Como Criar um Plano de Comunicação para Sua Equipe

A comunicação eficaz é algo sem o qual as empresas não conseguem existir hoje em dia. Prestar atenção a ela é essencial, independentemente de você falar com clientes, parceiros de negócios, investidores ou funcionários.

Para desenvolver uma estratégia de mensagens que seja relevante e consistente, você precisa de um plano de comunicação. Você pode usar um para orientar o processo de definição de metas mensuráveis para sua estratégia de comunicação, entregar com sucesso sua mensagem a vários grupos, bem como identificar e traçar o perfil do seu público-alvo.

Se você está curioso para descobrir como criar um plano de comunicação impactante para sua equipe, discutiremos isso abaixo.

O Que é um Plano de Comunicação?

Um plano de comunicação é uma ferramenta que ajuda você a entregar informações de maneira eficaz aos principais membros da sua equipe, bem como a clientes e investidores. 

Ele pode incluir aspectos como:

• quais mensagens devem ser promovidas
• a quem essas mensagens se destinam
• quais canais devem ser usados para comunicar essas mensagens.

Você pode usar um bom plano de comunicação durante vários processos internos e externos, tais como:

• apresentação de novas iniciativas
• lançamento de novas campanhas de marketing de produto 
• fornecimento de informações importantes aos stakeholders
• resposta a mudanças governamentais

e muito mais.

3 Passos Fáceis para Criar um Plano de Comunicação para Sua Equipe

Criar um plano de comunicação interna pode parecer uma tarefa desafiadora, especialmente se você tiver uma equipe grande. Certamente existem inúmeros fatores que você deve levar em consideração, dependendo do objetivo do seu plano de comunicação. 

Estas são apenas algumas das perguntas que você deve ter em mente:

• Qual é a principal meta ou objetivo do seu plano? 
• Quem vai estar envolvido no plano e como?
• É para seus canais online ou offline, se não ambos? 
• Para quem você estará escrevendo?

Depois de obter todas ou pelo menos algumas dessas respostas, você estará pronto para começar. 

Agora vamos dar uma olhada em 3 passos simples para criar um plano de comunicação real.

#1 Faça uma Auditoria no Seu Plano de Comunicação Existente

O plano de comunicação que você desenvolve precisa estar integrado a toda a sua estratégia de negócios. Ele deve estar alinhado com as suas metas e objetivos de negócios, além de focar no fortalecimento da posição da sua empresa no mercado.

Antes de começar a escrever o seu plano, há uma lição de casa que você precisa fazer. É uma boa ideia começar fazendo uma auditoria na sua estratégia de comunicação atual.

Uma auditoria ajudará você a ter uma visão melhor de onde se encontra atualmente, para que possa identificar lacunas ou pontos fracos em seu plano.

Realizar uma auditoria exige algum esforço inicial, mas fazer isso ajudará você a economizar tempo ao longo do ano, reduzindo a duplicidade e aumentando a consistência em todos os seus canais. Além disso, uma auditoria pode fornecer insights importantes sobre o desempenho da sua equipe. Coletar regularmente esses insights é uma excelente oportunidade para você analisar profundamente a produtividade e o desempenho geral da sua equipe.

Por exemplo, imagine que você está planejando lançar um novo produto nas redes sociais que exigirá uma comunicação eficaz da sua parte. Esta é a oportunidade perfeita para dar um passo atrás e obter uma visão mais ampla da maneira como você está lidando com a comunicação atualmente.

Suas mensagens são consistentes e compreensíveis para todos os membros da equipe? Há algo faltando que algum membro da equipe tenha notado? Você tem materiais de marketing suficientes e todos os membros da sua equipe os conhecem? 

Essas são coisas às quais você deve prestar atenção antes de realmente desenhar o seu plano de comunicação. Sem ter uma compreensão clara da sua situação atual de comunicação, você corre o risco de não cumprir com as suas promessas. 

#2 Identifique o Seu Público-Alvo

Depois de realizar uma auditoria, é hora de pensar para quem você comunicará sua mensagem.

Existem várias entidades com as quais as empresas lidam todos os dias, incluindo: 

• funcionários,
• veículos de mídia, 
• organizações governamentais,
• clientes,
• investidores,

apenas para citar alguns exemplos. Agora, dependendo do público-alvo das suas mensagens, você deve ter diferentes estilos de comunicação preparados.

Por exemplo, você com certeza usará uma abordagem diferente ao falar com seus investidores em comparação com quando se dirige aos seus clientes nas redes sociais.

Para quem está se preparando para falar com veículos de mídia, criar um press release que descreva seus objetivos é uma boa ideia. Você pode, por exemplo, implementar um processo para quem irá interagir com a mídia. Isso pode incluir uma descrição do que eles dirão ou até mesmo um plano de ação detalhado para cada canal de marketing.

Da mesma forma, se o seu plano de comunicação se destina aos seus funcionários, talvez você queira criar algum tipo de documento interno para total clareza.

Independentemente de com quem você planeja se comunicar, é vital que todos na sua equipe tenham uma compreensão clara de todas as práticas a serem seguidas. Isso garantirá que todos trabalhem em simbiose, entregando uma mensagem consistente e alinhada com a estratégia da empresa.

#3 Escreva o Seu Plano de Comunicação Mantendo os Pontos Anteriores em Mente

Finalmente, é hora de a magia acontecer. O último passo é escrever o seu plano.

Ao elaborar o seu plano, pode ser uma boa ideia criar um cronograma destacando os pontos principais, incluindo: 

• as mensagens que você planeja compartilhar, 
• para quem elas serão distribuídas, 
• em quais canais você compartilhará essas mensagens,
• o cronograma e a frequência da comunicação.

Como Estruturar o Seu Plano de Comunicação

Seguindo o seu esboço geral, aqui está um exemplo de como você pode estruturar o seu plano de comunicação: 

#1 Meta - Para que Serve este Plano de Comunicação?

Explique detalhadamente qual é o propósito deste plano de comunicação específico, para quem ele se destina e como será utilizado. Entre no máximo de detalhes possível. 

#2 Planeje os Elementos do Seu Plano de Comunicação

Considere quais elementos devem ser incluídos em seu plano de comunicação. Isso pode variar dependendo da maturidade e do tamanho da sua empresa, por isso é importante sempre ajustar qualquer modelo ou referência à sua própria realidade.

Durante esta fase, você deve pensar sobre:

• quem vai usar o seu plano de comunicação e estar envolvido em sua execução,
• como as mensagens serão entregues,
• quando e onde a comunicação irá ocorrer.

Fazer isso permitirá que você gerencie e distribua tarefas de maneira uniforme entre os membros da sua equipe, de acordo com suas habilidades e especialidades.

#3 Estrutura de Escalação - Quais Próximos Passos Implementar?

Lembre-se de que, às vezes, as situações podem fugir do controle. Isso é especialmente verdade nas redes sociais, onde muitas vezes um único passo em falso pode fazer algo viralizar. Você precisa estar pronto para uma reação rápida.

Aqui está um exemplo da Delta Airlines, uma empresa que achava que girafas eram animais que podiam ser encontrados em Gana. 

Dica: não são.

Para garantir que a sua equipe esteja completamente preparada para qualquer eventualidade, forneça a ela um guia de possibilidades. Isso significa incluir até mesmo os piores cenários e como lidar com eles.

#4 Papéis e Responsabilidades de Cada Membro da Equipe 

Você também precisa ser direto e preciso sobre as responsabilidades de cada membro da equipe. Inclua-as no plano de comunicação e certifique-se de que todos se familiarizem com ele.

Dessa forma, você evitará mal-entendidos e todos estarão perfeitamente cientes de seus deveres. Você também economizará tempo, abrindo espaço para melhorar os fluxos de trabalho e impulsionar a comunicação geral da equipe.

#5 Práticas Recomendadas e o que Evitar 

Uma lista de coisas que os membros da sua equipe devem e não devem fazer, com explicações e descrições claras. 

Nunca é demais ter regras. Isso é especialmente verdade quando elas visam ajudar outras pessoas a serem melhores no que fazem. 

Por esse motivo, sugerimos que você inclua uma seção com «o que fazer e o que não fazer» em relação ao estilo do seu plano de comunicação. Os membros da sua equipe certamente acharão útil saber o que é aceitável e o que não é. Graças a essas diretrizes em vigor, seus funcionários poderão dar uma olhada rápida no guia para esclarecer quaisquer dúvidas imediatamente, caso se sintam inseguros.

#6 Como Manter um Plano de Resposta Eficaz - Quais São Suas Regras?

Finalmente, bem no final do seu plano de comunicação, você pode querer incluir um guia curto, mas rico em conteúdo, que sua equipe deve seguir para manter a eficácia. 

Dessa forma, não haverá confusão em relação ao curso de ação. Quanto menos caos, melhores serão os resultados que seu plano trará. 

Plano de Comunicação Eficaz - Mais Fácil do que Você Pensava

Como você pode ver, elaborar um plano de comunicação para sua equipe não é tão difícil assim. Tudo o que você precisa é de uma estratégia bem pensada para seguir, e o plano praticamente se escreverá sozinho.

Os benefícios de ter um plano de comunicação bem desenhado são frequentemente subestimados. É hora de colocar um fim nisso e se tornar um mestre da comunicação. Com o nosso artigo, isso é possível.
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