Comment créer un plan de communication pour votre équipe

De nos jours, les entreprises ne peuvent plus se passer d'une communication efficace. Il est essentiel d'y prêter attention, que vous vous adressiez à des clients, des partenaires commerciaux, des investisseurs ou des employés.

Pour élaborer une stratégie de messagerie pertinente et cohérente, vous avez besoin d'un plan de communication. Il vous permettra de définir des objectifs mesurables pour votre stratégie de communication, de transmettre efficacement votre message à différents groupes, ainsi que d'identifier et de cibler votre public.

Si vous souhaitez savoir comment créer un plan de communication percutant pour votre équipe, nous vous l'expliquons ci-dessous.

Qu'est-ce qu'un plan de communication ?

Un plan de communication est un outil qui vous aide à transmettre efficacement des informations aux membres clés de votre équipe, ainsi qu'aux clients et aux investisseurs. 

Il peut notamment aborder les aspects suivants :

• les messages à promouvoir
• les destinataires de ces messages
• les canaux à utiliser pour diffuser ces messages.

Vous pouvez utiliser un bon plan de communication lors de divers processus internes et externes, tels que :

• la présentation de nouvelles initiatives
• le lancement de nouvelles campagnes de marketing produit 
• la transmission d'informations importantes aux parties prenantes
• la réponse aux changements réglementaires

et bien plus encore.

3 étapes simples pour créer un plan de communication pour votre équipe

Créer un plan de communication interne peut sembler difficile, en particulier si vous avez une grande équipe. Il y a de nombreux facteurs à prendre en considération, selon l'objectif de votre plan. 

Voici quelques-unes des questions à garder à l'esprit :

• Quel est l'objectif principal de votre plan ? 
• Qui sera impliqué dans ce plan, et de quelle manière ?
• S'adresse-t-il à vos canaux en ligne, hors ligne, ou aux deux ? 
• Pour qui allez-vous le rédiger ?

Une fois que vous aurez obtenu tout ou partie de ces réponses, vous serez prêt à vous lancer. 

Découvrons à présent les 3 étapes simples pour créer un plan de communication efficace.

#1 Évaluez votre plan de communication existant

Le plan de communication que vous élaborez doit s'intégrer dans l'ensemble de votre stratégie d'entreprise. Il doit s'aligner sur vos buts et objectifs commerciaux, tout en visant à renforcer la position de votre entreprise sur le marché.

Avant de commencer à rédiger votre plan, vous devez faire quelques recherches préalables. Il est conseillé de commencer par auditer votre stratégie de communication actuelle.

Un audit vous aidera à mieux cerner votre situation actuelle afin d'identifier les lacunes ou les faiblesses de votre plan.

La réalisation d'un audit demande un certain travail initial, mais elle vous permettra de gagner du temps tout au long de l'année en réduisant les doublons et en renforçant la cohérence sur l'ensemble de vos canaux. De plus, un audit peut fournir des informations précieuses sur les performances de votre équipe. Recueillir régulièrement ces données est une excellente occasion d'analyser en profondeur la productivité et les performances globales de votre équipe.

Par exemple, imaginez que vous prévoyez de lancer un nouveau produit sur les réseaux sociaux, ce qui nécessitera une communication efficace de votre part. C'est l'occasion idéale de prendre du recul et d'évaluer la façon dont vous gérez actuellement votre communication.

Vos messages sont-ils cohérents et compréhensibles pour tous les membres de l'équipe ? Manque-t-il quelque chose qu'un collaborateur aurait remarqué ? Disposez-vous d'assez de matériel marketing, et tous vos collaborateurs en ont-ils connaissance ? 

Ce sont des points auxquels vous devez prêter attention avant de concevoir votre plan de communication. Sans une compréhension claire de votre situation actuelle, vous risquez de ne pas tenir vos promesses. 

#2 Identifiez votre public cible

Une fois l'audit réalisé, il est temps de réfléchir aux destinataires de votre message.

Les entreprises interagissent chaque jour avec divers acteurs, notamment : 

• les employés,
• les médias, 
• les organismes publics,
• les clients,
• les investisseurs,

pour ne citer que quelques exemples. Selon le public cible de vos messages, vous devez adapter vos styles de communication.

Par exemple, vous adopterez un ton bien différent pour vous adresser à vos investisseurs que pour échanger avec vos clients sur les réseaux sociaux.

Si vous devez vous adresser aux médias, rédiger un communiqué de presse qui présente vos objectifs est une excellente idée. Vous pouvez, par exemple, définir qui sera chargé de communiquer avec la presse. Cela peut inclure une description de leur discours ou même un plan d'action détaillé pour chaque canal marketing.

De même, si votre plan de communication s'adresse à vos employés, vous devriez concevoir un document interne pour garantir une clarté totale.

Peu importe vos interlocuteurs, il est vital que chaque membre de l'équipe comprenne parfaitement les pratiques à suivre. Cela garantira une synergie totale et la diffusion d'un message cohérent, en accord avec la stratégie de l'entreprise.

#3 Rédigez votre plan en gardant ces points à l'esprit

Le moment est enfin venu de passer à l'action. La dernière étape consiste à rédiger votre plan.

Lors de la rédaction, il peut être judicieux de créer une feuille de route détaillant les éléments clés, notamment : 

• les messages que vous prévoyez de partager, 
• les destinataires de ces messages, 
• les canaux sur lesquels vous partagerez ces messages,
• le calendrier et la fréquence des communications.

Comment structurer votre plan de communication

En vous basant sur vos grandes lignes, voici un exemple de structure à adopter pour votre plan de communication : 

#1 Objectif — à quoi sert ce plan de communication ?

Expliquez en détail le but de ce plan de communication spécifique, à qui il s'adresse et comment il sera utilisé. Soyez aussi précis que possible. 

#2 Éléments clés de votre plan de communication

Réfléchissez aux éléments qui doivent figurer dans votre plan de communication. Cela peut varier selon la maturité et la taille de votre entreprise, il est donc important d'adapter chaque modèle à votre propre réalité.

À ce stade, vous devez déterminer :

• qui va utiliser ce plan de communication et participer à son exécution,
• comment les messages seront transmis,
• quand et où la communication aura lieu.

Cela vous permettra de gérer et de répartir équitablement les tâches entre les membres de l'équipe, en fonction de leurs compétences et de leur expertise.

#3 Processus d'escalade — quelles mesures supplémentaires mettre en œuvre ?

Gardez à l'esprit que les situations peuvent parfois échapper à votre contrôle. C'est particulièrement vrai sur les réseaux sociaux, où un seul faux pas peut rapidement devenir viral. Vous devez être prêt à réagir au quart de tour.

Prenons l'exemple de Delta Airlines, qui pensait que l'on pouvait croiser des girafes à l'état sauvage au Ghana. 

Indice : c'est impossible.

Pour vous assurer que votre équipe est parée à toute éventualité, proposez-leur un cadre d'action. Cela implique d'anticiper les pires scénarios et de définir la marche à suivre pour y faire face.

#4 Rôles et responsabilités de chaque membre de l'équipe 

Vous devez également être clair et précis concernant les responsabilités de chacun. Intégrez-les dans le plan de communication et assurez-vous que tout le monde en prenne connaissance.

De cette façon, vous éviterez les malentendus et chacun connaîtra parfaitement son rôle. Vous gagnerez également du temps, ce qui permettra d'optimiser les flux de travail et d'améliorer la communication globale de l'équipe.

#5 Les bonnes et mauvaises pratiques 

Une liste de ce que les membres de votre équipe doivent et ne doivent pas faire, accompagnée d'explications et de descriptions claires. 

On n'a jamais trop de règles, surtout lorsqu'elles visent à aider les collaborateurs à être plus performants dans leur travail. 

C'est pourquoi nous vous suggérons d'inclure une section « à faire et à ne pas faire » concernant le style de votre plan de communication. Vos collaborateurs apprécieront de savoir ce qui est acceptable ou non. Grâce à ces consignes, vos employés pourront rapidement s'y référer pour dissiper immédiatement le moindre doute.

#6 Maintenir un plan de réponse efficace — quelles sont vos règles ?

Enfin, tout à la fin de votre plan de communication, vous pouvez ajouter un guide court mais complet que votre équipe devra suivre pour rester efficace. 

De cette façon, il n'y aura aucune confusion sur la marche à suivre. Moins il y a de chaos, plus votre plan portera ses fruits. 

Un plan de communication efficace — plus simple que prévu

Comme vous pouvez le constater, concevoir un plan de communication pour votre équipe n'est pas si difficile. Il suffit de suivre une stratégie bien pensée pour que le plan s'écrive presque de lui-même.

Les avantages d'un plan de communication bien conçu sont souvent sous-estimés. Il est temps de changer cela et de devenir un pro de la communication. Grâce à notre article, c'est à votre portée.
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