So erstellen Sie einen Kommunikationsplan für Ihr Team

Effektive Kommunikation ist etwas, ohne das Unternehmen heutzutage nicht mehr existieren können. Ihr Aufmerksamkeit zu schenken ist unerlässlich, unabhängig davon, ob Sie mit Kunden, Geschäftspartnern, Investoren oder Mitarbeitern sprechen.

Um eine relevante und konsistente Messaging-Strategie zu entwickeln, benötigen Sie einen Kommunikationsplan. Sie können diesen nutzen, um den Prozess der Festlegung messbarer Ziele für Ihre Kommunikationsstrategie zu steuern, Ihre Botschaft erfolgreich an verschiedene Gruppen zu übermitteln sowie Ihre Zielgruppe zu identifizieren und zu profilieren.

Wenn Sie wissen möchten, wie Sie einen wirkungsvollen Kommunikationsplan für Ihr Team erstellen, besprechen wir das im Folgenden.

Was ist ein Kommunikationsplan?

Ein Kommunikationsplan ist ein Werkzeug, das Ihnen hilft, Informationen effektiv an Ihre wichtigsten Teammitglieder sowie an Kunden und Investoren zu übermitteln. 

Dazu gehören Aspekte wie:

• welche Botschaften gefördert werden sollen
• für wen diese Botschaften bestimmt sind
• welche Kanäle für die Vermittlung dieser Botschaften genutzt werden sollen.

Sie können einen guten Kommunikationsplan bei verschiedenen internen und externen Prozessen einsetzen, wie z. B.:

• Vorstellung neuer Initiativen
• Einführung neuer Produktmarketing-Kampagnen 
• Bereitstellung wichtiger Informationen für Stakeholder
• Reaktion auf staatliche Änderungen

und vieles mehr.

3 einfache Schritte zur Erstellung eines Kommunikationsplans für Ihr Team

Die Erstellung eines Plans für die Mitarbeiterkommunikation mag wie eine anspruchsvolle Aufgabe erscheinen, insbesondere bei einem großen Team. Es gibt sicherlich zahlreiche Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten, je nach dem Zweck Ihres Kommunikationsplans. 

Dies sind nur einige der Fragen, die Sie im Hinterkopf behalten sollten:

• Was ist das Hauptziel Ihres Plans? 
• Wer wird wie in den Plan einbezogen?
• Ist er für Ihre Online- oder Offline-Kanäle gedacht, oder für beide? 
• Für wen schreiben Sie ihn?

Sobald Sie alle oder zumindest einige dieser Antworten haben, kann es losgehen. 

Sehen wir uns nun 3 einfache Schritte an, um einen tatsächlichen Kommunikationsplan zu erstellen.

#1 Auditieren Sie Ihren bestehenden Kommunikationsplan

Der von Ihnen entwickelte Kommunikationsplan muss in Ihre gesamte Geschäftsstrategie integriert werden. Er muss auf Ihre geschäftlichen Ziele ausgerichtet sein und darauf abzielen, die Position Ihres Unternehmens auf dem Markt zu stärken.

Bevor Sie mit dem Schreiben Ihres Plans beginnen, müssen Sie einige Hausaufgaben machen. Es ist eine gute Idee, mit einer Überprüfung Ihrer bestehenden Kommunikationsstrategie zu beginnen.

Ein Audit hilft Ihnen, eine bessere Perspektive auf Ihren aktuellen Stand zu gewinnen, sodass Sie Lücken oder Schwachstellen in Ihrem Plan identifizieren können.

Die Durchführung eines Audits erfordert im Vorfeld etwas Arbeit, spart Ihnen aber im Laufe des Jahres Zeit, indem Doppelarbeiten reduziert und die Konsistenz über alle Ihre Kanäle hinweg erhöht wird. Zudem kann ein Audit wichtige Erkenntnisse darüber liefern, wie gut Ihr Team arbeitet. Das regelmäßige Sammeln solcher Erkenntnisse ist eine großartige Gelegenheit für Sie, die Produktivität und Gesamtleistung Ihres Teams eingehend zu analysieren.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie planen die Einführung eines neuen Produkts in den sozialen Medien, was eine effektive Kommunikation Ihrerseits erfordert. Dies ist die perfekte Gelegenheit, einen Schritt zurückzutreten und sich einen umfassenderen Überblick darüber zu verschaffen, wie Sie die Kommunikation derzeit handhaben.

Sind Ihre Botschaften konsistent und für alle Teammitglieder verständlich? Fehlt etwas, das einem Teammitglied aufgefallen ist? Haben Sie genügend Marketingmaterialien und wissen alle Ihre Teammitglieder darüber Bescheid? 

Dies sind Dinge, auf die Sie achten sollten, bevor Sie Ihren Kommunikationsplan tatsächlich entwerfen. Ohne ein klares Verständnis Ihrer aktuellen Kommunikationssituation riskieren Sie, Ihre Versprechen nicht einhalten zu können. 

#2 Identifizieren Sie Ihre Zielgruppe

Sobald Sie das Audit durchgeführt haben, ist es an der Zeit, sich Gedanken darüber zu machen, an wen Sie Ihre Botschaft kommunizieren werden.

Es gibt verschiedene Instanzen, mit denen Unternehmen täglich zu tun haben, darunter: 

• Mitarbeiter,
• Medienvertreter, 
• Regierungsorganisationen,
• Kunden,
• Investoren,

um nur einige Beispiele zu nennen. Je nach Zielgruppe Ihrer Botschaften sollten Sie unterschiedliche Kommunikationsstile vorbereiten.

Beispielsweise werden Sie im Umgang mit Ihren Investoren definitiv einen anderen Ansatz wählen als bei der Ansprache Ihrer Kunden in den sozialen Medien.

Für diejenigen, die sich auf Gespräche mit Medienvertretern vorbereiten, ist die Erstellung einer Pressemitteilung, die Ihre Ziele umreißt, eine gute Idee. Sie können beispielsweise einen Prozess festlegen, wer mit den Medien interagiert. Dies könnte eine Beschreibung dessen enthalten, was sie sagen werden, oder sogar einen detaillierten Aktionsplan für jeden Marketingkanal.

Wenn sich Ihr Kommunikationsplan an Ihre Mitarbeiter richtet, sollten Sie für maximale Klarheit eine Art internes Dokument entwerfen.

Mit wem auch immer Sie kommunizieren wollen: Es ist von entscheidender Bedeutung, dass jeder in Ihrem Team ein klares Verständnis für alle zu befolgenden Praktiken hat. Dies stellt sicher, dass alle in Symbiose arbeiten und eine konsistente Botschaft im Einklang mit der Unternehmensstrategie vermitteln.

#3 Schreiben Sie Ihren Plan unter Berücksichtigung der vorherigen Punkte

Endlich ist es an der Zeit, dass die Magie geschieht. Der letzte Schritt ist das Schreiben Ihres Plans.

Beim Erstellen Ihres Plans könnte es eine kluge Idee sein, eine Roadmap zu erstellen, die wichtige Punkte umreißt, darunter: 

• die Botschaften, die Sie teilen möchten, 
• an wen sie verteilt werden, 
• auf welchen Kanälen Sie diese Botschaften teilen werden,
• den Zeitplan und die Häufigkeit der Kommunikation.

Wie Sie Ihren Kommunikationsplan strukturieren

Ihrem allgemeinen Entwurf folgend, finden Sie hier ein Beispiel dafür, wie Sie Ihren Kommunikationsplan strukturieren können: 

#1 Ziel – wofür ist dieser Kommunikationsplan gedacht?

Erklären Sie im Detail, was der Zweck dieses speziellen Kommunikationsplans ist, für wen er bestimmt ist und wie er verwendet wird. Gehen Sie so detailliert wie möglich vor. 

#2 Planen Sie die Elemente Ihres Kommunikationsplans

Überlegen Sie, welche Elemente in Ihren Kommunikationsplan aufgenommen werden sollten. Dies kann je nach Reife und Größe Ihres Unternehmens variieren, daher ist es wichtig, jede Vorlage oder jeden Benchmark immer an Ihre eigenen Gegebenheiten anzupassen.

In dieser Phase sollten Sie darüber nachdenken:

• wer Ihren Kommunikationsplan nutzen und an dessen Ausführung beteiligt sein wird,
• wie die Botschaften übermittelt werden sollen,
• wann und wo die Kommunikation stattfinden wird.

Auf diese Weise können Sie Aufgaben gleichmäßig und entsprechend den Fähigkeiten und dem Fachwissen Ihrer Teammitglieder verwalten und verteilen.

#3 Eskalations-Framework – welche weiteren Schritte sind zu implementieren?

Denken Sie daran, dass Situationen manchmal außer Kontrolle geraten können. Dies gilt insbesondere für soziale Medien, wo oft ein einziger falscher Schritt dazu führen kann, dass etwas viral geht. Sie müssen für eine schnelle Reaktion bereit sein.

Hier ist ein Beispiel von Delta Airlines, einem Unternehmen, das dachte, dass Giraffen Tiere seien, die man in Ghana finden kann. 

Hinweis: Das kann man nicht.

Um sicherzustellen, dass Ihr Team auf alle Eventualitäten vorbereitet ist, stellen Sie ihm ein Framework an Möglichkeiten zur Verfügung. Das bedeutet, auch die Worst-Case-Szenarien und den Umgang damit einzubeziehen.

#4 Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds 

Sie müssen auch im Vorfeld präzise Angaben zu den Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds machen. Nehmen Sie diese in den Kommunikationsplan auf und stellen Sie sicher, dass sich alle damit vertraut machen.

Auf diese Weise vermeiden Sie Missverständnisse und jeder ist sich seiner Pflichten vollkommen bewusst. Sie sparen außerdem Zeit, was Raum für die Verbesserung von Arbeitsabläufen und die Förderung der allgemeinen Teamkommunikation lässt.

#5 Do’s und Don’ts 

Eine Liste von Dingen, die Ihre Teammitglieder tun und lassen sollten, mit klaren Erklärungen und Beschreibungen. 

Man kann nie zu viele Regeln haben. Das gilt besonders, wenn sie dazu dienen, anderen zu helfen, ihre Arbeit besser zu machen. 

Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen, einen Abschnitt mit „Do’s und Don’ts“ bezüglich des Stils Ihres Kommunikationsplans aufzunehmen. Ihre Teammitglieder werden es sicherlich hilfreich finden, zu wissen, was akzeptabel ist und was nicht. Dank dieser Richtlinien können Ihre Mitarbeiter bei Unsicherheiten schnell einen Blick darauf werfen, um eventuelle Zweifel sofort auszuräumen.

#6 So pflegen Sie einen effektiven Reaktionsplan – was sind Ihre Regeln?

Schließlich möchten Sie ganz am Ende Ihres Kommunikationsplans vielleicht einen kurzen, aber gehaltvollen Leitfaden einfügen, an den sich Ihr Team halten sollte, um die Effektivität aufrechtzuerhalten. 

Auf diese Weise gibt es keine Verwirrung bezüglich des Vorgehens. Je weniger Chaos, desto bessere Ergebnisse wird Ihr Plan bringen. 

Effektiver Kommunikationsplan – einfacher als gedacht

Wie Sie sehen, ist es gar nicht so schwer, einen Kommunikationsplan für Ihr Team zu erstellen. Sie benötigen lediglich eine gut durchdachte Strategie, der Sie folgen können, und der Plan schreibt sich quasi von selbst.

Die Vorteile eines gut gestalteten Kommunikationsplans werden oft unterschätzt. Es ist an der Zeit, dem ein Ende zu setzen und ein Meister der Kommunikation zu werden. Mit unserem Artikel ist das möglich.
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