Como criar uma política de trabalho remoto?

Pode ser um desafio manter as coisas organizadas quando você trabalha com uma equipe remota ou em um ambiente híbrido. Você quer que todos os seus funcionários se sintam parte da equipe. Você se esforça para dar a eles oportunidades e suporte iguais, mas a distância pode dificultar essas coisas.

Além disso, tem outra coisa que pode dificultar ainda mais: a falta de uma política de trabalho remoto. Neste artigo, descreveremos não apenas por que você precisa de uma política de trabalho remoto, mas também como começar a implementar uma imediatamente.

O que é uma Política de Trabalho Remoto?

Uma política de trabalho remoto descreve os métodos e diretrizes sobre como os funcionários devem realizar seu trabalho em casa ou fora do escritório.

Essa política proporciona uma sensação de ordem e segurança aos funcionários remotos, bem como descreve as expectativas e os fundamentos em que todos na empresa podem confiar. Como resultado, os membros da sua equipe podem se concentrar nas tarefas que lhes foram atribuídas com tranquilidade. Eles saberão que todo o resto será tratado de acordo com as diretrizes da empresa na sua política de trabalho remoto.

Ao criar e manter uma política de trabalho remoto, é mais provável que as equipes atinjam seus objetivos, mantenham a produtividade e fiquem satisfeitas com seu trabalho.

As políticas de trabalho remoto determinam os direitos e as ações de empregadores ou funcionários. Isso ajuda a garantir que os objetivos e requisitos de ambas as partes sejam atendidos.

Portanto, é compreensível que as empresas muitas vezes exijam que seus funcionários que trabalham remotamente cumpram essas políticas. Quando os empregadores fornecem todas as ferramentas necessárias para um trabalho remoto eficaz e seguro, eles naturalmente desejam que seus funcionários sejam engajados, produtivos e eficientes.

Infelizmente, nem sempre é assim. Portanto, se ocorrer a situação oposta, podem ser tomadas medidas disciplinares contra os funcionários que estão trabalhando remotamente. Essa ação pode ser tão grave quanto a rescisão do contrato de trabalho.

Empregados e empregadores devem estar cientes das consequências da desobediência que são descritas em uma política de trabalho remoto para que ambos saibam o que fazer se surgirem situações desagradáveis.

Sua empresa precisa de uma política de trabalho remoto?

Se você quiser garantir que todos na sua organização estejam de acordo, você deve ter uma política de trabalho remoto.

Aqui está o obstáculo: você realmente precisa de uma?

Você pode se perguntar se a sua empresa precisa ou não de uma política de trabalho remoto se a sua equipe, ou parte dela, não trabalha remotamente.

A resposta é sim.

Com uma nova geração de talentos disposta e capaz de trabalhar quase exclusivamente remotamente, o mercado de trabalho está se tornando mais desafiador para os empregadores. Se você quiser que a sua empresa cresça, talvez seja necessário procurar funcionários além da sua área local. Os empregadores que se recusam a aceitar o modelo de trabalho híbrido ou remoto em 2021 podem ser um dos principais motivos para os funcionários mudarem de emprego.

Além disso, você nunca deve descartar lockdowns ou outras circunstâncias imprevisíveis que possam fazer o mundo parar novamente, fazendo com que mais pessoas trabalhem remotamente.

O trabalho remoto veio para ficar, independentemente do seu formato. Mesmo que sua empresa tenha apenas começado a adotar um modelo de trabalho remoto ou possa fazê-lo em um futuro próximo, você ainda se beneficiará do desenvolvimento de uma política de trabalho remoto.

Além de tornar sua empresa menos vulnerável aos desafios do home office, uma política de trabalho remoto traz vários outros benefícios:

• Facilita a comunicação entre empregadores e funcionários
• Pode ser consultado em caso de problemas internos
• É mais um ativo para o onboarding
• Ajuda a construir um local de trabalho saudável para todos

Ao ter uma política de trabalho remoto, sua empresa pode comunicar suas expectativas de forma clara e sem confusão. Os funcionários querem transparência de um empregador e vice-versa, o que é justo, dada toda a confiança investida por ambas as partes ao trabalhar remotamente.

7 passos para dominar sua política de trabalho remoto

Passo 1: Descrever o objetivo da sua política de trabalho remoto

Primeiramente. Sempre deve haver uma declaração de propósito clara em cada política de trabalho remoto para explicar por que ela é necessária.

Responder às perguntas abaixo pode ajudá-lo a restringir o objetivo da sua política de trabalho remoto:

• Você espera aumentar o desempenho da sua equipe remota introduzindo novas regras?
• A criação de uma política de trabalho remoto é obrigatória pelas partes interessadas ou incentivada pelos colegas de trabalho?
• Você gostaria de especificar como a sua organização planeja combinar o trabalho local, remoto e híbrido?
• Tem algum problema específico que você gostaria de resolver com uma política de trabalho remoto na sua organização?

Identificar o objetivo é importante não apenas do ponto de vista do empregador, mas também geralmente repercute com os funcionários.

Uma política de trabalho remoto é mais do que apenas uma ferramenta de gestão. Ela o ajudará a descobrir a como dar suporte aos membros da sua equipe para que eles não sejam apenas produtivos, mas também fiquem satisfeitos. Independentemente se eles trabalham no local, remotamente ou em um modelo híbrido.

Essencialmente, uma política de trabalho remoto instrui a sua equipe sobre o que esperar ao trabalhar em um ambiente remoto e como se comportar em determinadas situações. Mas também fornece clareza para todos na empresa.

Para garantir que todos saibam por que as suas diretrizes de trabalho remoto foram criadas, sugerimos colocar o objetivo da política no início do documento. Além de conscientizar todos sobre a meta, também pode fortalecer a sensação de que todos estão trabalhando pelos mesmos objetivos.

Exemplo de introdução:

Este documento contém as políticas de trabalho remoto e híbrido da YourCompanyCo.

Deve servir de guia para gestores e funcionários, e ambas as partes devem assiná-lo, reconhecendo que leram e entenderam seu conteúdo.

Dúvidas, comentários e sugestões referentes a este documento devem ser direcionados ao departamento de RH.

Passo 2: Identificar o escopo da sua política de trabalho remoto

O trabalho remoto é um trabalho dos sonhos, desde que descrito em detalhes e com antecedência. Caso contrário, pode causar estragos até mesmo nas equipes mais organizadas que anteriormente gerenciavam suas tarefas perfeitamente sem ele.

Antes de adotar o trabalho remoto, sua organização deve especificar os seguintes detalhes:

• regras de trabalho remoto que não podem ser quebradas (por exemplo, ignorar as reuniões diárias ao trabalhar remotamente)
• uma lista de tarefas que podem ser cumpridas ao trabalhar remotamente (se algumas tarefas exigirem supervisores, presença no local ou acesso a informações confidenciais, elas geralmente não podem ser executadas remotamente)
• dias de folga e licença médica ao trabalhar remotamente (os trabalhadores remotos podem querer continuar trabalhando apesar de estarem doentes ou de férias – certifique-se de que sua política de trabalho remoto descreva como você se sente sobre isso como empregador)

Um plano detalhado reduz as chances de algo dar errado. Seus funcionários precisam de diretrizes para o trabalho remoto. Caso contrário, eles não saberão o que fazer em determinadas situações sem algumas regras básicas. Ter uma política de trabalho remoto em vigor ajuda seus funcionários a serem bem-sucedidos, o que pode ser um desafio sem uma.

Passo 3: Determinar os procedimentos administrativos padrão

Nem sempre pode haver uma conexão entre as práticas padrão do escritório e as políticas de trabalho remoto, principalmente quando uma organização opera de forma totalmente remota. Os procedimentos administrativos, no entanto, afetarão negativamente os ambientes de trabalho híbridos.

Como parte da política de trabalho remoto na sua empresa, você deve especificar os seguintes procedimentos administrativos:

• regras relativas a visitas e reuniões em determinados locais de escritório para funcionários remotos e híbridos (por exemplo, se o seu escritório tiver espaço limitado na mesa, algumas reuniões espontâneas podem ser problemáticas)
• adoção de práticas de escritório, como reuniões em pé ou almoço para funcionários remotos
• benefícios relacionados ao trabalho remoto, como políticas de teletrabalho e reembolso de milhagem
• requisitos de presença no escritório, para que seus funcionários remotos saibam se e quando são necessários no local (se aplicável)

O trabalho remoto traz muitas questões a serem discutidas. Mas com os procedimentos administrativos em vigor, os requisitos são claros para funcionários remotos e internos que desejam colaborar perfeitamente.

Passo 4: Planejar um horário de trabalho e disponibilidade

O trabalho remoto geralmente ocorre fora do modelo padrão 9-5, portanto, declarar disponibilidade e planejar um horário de trabalho é crucial para um ambiente de trabalho positivo.

Se for crucial que alguns dos seus funcionários remotos cumpram um cronograma, considere um software de rastreamento de trabalho para rastrear o tempo da sua equipe remota. Isso pode ajudar a garantir que todos estejam trabalhando o número necessário de horas.

Nesta etapa, você deve responder às seguintes perguntas:

• Os trabalhadores remotos devem fazer check-in diariamente ou devem responder o mais rápido possível?
• Os mesmos princípios se aplicam aos funcionários remotos e no local? (por exemplo, trabalhando das 8h30 às 16h30)
• Você precisa agendar a disponibilidade do seu funcionário remoto com algumas horas de antecedência?
• Seus funcionários remotos podem trabalhar de qualquer lugar?

O último ponto merece atenção especial.

O trabalho remoto pode não ser viável para funcionários com tarefas específicas a serem realizadas. Por exemplo, os funcionários dos departamentos financeiro ou de RH podem ser requisitados no escritório se precisarem processar informações muito confidenciais do cliente.

Além disso, alguns regulamentos sensíveis ao IP podem tornar certos programas indisponíveis remotamente porque eles são executados apenas no endereço IP de um local. Nesse caso, os funcionários remotos só poderiam fazer seu trabalho quando estivessem em casa. Sem a opção de trabalhar de qualquer lugar que desejar, a menos que use uma VPN.

Passo 5: Decidir sobre os canais de comunicação e etiqueta

O trabalho remoto eficaz depende da comunicação. Não é surpreendente, então, que isso seja especificado na sua política de trabalho remoto. Existem algumas regras que você pode aplicar estritamente aqui, mas também algumas boas práticas a serem seguidas voluntariamente:

• Determine como sua equipe remota se comunicará. Pode ser muito útil ter chats de café remotos e check-ins diários com as equipes remotas.
• Unifique a forma como sua empresa se comunica. É importante, por exemplo, identificar uma plataforma de comunicação específica que será utilizada em toda a organização.
• Incentive ou exija o uso de tópicos de e-mail simples ou videochamadas rápidas para manter contato o tempo todo.
• Inclua instruções sobre como se manter conectado com a equipe durante o horário de trabalho. Por exemplo, ao usar algumas ferramentas de comunicação online, você pode introduzir um sistema especial para status (reunião, chamada, OOO, não perturbe, etc.)

Uma sólida política de trabalho remoto descreve as expectativas em relação aos canais de comunicação, direitos de privacidade e fusos horários para agendamento de reuniões. Também garante que os funcionários remotos entendam o que se espera deles em termos de permanecerem conectados durante e fora do horário comercial.

Por exemplo, na sua política de trabalho remoto, você pode especificar que qualquer contato fora do horário de trabalho é considerado hora extra e será reembolsado.

Tal política protege os ativos da empresa. Também evita a má comunicação entre funcionários remotos e seus colegas de equipe, definindo claramente suas funções e disponibilidade.

Passo 6: Listar (e fornecer) o equipamento necessário

Trabalhar remotamente sem equipamento apropriado é essencialmente impossível. Os funcionários devem ter acesso fácil a ferramentas e software para trabalhar de casa.

Sua política de trabalho remoto deve, portanto, especificar quais equipamentos podem ser fornecidos pela empresa. A lista pode incluir:

• computadores notebook e desktop
• hardware extra (como monitores, mouse pads, teclados e adaptadores)
• Software confiável
• licenças para vários softwares
• acesso aos arquivos da empresa
• mesas
• cadeiras ergonômicas

Se alguém optar por trabalhar remotamente, pode ser difícil adquirir ou armazenar todos esses itens. As empresas geralmente alocam uma parte do seu orçamento apenas para pagar essas compras diretamente por um funcionário remoto específico.

Além disso, algumas empresas vão além e também reembolsam funcionários remotos por determinadas despesas causadas pelo trabalho. Estas podem incluir contas de luz, instalação da internet e custos de uso. Até mesmo condicionadores de ar.

Se você especificar esses pontos na política, estará um passo mais perto de criar um ambiente de trabalho remoto amigável aos funcionários.

Passo 7: Estabelecer medidas e regras de segurança

Vamos falar sobre segurança.

O trabalho remoto abre novos caminhos para violações de segurança. Portanto, é crucial estabelecer regras claras de acesso, compartilhamento de dados e garantir o mais alto nível de segurança.

Nesta etapa, há várias perguntas e questões a serem abordadas:

• funções elegíveis para acesso remoto
• permissão necessária para conectar ou fazer login remotamente
• a duração das sessões remotas
• acesso a senhas
• regras de proteção de dados confidenciais
• diretrizes para compartilhar dados interna e externamente
• recursos disponíveis remotamente

Na sua política de trabalho remoto, você deve delinear não apenas todas as regras que devem ser seguidas, mas também as consequências do descumprimento.

A segurança da sua empresa pode melhorar ou destruir sua reputação, portanto, certifique-se de que todas as questões de segurança sejam abordadas minuciosamente. As violações de segurança devem ser punidas, incluindo a tomada de medidas disciplinares, se necessário.

Embora esta seção possa ser desconfortável e séria às vezes, é crucial para que a sua política de trabalho remoto aborde possíveis problemas ou crises futuras.

Em direção à criação da sua própria política de trabalho remoto

Então, que tipo de política de trabalho remoto seus funcionários vão adorar?

Um que não seja confuso.

Mantenha sua política de trabalho remoto simples, concisa e clara para todos que precisam se familiarizar com ela. Quanto mais informações você fornecer antecipadamente, menos problemas você encontrará mais tarde. Se você ainda não tem uma política de trabalho remoto como esta, a hora de agir é agora.