¿Cómo crear una política de teletrabajo?
Mantener la organización puede resultar complicado cuando trabajas con un equipo en remoto o en un entorno híbrido. Quieres que todos tus empleados se sientan parte del equipo, te esfuerzas por darles las mismas oportunidades y apoyo, pero la distancia puede dificultar las cosas.
Además, hay algo que puede complicarlo aún más: la falta de una política de teletrabajo. En este artículo, no solo te explicaremos por qué necesitas una política de teletrabajo, sino también cómo empezar a implementarla de inmediato.
¿Qué es una política de teletrabajo?
Una política de teletrabajo define los métodos y pautas sobre cómo deben realizar los empleados su trabajo desde casa o fuera de la oficina.
Esta política aporta orden y seguridad a los empleados en remoto, además de definir las expectativas y las bases en las que todos los miembros de la empresa pueden apoyarse. Como resultado, los miembros de tu equipo pueden centrarse en las tareas asignadas con total tranquilidad, sabiendo que todo lo demás se gestionará de acuerdo con las directrices de la empresa en su política de teletrabajo.
Al crear y mantener una política de teletrabajo, es más probable que los equipos alcancen sus objetivos, mantengan la productividad y se sientan satisfechos con su trabajo.
Las políticas de teletrabajo determinan tanto los derechos como las obligaciones de los empleadores o los empleados. Esto ayuda a garantizar que se cumplan los objetivos y requisitos de ambas partes.
Por lo tanto, es comprensible que las empresas suelan exigir a sus trabajadores en remoto que se adhieran a estas políticas. Cuando los empleadores proporcionan todas las herramientas necesarias para un teletrabajo eficaz y seguro, es natural que quieran que sus empleados estén comprometidos, sean productivos y eficientes.
Lamentablemente, no siempre es así. Por lo tanto, si ocurre la situación contraria, se pueden tomar medidas disciplinarias contra los empleados en remoto. Esta medida podría ser tan grave como la rescisión de su contrato de trabajo.
Los empleados y los empleadores deben ser conscientes de las consecuencias del incumplimiento que se detallan en la política de teletrabajo, de modo que ambos sepan cómo actuar si surgen situaciones desagradables.
¿Necesita tu empresa una política de teletrabajo?
Si quieres asegurarte de que todos los miembros de tu organización estén en la misma sintonía, debes contar con una política de teletrabajo.
Pero aquí está el dilema: ¿realmente necesitas una?
Quizás te preguntes si tu negocio necesita una política de teletrabajo si tu equipo, o una parte de él, no trabaja a distancia.
La respuesta es sí.
Con una nueva generación de talento dispuesta y capacitada para trabajar de forma casi exclusivamente remota, el mercado laboral es cada vez más exigente para los empleadores. Si quieres que tu negocio crezca, es posible que tengas que buscar empleados más allá de tu zona local. Los empleadores que se nieguen a aceptar el modelo de trabajo híbrido o en remoto en 2021 podrían ser uno de los principales motivos por los que los empleados decidan cambiar de trabajo.
Además, nunca debes descartar confinamientos u otras circunstancias impredecibles que puedan volver a paralizar el mundo, obligando a más personas a teletrabajar. Para mantener la resiliencia, las empresas invierten cada vez más en herramientas inteligentes de recursos humanos para garantizar que sus políticas de teletrabajo no solo estén escritas, sino que se integren activamente en sus flujos de trabajo diarios y comprobaciones de cumplimiento.
El teletrabajo ha llegado para quedarse, independientemente de su formato. Incluso si tu empresa acaba de empezar a adoptar un modelo de teletrabajo o planea hacerlo en un futuro próximo, te beneficiarás enormemente del desarrollo de una política de teletrabajo.
Además de hacer que tu empresa sea menos vulnerable a los desafíos de trabajar desde casa, una política de teletrabajo ofrece varias ventajas adicionales:
- Facilita la comunicación entre empleadores y empleados
- Sirve como referencia en caso de problemas internos
- Es otro recurso valioso para la incorporación de nuevos empleados
- Ayuda a construir un entorno de trabajo saludable para todos
Al contar con una política de teletrabajo, tu empresa puede comunicar sus expectativas claramente y sin confusiones. Los empleados quieren transparencia por parte del empleador y viceversa, lo cual es de justicia teniendo en cuenta toda la confianza depositada por ambas partes al trabajar a distancia.
7 pasos para dominar tu política de teletrabajo
Paso 1: Define el propósito de tu política de teletrabajo
Lo primero es lo primero. En toda política de teletrabajo debe haber siempre una declaración de intenciones clara que explique por qué es necesaria.
Responder a las siguientes preguntas puede ayudarte a definir el objetivo de tu política de teletrabajo:
- ¿Esperas aumentar el rendimiento de tu equipo en remoto introduciendo nuevas normas?
- ¿La creación de una política de teletrabajo es un mandato de las partes interesadas o una petición de los compañeros?
- ¿Te gustaría especificar cómo planea tu organización combinar el trabajo presencial, en remoto e híbrido?
- ¿Hay algún problema en particular que te gustaría solucionar mediante una política de teletrabajo en tu organización?
Identificar el objetivo es importante no solo desde el punto de vista del empleador, sino que también suele conectar con los empleados.
Una política de teletrabajo es más que una simple herramienta de gestión. Te ayudará a descubrir cómo apoyar a los miembros de tu equipo para que no solo sean productivos, sino que también estén satisfechos, independientemente de si trabajan de forma presencial, en remoto o en un modelo híbrido.
En esencia, una política de teletrabajo indica a tu equipo qué esperar al trabajar en un entorno remoto y cómo comportarse en determinadas situaciones. Pero también aporta claridad para todos en la empresa.
Para asegurarte de que todo el mundo sepa por qué se han creado tus directrices de teletrabajo, te sugerimos colocar el objetivo de la política al principio del documento. Además de concienciar a todos sobre el objetivo, esto puede reforzar la sensación de que todos trabajan por las mismas metas.
Ejemplo de introducción:
Este documento contiene las políticas de trabajo remoto e híbrido de TuEmpresaS.L.
Debe servir de guía tanto para los directivos como para los empleados, y ambas partes deben firmarlo reconociendo que han leído y comprendido su contenido.
Las preguntas, comentarios y sugerencias relacionados con este documento deben dirigirse al departamento de Recursos Humanos.
Paso 2: Identifica el alcance de tu política de teletrabajo
El teletrabajo es un sueño hecho realidad siempre que se describa con detalle y de antemano. Si no, podría sembrar el caos incluso en los equipos más organizados que antes gestionaban sus tareas a la perfección sin él.
Antes de adoptar el teletrabajo, tu organización debe especificar los siguientes detalles:
- normas de teletrabajo que no se pueden infringir (por ejemplo, ignorar las reuniones diarias al teletrabajar)
- una lista de tareas que se pueden realizar al teletrabajar (si algunas tareas requieren supervisión, presencia física o acceso a información confidencial, a menudo no se pueden realizar a distancia)
- días libres y bajas por enfermedad durante el teletrabajo (los trabajadores en remoto pueden querer seguir trabajando a pesar de estar enfermos o de vacaciones; asegúrate de que tu política de teletrabajo defina tu postura al respecto como empleador)
Un plan detallado reduce las posibilidades de que algo salga mal. Tus empleados necesitan pautas para el teletrabajo. De lo contrario, no sabrán qué hacer en determinadas situaciones sin unas reglas básicas. Contar con una política de teletrabajo ayuda a tus empleados a tener éxito, lo cual puede ser difícil sin ella.
Paso 3: Determina los procedimientos estándar de la oficina
Puede que no siempre haya una conexión entre las prácticas estándar de la oficina y las políticas de teletrabajo, especialmente cuando una organización funciona de forma totalmente remota. Sin embargo, las normas de la oficina afectarán de manera significativa a los entornos de trabajo híbridos.
Como parte de la política de teletrabajo de tu empresa, debes especificar los siguientes procedimientos de oficina:
- normas sobre visitas y reuniones en determinadas oficinas para empleados en remoto e híbridos (por ejemplo, si tu oficina tiene espacio de escritorio limitado, algunas reuniones espontáneas podrían ser problemáticas)
- adopción de prácticas de oficina como reuniones diarias o descansos para comer para los empleados en remoto
- beneficios relacionados con el teletrabajo, como políticas de trabajo a distancia y reembolso de kilometraje
- requisitos de presencia en la oficina, para que tus empleados en remoto sepan si se les necesita presencialmente y cuándo (si corresponde)
El teletrabajo plantea muchos temas de debate. Pero con los procedimientos de oficina establecidos, los requisitos quedan claros tanto para los empleados en remoto como para los de oficina que deseen colaborar sin problemas.
Paso 4: Planifica un horario de trabajo y disponibilidad
El teletrabajo a menudo se realiza fuera del modelo estándar de 9 a 5, por lo que declarar la disponibilidad y planificar un horario de trabajo es fundamental para lograr un entorno laboral positivo.
Si es fundamental que algunos de tus empleados en remoto cumplan con un horario, considera la posibilidad de utilizar un software de registro de actividad para controlar el tiempo de tu equipo en remoto. Esto puede ayudar a garantizar que todos cumplan con la cantidad de horas requeridas.
En esta etapa, debes responder a las siguientes preguntas:
- ¿Se espera que los trabajadores en remoto se reporten a diario o que respondan lo antes posible?
- ¿Se aplican los mismos principios tanto para los empleados en remoto como para los presenciales? (por ejemplo, trabajar de 8:30 a 16:30)
- ¿Necesitas programar la disponibilidad de tus empleados en remoto con unas horas de antelación?
- ¿Tienen tus empleados en remoto permiso para trabajar desde cualquier lugar?
Este último punto merece especial atención.
El teletrabajo podría no ser viable para empleados con tareas específicas que realizar. Por ejemplo, los empleados de los departamentos financiero o de recursos humanos pueden tener que trabajar en la oficina si necesitan procesar información de clientes altamente confidencial.
Además, algunas normativas de protección de IP podrían hacer que ciertos programas no estén disponibles en remoto porque solo funcionan en la dirección IP de una ubicación específica. En este caso, los empleados en remoto solo podrían hacer su trabajo desde casa. Sin la opción de trabajar desde donde quieran, a menos que utilicen una VPN.
Paso 5: Decide los canales de comunicación y la etiqueta
El teletrabajo eficaz se basa en la comunicación. No es de extrañar, entonces, que esto deba especificarse en tu política de teletrabajo. Hay algunas reglas que puedes aplicar estrictamente aquí, pero también algunas buenas prácticas que se pueden seguir de forma voluntaria:
- Determina cómo se comunicará tu equipo en remoto. Puede resultar muy útil organizar charlas de café virtuales y reuniones diarias con los equipos en remoto.
- Unifica la forma en que se comunica tu empresa. Es importante, por ejemplo, identificar una plataforma de comunicación específica que se utilizará en toda la organización.
- Anima o exige el uso de hilos de correo electrónico sencillos o videollamadas rápidas para estar en contacto en todo momento.
- Incluye instrucciones sobre cómo mantenerse conectado con el equipo durante las horas de trabajo. Por ejemplo, al utilizar algunas herramientas de comunicación online, puedes introducir un sistema especial de estados (en reunión, en llamada, fuera de la oficina, no molestar, etc.)
Una política de teletrabajo sólida define las expectativas con respecto a los canales de comunicación, los derechos de privacidad y las zonas horarias para programar reuniones. También garantiza que los empleados en remoto entiendan qué se espera de ellos en términos de mantenerse conectados dentro y fuera del horario comercial.
Por ejemplo, en tu política de teletrabajo, puedes especificar que cualquier contacto fuera del horario laboral se considera hora extra y será remunerado. También puedes definir cómo se registrarán y pagarán las horas extras, utilizando herramientas de nómina sencillas para crear nóminas para los empleados en remoto.
Esta política protege los activos de la empresa. También evita malentendidos entre los empleados en remoto y sus compañeros al definir claramente sus funciones y disponibilidad.
Paso 6: Haz una lista del equipo necesario (y proporciónalo)
Teletrabajar sin el equipo adecuado es prácticamente imposible. Los empleados deben tener un acceso fácil a herramientas y software para poder trabajar desde casa.
Por lo tanto, tu política de teletrabajo debe especificar qué equipo puede proporcionar la empresa. La lista puede incluir:
- ordenadores portátiles y de sobremesa
- hardware adicional (como monitores, alfombrillas de ratón, teclados y adaptadores)
- Software fiable
- licencias para diversos programas
- acceso a los archivos de la empresa
- escritorios
- sillas ergonómicas
Si alguien decide teletrabajar, puede resultar difícil adquirir o almacenar todos estos artículos. Las empresas suelen asignar una parte de su presupuesto precisamente para pagar estas compras directamente al empleado en remoto.
Además, algunas empresas van más allá y también reembolsan a los empleados en remoto ciertos gastos de trabajo. Estos pueden incluir facturas de electricidad, costes de instalación y uso de Internet. Incluso aire acondicionado.
Si especificas estos puntos en la política, estarás un paso más cerca de crear un entorno de teletrabajo adaptado para el empleado.
Paso 7: Establece medidas y normas de seguridad
Hablemos de seguridad.
El teletrabajo abre nuevas vías para las brechas de seguridad. Por lo tanto, es fundamental establecer reglas claras para el acceso, el intercambio de datos y garantizar el más alto nivel de seguridad.
En este paso, hay varias preguntas y cuestiones que abordar:
- roles aptos para el acceso remoto
- permiso requerido para conectarse o iniciar sesión de forma remota
- la duración de las sesiones remotas
- acceso a contraseñas
- normas de protección de datos sensibles
- directrices para compartir datos de forma interna y externa
- recursos disponibles a distancia
En tu política de teletrabajo, debes detallar no solo todas las normas que se deben cumplir, sino también las consecuencias de no hacerlo.
La seguridad de tu empresa puede consolidar o destruir su reputación, así que asegúrate de abordar a fondo todos los aspectos relacionados con la seguridad. Las infracciones de seguridad deben sancionarse, incluyendo la adopción de medidas disciplinarias si es necesario.
Aunque esta sección puede resultar incómoda y seria a veces, es crucial para que tu política de teletrabajo pueda hacer frente a posibles problemas o crisis en el futuro.
Manos a la obra: crea tu propia política de teletrabajo
Entonces, ¿qué tipo de política de teletrabajo les va a encantar a tus empleados?
Una que no les deje con ningún tipo de duda.
Haz que tu política de teletrabajo sea sencilla, concisa y muy clara para cualquiera que necesite familiarizarse con ella. Cuanta más información proporciones de antemano, menos imprevistos encontrarás después. Si aún no tienes una política de teletrabajo así, ha llegado el momento de actuar.
