Più di 35 script per il tuo risponditore automatico per coinvolgere i clienti

Vorresti che i tuoi clienti ricordassero la loro prima interazione con la tua azienda come piacevole e positiva, ma non hai abbastanza agenti per rispondere a tutte le chiamate? È il momento di investire in un risponditore automatico! 

I messaggi del risponditore automatico guidano i chiamanti attraverso il sistema telefonico e forniscono loro le informazioni di cui hanno bisogno in modo rapido ed efficace. 

Un sistema telefonico con risponditore automatico trasferisce i chiamanti a un interno senza bisogno di interventi umani. Puoi pensarli come dei receptionist virtuali. 

I reparti del servizio clienti nei call center si affidano spesso a loro per offrire ai clienti un'esperienza fluida e senza problemi. 

Mettere in contatto i clienti con il reparto giusto in modo rapido è fondamentale quando le persone sono impazienti e cercano soluzioni veloci ai loro problemi. Gli script del risponditore automatico possono, e anzi dovrebbero, essere personalizzati per diversi casi d'uso, come l'assistenza tecnica, la prenotazione, la manutenzione e altro. Questo articolo ti fornirà un elenco di modelli di script per risponditori automatici da integrare nei flussi di lavoro del tuo call center. 

I seguenti esempi creativi ti aiuteranno a migliorare l'efficienza degli agenti del tuo call center dividendo il lavoro e indirizzando i clienti direttamente alle persone giuste.

Messaggi del risponditore automatico per diversi casi d'uso

Puoi impostare vari messaggi per guidare i chiamanti verso i diversi reparti della tua azienda. Ma non è tutto. Puoi anche configurare la segreteria telefonica e persino i messaggi fuori dall'orario di lavoro.

Diamo un'occhiata ad alcuni esempi.

Risponditore automatico 

Script 1 - Menu IVR generale #1

Grazie per aver chiamato (Nome dell'azienda).

Scegli una delle seguenti opzioni.

Per il supporto clienti, premi 1.

Per informazioni commerciali e sui prodotti, premi 2.

Per la contabilità fornitori, premi 3.

Per le risorse umane, premi 4.

Per parlare con un operatore, premi 0.

Per riascoltare questo menu, premi il tasto asterisco.

Script 2 - Menu IVR generale #2

Grazie per aver chiamato (Nome dell'azienda).

Ci impegniamo ad aiutare le aziende come la tua a navigare tra i cambiamenti nel mondo della tecnologia.

Per aiutarti al meglio, scegli una delle seguenti opzioni.

Supporto tecnico - premi 1.

Reparto fatturazione e pagamenti - premi 2.

Per metterti in contatto con uno dei consulenti di (Nome dell'azienda) - premi 3.

Per riascoltare questo menu - premi il tasto asterisco.

Script 3 - Menu IVR generale #3

Benvenuto in (Nome dell'azienda), la tua prima scelta per i migliori servizi di progettazione meccanica e ingegneria.

Se conosci già l'interno di 3 cifre desiderato, puoi inserirlo in qualsiasi momento durante questo messaggio.

Per parlare con uno dei nostri rappresentanti commerciali, premi 1,

Per il servizio clienti, premi 2,

Per lo sviluppo tecnico, premi 3,

Per lasciare un messaggio nella casella vocale generale, premi 4.

Grazie per aver chiamato, e non dimenticare di visitare il nostro sito web all'indirizzo www.example.com. 

Script 4 - Connessione a un menu specialistico

Grazie per aver chiamato gli uffici amministrativi di (Nome dell'azienda).

Se conosci l'interno della persona desiderata, puoi inserirlo ora. Altrimenti, puoi scegliere una delle seguenti opzioni:

Per domande su pagamenti e fatturazione, premi 1.

Per la contabilità, premi 2.

Per buste paga e risorse umane, premi 3.

Per l'accreditamento dei medici, premi 4. 

Per parlare con Jane Smith, la nostra direttrice esecutiva, premi 5.

Per parlare con John Doe, il nostro assistente amministrativo, premi 6.

Per riascoltare queste opzioni, premi il tasto asterisco.

Per conoscere le sedi dei nostri uffici e le informazioni su telefono e fax, visita il nostro sito web all'indirizzo www.CompanyURL.com.

Grazie.

Script 5 - Menu richieste informazioni

Grazie per aver chiamato la nostra azienda oggi.

For detailed information about our company’s locations, services provided, and hours of operation, please visit our website at www.website.com

Per richieste di fatturazione, premi 1.

Per parlare con un operatore di una delle nostre filiali a 

• New York, premi 2.
• Los Angeles, premi 3.
• Miami, premi 4.
• Chicago, premi 5.

Per riascoltare queste opzioni, premi 9 o rimani in linea e un operatore sarà da te a breve. 

Messaggi della segreteria telefonica

Supponiamo che tutti i tuoi agenti siano occupati a gestire le chiamate e che la coda sia piuttosto lunga. Offri ai tuoi clienti la possibilità di lasciare un messaggio in segreteria o di contattarti tramite altri canali.

In questo caso, è utile programmare il risponditore automatico in modo che guidi i chiamanti durante la procedura:

Script 6 - Gli agenti sono occupati #1

Grazie per aver chiamato (Nome dell'azienda).

Purtroppo il tempo di attesa stimato per parlare con un agente di questo reparto supera i 30 minuti.

Lascia il tuo nome, numero di telefono e un breve messaggio. Cercheremo di richiamarti il prima possibile.

Grazie ancora per aver chiamato. Ti auguriamo una buona giornata. 

Script 7 - Gli agenti sono occupati #2

Ciao, benvenuto in (Nome dell'azienda) e grazie per la chiamata. 

Purtroppo al momento tutti i nostri agenti sono occupati. Se vuoi, puoi lasciare un messaggio in segreteria e ti richiameremo al più presto. 

Ci scusiamo per l'inconveniente e speriamo di risentirci presto!

Script 8 - Gli agenti sono occupati #3

Ciao, qui è (Nome dell'azienda). Ti ringraziamo per averci scelto. 

In questo momento nessun agente è disponibile. Lascia un messaggio in segreteria o riprova più tardi. In alternativa, visita il nostro sito web www.company.com e chatta con uno dei nostri consulenti online. Grazie!

Script 9 - Opzioni di contatto alternative 

Grazie per aver chiamato (Nome dell'azienda),

Purtroppo tutti i nostri agenti del servizio clienti sono occupati ad assistere altri clienti.

Lascia un messaggio e ti richiameremo prestissimo.

Puoi anche inviare una richiesta visitando il nostro sito web all'indirizzo www.company.com o inviando un'e-mail a customersupport@company.com.

Grazie per aver chiamato e a presto!

Script 10 - Registrare un messaggio in segreteria tramite menu interattivo

Hai raggiunto la segreteria telefonica di (Nome dell'azienda).

Dopo il segnale acustico, indica il tuo nome, numero di telefono e un breve messaggio sul motivo della chiamata. Qualcuno della nostra azienda ti richiamerà il prima possibile. Ci scusiamo per l'inconveniente e ti auguriamo una buona giornata!

Risponditori automatici fuori orario 

I clienti potrebbero chiamarti anche al di fuori dei tuoi orari di apertura. In questi casi, hai bisogno di un risponditore automatico che li informi e li guidi sulle opzioni disponibili.

Dovresti impostare questi messaggi per i periodi di chiusura, in modo che il telefono non squilli a vuoto o non emetta solo un segnale acustico. Questi script faranno sapere ai tuoi clienti che siete chiusi e consiglieranno loro modalità di contatto alternative.

Dai un'occhiata agli esempi consigliati:

Script 11 - Suggerire il contatto tramite sito web

Grazie per aver chiamato (Nome dell'azienda) oggi. 

I nostri uffici sono attualmente chiusi.

Lascia un messaggio o contattaci tramite la chat del sito web all'indirizzo www.example.com

Grazie e buona giornata!

Script 12 - Suggerire di lasciare un messaggio vocale

Ciao, hai raggiunto (Nome dell'azienda).

Stai chiamando al di fuori dei nostri orari di ufficio, che sono dalle 8:00 alle 16:30 dal lunedì al giovedì e dalle 9:00 alle 16:00 il venerdì.

Se hai una richiesta urgente, lascia un messaggio in segreteria e ti contatteremo non appena possibile. Grazie!

Script 13 - Registrare un messaggio in segreteria tramite menu interattivo #1

Grazie per aver chiamato (Nome dell'azienda), i nostri uffici sono attualmente chiusi.

I nostri orari di apertura sono dalle 9:00 alle 17:00, dal lunedì al sabato.

Premi 1 per lasciare un messaggio in segreteria e ti risponderemo il prima possibile.

Se hai un’emergenza aziendale, premi 0 per essere indirizzato al nostro servizio speciale fuori orario.

Script 14 - Registra un messaggio in segreteria tramite menu interattivo #2

Ciao. Qui è (Nome Azienda). Grazie per la chiamata. 

Stai chiamando al di fuori dei nostri orari di apertura. Ti preghiamo di richiamare dal lunedì al venerdì tra le 8:00 e le 17:00. In alternativa, lascia un messaggio in segreteria dopo il segnale acustico e ti ricontatteremo al più presto. Grazie e buona giornata.

Script 15 - Registra un messaggio in segreteria tramite menu interattivo #3

Hai raggiunto il servizio di segreteria telefonica di (Nome Azienda).

Dopo il segnale acustico, indica il tuo nome, numero di telefono e il motivo della chiamata. Ti richiameremo il prima possibile.

Messaggi per risponditore automatico per settore - Modelli utili 

I messaggi sopra riportati possono essere un’ottima base per creare gli script per la tua azienda. Prima di usarli, però, vale la pena assicurarsi che siano personalizzati in base al settore in cui opera la tua attività. 

Questo perché ogni settore ha esigenze specifiche, quindi i clienti ti chiameranno molto probabilmente per motivi diversi a seconda della tua nicchia. Di seguito ti presentiamo alcuni esempi di script per risponditori automatici che puoi utilizzare in vari settori, dai concessionari auto alla panificazione, fino al turismo - buon lavoro!

Concessionari auto 

Script 16 - Collegamento con un operatore #1

Grazie per aver chiamato (Nome Azienda) - la tua scelta migliore per auto premium di altissima qualità in questa regione.

Per il reparto ricambi, premi 1.

Per indirizzo e orari di apertura, premi 2.

Per il reparto assistenza, premi 3.

Premi zero per parlare con il primo operatore disponibile o # per riascoltare le opzioni.

Ti ringraziamo per averci contattato e non vediamo l’ora di parlare con te.

Script 17 - Collegamento con un operatore #2

Grazie per aver chiamato (Nome Azienda) - il miglior concessionario per marchi come KIA, BMW, Audi, Mazda e Chevrolet. 

Per le vendite, premi 1.

Per l'assistenza, premi 2.

Per i ricambi, premi 3.

Per l'amministrazione, premi 4.

In alternativa, puoi rimanere in linea per attendere un consulente disponibile. 

Script 18 - Collegamento con un operatore #3

Grazie per aver chiamato il concessionario auto (Nome Azienda), con sede a (località).

Ti ricordiamo che questa chiamata sarà registrata.

Se conosci l’interno desiderato, puoi digitarlo ora. In alternativa, scegli una delle seguenti opzioni:

Per le vendite, premi 1.

Per l'assistenza, premi 2.

Per i ricambi, premi 3.

Per il reparto ingrosso, premi 4.

Per riascoltare le opzioni, premi 0. 

Istruzione

Script 19 - Menu di navigazione per informazioni generali

Benvenuto a (nome della scuola), la tua scelta formativa per cosmetologia, cura delle unghie e formazione professionale per insegnanti.

Per la clinica degli studenti, premi 1.

Per le ammissioni, premi 2.

For questions on transcripts or licensing exams, please press 3.

Per altre domande o per lasciare un messaggio nella nostra casella postale generale, premi 4.

Per l’indirizzo della scuola, informazioni sul sito web o per il numero di fax, visita il sito www.cosmetology.com

Per ripetere queste opzioni, premi il tasto *.

Script 20 - Menu di navigazione telefono scolastico #1

Grazie per aver scelto (Nome Scuola), seleziona una delle seguenti opzioni:

Se stai chiamando per aggiornare la tua scheda studente, premi 1.

Se stai chiamando per moduli, corsi o voti d’esame, premi 2.

Se hai bisogno di assistenza per accedere a MyStudentAccount, premi 3.

Se hai bisogno di supporto tecnico dal nostro personale dei servizi IT, incluso l’accesso alla dashboard studenti o ai materiali del corso, premi 4.

Per qualsiasi altra richiesta, rimani in linea.

Script 21 - Menu di navigazione telefono scolastico #2

Benvenuto alla linea telefonica principale di (Nome Scuola). 

Se sei uno studente iscritto, premi 1.

Se chiami per orientamento e ammissioni, premi 2.

Per controllare la tua scheda studente, vai su www.studentrecord.com

Per accedere ai risultati dei tuoi moduli, contatta direttamente il tuo dipartimento.

Se stai chiamando per aggiornamenti sul Covid-19, rimani in linea e un operatore sarà subito da te.

Medici

Script 22 - Prenotare un appuntamento presso uno studio dentistico

Grazie per aver chiamato lo studio del Dr. (cognome). 

Se desideri prenotare un appuntamento, premi 1. 

Se chiami per spostare il tuo appuntamento, premi 2. 

Se chiami per disdire il tuo appuntamento, premi 3. 

Per altre richieste, rimani in linea e un operatore sarà subito da te. 

Script 23 - Menu richieste

Grazie per aver chiamato (Nome Clinica).

Tutte le chiamate saranno registrate e monitorate per fini di formazione e garanzia della qualità.

Ti informiamo che le opzioni del nostro menu sono cambiate.

Para Español, presione 1,

Se sei un nuovo paziente, premi 2,

Se sei già nostro paziente, premi 3,

Se sei un farmacista, premi 4,

Se sei un medico, premi 5,

Per ripetere questo menu, premi 0.

Grazie. 

Script 24 - Menu di navigazione reparti

Benvenuto nella clinica (Nome Clinica) - il posto giusto per investire sulla tua salute. 

La chiamata sarà registrata. Se non acconsenti, riaggancia ora. In base al motivo della chiamata, scegli una delle seguenti opzioni: 

Per il reparto di dermatologia estetica, premi 1. 

Per il reparto di dermatologia clinica, premi 2.

Per il reparto di cosmetologia, premi 3. 

Per prenotare o disdire un appuntamento, rimani in linea. 

Per gli ultimi aggiornamenti sul COVID-19, visita il nostro sito web all’indirizzo www.clinic.com

Finanza / Assicurazioni / Banche

Script 25 - Menu di navigazione servizi / Chiamata di consulenza #1

Grazie per aver chiamato gli uffici di (Nome Azienda) Insurance and Financial Services Inc.

Per la reception, premi 1.

Per assicurazioni auto e casa, premi 2.

Per assicurazioni vita e rendite, premi 3

Per assicurazioni sanitarie individuali e di gruppo, premi 4.

Per il servizio clienti, premi 5.

Per riascoltare il menu, premi 0.

Per lasciare un messaggio in segreteria, premi *.

Script 26 - Chiamata di consulenza #1

Grazie per aver chiamato oggi i consulenti finanziari di (Nome Azienda). Se conosci l’interno desiderato, digitalo ora. 

Altrimenti, ascolta e scegli una delle seguenti opzioni per parlare con qualcuno: 

Per vendite e marketing, premi 1.

Per nuove opportunità commerciali, premi 2.

Per i contratti, premi 3. 

Per le commissioni, premi 4. 

Per ascoltare di nuovo questo messaggio, premi #.

Grazie per aver chiamato e buona giornata!

Script 27 - Chiamata di consulenza #2

Grazie per aver chiamato (Nome dell'azienda) - servizi di prestito aziendale. 

Non vediamo l'ora di parlare con te.

Se conosci l'interno della persona desiderata, digitalo ora.

Per parlare con un professionista abilitato per i prestiti, premi 1.

Se chiami per un prestito esistente, premi 2.

Per tutte le altre domande, premi 3.

Ti informiamo che tutte le chiamate sono registrate. Se non acconsenti, riaggancia ora.

Turismo

Script 28 - Menu informazioni hotel #1

Benvenuto a (Nome dell'hotel). Grazie per averci chiamato oggi.

La tua chiamata è importante per noi e vogliamo indirizzarti nel modo più preciso e rapido possibile.

Scegli una delle seguenti opzioni.

Se sei un cliente e ci stai contattando direttamente, premi 1.

Se sei un agente di viaggio, premi 2.

Per prenotazioni di gruppo di 20 o più persone, premi 3.

Per riascoltare queste opzioni, premi 0.

Script 29 - Menu informazioni hotel #2

Ciao! Grazie per aver chiamato (Nome dell'hotel) Hotels & Resorts.

Tutte le chiamate sono registrate per scopi di garanzia della qualità. Se non desideri essere registrato, riaggancia ora.

I nostri orari di apertura ordinari sono dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 21:00, fuso orario della costa orientale (ET).

Seleziona una delle seguenti 2 opzioni.

Se sei un tour operator o un agente di viaggio, premi 1.

Se sei un cliente, premi 2.

Se nessuna di queste due opzioni è adatta a te, rimani in linea e un operatore sarà da te a breve.

Script 30 - Menu consulenza agenzia di viaggi

Benvenuto all'agenzia di viaggi (Nome dell'azienda) - per le vacanze migliori di sempre. 

Ti ricordiamo che questa chiamata sarà registrata.

Se conosci l'interno desiderato, puoi digitarlo ora. In alternativa, scegli una delle opzioni disponibili:

Se chiami per prenotare una vacanza, premi 1. 

Se chiami per richiedere dettagli sulla tua offerta di vacanza, premi 2. 

Per dettagli sulle restrizioni di viaggio Covid-19, premi 3.

Se chiami per un altro motivo, rimani in linea e un operatore sarà da te a breve.

Tecnologia

Script 31 - Varie richieste #1

Hai contattato (Nome dell'azienda) - la tua fonte per le migliori attrezzature PC a livello nazionale. 

La tua chiamata è importante per noi.

Seleziona una delle seguenti opzioni.

Per prenotare un appuntamento, premi 1.

Per parlare con il reparto di supporto tecnico, premi 2.

Per informazioni sull'azienda, premi 3.

Se chiami per qualcos'altro, rimani in linea e un operatore sarà da te a breve. 

Script 32 - Varie richieste #2

Grazie per aver chiamato il supporto software di (Nome dell'azienda).

Ti informiamo che la chiamata sarà monitorata per scopi di garanzia della qualità.

Per non consentire la registrazione della chiamata, premi 1.

Per le licenze, premi 2.

Per i prodotti di backup e replica, premi 3.

Per il supporto tecnico, rimani in linea e un operatore sarà da te a breve.

Script 33 - Varie richieste #3

Ciao e benvenuto - facci sapere come la nostra azienda di sviluppo software può aiutarti oggi. 

Per informazioni su aggiornamenti software e licenze, premi 1. 

Per il supporto tecnico, premi 2.

Per i prodotti di backup e replica, premi 3. 

In caso di altre richieste, rimani in linea e un operatore sarà da te a breve. 

Trasporti

Script 34 - Menu richieste di logistica

Grazie per aver scelto il servizio navetta di (Nome dell'azienda), la principale compagnia di trasporti della California.

Tutte le chiamate sono monitorate e registrate per scopi di qualità e formazione. Se non desideri essere registrato, riaggancia ora.

Per effettuare una nuova prenotazione o modificarne una esistente, premi 1.

Per diventare un partner o richiedere informazioni su account aziendali e personali, premi 2.

Per localizzare il tuo veicolo o contattare la centrale operativa, premi 3.

Per contabilità e ricevute, premi 4.

Se chiami per un altro motivo, premi 0 e attendi il primo operatore disponibile. 

Script 35 - Menu richieste di servizio

Benvenuto in (Nome dell'azienda) - i migliori servizi di trasporto dello stato. 

Questa chiamata potrebbe essere registrata per scopi di formazione. 

Se conosci l'interno desiderato, puoi digitarlo in qualsiasi momento.

Per modificare una prenotazione esistente o parlare con la centrale operativa, premi 1.

Per verificare prezzi e disponibilità, premi 2.

Per effettuare una prenotazione futura, premi 3. 

Per metterti in contatto con il nostro team di gestione delle risorse umane, premi 4.

Per qualsiasi altra cosa, premi 0 per essere collegato con il primo operatore disponibile.

Script 36 - Menu informativo di servizio

Grazie per aver scelto (Nome dell'azienda) Transportation, il principale fornitore di servizi di trasporto in Canada.

Ti informiamo che le nostre opzioni sono recentemente cambiate, quindi ascolta attentamente.

Per la centrale operativa, premi 1.

Per le vendite, premi 2.

Per il servizio clienti, premi 3.

Se conosci l'interno della persona che desideri raggiungere, premi 8 e poi digita il numero dell'interno.

Per ulteriore assistenza, premi 9 o rimani in linea: un operatore sarà da te a breve. 

Migliora l'efficienza e la soddisfazione del cliente con il nostro risponditore automatico

Se vuoi implementare script per il risponditore automatico nella tua strategia di assistenza clienti il prima possibile, non cercare oltre. La nostra funzionalità di risponditore automatico (auto-attendant) è la soluzione ideale per le aziende che vogliono migliorare l'efficienza e i livelli di soddisfazione dei clienti.

Puoi usarla per rispondere alle chiamate e trasferirle ad altri reparti, il tutto con un intervento umano minimo o nullo. Il risponditore automatico di CloudTalk contribuirà positivamente alla tua attività complessiva consentendoti di: 

• ridurre i costi del personale
• migliorare la produttività e l'efficienza degli operatori
• fornire un servizio clienti migliore
• presentare la tua azienda sotto una luce affidabile e professionale

e altro ancora.

Considerando che il 74% delle persone preferisce le telefonate rispetto ad altri metodi di assistenza clienti, questo è il momento migliore per prenderti cura del modo in cui offri supporto telefonico.

I risponditori automatici sono la scelta vincente

Gli script per il risponditore automatico sono importanti perché aiutano le aziende a fornire ai clienti le informazioni di cui hanno bisogno in modo efficiente. Consentono inoltre a chi chiama di navigare nel sistema telefonico aziendale senza dover parlare con un operatore.

Speriamo che questo articolo ti sia piaciuto tanto quanto a noi è piaciuto scriverlo e che tu possa trovare utili alcuni di questi script di esempio per il tuo settore e la tua azienda. 

Non dimenticare però che un buon script per il risponditore automatico è solo metà del lavoro. L’altra metà consiste nel trovare uno strumento che ti permetta di implementarlo senza sforzo. 

Sei pronto a iniziare?

Registrati oggi stesso per attivare la tua prova gratuita di 14 giorni!