Comunicazione di squadra a distanza – come rendere facile la comunicazione di squadra in un ambiente di lavoro remoto

Se gestisci un team che è totalmente nuovo al lavoro a distanza o hai appena lanciato un business e vuoi provare il lavoro a distanza, allora continua a leggere perché questo articolo è per te. La comunicazione, in generale, è una delle più grandi sfide per qualsiasi azienda ed è considerata un elemento molto importante del lavoro di squadra e della collaborazione dal 75% dei datori di lavoro.

Ma che dire del tipo di comunicazione che avviene tra i team, che spesso si trovano in città diverse o addirittura in paesi diversi a causa del lavoro a distanza?

Ci sono grandi differenze che devono essere prese in considerazione se si vuole che la comunicazione del team remoto avvenga senza problemi. In questo articolo, ti forniremo le linee guida fondamentali per facilitare la comunicazione con un team remoto.

Controlliamo prima i numeri

La pandemia fa tendenza

La pandemia ha causato un cambiamento drammatico nella cultura del lavoro. Ora, molte più persone lavorano in remoto rispetto agli anni precedenti.

Cambiamento nelle tendenze del lavoro a distanza a causa di COVID-19 negli Stati Uniti nel 2020

I dipendenti sono fan del lavoro a distanza

Il 77% dei lavoratori a distanza afferma di essere più produttivo quando lavora da casa. Inoltre, il74% dei lavoratori dichiara che la possibilità di lavorare da casa li renderebbe meno propensi a lasciare un’azienda. Altre ricerche mostrano che il 99% delle persone non rifiuterebbe l’opportunità di lavorare in remoto almeno una parte del tempo per il resto della loro carriera.

Non tutto è perfetto come sembra

Tra i problemi associati al lavoro a distanza, le persone riportano la solitudine, l’incapacità di comunicare senza sforzo, e la separazione del lavoro dalla vita privata.

Ora che sei consapevole della crescente domanda di lavoro a distanza, così come dei suoi benefici e dei principali svantaggi, diamo un’occhiata a 6 strategie chiave che miglioreranno notevolmente la tua esperienza di lavoro con personale remoto.

#1 Investi negli strumenti giusti

Prima di tutto,la chiave del successo è investire negli strumenti giusti. Senza di loro, puoi dimenticarti di lavorare bene con il tuo team remoto. Perché? Mettiamola così. Come immagina di parlare con i membri del suo team senza alcuno strumento di video o audio conferenza? O, ancora meglio, come ti aspetti che il tuo team rimanga aggiornato su tutte le tue scadenze se non c’è uno spazio dedicato per poterle seguire e accedere facilmente? Vari strumenti per tutti questi compiti necessari possono rendere la comunicazione più veloce, più facile e più efficiente. Avrai bisogno di:

Strumento di chat di gruppo

È assolutamente essenziale avere un posto all’interno del tuo gruppo di lavoro a distanza dove puoi parlare, condividere idee, discutere di argomenti e scambiare opinioni. Assicurati che tutti nel tuo team conoscano bene lo strumento, in modo che tutti possano usarlo al massimo delle sue potenzialità, assicurando la collaborazione più efficace e produttiva possibile.

Strumenti come Slack o Google Chat permettono di rimanere organizzati e concentrati con l’accesso a spazi centrali per conversazioni, strumenti, persone e file. Non solo Slack ti permette di collaborare e comunicare all’interno del tuo spazio di lavoro, ma anche con altre aziende esterne con cui collabori. Crea stanze e gruppi o chat con i membri del tuo team separatamente. Per l’archiviazione illimitata di file, foto e video, usa soluzioni come Facebook Workplace o il leggermente meno popolare Rocket.Chat. Sta a te decidere quale sarà la tua strategia per raggiungere il successo, ma una cosa è certa: strumenti come questi sono estremamente utili.

Strumento di comunicazione con il cliente

Comunicare con i membri del tuo team è una cosa, ma anche comunicare con i tuoi clienti non può essere dimenticato. Entrambi sono ugualmente importanti nel processo di sviluppo di una forte e sana strategia di comunicazione del team remoto. Uno di questi strumenti dedicati alla comunicazione con i clienti è un call center.

Avere una soluzione di call center permette di dividere le responsabilità di ogni membro del teamin modo fluido e chiaro. Un buon strumento di call center dovrebbe avere caratteristiche che permettono azioni come l’accodamento e la registrazione delle chiamate, le chiamate interne e gli interni. Inoltre, in tempi di lavoro a distanza, spesso con persone di diversi paesi, le caratteristiche che forniscono chiamate internazionali, la portabilità del numero (collegando qualsiasi numero di telefono al software), e i numeri verdi sono tutti must-have assoluti.

Altre caratteristiche che renderanno la vostra comunicazione con i clienti memorabile e preziosa includono la segreteria telefonica, saluti personalizzati e musica, oltre a permettere ai clienti di scegliere il loro agente preferito con cui parlare. Se pensi che tutte queste soluzioni possano contribuire positivamente al tuo business, allora potresti voler controllare questo utile strumento fornito da CloudTalk, che offre tutto quanto descritto sopra, e molto di più!

Strumento di gestione del progetto

What is effective collaboration without a dedicated space for managing your projects so that you can stay organized at work? Managers often have to handle multiple projects at the same time. When you add employees who work remotely and in different time zones into the mix, then chaos and disorganization are almost guaranteed. 

Strumenti come Asana aiutano ad assistervi per una migliore collaborazione, una migliore pianificazione e programmazione, una più facile integrazione con i nuovi membri, un’efficace mitigazione dei rischi e altro ancora. Puoi dire addio alla creazione di decine di sottogruppi, chat e file per organizzare tutto. Con un buon strumento di gestione dei progetti, avrete tutto in un unico posto e non dovrete preoccuparvi che qualcosa vada storto.

In modo simile, un altro strumento di gestione dei progetti chiamato Monday ti permette di seguire il progresso dei tuoi progetti, allocare le risorse in modo efficace e anche creare liste di cose da fare. Se questo non è abbastanza, potreste voler controllare altri strumenti, anch’essi altamente raccomandati, come SmartSheet o TeamHood. Una cosa è certa con loro: niente più stress per un ambiente di lavoro caotico.

Video chiamate

Ci sono momenti in cui, che ti piaccia o no, non puoi discutere un progetto o un’idea faccia a faccia per valutare la reazione autentica di qualcuno. Questo è il momento in cui gli strumenti di videochiamata tornano utili. La lista dei vantaggi delle videochiamate è infinita, soprattutto se si lavora in remoto.

Prima di tutto, la videochiamata apre la porta per consentire il lavoro a distanza. Senza le videochiamate, sarebbe molto difficile comunicare con la sua squadra. Una statistica diMicrosoftmostra che il 62% dei dirigenti concorda che le videoconferenze migliorano significativamente la qualità della comunicazione. L’invio di messaggi di testo e di e-mail richiede un notevole dispendio di tempo.

In generale, le persone sono in grado di pronunciare da 100 a 130 parole al minuto e di scriverne solo 37-44. Per questo motivo è necessario uno strumento di videochiamata. Uno degli strumenti più popolari progettati per questo tipo di chiamate è naturalmente Zoom, che ha registrato un’impennata di richieste all’inizio della pandemia nel marzo 2020. Se non sei un fan di Zoom, ci sono molte altre opzioni tra cui scegliere, come Skype, Google Meet, ClickMeeting e LifeSize. L’elenco continua a lungo!

#2 Stabilisci delle linee guida per il tuo team: anche loro ne hanno bisogno!

Non staresti leggendo questo articolo se non avessi bisogno di aiuto, giusto? Anche i membri del tuo team potrebbero aver bisogno di aiuto. Assicurati di definire chiaramente le linee guida del tuo lavoro. È necessario stabilire quale canale viene utilizzato per quale tipo di comunicazione, in modo che nessuno si confonda. Dopotutto, non si vuole perdere tempo a cercare informazioni che in origine dovevano essere inviate da un’altra parte. Questo tipo di chiarezza tra i colleghi giocherà sicuramente a favore di tutti. Esempi di questo tipo di attività possono essere

• Stabilire alcune regole di base relative ai canali di comunicazione all’inizio della collaborazione su un progetto e spiegare come renderanno la vostra cooperazione più facile ed efficace!
• Menziona queste regole durante i tuoi incontri settimanali con il team per assicurarti che tutti se ne ricordino.
• Mantenere tutto organizzato e chiaro, saper distinguere il lavoro rigoroso dal divertimento durante la collaborazione e assicurarsi che il team sia consapevole di questa distinzione.

#3 L’eccesso di comunicazione è più che benvenuto.

In modo analogo, devi assicurarti che tutti capiscano qual è il loro compito, in modo da non commettere errori inutili. John Powell ha detto che “la comunicazione funziona per chi ci lavora”. Quando scriviamo, molto di ciò che vogliamo comunicare può andare perso a causa della natura non verbale del messaggio.

È sempre meglio sovracomunicare piuttosto che sottocomunicare nel caso di team e dipendenti che non hanno la possibilità di parlare faccia a faccia. Può trattarsi anche solo di un piccolo controllo per verificare che qualcuno abbia ricevuto un’e-mail che gli hai inviato o per chiedere se si ricorda di una scadenza che hai pubblicato nel calendario di collaborazione del tuo team. Questi piccoli gesti non faranno male e non richiederanno molto tempo, ma contribuiranno all’efficacia della tua squadra/impresa.

#4 Abituarsi alla comunicazione asincrona

La comunicazione asincrona avviene quando due (o più) persone comunicano tra loro senza la necessità di essere presenti nello stesso esatto momento. Questo tipo di comunicazione può avvenire attraverso vari canali come e-mail, Asana oMicrosoft Teams.

All’inizio potrebbe essere difficile, soprattutto se hai dei progetti in corso che richiedono tempo, ma lavoraci su. In questo caso, essere comprensibili è estremamente utile. Cerca di prestare attenzione ai colleghi che vivono in fusi orari diversie a quelli che condividono l’ufficio di casa con i familiari. Tra le cose a cui prepararsi c’è l’accettazione di risposte più lente, così come di messaggi inviati totalmente al di fuori del vostro orario di lavoro mentre stai dormendo a causa del fuso orario.

#5 Programmare le riunioni tenendo conto di tutti

Tieni presente che anche le differenze di orario sono fondamentali quando programmi le riunioni con il tuo team. Devi tenere conto del fatto che potrebbero vivere in luoghi diversi e quindi trovare l’ora e la data perfetta potrebbe essere difficile.

Non arrenderti, però.

Lavora per risolvere il problema e incoraggia gli altri a contribuire. Trova la soluzione migliore e assicurati che tutti siano in grado di arrivare in tempo. Dopo tutto,la chiave per una grande comunicazione in un team remoto è garantire che tutti rimangano connessi e impegnati. Garantire che tutti siano inclusi in tutti i piani sarà anche un segnale per gli altri membri del team che sono apprezzati e stimati.

#6 Registrare (alcune) riunioni

Infine, ma non meno importante, registra le vostre riunioni! Come già detto, per alcuni membri del team potrebbe essere difficile arrivare in tempo alle riunioni. I motivi possono essere questioni personali, emergenze dell’ultimo minuto o anche semplici problemi di connessione e di dispositivo. È proprio per questo che bisogna essere sempre pronti a evitare che un collega si perda una presentazioneo una riunione di gruppo.

Avere accesso a strumenti che consentono di registrare le riunioni può essere un salvavita. Potrebbe essere qualcosa di semplice come un software di registrazione dello schermo. Il punto è comunque chiaro: non si vuole lasciare indietro nessuno. Tienilo a mente la prossima volta che qualcuno si perde la tua conferenza online.

Riassunto

In breve, questo articolo ti ha fornito i consigli più importanti per garantire una comunicazione di gruppo a distanza fluida e senza problemi. Ciò che si deve ricordare è che:

• In ogni caso, investi negli strumenti giusti
• Aiutatevi a vicenda e provate a mettervi nei panni degli altri.
• Cerca di pensare a modi per evitare problemi in futuro e incorpora queste soluzioni nel tuo flusso di lavoro.

Infine, ma non meno importante, non farti spaventare dal lavoro a distanza! Sembra molto più complesso di quanto non sia in realtà. Con gli strumenti giusti e un atteggiamento positivo, diventerai maestro nel lavoro a distanza in pochissimo tempo. Se sei alla ricerca di uno strumento che funzioni alla grande con i tuoi team remoti e i tuoi clienti in tutto il mondo, assicurati di dare un’occhiata a CloudTalk.io!