6 Passos Fáceis Para uma Melhor Comunicação de Equipe Remota

Grandes equipes remotas não se comunicam mais, apenas se comunicam melhor.

Abaixo estão as 6 principais estratégias para fazer a comunicação da sua equipe remota fluir sem esforço.

1. Invista nas Ferramentas Certas

As ferramentas são a base. Sem elas, a colaboração remota rapidamente se torna fragmentada e frustrante.

Chat de Equipe

É absolutamente essencial ter um espaço para o seu grupo de trabalho remoto onde você possa conversar, compartilhar ideias, discutir tópicos e trocar opiniões. Certifique-se de que todos na sua equipe conheçam ou venham a conhecer bem a ferramenta para que possam usá-la em todo o seu potencial, garantindo uma colaboração o mais eficaz e produtiva possível.

Ferramentas como o Slack ou o Google Chat permitem que você se mantenha organizado e focado, com acesso a espaços centrais para conversas, ferramentas, pessoas e arquivos. O Slack não só permite que você colabore e se comunique dentro do seu espaço de trabalho, mas também com outras empresas parceiras externas. Crie salas e grupos ou chats individuais com os membros da sua equipe. Para armazenamento ilimitado de arquivos, fotos e vídeos, use soluções como o Workplace do Facebook ou o um pouco menos popular Rocket.Chat. Cabe a você decidir qual será a sua estratégia para alcançar o sucesso, mas uma coisa é certa: ferramentas como essas são extremamente úteis.

Comunicação com o Cliente

Comunicar-se com os membros da sua equipe é uma coisa, mas a comunicação com os seus clientes também não pode ser esquecida. Ambas são igualmente importantes no processo de desenvolvimento de uma estratégia de comunicação de equipe remota forte e saudável. Uma dessas ferramentas dedicadas à comunicação com o cliente é o call center.

Ter uma solução de call center permite dividir as responsabilidades de cada membro da equipe de maneira fluida e clara. Uma boa ferramenta de call center deve ter recursos que permitam ações como fila e gravação de chamadas, chamadas internas e ramais.

Além disso, em tempos de trabalho remoto, muitas vezes com pessoas de diferentes países, recursos que oferecem chamadas internacionais, portabilidade de número (conectando qualquer número de telefone ao software) e números gratuitos são itens absolutamente indispensáveis.

Outros recursos que tornarão a comunicação com o cliente memorável e valiosa incluem correio de voz, saudações personalizadas e música de espera, além de permitir que os clientes escolham o atendente de sua preferência. Se você sente que todas essas soluções contribuiriam positivamente para o seu negócio, vale a pena conhecer esta ferramenta útil oferecida pela CloudTalk, que oferece tudo o que foi descrito acima e muito mais!

Agentes de Voz de IA

Os Agentes de Voz de IA não servem apenas para os clientes — eles funcionam como um filtro de comunicação e uma camada de coordenação para equipes distribuídas.

Quando as equipes estão espalhadas por diferentes fusos horários, sempre há alguém offline. Os Agentes de Voz de IA garantem que a informação continue circulando:

• Eles capturam detalhes importantes das chamadas recebidas e os repassam para o colega de equipe correto, mesmo que essa pessoa esteja dormindo ou concentrada em seu horário de foco.
• Eles padronizam a transferência de mensagens, para que ninguém perca o contexto ou dependa de atualizações incompletas no Slack.
• Eles automatizam a comunicação interna rotineira, como lembretes, acompanhamentos ou verificações rápidas de status que não deveriam tomar o tempo da sua equipe.
• Eles reduzem a sobrecarga de interrupções ao lidar com dúvidas simples e direcionar apenas o que é importante para os humanos.

Para equipes remotas, isso significa menos mensagens perdidas, transições mais limpas, menos reuniões e muito menos daquela energia de "Ei, alguém acompanhou isso?".

Eles mantêm os seus fluxos de trabalho em movimento quando os seus colegas de equipe não podem.

Gestão de Projetos

O que é uma colaboração eficaz sem um espaço dedicado para gerenciar os seus projetos e manter a organização no trabalho? Os gestores muitas vezes precisam lidar com vários projetos ao mesmo tempo. Quando você adiciona colaboradores que trabalham remotamente e em fusos horários diferentes à mistura, o caos e a desorganização são quase garantidos.

Ferramentas como o Productive.io e a Asana ajudam você a ter uma melhor colaboração, um planejamento e agendamento aprimorados, uma integração mais fácil com novos membros, uma mitigação de riscos eficaz e muito mais. Você pode dizer adeus à criação de dezenas de subgrupos, chats e arquivos para organizar tudo. Com uma boa ferramenta de gestão de projetos, você terá tudo em um só lugar e não precisará se preocupar com imprevistos.

Da mesma forma, outra ferramenta de gestão de projetos chamada Monday permite acompanhar o progresso dos seus projetos, alocar recursos de forma eficaz e até mesmo criar listas de tarefas. Se isso não for suficiente, você pode conferir outras alternativas à Monday também muito recomendadas, como o SmartSheet ou o TeamHood. Uma coisa é certa com elas: chega de estresse com um ambiente de trabalho caótico.

Chamadas de Vídeo

Há momentos em que, queira ou não, você precisa discutir um projeto ou uma ideia cara a cara para avaliar a reação autêntica de alguém. É aí que as ferramentas de chamada de vídeo se tornam úteis. A lista de vantagens das chamadas de vídeo é infinita, especialmente se você trabalha remotamente.

Antes de tudo, a chamada de vídeo abre as portas para viabilizar o trabalho remoto. Sem as chamadas de vídeo, seria muito difícil se comunicar com a sua equipe. Uma estatística da Microsoft mostra que 62% dos executivos concordam que as videoconferências melhoram significativamente a qualidade da comunicação. Enviar mensagens de texto e e-mails consome muito tempo em comparação.

Em geral, as pessoas conseguem falar de 100 a 130 palavras por minuto e digitar apenas 37 a 44. É por isso que uma ferramenta de chamadas de vídeo é necessária. Uma das ferramentas mais populares projetadas para essas chamadas é, obviamente, o Zoom, que teve uma explosão de demanda no início da pandemia em março de 2020. Se você não é fã do Zoom, existem muitas outras opções para escolher, como o Skype, o Google Meet, o ClickMeeting e o LifeSize. A lista é enorme!

2. Estabeleça Diretrizes Claras de Comunicação

Você não estaria lendo este artigo agora se não precisasse de ajuda, certo? Bem, os membros da sua equipe também podem precisar de ajuda. Certifique-se de definir claramente as suas diretrizes de trabalho. Você deve determinar qual canal é usado para cada tipo de comunicação para que ninguém se confunda. Afinal, você não quer gastar tempo extra procurando uma informação que deveria ter sido enviada para outro lugar. Ter esse tipo de clareza entre os colegas de trabalho certamente beneficiará a todos. Exemplos de como fazer isso incluem:

3. Não Tenha Medo de Pecar pelo Excesso de Comunicação

Da mesma forma, você deve garantir que todos entendam qual é o seu papel para que não ocorram erros desnecessários. John Powell disse uma vez que “a comunicação funciona para quem se esforça nela”. Quando escrevemos, muito do que desejamos comunicar pode se perder devido à natureza não verbal da mensagem.

É sempre melhor pecar pelo excesso de comunicação do que pela falta dela no caso de equipes e colaboradores que não têm a chance de conversar cara a cara. Pode ser algo simples como confirmar se alguém recebeu um e-mail que você enviou ou perguntar se lembram de um prazo publicado no calendário de colaboração da equipe. Esses pequenos gestos não custam nada nem tomam muito tempo, mas contribuem muito para a eficácia da equipe/empresa.

4. Adote a Comunicação Assíncrona

A comunicação assíncrona acontece quando duas (ou mais) pessoas se comunicam sem a necessidade de estarem presentes no exato mesmo momento. Esse tipo de comunicação pode ocorrer por meio de vários canais, como e-mail, o Asana ou o Microsoft Teams.

No início, isso pode ser difícil, especialmente se houver projetos urgentes em andamento, mas insista. A empatia é extremamente útil neste caso. Tente ser compreensivo com os colegas de trabalho que vivem em fusos horários diferentes, bem como com aqueles que compartilham o home office com familiares. Prepare-se para aceitar respostas mais lentas, além de mensagens enviadas totalmente fora do seu horário de expediente enquanto você está dormindo, devido às diferenças de fuso horário.

5. Agende Reuniões Pensando em Todos

Lembre-se de que as diferenças de fuso horário também são fundamentais ao agendar reuniões com a sua equipe. Você deve levar em consideração que as pessoas podem morar em locais diferentes e, por isso, encontrar o dia e horário perfeitos pode ser um desafio.

Mas não desista.

Encontre uma alternativa e incentive todos a colaborar. Busque a melhor solução para garantir que todos consigam comparecer no horário combinado. Afinal, o segredo para uma excelente comunicação em uma equipe remota é garantir que todos permaneçam conectados e engajados. Garantir que todos estejam incluídos nos planos também mostra aos membros da equipe que eles são valorizados e apreciados.

6. Grave Reuniões Importantes

Por último, mas não menos importante, grave as suas reuniões! Como mencionado acima, alguns membros da equipe podem ter dificuldades para comparecer às reuniões no horário. Os motivos podem variar desde assuntos pessoais, imprevistos de última hora ou até mesmo problemas simples de conexão e de aparelhos. É exatamente por isso que você deve estar sempre preparado para evitar que um colega perca a sua apresentação ou reunião de grupo.

Ter acesso a ferramentas que permitam gravar as reuniões pode salvar vidas. Pode ser algo simples como um software básico de gravação de tela. O objetivo é claro: não deixar ninguém para trás. Lembre-se disso da próxima vez que alguém faltar à sua videoconferência.

A comunicação remota funciona quando as equipes têm:

Com uma estrutura bem pensada — e ferramentas criadas para o trabalho distribuído — a colaboração remota se torna não apenas possível, mas extremamente poderosa.

Procurando uma plataforma projetada para equipes remotas e clientes globais?

A CloudTalk unifica tudo o que você precisa.

Artigos Recomendados