Yazan Silvana Lucido-BalestrieriŞu tarihte güncellendi August 7, 2024

Görsel Sesli Posta Nedir: Nasıl Çalışır ve Neden İhtiyacınız Var?

Sesli mesaj geçmişte mi kaldı? Karakterlerin aşklarına sayısız cevapsız mesaj bıraktığı 90’ların TV sahneleri için nostalji çağrıştırsa da, sesli mesaj iş dünyasında geçerliliğini koruyor.

Aslında, müşterilerin çağrılarının kaydını ve amacını bırakmalarına izin vermek, şirketlere hoş müşteri deneyimleri sağlamada yardımcı olmak ve çağrıların cevapsız bırakılmamasını sağlamak gibi avantajları vardır– bu her zaman mümkün olmayan bir görevdir.

Bununla birlikte, sesli mesajları dinlemenin zaman alıcı doğası bir zorluk olmaya devam etmektedir. Çoğu zaman, uzun WhatsApp sesli mesajlarına benzer şekilde, 4 dakikada iletilebilecek bir şey 10 dakikaya yayılıyor.

Neyse ki, görsel sesli mesaj var.

Otomatik deşifre, hangi mesajların önce dinleneceğine öncelik verme ve hatta görsel sesli mesajları dinlemek yerine bunları görselleştirme gibi özellikler iletişim yönetiminde devrim yarattı.

Görsel sesli mesajın ne olduğu, nasıl çalıştığı ve faydaları hakkında daha fazla bilgi edinmek için buralarda kalın.

Anahtar Çıkarımlar:

Geleneksel sesli mesajlarda, tek tek arama, dinleme ve mesajlar arasında gezinme gibi sıkıcı bir döngü içinde sıkışıp kalırsınız. Öte yandan, görsel sesli mesaj ile acil mesajlara hızlıca öncelik verebilir ve ilgisiz olanları atabilirsiniz.
Görsel sesli posta, metin transkripsiyonları sağlayarak mesaj yönetimini basitleştirir. Kullanıcılar mesajları tek tek dinlemek yerine bir mesaj listesini görüntüleyebilir, deşifreleri okuyabilir ve gerektiğinde bunlarla etkileşime geçebilir.
Görsel sesli posta, mesajların daha iyi önceliklendirilmesi ve düzenlenmesi de dahil olmak üzere çok sayıda avantaj sunar. Bu, yalnızca daha hızlı yanıtlar sağlayarak müşteri deneyimini geliştirmekle kalmaz, aynı zamanda kişiselleştirilmiş etkileşimler için CRM sistemleriyle sorunsuz bir şekilde entegre olur.

Görsel Sesli Mesaj Nedir? Geleneksel Sesli Mesaja Göre Farklılıklar

Görsel sesli posta, adından da anlaşılacağı gibi, sesli posta mesajlarınızla “görsel” bir şekilde etkileşim kurmanızı sağlayan bir telefon özelliğidir.

Alınan tüm mesajları bir kerede görüntülemenize ve tercih ettiğiniz sırayla dinlemenize olanak tanır.

Diyelim ki e-posta gelen kutunuza erişmek gibi, ancak sesli mesajlar için. Mesajı aldığınız saat ve tarihi, gönderenin telefon numarasını ve hatta sesli mesajın otomatik deşifresini görmenizi sağlar.

Görsel sesli mesajın özü budur: sesli mesaj iletişimlerinizin kontrolünü ele almanız için size araçlar sağlayarak mesaj yönetimini daha basit ve daha etkili hale getirir.

Sesli Posta ve Görsel Sesli Posta: 5 Farklılık

İşte geleneksel sesli mesajın görsel sesli mesajdan farkını gösteren basit bir döküm:

Özellikler

Geleneksel Sesli Mesaj

Görsel Sesli Mesaj

Mesaj Erişimi

Bir numarayı aramayı, bir PIN girmeyi ve mesajları sırayla dinlemeyi gerektirir.

Tüm mesajları bir bakışta görüntüleyin ve bir uygulama aracılığıyla bunlara erişin.

Mesaj Yönetimi

Sadece mesajları tek tek dinlemeye izin verir.

E-postalara benzer şekilde sınıflandırma, silme ve dinleme sağlar.

Uyumlu Cihazlar

Telefonlarla sınırlıdır.

Akıllı telefonlar, tabletler, dizüstü bilgisayarlar ve PC’ler ile uyumludur.

Kullanıcı Arayüzü ve Eklentiler

Sınırlı özelliklere sahip temel arayüz.

Transkripsiyon, arama, etiketleme ve gelişmiş organizasyon gibi özelliklere sahip sezgisel arayüz.

Kullanım Örnekleri

Minimum dijital dönüşüme sahip şirketler için uygundur.

Yüksek çağrı hacimleriyle ilgilenen temsilciler için idealdir ve geri aramaların hızlı bir şekilde önceliklendirilmesini sağlar.

Görsel Sesli Mesaj Nasıl Çalışır?

Visual Voicemail, kullanıcılara sesli mesajlarını yönetmeleri için görsel bir arayüz sağlayarak çalışır.

Genelde şu şekilde çalışır:

Etkinleştirme: Öncelikle, ilgili cihazınızda ve servis sağlayıcınızda etkinleştirmeniz gerekir.
Mesaj Görüntüleme: Sesli posta mesajları, görsel sesli posta arayüzünde bir liste biçiminde gösterilir. Her mesajda genellikle gönderenin telefon numarası veya kişi adı ile birlikte aramanın tarihi ve saati görüntülenir.
Oynatma: Kullanıcılar dinlemek için tek tek sesli posta mesajlarını seçebilir. Geleneksel sesli posta sistemlerinde olduğu gibi mesajları sırayla dinlemek yerine, kullanıcılar önce hangi mesajların dinleneceğini seçebilir.
Oynatma Kontrolleri: Oynatma sırasında, kullanıcılar mesajı duraklatmak, geri sarmak veya ileri sarmak için kontrollere sahiptir. Ayrıca mesajı silebilir veya okunmamış olarak işaretleyebilirler.
Transkripsiyon: Bazı görsel sesli posta sistemleri, sesli posta mesajlarını otomatik olarak metne dönüştüren bir transkripsiyon özelliği içerir. Bu, kullanıcıların mesajı dinlemek yerine veya dinlemeye ek olarak mesaj içeriğini okumasına olanak tanır.

6 Görsel Sesli Mesaj Kullanmanın Faydaları

Görsel sesli mesajın temel avantajlarını inceleyelim:

#1. Önceliklendirmeyi ve Organizasyonu İyileştirin

Görsel sesli posta ile mesajlarınızı daha etkili bir şekilde önceliklendirebilir ve düzenleyebilirsiniz. Mesajı kimin bıraktığını, ne zaman alındığını ve içeriğini görerek önemli mesajlara öncelik verebilir ve ihtiyaçlarınıza göre düzenleyebilirsiniz.

#2 Zamandan Tasarruf Edin ve Verimliliği Artırın

Hangi mesajları dinleyeceğinizi ve okuyacağınızı seçerek en önemlilerini gözden geçirebilir ve bunlara öncelik verebilirsiniz.

#3 Müşteri Deneyimini İyileştirin

Daha iyi organizasyon ve zaman tasarrufunun bir sonucu olarak, müşterileriniz daha hızlı ve daha doğru yanıtlar alır. Sesli posta mesajlarını okuyabildiğiniz için, geleneksel sesli posta ile gözden kaçabilecek hiçbir ayrıntıyı kaçırmazsınız.

#4 CRM Sistemleri ile Sorunsuz Entegrasyon

Entegrasyonlar, temsilcilerin müşteri verilerine anında erişmesine ve sesli posta mesajlarını bağlamsallaştırmasına olanak tanıyarak daha kişiselleştirilmiş ve bilinçli yanıtlar verilmesini sağlar.

#5 Hızlı Mesaj İncelemesi için Görsel Transkripsiyon Kullanın

Deşifre edilmiş sesli posta mesajlarını okumak, temsilcilerin bilgileri ses dinlemekten daha hızlı bir şekilde tüketmelerini sağlar. Bu özellik, içeriklerinin ne kadar acil olduğuna bağlı olarak hangi mesajlara hemen yanıt verileceği konusunda daha hızlı karar vermenize yardımcı olur.

#6 Yüksek Çağrı Hacimleri Sırasında Sesli Postayı Verimli Bir Şekilde Yönetin

Yoğun zamanlarda görsel sesli mesaj, temsilcilerin mesaj akışını daha verimli bir şekilde yönetmesine yardımcı olur. Cevaplanmamış sesli mesaj birikimini azaltır ve artan talep altında bile tutarlı hizmet seviyelerini korur.

Görsel Sesli Mesajınızı Nasıl Kurarsınız?

Görsel sesli posta kurulumu telefon servis sağlayıcınıza bağlı olarak değişebilir, ancak Cloudtalk ile inanılmaz derecede basittir. Uygulamayı yükledikten sonra, her şey genellikle sizin için zaten yapılandırılmıştır. Tek yapmanız gereken sesli mesaj karşılama mesajlarınızı, bildirimlerinizi ve çağrı işleme kurallarınızı özelleştirerek çağrıları sesli mesaja yönlendirmek.

Cloudtalk ile görsel sesli mesajınızı nasıl ayarlayacağınız aşağıda açıklanmıştır:

Kontrol panelinize sesli mesaj eklemek için istediğiniz numarayı seçin
Sesli mesaj adımını çağrı akışına ekleyin.
Bir posta kutusu seçin ve ayarları gerektiği gibi yapın.
Değişikliklerinizi kaydedin.

Görsel Sesli Mesajın En Önemli Özellikleri

Tüm özellikler arasında aşağıdakiler öne çıkmaktadır:

Görsel Arayüz: Arayan kimliği, zaman ve mesaj süresi gibi ayrıntılar da dahil olmak üzere sesli posta mesajlarını bir listede görüntüleyen kullanımı kolay bir ekran sağlayarak temsilcilerin sesli postalarında gezinmesini ve yönetmesini kolaylaştırır.
Mesaj Transkripsiyonu: Sesli posta mesajlarını metne dönüştürerek temsilcilerin her mesajın içeriğini dinlemek zorunda kalmadan hızlı bir şekilde okumasını sağlar. Bu, özellikle yoğun dönemlerde zaman kazandırır ve verimliliği artırır.
Doğrudan Etkileşim Seçenekleri: Temsilcilerin doğrudan sesli posta arayüzünden göndereni geri aramasına, mesaj göndermesine veya e-posta göndermesine olanak tanıyarak hızlı ve sorunsuz takip işlemlerini kolaylaştırır.
Akıllı Bildirimler: Temsilcileri yeni sesli posta mesajları hakkında aramalar veya e-postalar yoluyla uyararak, temsilciler sesli posta arayüzünü aktif olarak kontrol etmese bile gelen mesajların hemen fark edilmesini ve ele alınmasını sağlar.
Sesli Mesajdan E-postaya: sesli mesajların kayıtlarını doğrudan E-posta gelen kutunuza bile alabilirsiniz.

Görsel Sesli Mesajdan En İyi Şekilde Nasıl Yararlanılır?

Görsel sesli mesajınızdan en iyi şekilde yararlanmak için bu ipuçlarını izleyin:

Görsel sesli mesajınızı cihazınızda doğru şekilde ayarlayın: Bu, seçenekleri tercihlerinize göre özelleştirmeyi içerir.

Transkripsiyonların doğruluğunu teyit edin: Bu, önemli mesajları dinlemenize gerek kalmadan hızlı bir şekilde belirlemenize yardımcı olabilir.

Mesajlarınızı düzenleyin: Kendinizi daha iyi organize etmek için etiketleme, okundu/okunmadı olarak işaretleme ve arşivleme işlevlerini kullanın.

Ne dinleyeceğinizi seçin: Her sesli mesajı hemen dinlemeniz gerekmez. Görsel sesli postanın, müsaitlik durumunuza ve ihtiyaçlarınıza göre hangi mesajları dinleyeceğinize öncelik vermenize olanak tanıdığını unutmayın.

Eski mesajları düzenli olarak silin: Tıpkı e-posta mesajlarında olduğu gibi, artık alakalı veya gerekli olmayan sesli mesajları düzenli olarak silebilirsiniz.

Deneyin ve ayarlayın: İhtiyaçlarınıza ve iletişim alışkanlıklarınıza en uygun kombinasyonu bulmak için görsel sesli postanızın farklı özelliklerini ve ayarlarını deneyin.

Kişiselleştirin karşılama mesajınız: Şirketinizin adı, çalışma saatleri ve izlenecek adımlar gibi ayrıntıları eklemeniz önemlidir, böylece müşterileriniz, özellikle de çalışma saatleri dışında aradıklarında ve kimse onlara yardımcı olamadığında, kendileriyle ilgilenildiğini hissederler.

Bu Kanıtlanmış 10 Yöntemle Çağrı Merkezinizde Verimliliği Artırın

Ücretsiz okuyun

Geliştirin, Düzenleyin ve Katılım Sağlayın

Zamanın çok önemli olduğu bir dünyada, görsel sesli posta verimlilik, organizasyon ve gelişmiş kullanıcı deneyimleri sunan güçlü bir araç olarak ortaya çıkıyor.

Dolayısıyla, ister yüksek hacimli çağrıları yöneten yoğun bir profesyonel ister olağanüstü destek sağlamaya çalışan bir çağrı merkezi temsilcisi olun, görsel sesli posta iletişim iş akışınızda devrim yaratmaya hazırdır.

CloudTalk’un gelen mesajları doğrudan uygulama üzerinden incelemenize ve yanıtlamanıza olanak tanıdığını ve hatta sesli mesaj dökümlerini doğrudan e-postanıza gönderdiğini biliyor muydunuz? Daha fazlasını buradan öğrenin.

If you are seeking efficient voicemail management and time-saving solutions, visual voicemail undoubtedly proves to be a valuable tool. Its ability to streamline the voicemail process and provide quick access to important messages makes it an indispensable feature.

A good voicemail greeting for business should embody several key qualities to leave a positive impression on callers:
– Originality: Avoid clichés and inject humor or uniqueness to stand out.
– Clarity: Record in a quiet space, speak slowly and clearly, avoiding robotic tones.
– Brevity: Keep it under 30 seconds to save callers’ time and prevent hang-ups.
– Cheerfulness: Smile while recording to convey warmth and friendliness.
– Professionalism: Consider hiring voice actors for top-notch quality if necessary.

To voicemail without calling, you can utilize Cloudtalk’s Voicemail Drop feature. This innovative tool allows you to save time and enhance calling efficiency by dropping personalized voicemails directly into your prospects’ inboxes with just a click of a button.
Key features of Cloudtalk’s Voicemail Drop include:
– One Tap: Easily drop pre-recorded messages into customers’ voicemail boxes with a simple tap of a button, eliminating the need for manual dialing and saving valuable time.
– Customization: Tailor your voicemail messages to create a more personalized and consistent customer experience. Pre-record custom messages that resonate with your target audience and align with your brand’s messaging.
– Engagement: Increase engagement and reduce the likelihood of sales calls being declined or ignored by ensuring your message gets across effectively. With Voicemail Drop, you can deliver your message directly to your prospects’ voicemail boxes, enhancing the chances of it being heard and acted upon.

To turn on your visual voicemail with Cloudtalk, follow these steps:
1. Choose the specific number to attach the voicemail to from your dashboard.
2. Incorporate the voicemail step into your call flow.
3. Select a mailbox and customize settings as needed.
4. Save your modifications.

Visual voicemail costs vary depending on the service provider and the specific features offered.
In Cloudtalk, visual voicemail is included in all our plans; prices are available here.

Visual voicemail can be made safer by following these precautions:
– Choose a Secure Provider: Opt for reputable visual voicemail service providers known for their strong security measures. For example, CloudTalk prioritizes security, implementing enterprise-level security measures like encryption protocols and secure data storage. Additionally, CloudTalk offers a voicemail transcription service that converts voicemails into text, streamlining the process of managing voicemails securely.
– Use Strong Authentication: Set up a strong password or PIN for accessing your visual voicemail. If available, enable two-factor authentication for an extra layer of security.
– Encrypt Your Device: Utilize device encryption features to safeguard your voicemail messages in case your device is lost or stolen.
– Be Cautious with Information: Avoid sharing sensitive or personal information in voicemail messages. Be particularly wary of sharing passwords, financial details, or other confidential data.

Voicemail Drop lets representatives record and save their own voicemail messages. Then, when they reach a voicemail, they can pick one of these pre-recorded messages to leave for the client.
This makes leaving voicemails faster and more personalized, and it helps sales teams respond quickly to missed calls with consistent messages, ultimately making customers happier and boosting sales.

About the author

Silvana Lucido-Balestrieri

Senior Copywriter

Silvana Lucido is a bilingual B2B copywriter (English–Spanish) with over six years of experience turning complex ideas into clear, engaging content. At CloudTalk, she creates high-impact copy that supports product adoption, boosts conversions, and strengthens brand voice across global markets. Before that, she led content at a fintech startup and worked as a freelance copywriter for companies in HR, eCommerce, hospitality, automotive, and chemical industries. She has also supported and mentored other copywriters, bringing a practical, reader-first approach to every project.

Analyze the content of this post with