-19, presiona 3.

Si llamas por cualquier otro motivo, mantente a la espera y alguien te atenderá en breve.

Tecnología

Guion 31 - Consultas diversas n.º 1

Has llamado a (Nombre de la empresa) - tu fuente del mejor equipamiento informático a nivel nacional. 

Tu llamada es muy importante para nosotros.

Por favor, selecciona una de las siguientes opciones.

Para reservar una cita, presiona 1.

Para hablar con el departamento de soporte técnico, presiona 2.

Para información sobre la empresa, presiona 3.

Si llamas por otro asunto, por favor mantente a la espera y alguien te atenderá pronto. 

Guion 32 - Consultas diversas n.º 2

Gracias por llamar al soporte de software de (Nombre de la empresa).

Ten en cuenta que tu llamada será monitorizada con fines de control de calidad.

Para rechazar la grabación de la llamada, presiona 1.

Para licencias, presiona 2.

Para productos de copia de seguridad y replicación, presiona 3.

Para soporte técnico, por favor mantente a la espera y un agente te atenderá en breve.

Guion 33 - Consultas diversas n.º 3

Hola y bienvenido: cuéntanos cómo puede ayudarte hoy nuestra empresa de desarrollo de software. 

Para obtener información sobre actualizaciones de software y licencias, presiona 1. 

Para soporte técnico, presiona 2.

Para productos de copia de seguridad y replicación, presiona 3. 

Para cualquier otra consulta, por favor mantente a la espera y alguien te atenderá en breve. 

Transporte

Guion 34 - Menú de consultas de logística

Gracias por elegir el servicio de transporte de (Nombre de la empresa), la compañía de transporte líder en California.

Todas las llamadas se monitorizan y graban con fines de calidad y formación. Si no deseas que se grabe tu llamada, por favor cuelga ahora.

Para hacer una nueva reserva o modificar una existente, presiona 1.

Para convertirte en afiliado o consultar sobre cuentas corporativas y personales, presiona 2.

Para localizar tu vehículo o contactar con la central de despacho, presiona 3.

Para contabilidad y recibos, presiona 4.

Si llamas por cualquier otro motivo, presiona 0 y espera al siguiente agente disponible. 

Guion 35 - Menú de consultas de servicio

Bienvenido a (Nombre de la empresa) - los mejores servicios de transporte del estado. 

Esta llamada puede ser grabada con fines de formación. 

Si conoces la extensión de tu interlocutor, puedes marcarla en cualquier momento.

Para realizar cambios en una reserva existente o hablar con despacho, presiona 1.

Para consultar precios y disponibilidad, presiona 2.

Para realizar una reserva futura, presiona 3. 

Para ponerte en contacto con nuestro equipo de gestión de recursos humanos, presiona 4.

Para cualquier otro asunto, por favor presiona 0 para comunicarte con el siguiente agente disponible.

Guion 36 - Menú informativo de servicio

Gracias por elegir (Nombre de la empresa) Transportation, el proveedor líder de servicios de transporte en Canadá.

Ten en cuenta que nuestras opciones han cambiado recientemente, así que escucha atentamente.

Para Despacho, presiona 1.

Para Ventas, presiona 2.

Para Servicio de atención al cliente, presiona 3.

Si conoces la extensión de la persona con la que deseas comunicarte, presiona 8 y luego el número de extensión.

Para obtener más ayuda, presiona 9 o permanece en la línea; alguien te atenderá en breve. 

Mejora la eficiencia y la satisfacción del cliente con nuestro asistente automático

Si quieres implementar guiones de asistente automático en tu estrategia de atención al cliente lo antes posible, no busques más. Nuestra función de asistente automático es la solución ideal para las empresas que desean mejorar sus niveles de eficiencia y satisfacción del cliente.

Puedes utilizarlo para responder llamadas y transferirlas a otros departamentos, todo ello con poca o ninguna intervención humana. El asistente automático de CloudTalk contribuirá positivamente a tu negocio global al permitirte: 

• reducir los costes laborales
• mejorar la productividad y eficiencia de los agentes
• ofrecer un mejor servicio de atención al cliente
• presentar a tu empresa con una imagen respetable y profesional

y más.

Dado que el 74% de las personas prefiere las llamadas telefónicas a otros métodos de atención al cliente, no hay mejor momento para cuidar la forma en que ofreces el soporte telefónico.

La clave del éxito: una buena respuesta de voz interactiva

Los scripts de respuesta de voz interactiva son importantes porque ayudan a las empresas a ofrecer a sus clientes la información que necesitan de forma eficiente. También permiten a quienes llaman navegar por el sistema telefónico de la empresa sin tener que hablar con un operador.

Esperamos que hayas disfrutado de este artículo tanto como nosotros al escribirlo para ti y que algunos de estos ejemplos de scripts te resulten útiles para tu propio sector y empresa. 

No olvides que un buen script de respuesta de voz interactiva es solo la mitad del trabajo. La otra mitad es contar con una herramienta que te permita implementarlos sin esfuerzo. 

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