¿Cómo crear una política de trabajo remoto?
Puede ser un desafío mantener las cosas organizadas cuando trabajas con un equipo remoto o en un entorno híbrido. Quieres que todos tus empleados se sientan parte del equipo. Te esfuerzas por darles igualdad de oportunidades y apoyo, pero la distancia puede dificultar esas cosas.
Además, hay algo más que puede hacerlo aún más difícil: la falta de una política de trabajo remoto. En este artículo, no solo te explicaremos por qué necesitas una política de trabajo remoto, sino también cómo empezar a implementarla de inmediato.
¿Qué es una política de trabajo remoto?
Una política de trabajo remoto describe los métodos y las pautas sobre cómo los empleados deben realizar su trabajo desde casa o fuera de la oficina.
Dicha política proporciona una sensación de orden y seguridad a los empleados remotos, además de establecer expectativas y los cimientos en los que todos en la empresa pueden confiar. Como resultado, los miembros de tu equipo pueden centrarse en las tareas que se les han asign asignado con tranquilidad. Sabrán que todo lo demás se gestionará de acuerdo con las pautas de la empresa en su política de trabajo remoto.
Al crear y mantener una política de trabajo remoto, es más probable que los equipos logren sus objetivos, mantengan la productividad y estén satisfechos con su trabajo.
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Las políticas de trabajo remoto determinan tanto los derechos como las acciones de los empleadores o empleados. Ayuda a garantizar que se cumplan los objetivos y requisitos de ambas partes.
Por lo tanto, es comprensible que las empresas a menudo requieran que sus trabajadores remotos se adhieran a dichas políticas. Cuando los empleadores proporcionan todas las herramientas necesarias para un trabajo remoto efectivo y seguro, naturalmente les gustaría que sus empleados estuvieran comprometidos, fueran productivos y eficientes.Desafortunadamente, ese no siempre es el caso. Por lo tanto, si ocurre la situación opuesta, se pueden tomar medidas disciplinarias contra los empleados remotos. Esta acción podría ser tan grave como la rescisión de su contrato de trabajo.
Los empleados y empleadores deben ser conscientes de las consecuencias del incumplimiento que se describen en una política de trabajo remoto para que ambos sepan qué hacer si surgen situaciones desagradables.
¿Necesita tu empresa una política de trabajo remoto?
Si quieres asegurarte de que todos en tu organización estén en sintonía, debes tener una política de trabajo remoto.
Pero aquí está el obstáculo: ¿realmente necesitas una?
Podrías preguntarte si tu negocio necesita o no una política de trabajo remoto si tu equipo, o parte de él, no trabaja de forma remota.
La respuesta es sí.
Con una nueva generación de talentos dispuesta y capaz de trabajar casi exclusivamente de forma remota, el mercado laboral se está volviendo más desafiante para los empleadores. Si quieres que tu negocio crezca, es posible que debas buscar empleados más allá de tu área local. Los empleadores que se niegan a aceptar el modelo de trabajo híbrido o remoto en 2021 podrían ser una razón importante para que los empleados cambien de trabajo.
Además, nunca debes descartar cierres u otras circunstancias impredecibles que podrían volver a cerrar el mundo, lo que provocaría que más personas trabajaran de forma remota. Para mantener la resiliencia, las empresas invierten cada vez más en herramientas de RR. HH. inteligentes para garantizar que sus políticas de trabajo remoto no solo estén escritas, sino que se integren activamente en sus flujos de trabajo diarios y controles de cumplimiento.
El trabajo remoto ha llegado para quedarse, independientemente de su forma. Incluso si tu negocio acaba de empezar a adoptar un modelo de trabajo remoto o podría hacerlo en un futuro cercano, te beneficiarás de desarrollar una política de trabajo remoto.
Además de hacer que tu empresa sea menos vulnerable a los desafíos de la oficina en casa, una política de trabajo remoto conlleva varios otros beneficios:
- Facilita la comunicación entre empleadores y empleados
- Se puede consultar en caso de problemas internos
- Es otro activo para la incorporación de personal
- Ayuda a construir un lugar de trabajo saludable para todos
Al tener una política de trabajo remoto, tu empresa puede comunicar sus expectativas claramente sin ninguna confusión. Los empleados quieren transparencia de un empleador y viceversa, lo cual es justo dada toda la confianza invertida por ambas partes al trabajar de forma remota.
7 pasos para dominar tu política de trabajo remoto
Paso 1: Define el propósito de tu política de trabajo remoto
Lo primero es lo primero. Siempre debe haber una declaración de propósito clara en cada política de trabajo remoto para explicar por qué es necesaria.
Responder a las siguientes preguntas puede ayudarte a delimitar el objetivo de tu política de trabajo remoto:
- ¿Esperas aumentar el rendimiento de tu equipo remoto introduciendo nuevas reglas?
- ¿La creación de una política de trabajo remoto es un mandato de los grupos de interés o una iniciativa de los compañeros de trabajo?
- ¿Te gustaría especificar cómo tu organización planea combinar el trabajo presencial, remoto e híbrido?
- ¿Hay algún problema en particular que te gustaría abordar al tener una política de trabajo remoto en tu organización?
Identificar el objetivo es importante no solo desde el punto de vista del empleador, sino que también suele resonar entre los empleados.
Una política de trabajo remoto es más que una simple herramienta de gestión. Te ayudará a descubrir cómo apoyar a los miembros de tu equipo para que no solo sean productivos, sino también estén satisfechos. No importa si trabajan en la oficina, de forma remota o en un modelo híbrido.
Esencialmente, una política de trabajo remoto instruye a tu equipo sobre qué esperar al trabajar en un entorno remoto y cómo comportarse en ciertas situaciones. Pero también aporta claridad para todos en la empresa.
Para asegurarte de que todos sepan por qué se crearon tus pautas de trabajo remoto, sugerimos colocar el objetivo de la política al principio del documento. Además de hacer que todos sean conscientes del objetivo, esto puede fortalecer la sensación de que todos trabajan hacia los mismos objetivos.
Ejemplo de introducción:
Este documento contiene las políticas de trabajo remoto e híbrido de TuEmpresaSL.
Debe servir como guía tanto para gerentes como para empleados, y ambas partes deben firmarlo reconociendo que han leído y comprendido su contenido.
Las preguntas, comentarios y sugerencias relacionadas con este documento deben dirigirse al departamento de RR. HH.
Paso 2: Identifica el alcance de tu política de trabajo remoto
El trabajo remoto es un trabajo soñado siempre y cuando se describa en detalle y con anticipación. Si no, podría causar estragos incluso en los equipos más organizados que anteriormente gestionaban sus tareas perfectamente sin él.
Antes de adoptar el trabajo remoto, tu organización debe especificar los siguientes detalles:
- reglas de trabajo remoto que no pueden romperse (por ejemplo, ignorar las reuniones diarias de pie cuando se trabaja de forma remota)
- una lista de tareas que pueden realizarse al trabajar de forma remota (si algunas tareas requieren supervisores, presencia en el sitio o acceso a información sensible, a menudo no pueden realizarse de forma remota)
- días libres y baja por enfermedad cuando se trabaja de forma remota (los trabajadores remotos pueden desear seguir trabajando a pesar de estar enfermos o de vacaciones; asegúrate de que tu política de trabajo remoto describa tu postura al respecto como empleador)
Un plan detallado reduce las posibilidades de que algo salga mal. Tus empleados necesitan pautas para el trabajo remoto. De lo contrario, no sabrán qué hacer en ciertas situaciones sin ninguna regla básica. Tener una política de trabajo remoto implementada ayuda a tus empleados a tener éxito, lo que puede ser un desafío sin ella.
Paso 3: Determina los procedimientos estándar de la oficina
No siempre puede haber una conexión entre las prácticas estándar de la oficina y las políticas de trabajo remoto, especialmente cuando una organización opera completamente de forma remota. Sin embargo, los procedimientos de la oficina afectarán negativamente los entornos de trabajo híbridos.
Como parte de la política de trabajo remoto en tu empresa, debes especificar los siguientes procedimientos de oficina:
- reglas sobre visitas y reuniones en ciertas ubicaciones de la oficina para empleados remotos e híbridos (por ejemplo, si tu oficina tiene espacio limitado en los escritorios, algunas reuniones espontáneas podrían ser problemáticas)
- adopción de prácticas de oficina como las reuniones rápidas o la pausa para el almuerzo para empleados remotos
- beneficios relacionados con el trabajo remoto, como políticas de teletrabajo y reembolso de kilometraje
- requisitos de presencia en la oficina, para que tus empleados remotos sepan si son necesarios en el sitio y cuándo (si corresponde)
El trabajo remoto trae muchos temas a discutir. Pero con los procedimientos de oficina implementados, los requisitos son claros tanto para los empleados remotos como para los que trabajan en la oficina y desean colaborar sin problemas.
Paso 4: Planifica un horario de trabajo y disponibilidad
El trabajo remoto a menudo se lleva a cabo fuera del modelo estándar de 9 a 5, por lo que declarar la disponibilidad y planificar un horario de trabajo es crucial para un ambiente de trabajo positivo.
Si es crucial que algunos de tus empleados remotos cumplan un horario, considera un software de seguimiento del trabajo para registrar el tiempo de tu equipo remoto. Esto puede ayudar a garantizar que todos cumplan con el número de horas requerido.
En esta etapa, debes responder las siguientes preguntas:
- ¿Se espera que los trabajadores remotos se conecten diariamente, o deben responder tan pronto como sea posible?
- ¿Se aplican los mismos principios tanto para los empleados remotos como para los presenciales? (por ejemplo, trabajar de 8:30 a. m. a 4:30 p. m.)
- ¿Necesitas programar la disponibilidad de tu empleado remoto con unas horas de antelación?
- ¿Se permite a tus empleados remotos trabajar desde cualquier lugar?
El último punto merece una atención especial.
El trabajo remoto podría no ser factible para empleados con tareas específicas que realizar. Por ejemplo, los empleados de los departamentos financieros o de RR. HH. pueden ser requeridos en la oficina si necesitan procesar información confidencial del cliente.
Además, algunas regulaciones sensibles a la propiedad intelectual podrían hacer que ciertos programas no estén disponibles de forma remota porque solo se ejecutan en la dirección IP de una ubicación. En este caso, los empleados remotos solo podrían realizar su trabajo cuando estén en casa. Sin la opción de trabajar desde cualquier lugar que les guste, a menos que utilicen una VPN.
Paso 5: Decide sobre los canales y la etiqueta de comunicación
El trabajo remoto eficaz se basa en la comunicación. No es sorprendente, entonces, que esto deba especificarse en tu política de trabajo remoto. Hay algunas reglas que puedes aplicar estrictamente aquí, pero también algunas buenas prácticas que puedes seguir voluntariamente:
- Determina cómo se comunicará tu equipo remoto. Puede ser realmente útil tener charlas de café remotas y controles diarios con equipos remotos.
- Unifica la forma en que tu empresa se comunica. Es importante, por ejemplo, identificar una plataforma de comunicación específica que se utilizará en toda la organización.
- Anima o exige el uso de hilos de correo electrónico sencillos o videollamadas rápidas para mantener el contacto en todo momento.
- Incluye instrucciones sobre cómo mantenerse conectado con el equipo durante el horario laboral. Por ejemplo, al usar algunas herramientas de comunicación en línea, puedes introducir un sistema especial para los estados (reunión, llamada, fuera de la oficina, no molestar, etc.)
Una sólida política de trabajo remoto describe las expectativas con respecto a los canales de comunicación, los derechos de privacidad y las zonas horarias para programar reuniones. También garantiza que los empleados remotos comprendan lo que se espera de ellos en términos de mantenerse conectados durante y fuera del horario laboral.
Por ejemplo, en tu política de trabajo remoto, puedes especificar que cualquier contacto fuera del horario laboral se considera horas extras y se reembolsará. También puedes definir cómo se registrarán y pagarán las horas extras, utilizando herramientas de nómina simples para crear documentos de nómina para empleados remotos.
Dicha política protege los activos de la empresa. También previene la falta de comunicación entre los empleados remotos y sus compañeros de equipo al definir claramente sus roles y disponibilidad.
Paso 6: Enumera (y proporciona) el equipo necesario
Trabajar de forma remota sin el equipo adecuado es esencialmente imposible. Los empleados deben tener fácil acceso a las herramientas y al software para trabajar desde casa.
Por lo tanto, tu política de trabajo remoto debe especificar qué equipo puede proporcionar la empresa. La lista puede incluir:
- ordenadores portátiles y de escritorio
- hardware adicional (como monitores, alfombrillas de ratón, teclados y adaptadores)
- software fiable
- licencias para varios softwares
- acceso a los archivos de la empresa
- escritorios
- sillas ergonómicas
Si alguien elige trabajar de forma remota, podría ser difícil para esa persona adquirir o almacenar todos estos elementos. Las empresas a menudo asignan una parte de su presupuesto solo para pagar dichas compras directamente a un empleado remoto en particular.
Además, algunas empresas van un paso más allá y también reembolsan a los empleados remotos ciertos gastos de trabajo. Estos pueden incluir facturas de electricidad, costos de configuración y uso de Internet. Incluso aires acondicionados.
Si especificas estos puntos en la política, estarás un paso más cerca de crear un entorno de trabajo remoto amigable para el empleado.
Paso 7: Establece medidas y reglas de seguridad
Hablemos de seguridad.
El trabajo remoto abre nuevas vías para las brechas de seguridad. Por lo tanto, es crucial establecer reglas claras para el acceso, el intercambio de datos y garantizar el más alto nivel de seguridad.
En este paso, hay varias preguntas y problemas que abordar:
- roles elegibles para acceso remoto
- permiso requerido para conectarse o iniciar sesión de forma remota
- la duración de las sesiones remotas
- acceso a contraseñas
- reglas de protección de datos sensibles
- directrices para compartir datos interna y externamente
- recursos disponibles de forma remota
En tu política de trabajo remoto, no solo debes detallar todas las reglas que deben seguirse, sino también las consecuencias del incumplimiento.
La seguridad de tu empresa puede construir o destruir su reputación, así que asegúrate de que todas las preocupaciones de seguridad se aborden a fondo. Las violaciones de seguridad deben ser castigadas, incluyendo la toma de medidas disciplinarias si es necesario.
Aunque esta sección puede ser incómoda y seria a veces, es crucial para que tu política de trabajo remoto aborde posibles problemas o crisis futuras.
Pasemos a crear tu propia política de trabajo remoto
Entonces, ¿qué tipo de política de trabajo remoto van a amar tus empleados?
Una que no los deje confundidos en absoluto.
Mantén tu política de trabajo remoto sencilla, concisa y muy clara para todos los que necesiten familiarizarse con ella. Cuanta más información proporciones por adelantado, menos problemas encontrarás más tarde. Si aún no tienes una política de trabajo remoto como esta, el momento de actuar es ahora.
