¿Cómo crear una política de trabajo remoto?

Puede ser un desafío mantener las cosas organizadas cuando trabaja con un equipo remoto o en un entorno híbrido. Quiere que todos sus empleados se sientan parte del equipo. Te esfuerzas por brindarles igualdad de oportunidades y apoyo, pero la distancia puede dificultar esas cosas.

Es más, hay algo más que puede complicarlo aún más: la falta de una política de teletrabajo. En este artículo, describiremos no solo por qué necesita una política de trabajo remoto, sino también cómo comenzar a implementar una de inmediato.

¿Qué es una política de trabajo remoto?

A remote work policy outlines the methods and guidelines concerning how employees should conduct their work from home or outside of the office. 

Dicha política brinda una sensación de orden y seguridad a los empleados remotos, así como también describe las expectativas y las bases en las que todos en la empresa pueden confiar. Como resultado, los miembros de su equipo pueden concentrarse en las tareas que les han sido asignadas con tranquilidad. Sabrán que todo lo demás se manejará de acuerdo con las pautas de la empresa en su política de trabajo remoto.

Al crear y mantener una política de trabajo remoto, es más probable que los equipos logren sus objetivos, mantengan la productividad y estén satisfechos con su trabajo.

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Las políticas de trabajo remoto determinan tanto los derechos como las acciones de los empleadores o empleados. Ayuda a garantizar que se cumplan los objetivos y requisitos de ambas partes.

Por lo tanto, es comprensible que las empresas a menudo requieran que sus trabajadores remotos se adhieran a dichas políticas. Cuando los empleadores brindan todas las herramientas necesarias para un trabajo remoto efectivo y seguro, naturalmente les gustaría que sus empleados estuvieran comprometidos, fueran productivos y fueran eficientes.

Por desgracia, eso no es siempre el caso. Así, si se produce la situación contraria, se podrán tomar medidas disciplinarias contra los empleados remotos. Esta acción podría ser tan severa como la terminación de su contrato de trabajo.

Los empleados y empleadores deben ser conscientes de las consecuencias de la desobediencia que se describen en una política de trabajo remoto para que ambos sepan qué hacer si surgen situaciones desagradables.

¿Su empresa necesita una política de trabajo remoto?

Si desea asegurarse de que todos en su organización estén en la misma página, debe tener una política de trabajo remoto.

Aunque aquí está el obstáculo:¿Realmente necesita uno?

Quizás se pregunte si su empresa necesita o no una política de trabajo remoto si su equipo, o una parte de él, no trabaja de forma remota.

La respuesta es sí.

Con una nueva generación de talentos dispuestos y capaces de trabajar casi exclusivamente de forma remota, el mercado laboral se está volviendo más desafiante para los empleadores. Si desea que su negocio crezca, es posible que deba buscar empleados más allá de su área local. Los empleadores que se nieguen a aceptar el modelo de trabajo híbrido o remoto en 2021 podrían ser una razón importante para que los empleados cambien de trabajo.

Además, nunca debe descartar bloqueos u otras circunstancias impredecibles que podrían cerrar el mundo nuevamente, causando que más personas trabajen de forma remota.

El trabajo remoto llegó para quedarse, independientemente de su forma. Incluso si su empresa acaba de comenzar a adoptar un modelo de trabajo remoto o podría hacerlo en un futuro cercano, aún se beneficiará del desarrollo de una política de trabajo remoto.

Además de hacer que su empresa sea menos vulnerable a los desafíos de la oficina en casa, una política de trabajo remoto tiene otros beneficios:

• It facilitates communication between employers and employees
• It can be referred to in case of internal issues
• It is another asset for onboarding
• It helps build a healthy workplace for everyone

Al tener una política de trabajo remoto, su empresa puede comunicar sus expectativas claramente y sin confusión. Los empleados quieren transparencia de un empleador y viceversa, lo cual es justo dada toda la confianza depositada por ambas partes cuando trabajan de forma remota.

7 pasos para dominar su política de trabajo remoto

Paso 1: Describe el propósito de tu política de trabajo remoto

Lo primero es lo primero. Siempre debe haber una declaración de propósito clara en cada política de trabajo remoto para explicar por qué es necesario.

Responder las siguientes preguntas puede ayudarlo a reducir el objetivo de su política de trabajo remoto:

• Do you hope to increase the performance of your remote team by introducing new rules?
• Is creating a remote work policy mandated by stakeholders or pushed by coworkers? 
• Would you like to specify how your organization plans to combine on-site, remote, and hybrid work? 
• Are there any particular issues you would like to address by having a remote work policy in your organization?

Identificar la meta es importante no solo desde el punto de vista del empleador, sino que también suele resonar entre los empleados.

Una política de trabajo remoto es más que una herramienta de gestión. Le ayudará a descubrir cómo apoyar a los miembros de su equipo para que no solo sean productivos sino también satisfechos. No importa si trabajan en el sitio, de forma remota o en un modelo híbrido.

Esencialmente, una política de trabajo remoto instruye a su equipo sobre qué esperar cuando trabaja en un entorno remoto y cómo comportarse en ciertas situaciones. Pero también trae el bien de la claridad para todos en la empresa.

Para asegurarse de que todos sepan por qué se crearon sus pautas de trabajo remoto, sugerimos colocar el objetivo de la política al comienzo del documento. Además de hacer que todos sean conscientes de la meta, esto puede fortalecer la sensación de que todos están trabajando hacia los mismos objetivos.

Ejemplo de introducción:

Este documento contiene las políticas de trabajo remoto e híbrido de YourCompanyCo.

Debe servir como guía tanto para los gerentes como para los empleados, y ambas partes deben firmarlo reconociendo que han leído y entendido su contenido.

Las preguntas, comentarios y sugerencias relacionadas con este documento deben dirigirse al departamento de recursos humanos.

Paso 2: Identifique el alcance de su política de trabajo remoto

El trabajo remoto es un trabajo soñado siempre que se describa en detalle y con anticipación. De lo contrario, podría causar estragos incluso en los equipos más organizados que antes realizaban sus tareas a la perfección sin él.

Antes de adoptar el trabajo remoto, su organización debe especificar los siguientes detalles:

• remote work rules that cannot be broken (for example, ignoring daily standups when working remotely)
• a list of duties that may be fulfilled when working remotely (If some tasks require supervisors, onsite presence, or access to sensitive information, they often cannot be performed remotely)
• days off and sick leave when working remotely (remote workers may wish to continue working despite being ill or on vacation – make sure your remote work policy outlines how you feel about this as an employer)

Un plan detallado reduce las posibilidades de que algo salga mal. Sus empleados necesitan pautas para el trabajo remoto. De lo contrario, no sabrán qué hacer en ciertas situaciones sin reglas básicas. Tener una política de trabajo remoto ayuda a sus empleados a tener éxito, lo que puede ser un desafío sin una.

Paso 3: Determinar los procedimientos estándar de la oficina

Puede que no siempre haya una conexión entre las prácticas de oficina estándar y las políticas de trabajo remoto, especialmente cuando una organización opera completamente de forma remota. Sin embargo, los procedimientos de oficina afectarán negativamente a los entornos de trabajo híbridos.

Como parte de la política de trabajo remoto en su empresa, debe especificar los siguientes procedimientos de oficina:

• rules concerning visiting and meeting in certain office locations for remote and hybrid employees (e.g. if your office has limited desk space, some spontaneous meetings could be troublesome)
• adoption of office practices such as meeting standups or taking lunch for remote employees
• benefits related to remote work, such as telecommuting policies and mileage reimbursement
• office presence requirements, so that your remote employees will know if and when they are needed onsite (if applicable) 

El trabajo remoto trae muchos temas para discutir. Pero con los procedimientos de oficina establecidos, los requisitos son claros tanto para los empleados remotos como en la oficina que desean colaborar sin problemas.

Paso 4: Planifique un horario de trabajo y disponibilidad

El trabajo remoto a menudo se lleva a cabo fuera del modelo estándar de 9 a 5, declarando la disponibilidad y planificando un horario de trabajo es crucial para un ambiente de trabajo positivo.

Si es crucial que algunos de sus empleados remotos cumplan con un horario, considere un software de seguimiento de trabajo para controlar el tiempo de su equipo remoto. Esto puede ayudar a garantizar que todos estén dedicando la cantidad de horas requerida.

En esta etapa, debe responder las siguientes preguntas:

• Are remote workers expected to check in on a daily basis, or should they respond as soon as possible?
• Do the same principles apply for both remote and onsite employees? (e.g. working from 8:30am until 4:30pm)
• Do you need to schedule your remote employee’s availability a few hours in advance?
• Are your remote employees allowed to work from anywhere? 

El último punto merece especial atención.

El trabajo remoto puede no ser factible para los empleados con tareas específicas que realizar. Por ejemplo, los empleados de los departamentos financieros o de recursos humanos pueden estar obligados a estar en la oficina si necesitan procesar información muy confidencial del cliente.

Además, algunas regulaciones sensibles a la IP podrían hacer que ciertos programas no estén disponibles de forma remota porque solo se ejecutan en la dirección IP de una ubicación. En este caso, los empleados remotos solo podrían hacer su trabajo cuando estén en casa. Sin la opción de trabajar desde donde quieran, a menos que usen una VPN.

Paso 5: Decida los canales de comunicación y la etiqueta

El trabajo remoto efectivo se basa en la comunicación. No es de extrañar, entonces, que esto deba especificarse en su política de trabajo remoto. Hay algunas reglas que puede hacer cumplir estrictamente aquí, pero también algunas buenas prácticas para seguir voluntariamente:

• Determine how your remote team will communicate. It can be really helpful to have remote coffee chats and daily check-ins with remote teams. 
• Unify the way your company communicates. It is important, for example, to identify a specific communication platform that will be used throughout the organization. 
• Encourage or require the use of simple email threads or quick video calls to stay in touch at all times.  
• Include instructions about how to stay connected with the team during working hours. For example, when using some online communicator tools, you can introduce a special system for statuses (meeting, call, OOO, do not disturb, etc.)

Una política sólida de trabajo remoto describe las expectativas con respecto a los canales de comunicación, los derechos de privacidad y las zonas horarias para programar reuniones. También garantiza que los empleados remotos entiendan lo que se espera de ellos en términos de permanecer conectados durante y fuera del horario laboral.

Por ejemplo, en su política de trabajo remoto, puede especificar que cualquier contacto fuera del horario laboral se considere tiempo extra y se reembolsará.

Tal política protege los activos de la empresa. También evita la falta de comunicación entre los empleados remotos y sus compañeros de equipo al definir claramente sus roles y disponibilidad.

Paso 6: Enumere (y proporcione) el equipo necesario

Working remotely without appropriate equipment is essentially impossible. Employees must have easy access to tools and software in order to work from home .  

Por lo tanto, su política de trabajo remoto debe especificar qué equipo puede proporcionar la empresa. La lista puede incluir:

• laptop and desktop computers 
• extra hardware (such as monitors, mouse pads, keyboards, and adapters)
• Reliable software
• licenses for various softwares
• access to company files
• desks
• ergonomic chairs

Si alguien elige trabajar de forma remota, puede ser difícil para ellos adquirir o almacenar todos estos artículos. Las empresas a menudo asignan una parte de su presupuesto solo para pagar dichas compras directamente por parte de un empleado remoto en particular.

Además, algunas empresas hacen un esfuerzo adicional y también reembolsan a los empleados remotos por ciertos gastos laborales. Estos pueden incluir facturas de electricidad, configuración de Internet y costos de uso. Incluso los acondicionadores de aire.

Si especifica estos puntos en la política, estará un paso más cerca de crear un entorno de trabajo remoto amigable para los empleados.

Paso 7: Establecer medidas y reglas de seguridad

Hablemos de seguridad.

El trabajo remoto abre nuevas vías para las brechas de seguridad. Por lo tanto, es crucial establecer reglas claras para el acceso, el intercambio de datos y garantizar el más alto nivel de seguridad.

En este paso, hay varias preguntas y cuestiones que abordar:

• roles eligible for remote access
• permission required to remotely connect or log in
• the length of remote sessions
• access to passwords
• sensitive data protection rules
• guidelines for sharing data internally and externally
• resources available remotely

En su política de trabajo remoto, debe describir no solo todas las reglas que deben seguirse, sino también las consecuencias del incumplimiento.

La seguridad de su empresa puede hacer o deshacer su reputación, así que asegúrese de que todos los problemas de seguridad se aborden a fondo. Las violaciones de seguridad deben ser sancionadas, incluida la adopción de medidas disciplinarias si es necesario.

Aunque esta sección puede ser incómoda y seria a veces, es crucial para que su política de trabajo remoto aborde posibles problemas o crisis futuras.

Hacia la creación de su propia política de trabajo remoto

Entonces, ¿qué tipo de política de trabajo remoto les encantará a sus empleados?

Uno que los deja sin sentirse confundidos en absoluto.

Mantenga su política de trabajo remoto simple, concisa y clara para todos los que necesitan familiarizarse con ella. Cuanta más información proporcione por adelantado, menos contratiempos encontrará más adelante. Si aún no tiene una política de trabajo remoto como este lugar, ahora es el momento de actuar.