Los 6 mejores canales de comunicación para hacer crecer tu negocio

Para atraer nuevos clientes, lo primero es conectarte con ellos, ya sea a través de textos, videos o llamadas. Sin embargo, muchas empresas pierden el foco y se obsesionan con tácticas llamativas que rara vez funcionan.

En lugar de apresurarte, reflexiona sobre cómo te comunicas con tus clientes y empleados. Pequeños ajustes pueden mejorar mucho tus resultados y la satisfacción de tu equipo. Los cambios pequeños y sutiles pueden tener un gran impacto en tus resultados y en la satisfacción de tus empleados.

En este artículo, descubrirás los mejores canales de comunicación para atraer más clientes y lograr que tu equipo esté más comprometido y satisfecho.

¿Qué son los canales de comunicación?

Los canales de comunicación son los medios de comunicación utilizados para transmitir mensajes específicos.

Algunos ejemplos de canales de comunicación son las redes sociales, el correo electrónico, el telemarketing, las aplicaciones de mensajería instantánea o incluso las interacciones cara a cara.

Los canales de comunicación son vitales para una empresa porque permiten que las personas se conecten y se comprometan entre sí. También proporcionan una forma de que las empresas lleguen a nuevos clientes y se mantengan en contacto con sus empleados de forma regular. Además, a menudo pueden desempeñar un papel crucial en el éxito de tu negocio.

Elegir el canal de comunicación adecuado para tu empresa dependerá de la finalidad del mensaje y de su público objetivo.

¿Cómo elegir los canales de comunicación adecuados?

Depende de bastantes factores, realmente se reduce a tus necesidades específicas y a lo que intentas conseguir. Teniendo esto en cuenta, hemos preparado algunos consejos prácticos que te ayudarán en esta tarea.

Piensa en el tipo de tus mensajes con respecto a tu público

Lo primero que debes tener en cuenta es el tipo de mensaje y la audiencia. Intenta hacerte las siguientes preguntas:

• ¿Qué intentas comunicar? ¿Es formal o informal?
• ¿Necesitan los clientes o los empleados ver el mensaje en un tiempo determinado?
• ¿Es necesario transmitir un mensaje a tu equipo o a toda la empresa?
• ¿Esta comunicación necesita una respuesta o no?
• ¿Te estás comunicando con una persona o con un grupo de personas?

Hacerlo te ayudará a elegir el tono de voz adecuado para el mensaje y hacerlo más atractivo para tu audiencia.

Considera los valores de tu empresa, los recursos disponibles y los métodos de entrega adecuados

A continuación, debes asegurarte de que los posibles canales de comunicación están en consonancia con la cultura y los valores de tu empresa.

Por ejemplo, si diriges una empresa de SaaS que ofrece software de comunicación, una buena idea sería utilizar tu propia herramienta como uno de los canales de comunicación, en el caso de que te comuniques con tus empleados.

Esto no solo será muy conveniente, ya que probablemente conozcas bien este canal, sino que también mostrará a otras personas que tu producto es muy fiable y tiene una aplicación práctica en la vida real.

Sin embargo, la mayoría de las empresas no tienen sus propias herramientas personalizadas. Lo que debes hacer en este caso es pensar en cómo te gustaría que los demás se pusieran en contacto con tu empresa en concreto. Dedica también algún tiempo a pensar en cómo te gustaría que tus empleados se relacionaran entre sí.

Además, si tu empresa valora el trabajo en equipo y la perfecta colaboración, tus decisiones respecto a tus canales de comunicación también deberían reflejarlo.

Elige los canales de comunicación adecuados para tu audiencia

Por último, pero no menos importante, vas a querer elegir aquellos canales de comunicación que sean apropiados para las personas con las que quieres enviar y/o intercambiar mensajes.

¿Son tus clientes, tus empleados, tus clientes, o quizás alguien más? Por ejemplo, la videoconferencia puede ser una plataforma excelente para comunicarte con tu equipo, pero no tanto con los clientes que solo quieren que les resuelvan sus problemas en la primera llamada.

Una vez que tengas la respuesta a estas preguntas, estarás listo para empezar la caza.

He aquí algunas reglas generales a la hora de elegir canales de comunicación específicos adaptados a tu empresa:

• Comprueba las reseñas, por ejemplo, en Capterra.
• Pregunta a tus empleados qué forma de comunicación les conviene más.
• Investiga un poco para saber cuáles de tus canales de comunicación existentes son los más utilizados por tus clientes y por tu propio equipo internamente.
• Piensa en cuál es tu presupuesto y trata de encontrar soluciones que puedas pagar fácilmente.
• Considera la posibilidad de consultar a tus empleados para ver si les gustaría probar una herramienta concreta.
• Echa un vistazo a las funciones disponibles de las herramientas y decide si las vas a utilizar o no.
• Averigua qué es lo que funciona para tu competencia.
• Investiga para ver la eficacia de determinados canales de comunicación en general.

Seguir esta guía debería permitirte prepararte para elegir las herramientas adecuadas para comunicarte con otras personas. Dependiendo de tus objetivos y de tu público objetivo, puedes elegir el mejor para tu escenario específico.

Aquí tienes algunas recomendaciones para ayudarte.

Los tres mejores canales de comunicación para equipos

El trabajo en equipo eficaz es vital para el éxito de una empresa. Los distintos equipos prefieren canales y formas de comunicación diferentes. Si quieres sacar el máximo partido a cada uno de tus departamentos, intenta tener en cuenta estas preferencias y crear una estrategia de comunicación eficaz.

#1 Comunicación en persona

Los beneficios de la comunicación cara a cara son muchos y variados, pero hay uno que es el más destacado: la capacidad de leer las señales no verbales de la otra persona. Estas señales suelen indicarnos cuál es nuestra posición con respecto a alguien, cómo debemos responder a lo que ha dicho y hecho, y cuál debe ser nuestro siguiente movimiento.

La pandemia ha cambiado bastantes cosas, y la comunicación en persona se ha vuelto menos común. Gracias a ello, el 61% de las personas han empezado a utilizar nuevas herramientas de comunicación desde que empezó la pandemia. A pesar de ello, el 33% de las personas considera que la comunicación se ha vuelto más difícil.

Hay muchos estudios realizados sobre el tema de la comunicación cara a cara. Muchos de ellos afirman que al menos el 70% de la comunicación entre las personas es no verbal. Dependiendo de la investigación concreta, esta cifra puede variar entre el 70% y el 93%.

Teniendo en cuenta esto, es fácil llegar a la conclusión de que las personas que se comunican a través de otros canales, como los mensajes de texto, el correo electrónico o las videollamadas, simplemente pueden perder este aspecto vital de la no verbalidad.

No reciben ninguna señal social, como el tono de voz o las expresiones faciales. Esto significa que su comunicación puede resultar ineficaz o incluso perjudicial.

Por ello, un canal de comunicación importante y productivo que podría evitar esa ineficacia y daño dentro de tus equipos es la comunicación cara a cara.

¿Cómo puedes trabajar utilizando la comunicación profesional cara a cara?

Hay muchos métodos que puedes utilizar para implementar la comunicación cara a cara en tu lugar de trabajo, y aquí tienes algunos ejemplos:

• conferencias periódicas
• reuniones matutinas
• sesiones rápidas de chat a lo largo del día
• reuniones presenciales de brainstorming

A continuación tenemos algunas ventajas e inconvenientes de este método de comunicación para que compruebes si lo aplicas.

Beneficios de la comunicación cara a cara

• Aumenta el compromiso y la productividad del equipo
• Crea un canal de comunicación rápido
• Es 34 veces más eficaz que la comunicación por correo electrónico
• Permite las interacciones no verbales
• Tiene un bajo coste de facilitar una reunión si ya tienes un espacio de oficina disponible para utilizarlo

Inconvenientes de la comunicación en persona

• Puede crear posibles barreras lingüísticas
• Puede ser difícil o imposible en el caso de un equipo virtual o internacional
• Es casi imposible durante un confinamiento y el trabajo a distancia
• Puede ser inadecuado para equipos grandes, ya que transmitir un mensaje a reuniones enormes es un reto debido a la falta de toque personal
• Viene con una posible mala retención por parte del oyente

Aunque tiene sus inconvenientes, la comunicación en persona debería ser tu opción preferida si tienes la posibilidad de ver a tus compañeros de trabajo todos los días.

#2 Videoconferencia

A continuación, tenemos la videoconferencia, que ganó mucha popularidad cuando el mundo se vio afectado por la pandemia, y muchos empleados se vieron obligados a cambiar al trabajo a distancia.

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La videoconferencia es algo similar a la interacción cara a cara. Al igual que la comunicación en persona, permite que las personas se vean y se escuchen. Sin embargo, al tener lugar en el mundo virtual, hay otros beneficios, así como algunos inconvenientes, derivados de este tipo de canal de comunicación, con los equipos.

Pero antes de decirte cuáles son, veamos primero algunas cifras importantes:

• En los primeros cuatro meses de la pandemia de COVID-19, se produjo un aumento del 500% en las impresiones de búsqueda de software de web y videoconferencia.
• Se espera que el mercado de las videoconferencias supere los 75.000 millones de dólares en 2027.
• El 67% de las empresas tiene previsto gastar más en web y videoconferencia en 2021.

Ventajas e inconvenientes de la videoconferencia

Hemos elaborado una tabla que resume los principales pros y contras de las videoconferencias que puedes tener en cuenta a la hora de decidir si las implementas o no como parte de tu estrategia de comunicación en equipo.

PROS

• Más atractiva que la audioconferencia, ya que añade un toque más personal gracias a la presencia de cámaras
• mejora de la calidad de la comunicación en comparación con las audio conferencias – según el 62% de los ejecutivos en una investigación
• Mejora la productividad del equipo
• Ahorra tiempo y problemas de logística

CONS

• No es tan atractivo como la interacción cara a cara
• No es accesible para todos (cámara, micrófono, etc.)
• Puede ser un reto en caso de problemas de conexión (que normalmente se pueden resolver fácilmente, pero no siempre)
• Puede ser difícil para algunos centrarse en su trabajo con este tipo de canal de comunicación (pero la adaptación a ella es rápida)
• Podría ser complicado en términos de equipos internacionales, viajes y diferentes zonas horarias

Si tienes capacidad en tu organización para realizar videoconferencias, lo recomendamos sin duda como canal de comunicación para los equipos. Es más cómodo, es más barato y si trabajas a distancia y no tienes oficina, es prácticamente la única opción que tienes.

#3 Plataformas de mensajería online

Por último, tenemos el método de comunicación menos «personal», pero aún así eficaz, las plataformas de mensajería online. Desde la invención de las plataformas de mensajería en línea, como Skype, la gente ha podido mantener conversaciones con los miembros del equipo a través de Internet.

Hoy en día, muchas empresas confían en estas plataformas para sus necesidades de comunicación diarias. Algunas grandes empresas incluso optan por utilizar estas plataformas como su principal medio de comunicación.

Cuando vamos a Capterra y escribimos «mensajería online para equipos», obtenemos más de 10.000 resultados diferentes de productos.

Eso es mucho, y solo podemos imaginar lo abrumador que puede ser para ti tener que pasar por esto para elegir la mejor solución para tus equipos.

Sin embargo, podemos darte algunos consejos sobre los factores a los que debes prestar atención a la hora de elegir la mejor plataforma de mensajería online:

• precio
• variedad de funciones
• compatibilidad con diferentes dispositivos y software
• facilidad de uso
• reseñas

Saber cuáles son tus necesidades y requisitos específicos te facilitará mucho la elección de la plataforma de mensajería online adecuada. Como resultado, tus equipos podrán disfrutar más de su trabajo y ofrecer resultados fructíferos de su labor.

Los tres mejores canales de comunicación para los clientes

Ahora que hemos cubierto los principales canales de comunicación para los equipos, vamos a centrarnos en nuestros clientes.

#1 Llamadas telefónicas

Las llamadas telefónicas son una forma estupenda de conectar con los clientes y ofrecerles una conexión de persona a persona, aunque sea a través de una línea telefónica. No se puede exagerar la importancia de causar una buena primera impresión, y aquí es donde las llamadas telefónicas y los agentes del centro de llamadas pueden ser útiles.

Además, este método de comunicación ofrece una forma más personal de conectar con los demás, en comparación con los chats en vivo, por ejemplo. Esto se debe a que, con las llamadas telefónicas, puede ser mucho más fácil entender el tono de voz de las personas. Utilizar el teléfono en sectores como la logística o la hostelería podría dar lugar a un entendimiento más rápido entre un cliente y un agente, en comparación con la comunicación por correo electrónico.

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Si buscas cómo poner en marcha un canal de comunicación eficaz con tus clientes, las llamadas telefónicas y los centros de llamadas son el camino.

El sector de los centros de llamadas atiende a muchas empresas de diversos mercados. Además, las llamadas telefónicas son estupendas para crear una experiencia positiva en el consumidor y fidelizarlo a la marca.

Estadísticas clave del centro de llamadas:

• Se espera que el mercado mundial de los centros de llamadas alcance los 496.000 millones de dólares en 2027.

• El 76% de los clientes que se ponen en contacto con el servicio de atención al cliente lo hacen por teléfono.
• En comparación con los centros de contacto locales, los centros de contacto en la nube son un 27% más baratos y experimentan un 35% menos de tiempo de inactividad.

Gracias a las tecnologías en constante desarrollo, como las funciones de devolución de llamada y respuesta de voz interactiva (IVR), los centros de llamadas actuales son aún más eficaces y agradables que antes. Una ventaja: los precios de la IVR y otras funciones útiles son cada vez más asequibles con el desarrollo tecnológico.

Cuando miras soluciones como CloudTalk, que es la herramienta perfecta para los equipos de ventas y de atención al cliente, otras funciones que puedes esperar son:

• sistema de cola de llamadas
• grabación de la llamada
• encaminamiento basado en las competencias
• Identificación automática de llamadas salientes
• desvío de llamadas
• Clic para llamar.

De hecho, hay muchas más funciones que puede ofrecer un proveedor de centros de llamadas fiable. Por este motivo, te recomendamos que compruebes las distintas variantes.

A pesar de que se han desarrollado muchas plataformas modernas, las llamadas siguen siendo una de las formas más eficaces de ponerse en contacto. Si tienes en cuenta todas las funciones modernas del centro de llamadas, solo tiene sentido utilizar las llamadas como parte de tu estrategia de comunicación.

#2 Chat en vivo

A continuación, hablaremos del chat en vivo.

Los chats en vivo en línea son una forma de comunicación en la que tus consumidores y los representantes de tu empresa pueden hablar en línea. Esta comunicación suele producirse en tiempo real mediante el intercambio de mensajes escritos.

Esta es una gran manera de crear una relación entre el cliente y la empresa.

También ayuda a transmitir la información de forma más clara que a través de las conversaciones telefónicas o el correo electrónico, que a veces pueden malinterpretarse u olvidarse, especialmente si las llamadas no se graban.

Los chats en vivo también son muy rentables, así que no es de extrañar que sean cada vez más populares entre las empresas.

Si eso no es lo suficientemente convincente, piensa en lo directo, personal e interactivo que puede ser este canal de comunicación. Todo lo que necesitas es añadir algo de personalización, funciones atractivas y ya está.

También permiten a los consumidores disfrutar de una experiencia más fluida, ya que no suelen tener que esperar mucho tiempo para recibir una respuesta.

Esto puede ser especialmente útil cuando se trata de clientes que son novatos o que están interesados en explorar tu sitio. Y eso es porque pueden necesitar más orientación sobre lo que deben hacer a continuación. También pueden ayudar en la generación efectiva de leads.

La conversación del chat en vivo también se archiva y puede utilizarse como prueba en el futuro si el cliente tiene alguna queja sobre el servicio de atención al cliente que recibió de la empresa.

Otras grandes ventajas del software de chat en directo son la transparencia y la autenticidad, todo ello proporcionando una ventanilla única a los clientes. No dejes de aprovechar este gran canal de comunicación.

#3 Redes sociales

Además, si muchos de tus clientes son Millenials y la Generación Z, las redes sociales podrían ser uno de los mejores canales de comunicación que podrías elegir para ponerte en contacto con ellos.

Hemos avanzado mucho desde que solo nos comunicábamos verbalmente, pero solo recientemente hemos empezado a utilizar las redes sociales como modo de comunicación con los consumidores. Los vídeos han surgido como una de las formas de contenido más populares y versátiles debido a su facilidad de consumo, la accesibilidad de las guías de vídeo de marketing y su capacidad para transmitir historias, demostraciones de productos, testimonios y miradas entre bastidores. Este formato multimedia mejora el compromiso del consumidor, proporcionándole una experiencia más envolvente, especialmente en las redes sociales.

Con la creciente popularidad de los teléfonos inteligentes y las plataformas de redes sociales, los consumidores están más conectados que nunca, y las marcas se están dando cuenta.

Estadísticas clave:

• Cuando las consultas de los clientes en las redes sociales obtienen una respuesta de una marca, el 74% de los millennials dicen que su percepción de esa marca concreta mejora.
• Según el 65% de los jóvenes de 18 a 34 años, las redes sociales son una buena forma de prestar servicio al cliente, mientras que el 75% de los mayores de 55 años no cree que las redes sociales puedan ser un canal eficaz.
• El 37% de los consumidores de todo el mundo espera una respuesta a las preguntas o reclamaciones de las redes sociales el mismo día en que las envía, y el 28% y el 18% la esperan en una hora o incluso inmediatamente, respectivamente.

En lo que respecta a Facebook, hay muchas soluciones interesantes de atención al cliente que podrías implementar, como los chatbots de IA de Messenger.

No sólo estarás más cerca de tus clientes, sino que, gracias al chatbot, también podrás responder a las consultas con rapidez y eficacia. Por ejemplo, utilizar la respuesta automática para los comentarios de Facebook puede mejorar significativamente la experiencia de tus consumidores.

Twitter también es un buen lugar para ofrecer un servicio de atención al cliente, ya que varias empresas participan activamente y ayudan a sus clientes en esta plataforma. Solo tienes que ver este ejemplo de Adobe XD:

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Otras plataformas de redes sociales que recomendamos que puedas utilizar:

• LinkedIn
• YouTube
• Instagram
• TikTok

Las plataformas de las redes sociales siguen siendo poderosas en el juego de la atención al cliente, especialmente cuando se trata de las generaciones más jóvenes y de la reputación de tu marca. No te duermas con este eficaz canal de comunicación.

Canales de comunicación en resumen

Recuerda que el canal de comunicación que elijas para tus equipos o para tu servicio de atención al cliente puede tener un gran impacto en la eficacia y el rendimiento.

Si quieres leer comunicados similares a éste, no dejes de consultar nuestro blog. Hablamos de temas como la atención al cliente, las estrategias eficaces en el lugar de trabajo, las funciones del centro de llamadas y mucho más.

Y si buscas una solución fiable para gestionar las comunicaciones de tu servicio de atención al cliente, tienes que probar CloudTalk: ¡no te arrepentirás!