¿Cómo crear una política de trabajo remoto?

Puede ser un desafío mantener las cosas organizadas cuando trabaja con un equipo remoto o en un entorno híbrido. Quiere que todos sus empleados se sientan parte del equipo. Te esfuerzas por brindarles igualdad de oportunidades y apoyo, pero la distancia puede dificultar esas cosas.

Es más, hay algo más que puede complicarlo aún más: la falta de una política de teletrabajo. En este artículo, describiremos no solo por qué necesita una política de trabajo remoto, sino también cómo comenzar a implementar una de inmediato.

¿Qué es una política de trabajo remoto?

Una política de trabajo remoto describe los métodos y las pautas sobre cómo los empleados deben realizar su trabajo desde casa o fuera de la oficina.

Dicha política brinda una sensación de orden y seguridad a los empleados remotos, así como también describe las expectativas y las bases en las que todos en la empresa pueden confiar. Como resultado, los miembros de su equipo pueden concentrarse en las tareas que les han sido asignadas con tranquilidad. Sabrán que todo lo demás se manejará de acuerdo con las pautas de la empresa en su política de trabajo remoto.

Al crear y mantener una política de trabajo remoto, es más probable que los equipos logren sus objetivos, mantengan la productividad y estén satisfechos con su trabajo.

Las políticas de trabajo remoto determinan tanto los derechos como las acciones de los empleadores o empleados. Ayuda a garantizar que se cumplan los objetivos y requisitos de ambas partes.

Por lo tanto, es comprensible que las empresas a menudo requieran que sus trabajadores remotos se adhieran a dichas políticas. Cuando los empleadores brindan todas las herramientas necesarias para un trabajo remoto efectivo y seguro, naturalmente les gustaría que sus empleados estuvieran comprometidos, fueran productivos y fueran eficientes.

Por desgracia, eso no es siempre el caso. Así, si se produce la situación contraria, se podrán tomar medidas disciplinarias contra los empleados remotos. Esta acción podría ser tan severa como la terminación de su contrato de trabajo.

Los empleados y empleadores deben ser conscientes de las consecuencias de la desobediencia que se describen en una política de trabajo remoto para que ambos sepan qué hacer si surgen situaciones desagradables.

¿Su empresa necesita una política de trabajo remoto?

Si desea asegurarse de que todos en su organización estén en la misma página, debe tener una política de trabajo remoto.

Aunque aquí está el obstáculo:¿Realmente necesita uno?

Quizás se pregunte si su empresa necesita o no una política de trabajo remoto si su equipo, o una parte de él, no trabaja de forma remota.

La respuesta es sí.

Con una nueva generación de talentos dispuestos y capaces de trabajar casi exclusivamente de forma remota, el mercado laboral se está volviendo más desafiante para los empleadores. Si desea que su negocio crezca, es posible que deba buscar empleados más allá de su área local. Los empleadores que se nieguen a aceptar el modelo de trabajo híbrido o remoto en 2021 podrían ser una razón importante para que los empleados cambien de trabajo.

Además, nunca debe descartar bloqueos u otras circunstancias impredecibles que podrían cerrar el mundo nuevamente, causando que más personas trabajen de forma remota.

El trabajo remoto llegó para quedarse, independientemente de su forma. Incluso si su empresa acaba de comenzar a adoptar un modelo de trabajo remoto o podría hacerlo en un futuro cercano, aún se beneficiará del desarrollo de una política de trabajo remoto.

Además de hacer que su empresa sea menos vulnerable a los desafíos de la oficina en casa, una política de trabajo remoto tiene otros beneficios:

• Facilita la comunicación entre empresarios y trabajadores
• Se puede consultar en caso de problemas internos.
• Es otro activo para la incorporación.
• Ayuda a construir un lugar de trabajo saludable para todos.

Al tener una política de trabajo remoto, su empresa puede comunicar sus expectativas claramente y sin confusión. Los empleados quieren transparencia de un empleador y viceversa, lo cual es justo dada toda la confianza depositada por ambas partes cuando trabajan de forma remota.

7 pasos para dominar su política de trabajo remoto

Paso 1: Describe el propósito de tu política de trabajo remoto

Lo primero es lo primero. Siempre debe haber una declaración de propósito clara en cada política de trabajo remoto para explicar por qué es necesario.

Responder las siguientes preguntas puede ayudarlo a reducir el objetivo de su política de trabajo remoto:

• ¿Espera aumentar el rendimiento de su equipo remoto mediante la introducción de nuevas reglas?
• ¿La creación de una política de trabajo remoto es un mandato de las partes interesadas o es impulsada por los compañeros de trabajo?
• ¿Le gustaría especificar cómo planea su organización combinar el trabajo in situ, remoto e híbrido?
• ¿Hay algún problema en particular que le gustaría abordar al tener una política de trabajo remoto en su organización?

Identificar la meta es importante no solo desde el punto de vista del empleador, sino que también suele resonar entre los empleados.

Una política de trabajo remoto es más que una herramienta de gestión. Le ayudará a descubrir cómo apoyar a los miembros de su equipo para que no solo sean productivos sino también satisfechos. No importa si trabajan en el sitio, de forma remota o en un modelo híbrido.

Esencialmente, una política de trabajo remoto instruye a su equipo sobre qué esperar cuando trabaja en un entorno remoto y cómo comportarse en ciertas situaciones. Pero también trae el bien de la claridad para todos en la empresa.

Para asegurarse de que todos sepan por qué se crearon sus pautas de trabajo remoto, sugerimos colocar el objetivo de la política al comienzo del documento. Además de hacer que todos sean conscientes de la meta, esto puede fortalecer la sensación de que todos están trabajando hacia los mismos objetivos.

Ejemplo de introducción:

Este documento contiene las políticas de trabajo remoto e híbrido de YourCompanyCo.

Debe servir como guía tanto para los gerentes como para los empleados, y ambas partes deben firmarlo reconociendo que han leído y entendido su contenido.

Las preguntas, comentarios y sugerencias relacionadas con este documento deben dirigirse al departamento de recursos humanos.

Paso 2: Identifique el alcance de su política de trabajo remoto

El trabajo remoto es un trabajo soñado siempre que se describa en detalle y con anticipación. De lo contrario, podría causar estragos incluso en los equipos más organizados que antes realizaban sus tareas a la perfección sin él.

Antes de adoptar el trabajo remoto, su organización debe especificar los siguientes detalles:

• reglas de trabajo remoto que no se pueden romper (por ejemplo, ignorar las reuniones diarias cuando se trabaja de forma remota)
• una lista de deberes que se pueden cumplir cuando se trabaja de forma remota (si algunas tareas requieren supervisores, presencia en el sitio o acceso a información confidencial, a menudo no se pueden realizar de forma remota)
• días libres y licencia por enfermedad cuando trabaja de forma remota (los trabajadores remotos pueden desear continuar trabajando a pesar de estar enfermos o de vacaciones; asegúrese de que su política de trabajo remoto describa cómo se siente al respecto como empleador)

Un plan detallado reduce las posibilidades de que algo salga mal. Sus empleados necesitan pautas para el trabajo remoto. De lo contrario, no sabrán qué hacer en ciertas situaciones sin reglas básicas. Tener una política de trabajo remoto ayuda a sus empleados a tener éxito, lo que puede ser un desafío sin una.

Paso 3: Determinar los procedimientos estándar de la oficina

Puede que no siempre haya una conexión entre las prácticas de oficina estándar y las políticas de trabajo remoto, especialmente cuando una organización opera completamente de forma remota. Sin embargo, los procedimientos de oficina afectarán negativamente a los entornos de trabajo híbridos.

Como parte de la política de trabajo remoto en su empresa, debe especificar los siguientes procedimientos de oficina:

• reglas relativas a visitas y reuniones en ciertas ubicaciones de oficina para empleados remotos e híbridos (por ejemplo, si su oficina tiene espacio de escritorio limitado, algunas reuniones espontáneas podrían ser problemáticas)
• adopción de prácticas de oficina como reuniones de pie o almorzar para empleados remotos
• beneficios relacionados con el trabajo remoto, como políticas de teletrabajo y reembolso de millas
• requisitos de presencia en la oficina, para que sus empleados remotos sepan si se necesitan en el sitio y cuándo (si corresponde)

El trabajo remoto trae muchos temas para discutir. Pero con los procedimientos de oficina establecidos, los requisitos son claros tanto para los empleados remotos como en la oficina que desean colaborar sin problemas.

Paso 4: Planifique un horario de trabajo y disponibilidad

El trabajo remoto a menudo se lleva a cabo fuera del modelo estándar de 9 a 5, declarando la disponibilidad y planificando un horario de trabajo es crucial para un ambiente de trabajo positivo.

Si es crucial que algunos de sus empleados remotos cumplan con un horario, considere un software de seguimiento de trabajo para controlar el tiempo de su equipo remoto. Esto puede ayudar a garantizar que todos estén dedicando la cantidad de horas requerida.

En esta etapa, debe responder las siguientes preguntas:

• ¿Se espera que los trabajadores remotos se registren diariamente o deberían responder lo antes posible?
• ¿Se aplican los mismos principios para los empleados remotos y en el sitio? (por ejemplo, trabajando de 8:30 a. m. a 4:30 p. m.)
• ¿Necesita programar la disponibilidad de su empleado remoto con algunas horas de anticipación?
• ¿Sus empleados remotos pueden trabajar desde cualquier lugar?

El último punto merece especial atención.

El trabajo remoto puede no ser factible para los empleados con tareas específicas que realizar. Por ejemplo, los empleados de los departamentos financieros o de recursos humanos pueden estar obligados a estar en la oficina si necesitan procesar información muy confidencial del cliente.

Además, algunas regulaciones sensibles a la IP podrían hacer que ciertos programas no estén disponibles de forma remota porque solo se ejecutan en la dirección IP de una ubicación. En este caso, los empleados remotos solo podrían hacer su trabajo cuando estén en casa. Sin la opción de trabajar desde donde quieran, a menos que usen una VPN.

Paso 5: Decida los canales de comunicación y la etiqueta

El trabajo remoto efectivo se basa en la comunicación. No es de extrañar, entonces, que esto deba especificarse en su política de trabajo remoto. Hay algunas reglas que puede hacer cumplir estrictamente aquí, pero también algunas buenas prácticas para seguir voluntariamente:

• Determine cómo se comunicará su equipo remoto. Puede ser realmente útil tener charlas de café remotas y controles diarios con equipos remotos.
• Unifique la forma en que su empresa se comunica. Es importante, por ejemplo, identificar una plataforma de comunicación específica que se utilizará en toda la organización.
• Anime o exija el uso de hilos de correo electrónico simples o videollamadas rápidas para mantenerse en contacto en todo momento.
• Incluya instrucciones sobre cómo mantenerse conectado con el equipo durante las horas de trabajo. Por ejemplo, al usar algunas herramientas de comunicación en línea, puede introducir un sistema especial para los estados (reunión, llamada, OOO, no molestar, etc.)

Una política sólida de trabajo remoto describe las expectativas con respecto a los canales de comunicación, los derechos de privacidad y las zonas horarias para programar reuniones. También garantiza que los empleados remotos entiendan lo que se espera de ellos en términos de permanecer conectados durante y fuera del horario laboral.

Por ejemplo, en su política de trabajo remoto, puede especificar que cualquier contacto fuera del horario laboral se considere tiempo extra y se reembolsará.

Tal política protege los activos de la empresa. También evita la falta de comunicación entre los empleados remotos y sus compañeros de equipo al definir claramente sus roles y disponibilidad.

Paso 6: Enumere (y proporcione) el equipo necesario

Trabajar de forma remota sin el equipo adecuado es esencialmente imposible. Los empleados deben tener fácil acceso a herramientas y software para poder trabajar desde casa.

Por lo tanto, su política de trabajo remoto debe especificar qué equipo puede proporcionar la empresa. La lista puede incluir:

• computadoras portátiles y de escritorio
• hardware adicional (como monitores, mouse pads, teclados y adaptadores)
• Software confiable
• licencias para varios softwares
• acceso a los archivos de la empresa
• escritorios
• sillas ergonómicas

Si alguien elige trabajar de forma remota, puede ser difícil para ellos adquirir o almacenar todos estos artículos. Las empresas a menudo asignan una parte de su presupuesto solo para pagar dichas compras directamente por parte de un empleado remoto en particular.

Además, algunas empresas hacen un esfuerzo adicional y también reembolsan a los empleados remotos por ciertos gastos laborales. Estos pueden incluir facturas de electricidad, configuración de Internet y costos de uso. Incluso los acondicionadores de aire.

Si especifica estos puntos en la política, estará un paso más cerca de crear un entorno de trabajo remoto amigable para los empleados.

Paso 7: Establecer medidas y reglas de seguridad

Hablemos de seguridad.

El trabajo remoto abre nuevas vías para las brechas de seguridad. Por lo tanto, es crucial establecer reglas claras para el acceso, el intercambio de datos y garantizar el más alto nivel de seguridad.

En este paso, hay varias preguntas y cuestiones que abordar:

• roles elegibles para el acceso remoto
• se requiere permiso para conectarse o iniciar sesión de forma remota
• la duración de las sesiones remotas
• acceso a contraseñas
• reglas de protección de datos confidenciales
• directrices para compartir datos interna y externamente
• recursos disponibles de forma remota

En su política de trabajo remoto, debe describir no solo todas las reglas que deben seguirse, sino también las consecuencias del incumplimiento.

La seguridad de su empresa puede hacer o deshacer su reputación, así que asegúrese de que todos los problemas de seguridad se aborden a fondo. Las violaciones de seguridad deben ser sancionadas, incluida la adopción de medidas disciplinarias si es necesario.

Aunque esta sección puede ser incómoda y seria a veces, es crucial para que su política de trabajo remoto aborde posibles problemas o crisis futuras.

Hacia la creación de su propia política de trabajo remoto

Entonces, ¿qué tipo de política de trabajo remoto les encantará a sus empleados?

Uno que los deja sin sentirse confundidos en absoluto.

Mantenga su política de trabajo remoto simple, concisa y clara para todos los que necesitan familiarizarse con ella. Cuanta más información proporcione por adelantado, menos contratiempos encontrará más adelante. Si aún no tiene una política de trabajo remoto como este lugar, ahora es el momento de actuar.