Più di 35 script per il tuo assistente automatico in grado di coinvolgere i clienti

Vorresti che i tuoi clienti avessero un bel ricordo della loro prima interazione con la tua azienda ma non disponi di innumerevoli operatori che rispondano a tutte le chiamate? È il momento di investire in un assistente automatico!

I messaggi di assistenza automatica guidano i chiamanti attraverso un sistema telefonico e forniscono loro le informazioni di cui hanno bisogno in maniera veloce ed efficace.

Un sistema telefonico con assistente automatico trasferisce i chiamanti a un interno senza bisogno dell’intervento umano. Possono essere definiti dei receptionist virtuali.

I reparti del servizio clienti dei call center spesso fanno affidamento sugli assistenti automatici che forniscono ai clienti un’esperienza fluida e senza problemi.

Far passare velocemente i clienti da A a B è fondamentale quando sono impazienti e cercano delle rapide soluzioni ai loro problemi. Gli script per gli assistenti automatici possono, e di fatto dovrebbero, essere personalizzati per diversi casi d’uso, come l’assistenza tecnica, la prenotazione, la manutenzione e altri ancora. . Questo articolo ti fornirà un elenco di modelli di script di assistenza automatica che puoi incorporare nei flussi di lavoro del tuo call center.

I seguenti esempi creativi ti aiuteranno a migliorare l’efficienza degli operatori del tuo call center dividendo il lavoro e indirizzando i clienti direttamente alle persone giuste.

Messaggi di assistenza automatica per diversi casi d’uso

Puoi impostare vari messaggi per guidare i tuoi chiamanti nei diversi reparti della tua azienda. Ma non è tutto. Puoi anche creare messaggi vocali e persino messaggi fuori orario.

Diamo un’occhiata a qualche esempio.

Assistente Automatico

Script 1 – Menu generale di risposta vocale interattiva #1

Grazie per aver chiamato (nome dell’azienda).

Per favore seleziona una delle seguenti opzioni del menù.

Per l’assistenza clienti, premi 1.

Per le informazioni sulle vendite e sui prodotti, premi 2.

Per i conti da pagare, premi 3.

Per le risorse umane, premi 4.

Per parlare con un operatore, premi 0.

Per ripetere questo menu, premi il pulsante di avvio.

Script 2 – Menu generale di risposta vocale interattiva #2

Grazie per aver chiamato (nome dell’azienda).

Ci impegnamo ad aiutare le aziende proprio come tu gestisci i cambiamenti nel mondo della tecnologia.

Per assisterti al meglio, per favore seleziona una delle seguenti opzioni di menù.

Assistenza tecnica – premi 1.

Fatturazione e pagamenti – premi 2.

Per mettersi in contatto con uno dei consulenti (nome dell’azienda) – premi 3.

Per ripetere questo menù – premi asterisco.

Script 3 – Menu generale di risposta vocale interattiva #3

Benvenuto in (nome dell’azienda), la tua prima scelta per i migliori servizi di progettazione meccanica e ingegneria.

Se conosci l’interno a tre cifre desiderato, puoi digitarlo in qualsiasi momento durante questo messaggio.

Per parlare con uno dei nostri rappresentanti di vendita, premi 1,

Per il servizio clienti, premi 2,

Per lo sviluppo tecnico, premi 3,

Per lasciare un messaggio nella casella postale generale, premi 4.

Grazie per aver chiamato, e non dimenticare di visitare il nostro sito web su www.example.com.

Script 4 – Collegarsi a un menu specializzato

Grazie per aver chiamato gli uffici amministrativi della (nome dell’azienda).

Se conosci l’interno desiderato, puoi inserirlo ora. Se non lo conosci, puoi scegliere una tra le seguenti opzioni:

Per domande sul pagamento e sulla fatturazione, premi 1.

Per la contabilità, premi 2.

Per la retribuzione e le risorse umane, premi 3.

Per le credenziali mediche, premi 4.

Per parlare con Jane Smith, la nostra Direttrice Esecutiva, premi 5.

Per parlare con John Doe, il nostro Assistente Amministrativo, premi 6.

Per riascoltare queste opzioni, premi asterisco.

Per conoscere le sedi dei nostri uffici e le informazioni su telefono e fax, visita il nostro sito web all’indirizzo www.CompanyURL.com.

Grazie.

Script 5 – Menu Richieste di informazioni

Grazie per aver chiamato la nostra azienda.

Per le informazioni dettagliate sulle nostre sedi aziendali, sui servizi forniti e orari di apertura, visita per favore il nostro sito web su www.website.com

Per le richieste sui pagamenti, premi 1.

Per parlare con qualcuno in una delle nostre filiali a

• New York, premi 2.
• Los Angeles, premi 3.
• Miami, premi 4.
• Chicago, premi 5.

Per riascoltare queste opzioni, premi il tasto 9 o resta in linea: qualcuno ti raggiungerà a breve.

Messagi vocali

Supponiamo che tutti i tuoi agenti siano impegnati a gestire le chiamate e che la coda sia piuttosto lunga. Dai ai tuoi clienti la possibilità di lasciare un messaggio vocale o di contattarti tramite altri canali.

In questi casi, è utile programmare un assistente automatico in modo da guidare i chiamanti attraverso il processo:

Script 6 – Gli agenti sono impegnati #1

Grazie per aver chiamato (nome dell’azienda).

Purtroppo, si stima che il tempo di attesa per parlare con un operatore di questo reparto sia di più di trenta minuti.

Per favore lascia il tuo nome, numero di telefono e un breve messaggio. Cercheremo di rispondere alla tua chiamata il prima possibile.

Grazie ancora per aver chiamato. Ti auguriamo una splendida giornata.

Sceneggiatura 7 – Gli agenti sono occupati #2

Salve, benvenuto in (nome dell’azienda), e grazie per la tua chiamata.

Purtroppo, al momento tutti i nostri operatori sono occupati. Tuttavia, hai la possibilità di lasciare un messaggio vocale, e qualcuno ti ricontatterà a breve.

Ci scusiamo per l’inconveniente e speriamo di sentirti presto!

Sceneggiatura 8 – Gli agenti sono impegnati #3

Salve, qui parla (nome dell’azienda). Grazie per averci scelto.

Al momento, nessuno dei nostri operatori è disponibile. Per favore lascia un messaggio vocale o prova a richiamare più tardi. In alternativa, visita il nostro sito web su www.company.com e chatta con uno dei nostri consulenti online. Grazie!

Script 9 – Opzioni di contatto alternative

Grazie per aver chiamato (nome dell’azienda),

Purtroppo tutti i nostri operatori di servizio clienti sono impegnati ad assistere altri clienti.

Per favore lascia un messaggio e verrai richiamato quanto prima.

Puoi anche aprire un ticket visitando il nostro sito web www.company.com o inviarci una e-mail a customersupport@company.com.

Grazie per aver chiamato e speriamo di risentirti presto!

Script 10 – Registrare un messaggio vocale tramite un menu interattivo

Hai contattato la segreteria telefonica di (nome dell’azienda).

Dopo il segnale acustico, lascia il tuo nome, il tuo numero di telefono e un breve messaggio che spieghi il motivo per cui stai chiamando. Qualcuno della nostra azienda ti richiamerà il prima possibile. Ci scusiamo per il disagio e buona giornata!

Assistenti automatici fuori orario

I clienti potrebbero chiamarti anche al di fuori degli orari di apertura. In questi casi, hai bisogno di un assistente automatico per informarli e guidarli sulle loro possibili opzioni.

È bene impostare questi messaggi per quando la tua azienda è chiusa, in modo tale che il telefono non squilli a vuoto o “emetta un segnale acustico” se qualcuno dovesse chiamare durante questi orari. Questi script comunicheranno ai tuoi clienti che l’azienda è chiusa e li informeranno su come contattarti in altri modi.

Dai un’occhiata ai nostri esempi:

Script 11 – Suggerisci di contattarci tramite un sito web

Grazie per aver chiamato (nome dell’azienda).

Al momento il nostro ufficio è chiuso.

Per favore lascia un messaggio o contattaci tramite sito web su www.example.com.

Grazie e buona giornata!

Script 12 – Suggerisci di lasciare un messaggio vocale

Salve, hai contattato (nome dell’azienda).

Stai chiamando al di fuori dei nostri orari di lavoro, che vanno dalle 8 alle 16.30 dal lunedì al giovedì e dalle 9 alle 16 il venerdì.

Se hai una richiesta urgente, per favore lascia un messaggio vocale e ti contatteremo il prima possibile. Grazie!

Script 13 – Registrare un messaggio vocale tramite il menu interattivo #1

Grazie per aver chiamato (nome dell’azienda) al momento i nostri uffici sono chiusi.

I nostri orari di apertura sono dalle 9 alle 15, dal lunedì al sabato.

Premi 1 per lasciare un messaggio vocale. Riceverai risposta il prima possibile.

Se hai un’emergenza aziendale, premi 0 per essere indirizzato al nostro servizio speciale fuori orario.

Script 14 – Registrare un messaggio vocale tramite il menu interattivo #2

Salve. Questa è (nome dell’azienda). Grazie per aver chiamato.

Stai chiamando al di fuori dei nostri orari di lavoro. Per favore richiama dal lunedì al venerdì tra le 8 e le 17. In alternativa, lascia un messaggio vocale dopo il segnale acustico e verrai contattato a breve da un operatore. Grazie e buona giornata.

Script 15 – Registrare un messaggio vocale tramite il menu interattivo #3

Questa è la segreteria telefonica della (nome dell’azienda).

Dopo il segnale acustico, di’ il tuo nome, numero di telefono e il motivo per cui stai chiamando. Qualcuno risponderà alla tua chiamata al più presto.

Messaggi di assistenza automatica da parte dell’azienda – Modelli utili

I messaggi sopra citati possono essere una buona base per di creare script per la tua azienda. Comunque prima di usarli, sarebbe il caso di assicurarsi che siano personalizzati in base al settore nella quale la tua azienda opera.

Questo perché ogni azienda ha delle esigenze specifiche, quindi è probabile che i clienti ti chiamino per cose diverse a seconda del tuo settore. Qui di seguito ti presentiamo alcuni esempi di script di chiamata automatica che puoi utilizzare in diversi settori, dai concessionari di auto, alla panificazione, fino al turismo… Buon divertimento!

Concessionarie automobilistiche

Script 16 – Connettersi a un agente #1

Grazie per aver chiamato (nome dell’azienda) – la tua scelta migliore per auto di altissima qualità in questa zona.

Per l’ufficio ricambi, premi 1.

Per il nostro indirizzo e gli orari di apertura, premi 2.

Per il reparto assistenza, premi 3.

Premi zero per parlare con il prossimo operatore disponibile o # per riascoltare le opzioni.

Apprezziamo che tu ci abbia contattato e non vediamo l’ora di parlare nuovamente con te.

Script 17 – Connettersi a un agente #2

Grazie per aver chiamato (nome della concessionaria) – il miglior rivenditore per marchi automobilistici come KIA, BMW, Audi, Mazda e Chevrolet.

Per le vendite, premi 1.

Per l’assistenza, premi 2.

Per i ricambi, premi 3.

Per la contabilità, premi 4.

In alternativa, puoi rimanere in linea e aspettare un consulente disponibile.

Script 18 – Connettersi a un agente #3

Grazie per aver chiamato la (nome della concessionaria) situata in (posizione).

Per favore tieni presente che questa chiamata sarà registrata.

Se conosci l’interno giusto, puoi digitarlo ora. In alternativa, scegli una tra le opzioni disponibili:

Per le vendite, premi 1.

Per l’assistenza, premi 2.

Per i ricambi, premi 3.

Per il dipartimento all’ingrosso, premi 4.

Per riascoltare le opzioni, premi zero.

Istruzione

Script 19 – Menu di navigazione delle Richieste Generali

Benvenuto in (nome della scuola) la tua scelta formativa in cosmesi e cura delle unghie con un istruttore professionista.

Per la clinica studentesca, premi 1.

Per le ammissioni, premi 2.

Per le domande sulle trascrizioni o gli esami di licenza, premi 3.

Per ulteriori domande o per lasciare un messaggio nella nostra casella postale generale, premi 4.

Per il nostro indirizzo scolastico, informazioni sul sito web o il nostro numero di fax, per favore visita www.cosmetology.com

Per riascoltare queste opzioni, premi asterisco.

Script 20 – Menu di navigazione del telefono della scuola #1

Grazie per aver scelto (nome della scuola), per favore scegli una delle seguenti opzioni:

Se chiami per aggiornare la tua scheda studente, premi 1.

Se chiami in merito ai moduli, corsi o punteggi di valutazione, premi 2.

Se hai bisogno di assistenza a registrarti sul tuo account MyStudent, premi 3.

Se richiedi assistenza tecnica da parte del nostro personale di assistenza informatica, per registrarti a un pannello di controllo studente o accedere ai materiali didattici, premi 4.

Per qualsiasi altra richiesta per favore rimani in linea.

Script 21 – Menu di navigazione del telefono della scuola #2

Benvenuto alla linea telefonica principale della (nome della scuola).

Se sei uno studente iscritto, premi 1.

Se chiami in merito all’assunzione e alle ammissioni, premi 2.

Per controllare la tua scheda studente vai sul sito www.studentrecord.com

Per accedere ai tuoi risultati del modulo, mettiti direttamente in contatto con il tuo reparto.

Se stai chiamando per un aggiornamento di Covid-19, resta in linea e qualcuno ti raggiungerà a breve.

Medici

Script 22 – Prenotare un appuntamento presso uno studio dentistico

Grazie per aver chiamato l’ufficio del dr. (cognome).

Se desideri prenotare un appuntamento, premi 1.

Se chiami per riprogrammare il tuo appuntamento, premi 2.

Se chiami per cancellare il tuo appuntamento premi 3.

Per altre richieste di informazioni, resta in linea e qualcuno ti raggiungerà a breve.

Script 23 – Menu Richieste di informazioni

Grazie per aver chiamato (nome della clinica).

Tutte le chiamate saranno registrate e monitorate per la formazione e la garanzia della qualità.

Per favore prendi nota, le nostre opzioni di menù sono cambiate.

Per parlare in spagnolo, premi 1,

Se sei un nuovo paziente, premi 2,

Se sei già un paziente, premi 3,

Se sei un farmacista, premi 4,

Se sei un medico, premi 5,

Per ripetere questo menù, premi 0.

Grazie.

Script 24 – Menu di navigazione del reparto

Benvenuto alla nostra clinica (nome della clinica) – un posto per investire sulla tua salute.

Questa chiamata sarà registrata. Se non sei d’accordo, per favore riattacca ora. A seconda dello scopo della tua chiamata, per favore scegli una delle seguenti opzioni:

Per il dipartimento di dermatologia estetica, premi 1.

Per il dipartimento di dermatologia clinica, premi 2.

Per il dipartimento di cosmesi, premi 3.

Per prenotare o cancellare il tuo appuntamento, per favore rimani in linea.

Per i nostri ultimi aggiornamenti sul COVID -19, visita il nostro sito web su www.clinic.com

Finanza/ Assicurazione/ Credito

Script 25 – Menu di navigazione del servizioChiamata di consulenza n. 1

Grazie per aver chiamato gli uffici dei nostri servizi assicurativi e finanziari (nome dell’azienda).

Per la reception, premi 1.

Per l’assicurazione auto e casa, premi 2.

Per l’assicurazione sulla vita e le rendite, premi 3.

Per l’assicurazione sanitaria individuale e di gruppo, premi 4.

Per il servizio clienti, premi 5.

Per ripetere il menù, premi 0.

Per lasciare un messaggio vocale, premi asterisco.

Script 26 – Chiamata di consultazione #1

Grazie per aver chiamato la Consulenza Finanziaria (nome dell’azienda). Se conosci l’interno desiderato, puoi digitarlo ora.

Altrimenti ascolta e scegli una tra le seguenti opzioni per parlare con qualche operatore:

Per le vendite e marketing, premi 1.

Per una nuova attività, premi 2.

Per la stipula dei contratti, premi 3.

Per le commissioni, premi 4.

Per riascoltare questo messaggio, premi #.

Grazie per averci chiamato e buona giornata!

Script 27 – Chiamata di consultazione #2

Grazie per aver chiamato i servizi di prestito commerciale – (nome dell’azienda).

Non vediamo l’ora di parlare con te.

Se conosci l’interno desiderato, inseriscilo ora.

Per parlare con un professionista del prestito autorizzato, premi 1.

Se chiami in merito a un prestito già esistente, premi 2.

Per tutte le altre domande, premi 3.

Per favore prendi nota che tutte le chiamate sono registrate. Se non sei d’accordo, per favore riattacca ora.

Turismo

Script 28 – Menu Richieste di informazioni sull’hotel #1

Benvenuti al (nome dell’hotel). Grazie per averci chiamato.

La tua chiamata è importante per noi e vogliamo indirizzarti nel modo più accurato e veloce possibile.

Per favore scegli una tra le seguenti opzioni.

Se sei un cliente che ci contatta direttamente, premi 1.

Se sei un’agenzia di viaggi, premi 2.

Per prenotazioni di gruppi di venti o più persone, premi 3.

Per riascoltare queste opzioni, premi 0.

Script 29 – Menu Richieste di informazioni sull’hotel #2

Ciao! Grazie per aver chiamato (nome dell’hotel) Hotels & Resorts.

Tutte le chiamate sono registrate per la garanzia della qualità. Se non vuoi essere registrato, per favore riattacca ora.

I nostri orari di apertura vanno dal lunedì al venerdì dalle 9 alle 21.

Per favore seleziona una tra le due opzioni seguenti.

Se sei un Tour Operator o un Agente di viaggio, premi 1.

Se sei un cliente, premi 2.

Se nessuna di queste due opzioni è adatta, resta in linea e qualcuno ti raggiungerà a breve.

Script 30 – Menu Consultazioni dell’agenzia di viaggi

Benvenuto all’agenzia di viaggi (nome dell’agenzia) – per le migliori vacanze di sempre.

Per favore tieni presente che questa chiamata sarà registrata.

Se conosci l’interno giusto, puoi digitarlo ora. In alternativa, scegli una tra le opzioni disponibili:

Se chiami per prenotare una vacanza, premi 1.

Se chiami per cercare informazioni sull’offerta della tua vacanza, premi 2.

Per ulteriori dettagli sulle restrizioni di viaggio Covid-19, premi 3.

Se stai chiamando per un altro motivo, resta in linea e qualcuno ti raggiungerà a breve.

Tecnologia

Script 31 – Richieste diverse #1

Hai chiamato (nome dell’azienda) – la tua migliore scelta per l’attrezzatura per PC a livello nazionale.

La tua chiamata è importante per noi.

Per favore seleziona una tra le seguenti opzioni.

Per prenotare un appuntamento, premi 1.

Per parlare con il reparto di assistenza tecnica, premi 2.

Per informazioni sull’azienda, premi 3.

Se stai chiamando per un altro motivo, rimani in linea e qualcuno ti raggiungerà presto.

Script 32 – Richieste diverse #2

Grazie per aver chiamato l’assistenza Software di (nome dell’azienda) .

Prendi nota che la tua chiamata sarà monitorata per garantire la qualità del servizio.

Per rinunciare alla registrazione delle chiamate, premi 1.

Per l’autorizzazione, premi 2.

Per il backup e i prodotti di replica, premi 3.

Per l’assistenza tecnica, resta in linea e qualcuno sarà da te a breve.

Script 33 – Richieste diverse #3

Salve e benvenuto – facci sapere come la nostra azienda di sviluppo software può esserti d’aiuto.

Per informazioni sugli aggiornamenti del software e le autorizzazioni, premi 1.

Per l’assistenza tecnica. premi 2.

Per il backup e i prodotti di replica, premi 3.

In caso di altre richieste, ti preghiamo di rimanere in linea e qualcuno sarà da te a breve.

Trasporto

Script 34 – Menu Richieste di informazioni logistiche

Grazie per aver scelto il servizio navetta di (nome dell’azienda), la prima società di trasporti della California.

Tutte le chiamate sono monitorate e registrate per scopi di formazione e controllo della qualità. Se non vuoi essere registrato, per favore riattacca ora.

Per effettuare una nuova prenotazione o modificare una già esistente, premi 1.

Per diventare socio o informarti sugli account aziendali e personali, premi 2.

Per localizzare il tuo veicolo o contattare il centro di spedizione, premi 3.

Per la contabilità e le ricevute, premi 4.

Se chiami per qualcos’altro, premi 0 e aspetta il prossimo operatore disponibile.

Script 35 – Menu Richieste di assistenza

Benvenuto in (nome dell’azienda) – il miglior servizio di trasporti dello stato.

Questa chiamata potrebbe essere registrata a scopi formativi.

Se conosci l’interno desiderato, puoi digitarlo in qualsiasi momento.

Per apportare modifiche a una prenotazione già esistente o per parlare con il centro spedizioni, premi 1.

Per controllare i prezzi e la disponibilità, premi 2.

Per effettuare una prenotazione futura, premi 3.

Per contattare il nostro team di gestione delle risorse umane, premi 4.

Per qualsiasi altra cosa, premi zero per essere connesso con il prossimo operatore disponibile.

Script 36 – Menu Servizio Informazioni

Grazie per aver scelto (nome dell’azienda) Trasporti, il principale fornitore canadese di servizi di trasporto.

Per favore prendi nota che le nostre opzioni sono cambiate ultimamente, quindi ascolta con attenzione.

Per il centro spedizioni, premi 1.

Per le vendite, premi 2.

Per il servizio clienti, premi 3.

Se conosci l’interno della persona che stai cercando di contattare, premi 8 e poi l’interno.

Per ulteriore assistenza, premi 9 o rimani in linea – qualcuno ti contatterà a breve.

Migliora l’efficienza e la soddisfazione del cliente con il nostro Assistente Automatico

Se desideri implementare script di assistenza automatica nella tua strategia di servizio clienti, non cercare altrove. La nostra funzione di risponditore automatico è la soluzione ideale per le aziende che vogliono migliorare l’efficienza e i livelli di soddisfazione dei clienti.

Puoi usarla per rispondere alle chiamate e trasferirle ad altri reparti, senza nessun bisogno di intervento umano. La funzione di assistente automatico di CloudTalk contribuirà positivamente al tuo business complessivo consentendoti di:

• ridurre i costi della manodopera
• migliorare la produttività e l’efficienza degli operatori
• fornire un miglior servizio clienti
• presentare la tua azienda in una luce rispettabile e professionale

e molto altro.

Tenendo conto del fatto che il 74% delle persone preferisce le telefonate ad altri metodi di contatto, non potrebbe esserci momento migliore per occuparti del modo in cui fornisci l’assistenza telefonica.

Assistente automatico per vincere la concorrenza

Gli script di assistenza automatica sono importanti perché aiutano le organizzazioni a fornire ai loro clienti le informazioni di cui hanno bisogno in un modo efficiente. Permettono anche ai chiamanti di navigare attraverso il sistema telefonico aziendale senza dover parlare con un operatore.

Ci auguriamo che questo articolo ti sia piaciuto tanto quanto lo è stato scriverlo per te e che trovi alcuni dei copioni esemplari utili per il tuo settore e la tua azienda.

Non dimenticare comunque che un buon script di assistenza automatica è solo metà del lavoro. L’altra metà sta nell’ottenere uno strumento che ti possa consentire di implementare questi script senza il minimo sforzo.

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