6 semplici passaggi per migliorare la comunicazione del team da remoto

I grandi team da remoto non comunicano di più, comunicano meglio.

Ecco le 6 strategie chiave per rendere la comunicazione del tuo team da remoto fluida e senza sforzo.

1. Investi negli strumenti giusti

Gli strumenti sono le fondamenta. Senza di essi, la collaborazione da remoto diventa rapidamente frammentata e frustrante.

Chat di team

È assolutamente essenziale avere uno spazio all’interno del tuo team da remoto in cui poter parlare, condividere idee, discutere argomenti e scambiare opinioni. Assicurati che tutti nel tuo team conoscano o imparino a conoscere bene lo strumento scelto, in modo da poterlo sfruttare al massimo delle sue potenzialità, garantendo una collaborazione il più efficace e produttiva possibile.

Strumenti come Slack o Google Chat ti permettono di rimanere organizzato e concentrato grazie all’accesso a spazi centralizzati per conversazioni, strumenti, persone e file. Slack non solo ti consente di collaborare e comunicare all’interno del tuo spazio di lavoro, ma anche con altre aziende esterne con cui cooperi. Crea canali e gruppi o chat separate con i singoli membri del team. Per uno spazio di archiviazione illimitato di file, foto e video, usa soluzioni come Facebook Workplace o il meno diffuso Rocket.Chat. Sta a te decidere quale strategia adottare per raggiungere il successo, ma una cosa è certa: strumenti come questi sono estremamente utili.

Comunicazione con i clienti

Comunicare con i membri del tuo team è fondamentale, ma non devi dimenticare la comunicazione con i clienti. Entrambi gli aspetti sono ugualmente importanti nel processo di sviluppo di una strategia di comunicazione da remoto forte e sana. Uno strumento dedicato alla comunicazione con i clienti è il call center.

Avere una soluzione di call center ti consente di suddividere le responsabilità di ogni membro del team in modo fluido e chiaro. Un buon strumento di call center dovrebbe avere funzionalità che consentono azioni come la coda di chiamata, la registrazione delle chiamate, le chiamate interne e gli interni.

Inoltre, nell’era del lavoro da remoto, spesso con persone provenienti da paesi diversi, le funzionalità che offrono chiamate internazionali, portabilità del numero (collegamento di qualsiasi numero di telefono al software) e numeri verdi sono assolutamente indispensabili.

Altre funzionalità che renderanno la tua comunicazione con i clienti memorabile e di valore includono segreteria telefonica, messaggi di benvenuto personalizzati e musica d’attesa, oltre a consentire ai clienti di scegliere l’operatore preferito con cui parlare. Se ritieni che tutte queste soluzioni possano dare un contributo positivo alla tua attività, potresti dare un’occhiata a CloudTalk, uno strumento utile che offre tutto ciò che abbiamo descritto e molto altro ancora!

Agenti vocali IA

Gli agenti vocali IA non servono solo per i clienti: sono un filtro di comunicazione e un livello di coordinamento per i team distribuiti.

Quando i team sono sparsi su diversi fusi orari, c’è sempre qualcuno offline. Gli agenti vocali IA assicurano che le informazioni continuino a circolare:

• Catturano i dettagli chiave delle chiamate in entrata e li trasmettono al collega giusto, anche se quella persona sta dormendo o è concentrata su altro.
• Standardizzano il passaggio delle consegne, in modo che nessuno perda il contesto o debba affidarsi a messaggi Slack incompleti.
• Automatizzano la comunicazione interna di routine, come promemoria, follow-up o rapidi controlli dello stato su cui il tuo team non dovrebbe perdere tempo.
• Riducono il sovraccarico da interruzioni gestendo le richieste semplici e inoltrando agli umani solo le questioni importanti.

Per i team da remoto, questo significa meno messaggi persi, passaggi di consegne più fluidi, meno riunioni e molti meno dubbi del tipo «Ehi, qualcuno ha poi seguito questa pratica?».

Mantengono attivi i tuoi flussi di lavoro quando i tuoi colleghi non possono farlo.

Gestione dei progetti

Che cos’è una collaborazione efficace senza uno spazio dedicato alla gestione dei tuoi progetti per rimanere organizzati al lavoro? I manager spesso devono gestire più progetti contemporaneamente. Se a questo si aggiungono dipendenti che lavorano da remoto e in fusi orari diversi, il caos e la disorganizzazione sono quasi garantiti.

Strumenti come Productive.io e Asana ti aiutano a collaborare meglio, a pianificare e programmare in modo più efficace, a integrare più facilmente i nuovi membri, a mitigare i rischi e molto altro ancora. Puoi dire addio alla creazione di decine di sottogruppi, chat e file per organizzare il lavoro. Con un buon strumento di gestione dei progetti, avrai tutto in un unico posto e non dovrai preoccuparti che qualcosa vada storto.

Allo stesso modo, un altro strumento di project management chiamato Monday ti consente di monitorare lo stato di avanzamento dei progetti, allocare le risorse in modo efficace e persino creare liste di cose da fare. Se questo non bastasse, puoi dare un’occhiata ad altre valide alternative a Monday come SmartSheet o TeamHood. Una cosa è certa: niente più stress dovuto a un ambiente di lavoro caotico.

Videochiamate

Ci sono momenti in cui, che ti piaccia o no, non puoi discutere di un progetto o di un’idea di persona per valutare la reazione autentica di qualcuno. È qui che gli strumenti di videochiamata tornano utili. L’elenco dei vantaggi delle videochiamate è infinito, soprattutto se lavori da remoto.

Prima di tutto, le videochiamate rendono possibile il lavoro da remoto. Senza di esse, sarebbe molto difficile comunicare con il tuo team. Una statistica di Microsoft mostra che il 62% dei dirigenti concorda sul fatto che le videoconferenze migliorino significativamente la qualità della comunicazione. Mandare messaggi ed e-mail richiede molto più tempo al confronto.

In generale, le persone riescono a pronunciare da 100 a 130 parole al minuto e a scriverne solo da 37 a 44. Ecco perché uno strumento di videochiamata è necessario. Uno dei tool più popolari progettati per queste chiamate è ovviamente Zoom, che ha registrato un’impennata della domanda all’inizio della pandemia nel marzo 2020. Se non ami Zoom, ci sono molte altre opzioni tra cui scegliere, come Skype, Google Meet, ClickMeeting e LifeSize. L’elenco potrebbe continuare all’infinito!

2. Imposta linee guida di comunicazione chiare

Non staresti leggendo questo articolo se non avessi bisogno di aiuto, giusto? Beh, anche i membri del tuo team potrebbero averne bisogno. Assicurati di definire chiaramente le tue linee guida di lavoro. Dovresti stabilire quale canale utilizzare per ciascun tipo di comunicazione, in modo che nessuno si confonda. Dopotutto, non vuoi perdere tempo prezioso a cercare un’informazione che doveva essere inviata da un’altra parte. Creare questa chiarezza tra i collaboratori andrà sicuramente a vantaggio di tutti. Ecco alcuni esempi di come farlo:

3. Non aver paura di sovra-comunicare

Allo stesso modo, dovresti assicurarti che ognuno capisca qual è il proprio compito per evitare errori inutili. John Powell una volta disse che «la comunicazione funziona per chi ci si impegna». Quando scriviamo, molto di ciò che vorremmo comunicare può andare perso a causa della natura non verbale del messaggio.

È sempre meglio eccedere nella comunicazione piuttosto che comunicare troppo poco nel caso di team e dipendenti che non hanno la possibilità di parlarsi di persona. Può trattarsi anche solo di verificare se qualcuno ha ricevuto un’e-mail che gli hai inviato o di chiedere se ricorda una scadenza inserita nel calendario di collaborazione del team. Questi piccoli gesti non costano nulla e non richiedono molto tempo, ma contribuiranno all’efficacia del tuo team e della tua azienda.

4. Adotta la comunicazione asincrona

La comunicazione asincrona avviene quando due (o più) persone comunicano tra loro senza la necessità di essere presenti nello stesso preciso momento. Questo tipo di comunicazione può avvenire attraverso vari canali come l’e-mail, Asana o Microsoft Teams.

All’inizio potrebbe essere difficile, soprattutto se hai progetti urgenti in corso, ma lavoraci su. Dimostrare comprensione è estremamente utile in questo caso. Cerca di prestare attenzione ai colleghi che vivono in fusi orari diversi, così come a quelli che condividono l’home office con i familiari. Preparati ad accettare risposte più lente, così come messaggi inviati totalmente al di fuori dell'orario d’ufficio mentre stai dormendo a causa delle differenze di orario.

5. Pianifica le riunioni pensando a tutti

Tieni presente che le differenze di orario sono fondamentali anche quando pianifichi le riunioni con il tuo team. Dovresti considerare che i membri del team potrebbero vivere in posti diversi e che quindi trovare la data e l’ora perfette potrebbe essere una sfida.

Non arrenderti, però.

Trova una soluzione a questo problema e incoraggia gli altri a dare il proprio contributo. Cerca la soluzione migliore e assicurati che tutti possano farcela in tempo. Dopotutto, la chiave per un’ottima comunicazione in un team da remoto è garantire che tutti rimangano connessi e coinvolti. Assicurarsi che tutti siano inclusi nei piani sarà anche un segno per gli altri membri del team del fatto che sono stimati e apprezzati.

6. Registra le riunioni importanti

Ultimo ma non meno importante, registra le tue riunioni! Come accennato in precedenza, alcuni membri del tuo team potrebbero avere difficoltà a presentarsi in tempo alle riunioni. I motivi potrebbero includere questioni personali, emergenze dell’ultimo minuto o anche semplici problemi di connessione o del dispositivo. Questo è esattamente il motivo per cui dovresti essere sempre pronto a evitare che un collega si perda la tua presentazione o la riunione di gruppo.

Avere accesso a strumenti che ti consentono di registrare le tue riunioni può salvarti la vita. Potrebbe trattarsi anche di un semplice software di registrazione dello schermo. Il punto è chiaro, però: non vuoi lasciare indietro nessuno. Tienilo a mente la prossima volta che qualcuno salta la tua conferenza online.

La comunicazione da remoto funziona quando i team dispongono di:

Con una struttura ponderata e strumenti creati per il lavoro distribuito, la collaborazione da remoto non diventa solo possibile, ma estremamente potente.

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