6 pasos sencillos para mejorar la comunicación de los equipos en remoto

Los grandes equipos en remoto no se comunican más, sino mejor.

A continuación, te presentamos las 6 estrategias clave para que la comunicación de tu equipo en remoto fluya sin esfuerzo.

1. Invierte en las herramientas adecuadas

Las herramientas son la base. Sin ellas, la colaboración en remoto se vuelve fragmentada y frustrante rápidamente.

Chat de equipo

Es absolutamente fundamental contar con un espacio dentro de tu equipo en remoto donde hablar, compartir ideas, debatir temas e intercambiar opiniones. Asegúrate de que todos los miembros del equipo conozcan bien la herramienta para que puedan aprovechar todo su potencial, garantizando así una colaboración lo más eficaz y productiva posible.

Herramientas como Slack o Google Chat te permiten mantener la organización y el enfoque gracias al acceso a espacios centrales para conversaciones, herramientas, personas y archivos. Slack no solo te permite colaborar y comunicarte dentro de tu espacio de trabajo, sino también con otras empresas externas con las que colabores. Crea salas, grupos o chats individuales con los miembros de tu equipo. Para un almacenamiento ilimitado de archivos, fotos y vídeos, utiliza soluciones como Facebook Workplace o la opción algo menos popular Rocket.Chat. De ti depende qué estrategia seguir para alcanzar el éxito, pero una cosa es segura: estas herramientas son extremadamente útiles.

Comunicación con el cliente

Comunicarse con los miembros del equipo es una cosa, pero tampoco puedes olvidarte de la comunicación con tus clientes. Ambos aspectos son igual de importantes a la hora de desarrollar una estrategia de comunicación sólida y saludable para un equipo en remoto. Una de las herramientas dedicadas a la comunicación con el cliente es el call center.

Contar con una solución de call center te permite dividir las responsabilidades de cada miembro del equipo de forma fluida y clara. Una buena herramienta de call center debe contar con funciones que permitan acciones como la cola de llamadas y la grabación de llamadas, las llamadas internas y las extensiones.

Además, en tiempos de trabajo en remoto, a menudo con personas de diferentes países, funciones que ofrezcan números internacionales, portabilidad numérica (conectar cualquier número de teléfono al software) y números gratuitos son herramientas absolutamente imprescindibles.

Otras funciones que harán que la comunicación con tus clientes sea memorable y valiosa incluyen el buzón de voz, los saludos personalizados y la música de espera, así como permitir que los clientes elijan a su agente preferido para hablar. Si crees que todas estas soluciones beneficiarían a tu negocio, te invitamos a echar un vistazo a esta útil herramienta de CloudTalk, que ofrece todo lo descrito anteriormente, ¡y mucho más!

Agentes de voz IA

Los agentes de voz IA no son solo para los clientes: sirven como filtro de comunicación y capa de coordinación para los equipos distribuidos.

Cuando los equipos están repartidos en distintas zonas horarias, siempre hay alguien fuera de su horario laboral. Los agentes de voz IA garantizan que la información siga fluyendo:

• Capturan detalles clave de las llamadas entrantes y se los pasan al compañero adecuado, incluso si esa persona está durmiendo o concentrada en su trabajo.
• Estandarizan el traspaso de mensajes, de modo que nadie pierda el contexto ni dependa de actualizaciones de Slack escritas a medias.
• Automatizan la comunicación interna rutinaria, como recordatorios, seguimientos o controles rápidos de estado en los que tu equipo no debería perder el tiempo.
• Reducen la sobrecarga de interrupciones al gestionar consultas sencillas y derivar solo lo importante a los humanos.

Para los equipos en remoto, esto se traduce en menos mensajes perdidos, traspasos más limpios, menos reuniones y mucho menos estrés por el típico «¿Alguien ha hecho el seguimiento de esto?».

Mantienen tus flujos de trabajo en marcha cuando tus compañeros no pueden estar disponibles.

Gestión de proyectos

¿Qué es una colaboración eficaz sin un espacio dedicado a la gestión de tus proyectos para mantener el orden en el trabajo? Los gestores a menudo tienen que controlar varios proyectos a la vez. Si a esto le sumas empleados que trabajan en remoto y en diferentes zonas horarias, el caos y la desorganización están casi asegurados.

Herramientas como Productive.io y Asana te ayudan a colaborar mejor, mejorar la planificación y programación, integrar más fácilmente a los nuevos miembros, mitigar riesgos de forma eficaz y mucho más. Despídete de crear docenas de subgrupos, chats y archivos para organizarlo todo. Con una buena herramienta de gestión de proyectos, lo tendrás todo en un solo lugar y no tendrás que preocuparte de que nada salga mal.

Del mismo modo, otra herramienta de gestión de proyectos llamada Monday te permite realizar un seguimiento del progreso de tus proyectos, asignar recursos de manera eficaz e incluso crear listas de tareas pendientes. Por si fuera poco, existen otras opciones muy recomendables como alternativas a Monday, como SmartSheet o TeamHood. Una cosa es segura con ellas: se acabó el estrés por un entorno de trabajo caótico.

Videollamadas

Hay ocasiones en las que, te guste o no, no puedes debatir un proyecto o una idea cara a cara para percibir la reacción auténtica de alguien. Ahí es donde las herramientas de videollamada resultan muy útiles. La lista de ventajas de las videollamadas es infinita, sobre todo si trabajas en remoto.

En primer lugar, las videollamadas abren la puerta al trabajo en remoto. Sin ellas, sería muy difícil comunicarse con el equipo. Una estadística de Microsoft muestra que el 62 % de los directivos coinciden en que las videoconferencias mejoran significativamente la calidad de la comunicación. En comparación, enviar mensajes de texto y correos electrónicos consume muchísimo tiempo.

Por lo general, las personas pueden decir de 100 a 130 palabras por minuto y escribir solo de 37 a 44. Por eso es necesaria una herramienta de videollamadas. Una de las más populares para este fin es, por supuesto, Zoom, que experimentó un gran aumento de demanda al inicio de la pandemia en marzo de 2020. Si no te convence Zoom, tienes muchas otras opciones entre las que elegir, como Skype, Google Meet, ClickMeeting y LifeSize. ¡La lista es interminable!

2. Establece directrices de comunicación claras

No estarías leyendo este artículo si no necesitaras ayuda, ¿verdad? Pues es posible que los miembros de tu equipo también la necesiten. Asegúrate de definir claramente las pautas de trabajo. Debes determinar qué canal se utiliza para cada tipo de comunicación para que nadie se confunda. Al fin y al cabo, no querrás perder tiempo buscando una información que debería haberse enviado a otro sitio. Aportar esta claridad entre tus compañeros beneficiará sin duda a todo el mundo. Algunos ejemplos para lograrlo son:

3. No tengas miedo de sobrecomunicar

Del mismo modo, debes asegurarte de que todo el mundo entienda cuál es su trabajo para no cometer errores innecesarios. John Powell dijo una vez que «la comunicación funciona para quienes la trabajan». Cuando escribimos, gran parte de lo que queremos transmitir puede perderse debido a la naturaleza no verbal del mensaje.

Siempre es mejor pasarse de comunicación que quedarse corto cuando se trata de equipos y empleados que no tienen la oportunidad de hablar cara a cara. Puede ser algo tan sencillo como confirmar que alguien ha recibido un correo que le has enviado o preguntar si recuerda un plazo que publicaste en el calendario de colaboración de tu equipo. Estos pequeños detalles no cuestan nada ni quitan mucho tiempo, pero contribuirán a mejorar la eficacia del equipo y del negocio.

4. Adopta la comunicación asíncrona

La comunicación asíncrona se produce cuando dos (o más) personas se comunican entre sí sin necesidad de estar presentes en el mismo momento exacto. Este tipo de comunicación puede realizarse a través de diversos canales como el correo electrónico, Asana o Microsoft Teams.

Al principio puede resultar difícil, sobre todo si tienes entre manos proyectos urgentes, pero hay que trabajar en ello. En este caso, la empatía es fundamental. Intenta tener en cuenta a aquellos compañeros que viven en diferentes zonas horarias, así como a los que comparten su oficina en casa con familiares. Prepárate para aceptar respuestas más lentas o mensajes enviados fuera de tu horario laboral mientras duermes debido a las diferencias horarias.

5. Programa las reuniones pensando en todos

Ten en cuenta que las diferencias horarias también son clave a la hora de programar reuniones con tu equipo. Debes considerar que pueden vivir en lugares diferentes y, por tanto, encontrar el día y la hora perfectos puede ser todo un reto.

Sin embargo, no te rindas.

Busca una solución a este problema y anima a los demás a aportar ideas. Encuentra la mejor opción y asegúrate de que todos puedan asistir a tiempo. Al fin y al cabo, la clave para una excelente comunicación en un equipo en remoto es garantizar que todos se mantengan conectados y comprometidos. Asegurarte de incluir a todo el mundo en los planes también demostrará a los miembros del equipo que son valorados y apreciados.

6. Graba las reuniones importantes

Por último, pero no menos importante, ¡graba tus reuniones! Como ya se ha mencionado, a algunos miembros de tu equipo les puede resultar difícil asistir a tiempo a las reuniones. Los motivos pueden ser asuntos personales, emergencias de última hora o incluso problemas de conexión y de dispositivos. Por eso mismo, debes estar siempre preparado para evitar que un compañero se pierda tu presentación o la reunión del grupo.

Tener acceso a herramientas que te permitan grabar tus reuniones puede salvarte la vida. Puede ser algo tan sencillo como un software básico de grabación de pantalla. El objetivo está claro: no quieres dejar a nadie atrás. Tenlo en cuenta la próxima vez que alguien se pierda tu conferencia online.

La comunicación en remoto funciona cuando los equipos tienen:

Con una estructura meditada y herramientas diseñadas para el trabajo distribuido, la colaboración en remoto no solo es posible, sino sumamente potente.

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