Wie Sie eine Richtlinie für Remote-Work erstellen

Es kann eine Herausforderung sein, den Überblick zu behalten, wenn Sie mit einem Remote-Team oder in einer hybriden Umgebung arbeiten. Sie möchten, dass sich alle Ihre Mitarbeitenden als Teil des Teams fühlen. Sie sind bestrebt, ihnen gleiche Chancen und Unterstützung zu bieten, aber die Distanz kann dies erschweren.

Hinzu kommt ein weiterer Faktor, der es noch schwieriger machen kann: das Fehlen einer Richtlinie für Remote-Work. In diesem Artikel erläutern wir nicht nur, warum Sie eine solche Richtlinie benötigen, sondern auch, wie Sie sofort mit der Umsetzung beginnen können. 

Was ist eine Richtlinie für Remote-Work?

Eine Richtlinie für Remote-Work legt die Methoden und Richtlinien fest, wie Mitarbeitende ihre Arbeit im Homeoffice oder außerhalb des Büros erledigen sollten. 

Eine solche Richtlinie vermittelt Remote-Mitarbeitenden ein Gefühl von Ordnung und Sicherheit und skizziert Erwartungen und Grundlagen, auf die sich alle im Unternehmen verlassen können. Dadurch können sich Ihre Teammitglieder beruhigt auf die ihnen zugewiesenen Aufgaben konzentrieren. Sie wissen, dass alles andere gemäß den Richtlinien des Unternehmens für Remote-Work geregelt wird.

Durch die Erstellung und Pflege einer Richtlinie für Remote-Work ist es wahrscheinlicher, dass Teams ihre Ziele erreichen, produktiv bleiben und mit ihrer Arbeit zufrieden sind. 

Richtlinien für Remote-Work bestimmen sowohl die Rechte als auch die Pflichten von Arbeitgebern und Arbeitnehmenden. Sie helfen dabei, sicherzustellen, dass die Ziele und Anforderungen beider Parteien erfüllt werden. 

Es ist daher verständlich, dass Unternehmen von ihren Remote-Mitarbeitenden oft verlangen, sich an solche Richtlinien zu halten. Wenn Arbeitgeber alle notwendigen Tools für effektives und sicheres Arbeiten aus der Ferne bereitstellen, möchten sie natürlich auch, dass ihre Mitarbeitenden engagiert, produktiv und effizient sind.

Leider ist das nicht immer der Fall. Sollte das Gegenteil eintreffen, können Disziplinarmaßnahmen gegen Remote-Mitarbeitende ergriffen werden. Diese Maßnahmen können bis zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses reichen.

Mitarbeitende und Arbeitgeber sollten sich der in einer Richtlinie für Remote-Work festgelegten Konsequenzen bei Nichteinhaltung bewusst sein, damit beide Seiten wissen, was im Ernstfall zu tun ist.

Benötigt Ihr Unternehmen eine Richtlinie für Remote-Work?

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass alle in Ihrer Organisation am selben Strang ziehen, sollten Sie eine Richtlinie für Remote-Work einführen.

Doch hier liegt die Hürde: Brauchen Sie wirklich eine? 

Sie fragen sich vielleicht, ob Ihr Unternehmen eine Richtlinie für Remote-Work benötigt, wenn Ihr Team oder ein Teil davon gar nicht remote arbeitet.

Die Antwort lautet: Ja.

Da eine neue Generation von Talenten bereit und in der Lage ist, fast ausschließlich remote zu arbeiten, wird der Arbeitsmarkt für Arbeitgeber immer anspruchsvoller. Wenn Sie wollen, dass Ihr Unternehmen wächst, müssen Sie sich bei der Mitarbeitersuche unter Umständen über Ihre Region hinaus umsehen. Arbeitgeber, die sich im Jahr 2021 weigern, das hybride oder Remote-Arbeitsmodell zu akzeptieren, könnten für viele Angestellte ein Hauptgrund für einen Jobwechsel sein. 

Zudem sollten Sie Lockdowns oder andere unvorhersehbare Umstände, die den normalen Betrieb einschränken könnten, niemals ausschließen. Um widerstandsfähig zu bleiben, investieren Unternehmen zunehmend in intelligente HR-Tools. Damit stellen sie sicher, dass ihre Richtlinien für Remote-Work nicht nur auf dem Papier existieren, sondern aktiv in die täglichen Arbeitsabläufe und Compliance-Prüfungen integriert werden.

Remote-Work ist gekommen, um zu bleiben, unabhängig von der genauen Ausgestaltung. Selbst wenn Ihr Unternehmen gerade erst mit der Einführung eines Remote-Arbeitsmodells begonnen hat oder dies in naher Zukunft plant, werden Sie von der Ausarbeitung einer Richtlinie für Remote-Work profitieren.

Abgesehen davon, dass Ihr Unternehmen dadurch weniger anfällig für die Herausforderungen des Homeoffice wird, bietet eine Richtlinie für Remote-Work mehrere weitere Vorteile:

• Sie erleichtert die Kommunikation zwischen Arbeitgebern und Mitarbeitenden
• Sie dient als Referenz bei internen Problemen
• Sie ist ein nützliches Element für das Onboarding
• Sie hilft, ein gesundes Arbeitsumfeld für alle zu schaffen

Durch eine Richtlinie für Remote-Work kann Ihr Unternehmen seine Erwartungen klar und unmissverständlich kommunizieren. Mitarbeitende wünschen sich Transparenz vom Arbeitgeber und umgekehrt. Das ist angesichts des Vertrauensvorschusses, den beide Parteien bei der Remote-Arbeit leisten, nur fair.

7 Schritte zur perfekten Richtlinie für Remote-Work

Schritt 1: Definieren Sie den Zweck Ihrer Richtlinie für Remote-Work

Das Wichtigste zuerst. Jede Richtlinie für Remote-Work sollte eine klare Zweckerklärung enthalten, die erklärt, warum sie notwendig ist. 

Die Beantwortung der folgenden Fragen kann Ihnen dabei helfen, das Ziel Ihrer Richtlinie einzugrenzen:

• Hoffen Sie, die Leistung Ihres Remote-Teams durch die Einführung neuer Regeln zu steigern?
• Wird die Erstellung einer Richtlinie für Remote-Work von Stakeholdern gefordert oder von Kollegen angestoßen? 
• Möchten Sie festlegen, wie Ihre Organisation die Arbeit vor Ort, remote und hybrid kombinieren will? 
• Gibt es bestimmte Probleme, die Sie durch eine Richtlinie für Remote-Work in Ihrer Organisation lösen möchten?

Die Definition des Ziels ist nicht nur aus Sicht des Arbeitgebers wichtig, sondern stößt meistens auch bei den Mitarbeitern auf positive Resonanz.

Eine Richtlinie für Remote-Work ist mehr als nur ein Management-Tool. Sie hilft Ihnen herauszufinden, wie Sie Ihre Teammitglieder unterstützen können, damit diese nicht nur produktiv, sondern auch zufrieden sind. Unabhängig davon, ob sie vor Ort, remote oder in einem hybriden Modell arbeiten.

Im Wesentlichen zeigt eine Richtlinie für Remote-Work Ihrem Team, was es bei der Arbeit aus der Ferne zu erwarten hat und wie es sich in bestimmten Situationen verhalten soll. Sie sorgt aber auch für Klarheit für alle im Unternehmen.

Um sicherzustellen, dass jeder weiß, warum Ihre Richtlinien für Remote-Work erstellt wurden, empfehlen wir, das Ziel der Richtlinie an den Anfang des Dokuments zu stellen. Dies macht nicht nur alle mit dem Ziel vertraut, sondern stärkt auch das Gefühl, dass alle an denselben Zielen arbeiten.

Beispiel für eine Einleitung:

Dieses Dokument enthält die Richtlinien für Remote-Work und hybrides Arbeiten von IhrUnternehmen GmbH. 

Es dient als Leitfaden für Führungskräfte und Mitarbeitende. Beide Parteien sollten es unterzeichnen, um zu bestätigen, dass sie den Inhalt gelesen und verstanden haben.

Fragen, Kommentare und Vorschläge zu diesem Dokument sind an die HR-Abteilung zu richten.  

Schritt 2: Bestimmen Sie den Geltungsbereich Ihrer Richtlinie für Remote-Work

Remote-Work ist eine großartige Sache, solange die Rahmenbedingungen im Vorfeld detailliert beschrieben werden. Wenn nicht, kann es selbst in den am besten organisierten Teams, die ihre Aufgaben zuvor auch ohne Richtlinie perfekt gemeistert haben, zu Chaos führen. 

Vor der Einführung von Remote-Work sollte Ihr Unternehmen folgende Details festlegen:

• Regeln für Remote-Work, die nicht verletzt werden dürfen (z. B. das Ignorieren täglicher Stand-up-Meetings bei der Remote-Arbeit)
• Eine Liste von Aufgaben, die remote erledigt werden dürfen (wenn bestimmte Aufgaben Aufsicht, Anwesenheit vor Ort oder Zugriff auf sensible Daten erfordern, können sie oft nicht remote durchgeführt werden)
• Urlaubstage und Krankheitsfälle bei der Remote-Arbeit (Remote-Arbeitende möchten möglicherweise trotz Krankheit oder im Urlaub weiterarbeiten – stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinie festlegt, wie Sie als Arbeitgeber dazu stehen)

Ein detaillierter Plan verringert die Wahrscheinlichkeit, dass etwas schiefgeht. Ihre Mitarbeitenden benötigen Richtlinien für die Remote-Arbeit. Ohne Grundregeln wissen sie in bestimmten Situationen nicht, was zu tun ist. Eine Richtlinie für Remote-Work hilft Ihren Mitarbeitenden, erfolgreich zu sein, was ohne sie eine Herausforderung sein kann.

Schritt 3: Legen Sie Standard-Büroabläufe fest

Es gibt nicht immer eine direkte Verbindung zwischen standardmäßigen Büroabläufen und Richtlinien für Remote-Work, insbesondere wenn ein Unternehmen vollständig remote arbeitet. Büroabläufe wirken sich jedoch stark auf hybride Arbeitsumgebungen aus. 

Als Teil der Richtlinie für Remote-Work in Ihrem Unternehmen sollten Sie folgende Büroabläufe festlegen: 

• Regeln für Besuche und Besprechungen an bestimmten Bürostandorten für Remote- und Hybrid-Mitarbeitende (z. B. wenn Ihr Büro nur begrenzte Arbeitsplätze bietet, könnten spontane Treffen problematisch sein)
• Übernahme von Büropraktiken wie Stand-ups oder Mittagspausen für Remote-Mitarbeitende
• Vorteile im Zusammenhang mit Remote-Work, wie Telearbeitsrichtlinien und Kilometererstattung
• Anforderungen an die Büropräsenz, damit Ihre Remote-Mitarbeitenden wissen, ob und wann sie vor Ort benötigt werden (falls zutreffend) 

Remote-Work wirft viele Fragen auf. Aber mit festgelegten Büroabläufen sind die Anforderungen sowohl für Remote- als auch für Büro-Mitarbeitende klar, die nahtlos zusammenarbeiten möchten.

Schritt 4: Planen Sie Arbeitszeiten und Erreichbarkeit

Da Remote-Work oft außerhalb des klassischen 9-to-5-Modells stattfindet, ist die Festlegung von Erreichbarkeit und die Planung der Arbeitszeiten entscheidend für ein positives Arbeitsklima. 

Wenn es wichtig ist, dass sich einige Ihrer Remote-Mitarbeitenden an einen Zeitplan halten, sollten Sie eine Software zur Arbeitszeiterfassung in Erwägung ziehen. Dies kann helfen, sicherzustellen, dass alle die erforderliche Stundenzahl leisten.

In dieser Phase sollten Sie folgende Fragen beantworten:

• Wird von Remote-Mitarbeitenden erwartet, dass sie sich täglich melden, oder sollten sie so schnell wie möglich antworten?
• Gelten die gleichen Prinzipien für Remote- und Vor-Ort-Mitarbeitende? (z. B. Arbeit von 8:30 Uhr bis 16:30 Uhr)
• Müssen Sie die Verfügbarkeit Ihrer Remote-Mitarbeitenden einige Stunden im Voraus planen?
• Dürfen Ihre Remote-Mitarbeitenden von überall aus arbeiten? 

Der letzte Punkt verdient besondere Aufmerksamkeit. 

Remote-Work ist für Mitarbeitende mit bestimmten Aufgaben möglicherweise nicht machbar. Beispielsweise müssen Angestellte in Finanz- oder HR-Abteilungen eventuell im Büro präsent sein, wenn sie hochvertrauliche Kundendaten verarbeiten.

Zudem könnten sensible IP-Vorschriften dazu führen, dass bestimmte Programme remote nicht verfügbar sind, weil sie nur über die IP-Adresse eines bestimmten Standorts laufen. In diesem Fall könnten Remote-Mitarbeitende ihre Arbeit nur von zu Hause aus erledigen, ohne die Möglichkeit zu haben, von einem beliebigen Ort aus zu arbeiten – es sei denn, sie nutzen ein VPN.

Schritt 5: Legen Sie Kommunikationskanäle und Etikette fest

Effektive Remote-Arbeit basiert auf Kommunikation. Es überrascht daher nicht, dass dies in Ihrer Richtlinie für Remote-Work festgelegt sein sollte. Es gibt einige Regeln, die Sie hier strikt durchsetzen können, aber auch einige bewährte Praktiken, denen man freiwillig folgen kann:

• Legen Sie fest, wie Ihr Remote-Team kommuniziert. Virtuelle Kaffeepausen und tägliche Check-ins mit Remote-Teams können sehr hilfreich sein. 
• Vereinheitlichen Sie die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen kommuniziert. Es ist zum Beispiel wichtig, eine bestimmte Kommunikationsplattform zu definieren, die im gesamten Unternehmen genutzt wird. 
• Ermutigen oder verpflichten Sie zur Nutzung einfacher E-Mail-Verläufe oder kurzer Videoanrufe, um jederzeit in Kontakt zu bleiben.  
• Fügen Sie Anweisungen hinzu, wie man während der Arbeitszeit mit dem Team in Verbindung bleibt. Bei der Nutzung von Online-Kommunikationstools können Sie beispielsweise ein spezielles Statussystem einführen (Besprechung, Anruf, abwesend, bitte nicht stören usw.)

Eine solide Richtlinie für Remote-Work legt die Erwartungen an Kommunikationskanäle, Datenschutzrechte und Zeitzonen für die Planung von Meetings fest. Sie stellt auch sicher, dass Remote-Mitarbeitende verstehen, was von ihnen in Bezug auf die Erreichbarkeit während und außerhalb der Arbeitszeit erwartet wird. 

Beispielsweise können Sie in Ihrer Richtlinie festlegen, dass jeder Kontakt außerhalb der Arbeitszeit als Überstunde gilt und vergütet wird. Sie können auch definieren, wie Überstunden erfasst und bezahlt werden, indem Sie einfache Lohnabrechnungs-Tools verwenden, um Entgeltnachweise für Remote-Mitarbeitende zu erstellen.

Eine solche Richtlinie schützt das Unternehmensvermögen. Sie beugt zudem Missverständnissen zwischen Remote-Mitarbeitenden und ihren Teammitgliedern vor, indem sie deren Rollen und Verfügbarkeit klar definiert.

Schritt 6: Notieren (und stellen) Sie die notwendige Ausrüstung bereit

Ohne die richtige Ausrüstung ist Remote-Arbeit im Grunde unmöglich. Mitarbeitende müssen einfachen Zugriff auf Tools und Software haben, um von zu Hause aus arbeiten zu können.  

Ihre Richtlinie für Remote-Work sollte daher festlegen, welche Ausrüstung vom Unternehmen gestellt werden kann. Die Liste kann Folgendes umfassen:

• Laptops und Desktop-Computer 
• Zusätzliche Hardware (wie Monitore, Mauspads, Tastaturen und Adapter)
• Zuverlässige Software
• Lizenzen für verschiedene Softwareprogramme
• Zugriff auf Unternehmensdateien
• Schreibtische
• Ergonomische Stühle

Wenn sich jemand für Remote-Work entscheidet, kann es für die Person schwierig sein, all diese Gegenstände selbst anzuschaffen oder zu lagern. Unternehmen stellen oft ein bestimmtes Budget zur Verfügung, damit Remote-Mitarbeitende diese Anschaffungen direkt tätigen können. 

Darüber hinaus gehen einige Unternehmen noch einen Schritt weiter und erstatten Remote-Mitarbeitenden bestimmte Arbeitskosten. Dazu gehören Stromrechnungen, Einrichtungs- und Nutzungskosten für das Internet oder sogar Klimaanlagen. 

Wenn Sie diese Punkte in der Richtlinie festlegen, sind Sie der Schaffung einer mitarbeiterfreundlichen Remote-Arbeitsumgebung einen großen Schritt näher.

Schritt 7: Legen Sie Sicherheitsmaßnahmen und -regeln fest

Sprechen wir über Sicherheit. 

Remote-Work eröffnet neue Wege für Sicherheitsverletzungen. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, klare Regeln für den Zugriff und den Datenaustausch festzulegen sowie ein Höchstmaß an Sicherheit zu gewährleisten.

In diesem Schritt gibt es mehrere Fragen und Probleme zu klären:

• Rollen, die für den Remote-Zugriff berechtigt sind
• Erforderliche Berechtigungen für den Verbindungsaufbau oder die Remote-Anmeldung
• Dauer von Remote-Sitzungen
• Zugriff auf Passwörter
• Regeln zum Schutz sensibler Daten
• Richtlinien für die interne und externe Weitergabe von Daten
• Ressourcen, die remote verfügbar sind

In Ihrer Richtlinie für Remote-Arbeit sollten Sie nicht nur alle einzuhaltenden Regeln, sondern auch die Folgen bei Nichteinhaltung darlegen. 

Die Sicherheit Ihres Unternehmens steht und fällt mit seinem Ruf. Stellen Sie daher sicher, dass alle Sicherheitsbedenken gründlich adressiert werden. Sicherheitsverstöße sollten geahndet werden, bei Bedarf auch durch Disziplinarmaßnahmen. 

Obwohl dieser Abschnitt mitunter unangenehm und ernst sein kann, ist er von entscheidender Bedeutung, damit Ihre Richtlinie für Remote-Arbeit potenzielle zukünftige Probleme oder Krisen bewältigen kann. 

Auf zur Erstellung Ihrer eigenen Richtlinie für Remote-Arbeit

Welche Art von Richtlinie für Remote-Arbeit werden Ihre Mitarbeitenden also lieben? 

Eine, die keinerlei Fragen offenlässt. 

Halten Sie Ihre Richtlinie für Remote-Arbeit einfach, prägnant und kristallklar für alle, die sich damit vertraut machen müssen. Je mehr Informationen Sie im Vorfeld bereitstellen, desto weniger Probleme treten später auf. Wenn Sie noch keine solche Richtlinie für Remote-Arbeit etabliert haben, ist es jetzt an der Zeit zu handeln.