Como Criar uma Política de Trabalho Remoto?

Manter as coisas organizadas pode ser um desafio quando você trabalha com uma equipe remota ou em um ambiente híbrido. Você deseja que todos os seus colaboradores se sintam parte do time. Você se esforça para dar a eles oportunidades e suporte iguais, mas a distância pode dificultar essas coisas.

Além disso, há algo que pode tornar tudo ainda mais difícil: a falta de uma política de trabalho remoto. Neste artigo, vamos mostrar não apenas por que você precisa de uma política de trabalho remoto, mas também como começar a implementar uma imediatamente. 

O Que É uma Política de Trabalho Remoto?

Uma política de trabalho remoto define os métodos e as diretrizes sobre como os colaboradores devem realizar seu trabalho em casa ou fora do escritório. 

Essa política proporciona uma sensação de ordem e segurança para os colaboradores remotos, além de definir as expectativas e as bases nas quais todos na empresa podem confiar. Como resultado, os membros da sua equipe podem se concentrar nas tarefas que foram atribuídas a eles com tranquilidade. Eles saberão que tudo o mais será tratado de acordo com as diretrizes da empresa em sua política de trabalho remoto.

Ao criar e manter uma política de trabalho remoto, as equipes têm mais chances de atingir seus objetivos, manter a produtividade e ficar satisfeitas com o trabalho. 

As políticas de trabalho remoto determinam os direitos e as ações de empregadores e colaboradores. Isso ajuda a garantir que os objetivos e requisitos de ambas as partes sejam atendidos. 

Portanto, é compreensível que as empresas frequentemente exijam que seus trabalhadores remotos sigam essas políticas. Quando os empregadores fornecem todas as ferramentas necessárias para um trabalho remoto seguro e eficaz, eles naturalmente desejam que seus colaboradores sejam engajados, produtivos e eficientes.

Infelizmente, nem sempre é assim. Dessa forma, se ocorrer a situação oposta, medidas disciplinares podem ser tomadas contra os colaboradores remotos. Essa ação pode ser tão grave quanto a rescisão do contrato de trabalho.

Colaboradores e empregadores devem estar cientes das consequências da não conformidade descritas na política de trabalho remoto, para que ambos saibam o que fazer caso surjam situações desagradáveis.

Sua Empresa Precisa de uma Política de Trabalho Remoto?

Se você deseja garantir que todos na sua organização estejam alinhados, você deve ter uma política de trabalho remoto.

Mas eis a questão: você realmente precisa de uma? 

Você pode se perguntar se o seu negócio precisa ou não de uma política de trabalho remoto caso sua equipe, ou parte dela, não trabalhe remotamente.

A resposta é sim.

Com uma nova geração de talentos disposta e capaz de trabalhar quase exclusivamente de forma remota, o mercado de trabalho está se tornando mais desafiador para os empregadores. Se você quer que seu negócio cresça, pode ser necessário buscar colaboradores além da sua região local. Os empregadores que se recusam a aceitar o modelo de trabalho híbrido ou remoto em 2021 podem ser o principal motivo para os colaboradores mudarem de emprego. 

Além disso, você nunca deve descartar lockdowns ou outras circunstâncias imprevistas que possam fechar o mundo novamente, fazendo com que mais pessoas trabalhem remotamente. Para continuar resilientes, as empresas estão investindo cada vez mais em ferramentas de RH inteligentes para garantir que suas políticas de trabalho remoto não sejam apenas escritas, mas integradas ativamente em seus fluxos de trabalho diários e verificações de conformidade.

O trabalho remoto veio para ficar, independentemente do seu formato. Mesmo que sua empresa tenha acabado de adotar um modelo de trabalho remoto ou pretenda fazer isso em um futuro próximo, você ainda se beneficiará do desenvolvimento de uma política de trabalho remoto.

Além de tornar sua empresa menos vulnerável aos desafios do home office, uma política de trabalho remoto traz diversos outros benefícios:

• Facilita a comunicação entre empregadores e colaboradores
• Pode ser consultada em caso de problemas internos
• É mais um recurso valioso para o onboarding
• Ajuda a construir um ambiente de trabalho saudável para todos

Ao ter uma política de trabalho remoto, sua empresa pode comunicar suas expectativas de forma clara e sem confusões. Os colaboradores desejam transparência do empregador e vice-versa, o que é justo, considerando toda a confiança investida por ambas as partes ao trabalhar remotamente.

7 Passos Para Dominar Sua Política de Trabalho Remoto

Passo 1: Defina o objetivo da sua política de trabalho remoto

Primeiro as coisas mais importantes. Deve haver sempre uma declaração de objetivo clara em toda política de trabalho remoto para explicar por que ela é necessária. 

Responder às perguntas abaixo pode ajudar você a definir o objetivo da sua política de trabalho remoto:

• Você espera aumentar o desempenho da sua equipe remota introduzindo novas regras?
• A criação de uma política de trabalho remoto é exigida por stakeholders ou solicitada por colegas de trabalho? 
• Você gostaria de especificar como sua organização planeja combinar o trabalho presencial, remoto e híbrido? 
• Existem problemas específicos que você gostaria de resolver com uma política de trabalho remoto na sua organização?

Identificar o objetivo é importante não apenas do ponto de vista do empregador, mas também costuma gerar conexão com os colaboradores.  

Uma política de trabalho remoto é mais do que apenas uma ferramenta de gestão. Ela ajudará você a descobrir como apoiar os membros da sua equipe para que eles sejam não apenas produtivos, mas também satisfeitos. Não importa se eles trabalham presencialmente, remotamente ou em um modelo híbrido.

Essencialmente, uma política de trabalho remoto orienta sua equipe sobre o que esperar ao trabalhar em um ambiente remoto e como se comportar em determinadas situações. Mas ela também traz clareza para todos na empresa.

Para garantir que todos saibam por que suas diretrizes de trabalho remoto foram criadas, sugerimos colocar o objetivo da política no início do documento. Além de conscientizar todos sobre o objetivo, isso pode fortalecer a sensação de que todos estão trabalhando em prol das mesmas metas.

Exemplo de introdução:

Este documento contém as políticas de trabalho remoto e híbrido da SuaEmpresaLtda. 

Ele deve servir como um guia tanto para gestores quanto para colaboradores, e ambas as partes devem assiná-lo confirmando que leram e compreenderam seu conteúdo.

Dúvidas, comentários e sugestões referentes a este documento devem ser direcionados ao departamento de RH.  

Passo 2: Identifique o escopo da sua política de trabalho remoto

O trabalho remoto funciona perfeitamente, desde que seja descrito em detalhes e com antecedência. Caso contrário, pode causar estragos até mesmo nas equipes mais organizadas que antes gerenciavam suas tarefas perfeitamente sem ele. 

Antes de adotar o trabalho remoto, sua organização deve especificar os seguintes detalhes:

• regras de trabalho remoto que não podem ser descumpridas (por exemplo, ignorar as reuniões diárias ao trabalhar remotamente)
• uma lista de funções que podem ser realizadas remotamente (Se algumas tarefas exigem supervisores, presença física ou acesso a informações confidenciais, elas geralmente não podem ser feitas de forma remota)
• folgas e licenças médicas no trabalho remoto (trabalhadores remotos podem querer continuar trabalhando mesmo doentes ou de férias - certifique-se de que sua política de trabalho remoto defina o posicionamento do empregador sobre isso)

Um plano detalhado reduz as chances de algo dar errado. Seus colaboradores precisam de diretrizes para o trabalho remoto. Caso contrário, eles não saberão o que fazer em certas situações sem regras básicas. Ter uma política de trabalho remoto implementada ajuda seus colaboradores a terem sucesso, o que pode ser um desafio sem ela.

Passo 3: Determine os procedimentos padrão do escritório

Nem sempre haverá uma conexão entre as práticas padrão do escritório e as políticas de trabalho remoto, especialmente quando uma organização opera de forma totalmente remota. No entanto, os procedimentos do escritório afetarão os ambientes de trabalho híbridos. 

Como parte da política de trabalho remoto da sua empresa, você deve especificar os seguintes procedimentos do escritório: 

• regras sobre visitas e reuniões em determinados escritórios para colaboradores remotos e híbridos (ex: se o seu escritório tem espaço de mesas limitado, reuniões espontâneas podem ser problemáticas)
• adoção de práticas de escritório, como reuniões diárias ou horário de almoço para colaboradores remotos
• benefícios relacionados ao trabalho remoto, como políticas de teletrabalho e reembolso de quilometragem
• requisitos de presença no escritório, para que seus colaboradores remotos saibam se e quando são necessários no local (se aplicável) 

O trabalho remoto traz muitos pontos para discussão. Mas com os procedimentos de escritório definidos, os requisitos ficam claros tanto para os colaboradores remotos quanto para os presenciais que desejam colaborar perfeitamente.

Passo 4: Planeje uma escala de trabalho e disponibilidade

Como o trabalho remoto geralmente ocorre fora do modelo padrão das 9h às 18h, definir a disponibilidade e planejar uma escala de trabalho é crucial para um ambiente de trabalho positivo. 

Se for crucial que alguns de seus colaboradores remotos sigam um cronograma, considere um software de controle de trabalho para monitorar o tempo da sua equipe remota. Isso pode ajudar a garantir que todos estejam cumprindo a carga horária exigida.

Nesta etapa, você deve responder às seguintes perguntas:

• Espera-se que os trabalhadores remotos façam login diariamente ou que respondam o mais rápido possível?
• Os mesmos princípios se aplicam tanto para colaboradores remotos quanto presenciais? (ex: trabalhar das 8h30 às 17h30)
• Você precisa agendar a disponibilidade do seu colaborador remoto com algumas horas de antecedência?
• Seus colaboradores remotos têm permissão para trabalhar de qualquer lugar? 

O último ponto merece atenção especial. 

O trabalho remoto pode não ser viável para colaboradores com tarefas específicas a realizar. Por exemplo, colaboradores dos setores financeiro ou de RH podem ser exigidos no escritório caso precisem processar informações altamente confidenciais de clientes.

Além disso, algumas regulamentações confidenciais de propriedade intelectual podem tornar certos programas indisponíveis remotamente, porque eles rodam apenas no endereço IP de um local específico. Nesse caso, os colaboradores remotos só poderiam fazer o trabalho de casa, sem a opção de trabalhar de qualquer lugar que desejarem, a menos que estejam usando uma VPN.

Passo 5: Decida sobre canais de comunicação e etiqueta

Um trabalho remoto eficaz depende da comunicação. Não é surpresa, portanto, que isso deva ser especificado na sua política de trabalho remoto. Existem algumas regras que você pode impor rigorosamente aqui, mas também algumas boas práticas para seguir voluntariamente:

• Determine como sua equipe remota irá se comunicar. Pode ser muito útil ter momentos de bate-papo virtual e alinhamentos diários com as equipes remotas. 
• Padronize a forma como sua empresa se comunica. É importante, por exemplo, identificar uma plataforma de comunicação específica que será usada em toda a organização. 
• Incentive ou exija o uso de tópicos de e-mail simples ou chamadas de vídeo rápidas para manter o contato a qualquer momento.  
• Inclua instruções sobre como se manter conectado com a equipe durante o horário de trabalho. Por exemplo, ao usar ferramentas de comunicação online, você pode introduzir um sistema especial de status (em reunião, em chamada, fora do escritório, não perturbe, etc.)

Uma política de trabalho remoto sólida define as expectativas em relação aos canais de comunicação, direitos de privacidade e fusos horários para agendamento de reuniões. Ela também garante que os colaboradores remotos entendam o que se espera deles em termos de permanecerem conectados durante e fora do horário comercial. 

Por exemplo, na sua política de trabalho remoto, você pode especificar que qualquer contato fora do horário de trabalho é considerado hora extra e será compensado. Você também pode definir como as horas extras serão registradas e pagas, usando ferramentas de folha de pagamento simples para gerar holerites para os colaboradores remotos.

Essa política protege os ativos da empresa. Ela também evita falhas de comunicação entre os colaboradores remotos e seus colegas de equipe, definindo claramente suas funções e disponibilidade.

Passo 6: Liste (e forneça) os equipamentos necessários

Trabalhar remotamente sem o equipamento adequado é praticamente impossível. Os colaboradores devem ter acesso fácil a ferramentas e softwares para trabalhar de casa.  

Sua política de trabalho remoto deve, portanto, especificar quais equipamentos podem ser fornecidos pela empresa. A lista pode incluir:

• notebooks e computadores desktop 
• periféricos adicionais (como monitores, mousepads, teclados e adaptadores)
• Softwares confiáveis
• licenças para diversos softwares
• acesso aos arquivos da empresa
• mesas
• cadeiras ergonômicas

Se alguém optar por trabalhar remotamente, pode ser difícil adquirir ou armazenar todos esses itens. As empresas costumam destinar uma parte de seu orçamento apenas para pagar por essas compras diretamente pelo colaborador remoto. 

Além disso, algumas empresas vão além e também reembolsam os colaboradores remotos por certas despesas de trabalho. Isso pode incluir contas de energia, custos de instalação e uso de internet, e até mesmo ar-condicionado. 

Ao especificar esses pontos na política, você estará um passo mais perto de criar um ambiente de trabalho remoto amigável para o colaborador.

Passo 7: Estabeleça medidas e regras de segurança

Vamos falar sobre segurança. 

O trabalho remoto abre novos caminhos para violações de segurança. Portanto, é crucial estabelecer regras claras de acesso, compartilhamento de dados e garantia do mais alto nível de segurança.

Nesta etapa, há várias perguntas e questões a serem abordadas:

• cargos elegíveis para acesso remoto
• permissão necessária para conectar ou fazer login remotamente
• a duração das sessões remotas
• acesso a senhas
• regras de proteção de dados sensíveis
• diretrizes para compartilhamento de dados interna e externamente
• recursos disponíveis remotamente

Em sua política de trabalho remoto, você deve delinear não apenas todas as regras que devem ser seguidas, mas também as consequências do não cumprimento. 

A segurança da sua empresa pode consolidar ou arruinar a reputação dela, portanto, certifique-se de que todas as preocupações de segurança sejam abordadas minuciosamente. Violações de segurança devem ser punidas, incluindo a adoção de medidas disciplinares, se necessário. 

Embora esta seção possa parecer desconfortável e séria às vezes, ela é crucial para que sua política de trabalho remoto previna e resolva possíveis problemas ou crises futuras. 

Criando Sua Própria Política de Trabalho Remoto

Então, que tipo de política de trabalho remoto os seus colaboradores vão amar? 

Uma que não os deixe com nenhuma dúvida. 

Mantenha sua política de trabalho remoto simples, concisa e clara como a água para todos que precisarem se familiarizar com ela. Quanto mais informações você fornecer de antemão, menos imprevistos encontrará depois. Se você ainda não tem uma política de trabalho remoto como essa em vigor, a hora de agir é agora.