24. mai 2022 Blog

Comment Créer un Plan de Communication pour votre Equipe

Une communication efficace est une chose sans laquelle les entreprises ne peuvent exister de nos jours. Il est essentiel d’y prêter attention, que vous parliez à des clients, à des partenaires commerciaux, à des investisseurs ou à des employés.

Pour développer une stratégie de messagerie pertinente et cohérente, vous avez besoin d’un plan de communication. Vous pouvez en utiliser un pour guider le processus de définition d’objectifs mesurables pour votre stratégie de communication, pour transmettre avec succès votre message à divers groupes, ainsi que pour identifier et profiler votre public cible.

Si vous êtes curieux de découvrir comment créer un plan de communication percutant pour votre équipe, nous en discuterons ci-dessous.

Qu’est-ce qu’un Plan de Communication ?

Un plan de communication est un outil qui vous aide à fournir efficacement des informations aux membres clés de votre équipe, ainsi qu’aux clients et aux investisseurs.

On pourrait inclure des aspects tels que :

  • quels messages promouvoir,
  • à qui s’adressent ces messages,
  • quels canaux doivent être utilisés pour communiquer ces messages.

Vous pouvez utiliser un bon plan de communication lors de divers processus internes et externes, comme pour :

  • lancer de nouvelles initiatives,
  • lancer des campagnes marketings pour un nouveau produit,
  • fournir aux parties prenantes des informations importantes,
  • répondre aux changements gouvernementaux,

et bien d’autres.

3 étapes simples pour créer un plan de communication pour votre équipe

La création d’un plan de communication peut sembler une tâche difficile, surtout si vous avez une grande équipe. Il y a certainement de nombreux facteurs que vous devez prendre en considération, selon l’objectif de votre plan de communication.

Voici quelques-unes des questions que vous voudrez peut-être garder à l’esprit :

  • Quel est l’objectif principal ou le but de votre plan ?
  • Qui va être impliqué dans le plan et comment ?
  • Est-ce pour vos canaux en ligne ou hors ligne, sinon les deux ?
  • Pour qui l’écrirez-vous ?

Une fois que vous aurez obtenu toutes ces réponses, ou au moins certaines de ces réponses, vous serez prêt à démarrer.

Voyons maintenant 3 étapes simples pour créer un véritable plan de communication.

#1 Auditez votre plan de communication existant

Le plan de communication que vous développez doit être intégré dans votre stratégie commerciale entière. Il doit être aligné sur vos buts et objectifs commerciaux, tout en mettant l’accent sur le renforcement de la position de votre entreprise sur le marché.

Avant de commencer à rédiger votre plan, vous devez faire quelques devoirs. C’est une bonne idée de commencer par auditer votre stratégie de communication existante.

Un audit vous aidera à obtenir une meilleure perspective sur votre situation actuelle afin que vous puissiez identifier les lacunes ou les faiblesses de votre plan

La réalisation d’un audit nécessite un certain travail en amont, mais cela vous aidera à gagner du temps tout au long de l’année en réduisant les doublons et en augmentant la cohérence sur tous vos canaux. De plus, un audit peut fournir des informations importantes sur les performances de votre équipe. La collecte régulière de telles informations est une excellente occasion pour vous d’analyser en profondeur la productivité et les performances globales de votre équipe.

Par exemple, imaginez que vous planifiez ou lanciez un nouveau produit sur les médias sociaux qui demanderont une communication efficace de votre côté. C’est l’occasion parfaite pour vous de faire un pas en arrière et d’avoir une vue globale sur la manière dont vous gérez la communication actuellement.

Vos messages sont-ils cohérents et compréhensibles pour tous les membres de l’équipe ? Manque-t-il quelque chose qu’un membre de l’équipe a remarqué ? Avez-vous assez de matériel marketing, et tous les membres de votre équipe les connaissent-ils ?

Ce sont des choses auxquelles vous devez faire attention avant de concevoir votre plan de communication. Sans avoir une compréhension claire de votre situation de communication actuelle, vous risquez de ne pas tenir vos promesses.

#2 Identifiez votre audience

Une fois que vous avez effectué un audit, il est temps de réfléchir à qui vous allez communiquer votre message.

Il existe différentes entités avec lesquelles les entreprises traitent quotidiennement, notamment :

  • les employés,
  • les médias,
  • les organisations gouvernementales,
  • les clients,
  • les investisseurs,

juste pour en nommer quelques-uns. A présent, selon l’audience cible de vos messages, vous devez avoir préparé différents styles de communication.

Par exemple, vous utiliserez définitivement une approche différente quand vous parlerez à vos investisseurs, que lorsque vous vous adresserez à vos clients sur les médias sociaux.

Pour ceux qui se préparent à parler aux médias, créer un communiqué de presse décrivant vos objectifs est une bonne idée. Vous pouvez, par exemple, mettre en place un processus pour déterminer qui interagira avec les médias. Cela pourrait inclure une description de ce qu’ils diront, ou même un plan d’action détaillé pour chaque canal marketing.

De même, si votre plan de communication s’adresse à vos employés, vous voudrez peut-être concevoir une sorte de document interne pour plus de clarté.

Quelle que soit la personne avec qui vous envisagez de communiquer, il est essentiel que tous les membres de votre équipe aient une compréhension claire de toutes les pratiques à suivre. Cela garantira que tout le monde travail en symbiose, fournissant un message cohérent conforme avec la stratégie de l’entreprise.

#3 Rédigez votre plan, en gardant à l’esprit les points précédents

Enfin, c’est le moment pour que la magie opère. La dernière étape est la rédaction de votre plan.

Lorsque vous élaborez votre plan, il peut être judicieux de créer une feuille de route décrivant les éléments clés, notamment :

  • les messages que vous comptez partager,
  • à qui ils seront distribués,
  • sur quels canaux vous partagerez ces messages,
  • le calendrier et la fréquence des communications.

Comment structurer votre plan de communication

Suite à votre plan général, voici un exemple de la façon dont vous voudrez peut-être structurer votre plan de communication :

#1 Objectif – à quoi sert ce plan de communication ?

Expliquez en détail quel est le but de ce plan de communication particulier, à qui il est destiné et comment il sera utilisé. Entrez dans le plus de détails possible.

#2 Planifiez les éléments de votre plan de communication

Considérez quels éléments devraient être inclus dans votre plan de communication. Cela peut varier selon la maturité et la taille de votre entreprise, il est donc important de toujours adapter tout modèle ou référence à votre propre empreinte.

Durant cette étape, vous devez réfléchir à :

  • qui va utiliser votre plan de communication et sera impliqué dans son exécution,
  • comment les messages seront envoyés,
  • quand et où la communication va-t-elle se dérouler.

Cela vous permettra de gérer et de répartir les tâches de manière équitable entre les membres de votre équipe, ainsi qu’en fonction de leurs compétences et de leur expertise.

#3 Structure d’Escalade – quelles étapes supplémentaires mettre en œuvre ?

N’oubliez pas que parfois, les situations peuvent devenir incontrôlables. C’est particulièrement vrai sur les médias sociaux où souvent un mauvais mouvement peut rendre quelque chose viral. Vous devez être prêt pour une réaction rapide.

Voici un exemple de Delta Airlines, une compagnie qui pensait que les girafes étaient des animaux que l’on pouvait trouver au Ghana.

Indice : c’est faux.

Afin de garantir que votre équipe est complètement prête pour toute éventualié, fournissez-lui une structure de possibilités. Cela signifie inclure même les pires scénarios, et comment les gérer.

#4 Rôles et responsabilités de chaque membre de l’équipe

Vous devez également être franc et précis sur les responsabilités de chaque membre de l’équipe. Incluez-les dans le plan de communication et assurez-vous que tout le monde se familiarise avec.

De cette manière, vous éviterez tout malentendu et tout le monde connaîtra parfaitement ses fonctions. Vous économiserez aussi du temps, ce qui laisse de l’espace pour améliorer les flux de travail, et stimuler la communication globlale de l’équipe.

#5 A Faire et à Ne Pas Faire

Une liste de choses que les membres de votre équipe devraient faire et ne pas faire, avec des explications et descriptions claires.

Vous ne pouvez jamais avoir trop de règles. C’est particulièrement vrai quand elles visent à aider les autres à devenir meilleurs dans ce qu’ils font.

Pour cette raison, nous vous suggérons d’inclure une section avec les choses « à faire et à ne pas faire » concernant votre style de plan de communication. Les membres de votre équipe trouveront cela certainement utile de savoir ce qui est acceptable et ce qui ne l’est pas. Grâce à ces directives en place, vos employés pourront consulter rapidement la directive pour dissiper immédiatement tout doute.

#6 Comment maintenir un plan d’intervention efficace – quelles sont vos règles ?

Enfin, à la fin de votre plan de communication, vous pourriez vouloir inclure un guide court mais complet auquel votre équipe devrait se tenir afin de maintenir l’efficacité.

De cette manière, il n’y aura aucune confusion en termes de ligne de conduite. Moins il y a de chaos, meilleurs seront les résultats de votre plan.

Plan de Communication Efficace – plus simple que vous ne le pensiez

Comme vous pouvez le voir, apporter un plan de communication pour votre équipe n’est après tout pas si difficile. Tout ce dont vous avez besoin est une stratégie bien pensée à suivre et le plan s’écrira plus ou moins tout seul.

Les avantages d’avoir un plan de communication bien conçu sont souvent sous-estimés. Il est temps d’en finir avec cela et de devenir un maître de la communication. Avec notre article, c’est possible.
Ici, chez CloudTalk, nous valorisons la communication efficace plus que toute autre chose. Pour cette raison, nous avons créé notre propre outil logiciel de centre d’appels extrêmement fiable et efficace. Vous voulez l’essayer ? Inscrivez-vous aujourd’hui pour un essai gratuit.