Cómo crear un plan de comunicación para tu equipo

Hoy en día, las empresas no pueden existir sin una comunicación eficaz. Prestarle atención es fundamental, independientemente de si hablas con clientes, socios comerciales, inversores o empleados.

Para desarrollar una estrategia de mensajes que sea relevante y coherente, necesitas un plan de comunicación. Te servirá de guía para establecer objetivos medibles en tu estrategia de comunicación, transmitir con éxito tu mensaje a diversos grupos, así como identificar y definir el perfil de tu público objetivo.

Si tienes curiosidad por saber cómo crear un plan de comunicación eficaz para tu equipo, lo analizamos a continuación.

¿Qué es un plan de comunicación?

Un plan de comunicación es una herramienta que te ayuda a transmitir información de manera eficaz a los miembros clave de tu equipo, así como a clientes e inversores. 

Podría incluir aspectos como:

• qué mensajes se van a promocionar
• a quién van dirigidos esos mensajes
• qué canales se utilizarán para comunicar dichos mensajes

Puedes utilizar un buen plan de comunicación durante varios procesos internos y externos, tales como:

• presentar nuevas iniciativas
• lanzar nuevas campañas de marketing de producto 
• proporcionar información importante a las partes interesadas
• responder a cambios gubernamentales

y mucho más.

3 pasos sencillos para crear un plan de comunicación para tu equipo

Crear un plan de comunicación interna puede parecer una tarea difícil, especialmente si tienes un equipo grande. Sin duda, hay numerosos factores que debes tener en cuenta, dependiendo del propósito de tu plan de comunicación. 

Estas son solo algunas de las preguntas que deberías plantearte:

• ¿Cuál es el objetivo principal de tu plan? 
• ¿Quién va a participar en el plan y de qué manera?
• ¿Es para tus canales online u offline, o para ambos? 
• ¿Para quién lo vas a escribir?

Una vez que tengas todas o al menos algunas de estas respuestas, ya estarás listo para empezar. 

Ahora echemos un vistazo a 3 pasos sencillos para crear un plan de comunicación real.

#1 Realiza una auditoría de tu plan de comunicación actual

El plan de comunicación que desarrolles debe integrarse en toda tu estrategia empresarial. Debe estar alineado con las metas y objetivos de tu negocio, además de centrarse en fortalecer la posición de tu empresa en el mercado.

Antes de empezar a escribir tu plan, hay un trabajo previo que debes hacer. Es una buena idea comenzar auditando tu estrategia de comunicación actual.

Una auditoría te ayudará a obtener una mejor perspectiva de dónde te encuentras actualmente para que puedas identificar lagunas o puntos débiles en tu plan.

Llevar a cabo una auditoría requiere algo de esfuerzo inicial, pero te ayudará a ahorrar tiempo a lo largo del año al reducir la duplicidad y aumentar la coherencia en todos tus canales. Además, una auditoría puede ofrecer información valiosa sobre el rendimiento de tu equipo. Recopilar estos datos con regularidad es una oportunidad fantástica para analizar en profundidad la productividad y el rendimiento general de tu equipo.

Por ejemplo, imagina que estás planeando lanzar un nuevo producto en redes sociales que requerirá una comunicación eficaz por tu parte. Esta es la oportunidad perfecta para dar un paso atrás y obtener una visión más amplia de la forma en que manejas la comunicación actualmente.

¿Tus mensajes son coherentes y comprensibles para todos los miembros del equipo? ¿Falta algo que un miembro del equipo haya notado? ¿Tienes suficiente material de marketing y lo conocen todos los miembros de tu equipo? 

Estos son aspectos a los que debes prestar atención antes de diseñar tu plan de comunicación. Si no entiendes con claridad tu situación comunicativa actual, corres el riesgo de no cumplir tus promesas. 

#2 Identifica a tu público

Una vez realizada la auditoría, es hora de pensar a quién vas a comunicar tu mensaje.

Hay diversas entidades con las que las empresas tratan a diario, entre ellas: 

• empleados,
• medios de comunicación, 
• organizaciones gubernamentales,
• clientes,
• inversores,

por nombrar solo algunos ejemplos. Ahora bien, dependiendo del público objetivo de tus mensajes, deberás preparar diferentes estilos de comunicación.

Por ejemplo, sin duda utilizarás un enfoque diferente al hablar con tus inversores en comparación con cuando te diriges a tus clientes en las redes sociales.

Para quienes se preparan para hablar con los medios de comunicación, crear una nota de prensa que resuma tus objetivos es una buena idea. Puedes, por ejemplo, implementar un proceso para definir quién interactuará con los medios. Esto podría incluir una descripción de lo que dirán o incluso un plan de acción detallado para cada canal de marketing.

Del mismo modo, si tu plan de comunicación se dirige a tus empleados, es posible que quieras diseñar algún tipo de documento interno para una total claridad.

Independientemente de con quién tengas previsto comunicarte, es fundamental que todos los miembros de tu equipo tengan claros los procedimientos a seguir. Esto garantizará que todos trabajen en sintonía, transmitiendo un mensaje coherente y alineado con la estrategia de la empresa.

#3 Escribe tu plan teniendo en cuenta los puntos anteriores

Por fin ha llegado el momento de que ocurra la magia. El último paso es redactar tu plan.

A la hora de elaborar tu plan, puede ser una buena idea crear una hoja de ruta en la que se destaquen los aspectos clave, entre ellos: 

• los mensajes que tienes previsto compartir, 
• a quiénes se distribuirán, 
• en qué canales compartirás esos mensajes,
• el calendario y la frecuencia de la comunicación.

Cómo estructurar tu plan de comunicación

Siguiendo tu esquema general, aquí tienes un ejemplo de cómo podrías estructurar tu plan de comunicación: 

#1 Objetivo: ¿para qué sirve este plan de comunicación?

Explica detalladamente cuál es el propósito de este plan de comunicación en particular, a quién va dirigido y cómo se va a utilizar. Entra en todos los detalles posibles. 

#2 Planifica los elementos de tu plan de comunicación

Considera qué elementos deben incluirse en tu plan de comunicación. Esto puede variar en función de la madurez y el tamaño de tu empresa, por lo que es importante adaptar siempre cualquier plantilla o referencia a tu propia realidad.

Durante esta etapa, deberías pensar en:

• quién va a utilizar tu plan de comunicación y a participar en su ejecución,
• cómo se van a entregar los mensajes,
• cuándo y dónde se va a llevar a cabo la comunicación.

Hacer esto te permitirá gestionar y distribuir las tareas de manera equitativa entre los miembros de tu equipo, así como de acuerdo con sus habilidades y experiencia.

#3 Protocolo de escalada: ¿qué pasos adicionales implementar?

Ten en cuenta que, a veces, las situaciones pueden salirse de control. Esto ocurre especialmente en las redes sociales, donde a menudo un mal movimiento puede hacer que algo se vuelva viral. Debes estar preparado para reaccionar rápido.

Aquí tienes el ejemplo de Delta Airlines, una empresa que pensó que las jirafas eran animales que se podían encontrar en Ghana. 

Pista: no se puede.

Para asegurarte de que tu equipo está completamente preparado para cualquier eventualidad, proporciónales un protocolo de posibilidades. Esto implica incluir incluso los peores escenarios y cómo afrontarlos.

#4 Roles y responsabilidades de cada miembro del equipo 

También tienes que ser sincero y preciso sobre las responsabilidades de cada miembro del equipo. Inclúyelas en el plan de comunicación y asegúrate de que todos se familiaricen con él.

De este modo, evitarás malentendidos y todos conocerán perfectamente sus obligaciones. También ahorrarás tiempo, lo que deja espacio para mejorar los flujos de trabajo y potenciar la comunicación general del equipo.

#5 Lo que se debe y no se debe hacer 

Una lista de las cosas que los miembros de tu equipo deben y no deben hacer, con explicaciones y descripciones claras. 

Nunca hay demasiadas normas. Especialmente cuando están pensadas para ayudar a otras personas a mejorar en lo que hacen. 

Por este motivo, te sugerimos que incluyas una sección de «lo que se debe y no se debe hacer» en relación con el estilo de tu plan de comunicación. Sin duda, a los miembros de tu equipo les resultará útil saber qué es aceptable y qué no. Gracias a estas directrices, tus empleados podrán consultarlas rápidamente para disipar cualquier duda de inmediato en caso de que no estén seguros.

#6 Cómo mantener un plan de respuesta eficaz: ¿cuáles son tus reglas?

Por último, al final de tu plan de comunicación, es posible que quieras incluir una guía breve pero sustanciosa que tu equipo deba seguir para mantener la eficacia. 

De esta manera, no habrá confusiones en cuanto al plan de acción. Cuanto menos caos haya, mejores resultados aportará tu plan. 

Un plan de comunicación eficaz: más fácil de lo que pensabas

Como puedes ver, diseñar un plan de comunicación para tu equipo no es tan difícil después de todo. Todo lo que necesitas es una estrategia bien pensada que seguir, y el plan se escribirá prácticamente solo.

Los beneficios de contar con un plan de comunicación bien diseñado se suelen subestimar. Es hora de poner fin a eso y convertirse en un maestro de la comunicación. Con nuestro artículo, es posible.
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