Come creare un piano di comunicazione per il tuo team

Al giorno d’oggi una comunicazione efficace è qualcosa di cui le aziende non possono fare a meno. È fondamentale prestarci attenzione indipendentemente dal fatto che si parli con clienti, partener aziendali, investitori o dipendenti.

Per sviluppare una strategia di messaggistica che sia rilevante e consistente, hai bisogno di un piano di comunicazione. Puoi usarne uno come guida per fissare gli obiettivi misurabili per la tua strategia di comunicazione, consegnare con successo il tuo messaggio a vari gruppi, così come identificare e delineare il tuo pubblico di riferimento.

Se sei curioso di scoprire come creare un piano di comunicazione efficace per il tuo team, ne parleremo più avanti.

Cos’è un piano di comunicazione?

Un piano di comunicazione è uno strumento che ti aiuta a consegnare efficacemente le informazioni alle figure chiavi del tuo team, così come ai clienti e agli investitori.

Potrebbe includere aspetti come:

• quali messaggi bisogna promuovere,
• a chi sono destinati tali messaggi,
• quali canali devono essere utilizzati per comunicare tali messaggi.

Puoi usare un buon piano di comunicazione durante vari processi interni ed esterni, come:

• proporre nuove iniziative,
• lanciare nuove campagne promozionali dei prodotti,
• fornire le parti interessate di informazioni importanti,
• respondere alle richieste del governo,

e molto altro.

Tre facili passaggi per creare un piano di comunicazione per il tuo team

Creare un piano di comunicazione potrebbe sembrare una sfida impegnativa, soprattutto se possiedi un grosso team. Ci sono sicuramente numerosi fattori che dovresti prendere in considerazione, a seconda dello scopo del tuo piano di comunicazione.

Queste sono solo alcune delle domande che dovresti tenere presente:

• Qual è l’obiettivo o lo scopo del tuo piano?
• Chi sarà coinvolto nel piano e in che modo?
• È per i tuoi canali online o offline, o per entrambi?
• Per chi lo scriverai?

Una volta che avrai tutte, o perlomeno alcune di queste risposte, sarai pronto.

Ora diamo un’occhiata a tre semplici passaggi per creare un vero piano di comunicazione.

#1 Verifica il tuo piano di comunicazione esistente

Il piano di comunicazione che hai intenzione di sviluppare deve essere integrato nella tua intera strategia aziendale. Deve essere compatibile con i tuoi traguardi e obiettivi aziendali, focalizzandosi sul rafforzamento della posizione della tua azienda sul mercato.

Prima che inizi davvero a stilare il tuo piano, hai bisogno di svolgere dei compiti. Una buona idea è quella di iniziare con il verificare la tua strategia comunicativa esistente.

Un controllo ti aiuterà a ottenere una migliore prospettiva di dove ti trovi attualmente in modo tale da poter identificare le lacune o i punti deboli del tuo piano.

Eseguire un controllo richiede del lavoro in anticipo, e così facendo risparmierai del tempo nell’arco dell’anno riducendo la duplicazione e aumentando la coerenza in tutti i tuoi canali. Inoltre, una verifica può fornire informazioni importanti su come stia funzionando il tuo team. Raccogliere regolarmente tali informazioni è una grande opportunità per analizzare più a fondo la produttività e la prestazione generale del tuo team.

Ad esempio, immagina di star pianificando il lancio di un nuovo prodotto sui social media che richiederà da parte tua una comunicazione efficace. Sarebbe un’opportunità perfetta per fare un passo indietro e avere una visione più ampia del modo in cui stai attualmente gestendo la comunicazione.

I tuoi messaggi sono coerenti e comprensibili per tutti i membri del tuo team? Manca qualcosa che è stato notato da un membro del tuo team? Hai abbastanza materiali promozionali, e i membri del tuo team ne sono a conoscenza?

Queste sono dettagli a cui dovresti prestare attenzione prima di progettare effettivamente un piano di comunicazione. Se non hai una chiara comprensione della tua situazione comunicativa attuale, potresti rischiare di non riuscire a mantenere le tue promesse.

#2 Identifica il tuo pubblico

Una volta che hai eseguito un controllo, è il momento di pensare a chi comunicherai il tuo messaggio.

Ci sono vari entità con cui le aziende hanno a che fare ogni giorno, inclusi:

• dipendenti,
• mass media,
• organizzazioni governative,
• clienti,
• investitori,

solo per nominare alcuni esempi. Ora, a seconda del pubblico di riferimento dei tuoi messaggi, dovresti avere pronti diversi stili di comunicazione.

Ad esempio, dovresti usare un approccio diverso quando parli con i tuoi investitori, rispetto a quando ti rivolgi ai tuoi clienti sui social media.

Per quelli intenzionati a parlare con i media, sarebbe una buona idea creare un comunicato stampa che delinei i propri obiettivi. Potresti, ad esempio, mettere in atto un procedimento rivolto a chi si rapporterà con i media. Questo potrebbe includere una descrizione di cosa diranno, o persino un piano d’azione dettagliato per ogni canale di marketing.

Allo stesso modo, se il tuo piano di comunicazione si rivolge ai tuoi dipendenti, potresti voler progettare una sorta di documento interno per garantire la massima chiarezza.

Con chiunque tu abbia intenzione di comunicare, è di vitale importanza che tutti nel tuo team abbiano una chiara comprensione di tutte le procedure da seguire. Questo garantirà che tutti possano lavorare in simbiosi, trasmettendo un messaggio coerente che sia in linea con la strategia aziendale.

#3 Stila il tuo piano, tenendo a mente i punti precedenti

Infine, è ora che la magia abbia inizio. L’ultimo passaggio è quello di stilare il tuo piano.

Mentre stili il tuo piano, potrebbe essere una saggia idea quella di creare una tabella di marcia che delinei i punti chiave, inclusi:

• i messaggi che hai intenzione di condividere,
• a chi saranno distribuiti,
• su quali canali condividerai quei messaggi,
• le tempistiche e la frequenza della comunicazione.

Come strutturare il tuo piano di comunicazione

Seguendo le linee generali che hai stilato, ecco un esempio di come potresti strutturare il tuo piano di comunicazione:

#1 Obiettivo – A cosa serve questo piano di comunicazione?

Spiega nel dettaglio qual è lo scopo di questo particolare piano di comunicazione, a chi è rivolto e come verrà usato. Entra il più possibile nei dettagli.

#2 Pianifica gli elementi del tuo piano di comunicazione

Considera quali elementi dovrebbero essere inclusi nel tuo piano di comunicazione. Questo potrebbe variare a seconda della maturità e della dimensione della tua azienda, quindi è importante regolare sempre ogni modello o punto di riferimento sulla tua impronta personale.

Durante questa fase, dovresti pensare a:

• chi userà il tuo piano di comunicazione e sarà coinvolto nella sua esecuzione,
• come verranno consegnati i messaggi,
• quando e dove procederà la comunicazione.

Tutto questo ti consentirà di gestire e assegnare i compiti in modo equo tra i membri del tuo team, in conformità con le loro abilità e competenze.

#3 Escalation dello schema – quali sono gli ulteriori passaggi da attuare?

Tieni presente che a volte, le situazioni possono sfuggire di mano. Questo è vero soprattutto sui social media, dove una mossa sbagliata può avere una conseguenza che rischia di diventare virale. Devi essere pronto a una reazione tempestiva.

Abbiamo un esempio della Delta Airlines, un’azienda che pensava che le giraffe fossero animali che si potessero trovare in Ghana.

Indizio: non è possibile.

Per assicurarti che il tuo team sia completamente preparato a qualsiasi evenienza, forniscigli un quadro di possibilità. Questo vuol dire includere persino gli scenari peggiori, e come affrontarli.

#4 Ruoli e responsabilità di ogni membro del team

Devi essere anche preciso e agire in anticipo riguardo ogni responsabilità dei membri del tuo team. Includili nel piano di comunicazione e assicurati che tutti familiarizzino con esso.

In questo modo, eviterai qualsiasi incomprensione e tutti saranno perfettamente consapevoli dei propri doveri. Risparmierai anche del tempo, così da poter migliorare i flussi di lavoro e incrementare la comunicazione generale del team.

#5 Cosa fare e cosa non fare

Una lista di cose che i membri del tuo team dovrebbero fare o meno, con chiare spiegazioni e descrizioni.

Non puoi mai avere troppe regole. Questo è vero soprattutto quando mirano ad aiutare altre persone migliorando quello che fanno.

Per questo motivo, ti consigliamo di includere una sezione di “cosa fare e cosa non fare”, in riferimento allo stile del tuo piano di comunicazione. I membri del tuo team troveranno di sicuro utile sapere cosa è ammissibile e cosa no. Grazie a queste linee guida messe a punto, i tuoi impiegati saranno in grado di dare un rapido sguardo per fugare immediatamente ogni dubbio, in caso si sentissero insicuri.

#6 Come mantenere un piano di risposta efficace – quali sono le tue regole?

Infine, al termine del tuo piano di comunicazione, potresti voler includere una guida breve ma esaustiva alla quale il tuo team dovrebbe attenersi per mantenere l’efficacia.

In questo modo, non ci sarà confusione in termine di linea di azione. Minore è il caos, migliori saranno i risultati portati dal tuo piano.

Piano di comunicazione efficace – più facile di quello che pensavi

Come puoi vedere, dopo tutto, ideare un piano di comunicazione per il tuo team non è così difficile. Tutto ciò di cui hai bisogno è una strategia ponderata da seguire, e vedrai che il piano si stilerà più o meno da solo.

I vantaggi di avere un piano di comunicazione ben progettato vengono spesso sottovalutati. È giunta l’ora di mettere fine a tutto ciò e diventare maestri di comunicazione. Con il nostro articolo, è possibile.
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