Menguasai Mel Suara: Panduan Terbaik Anda untuk Memahami dan Menggunakan Mel Suara

Bosan kehilangan butiran penting daripada panggilan penting? Mel suara menangkap setiap mesej kritikal, menjamin anda kekal termaklum dan terkawal, tidak kira apa yang anda terlepas.

Teruskan membaca untuk mengetahui apa itu mel suara dan cara anda boleh menggunakannya untuk kelebihan anda.

Pengambilan utama:

• Mel suara menangkap panggilan terlepas sebagai rakaman untuk maklum balas kemudian, memastikan komunikasi berterusan dan pengurusan pertanyaan yang cekap.
• Ciri utama: Anda boleh memperibadikan salam untuk pemanggil yang berbeza, menerima mesej serentak, mendapatkan pemberitahuan segera dan menghantar, memajukan dan menyimpan mesej.
• Komunikasi berterusan dengan kenalan utama anda meningkatkan kecekapan operasi dan strategi komunikasi anda. Ia juga akan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Apakah Mel Suara?

Sejak mel suara diperkenalkan pada akhir 1970-an, ia telah menjadikan sistem telefon lebih berkuasa dan fleksibel dengan membenarkan perbualan dan maklumat berlalu antara pihak, walaupun kedua-duanya tidak hadir.

Mel suara ialah sistem elektronik yang merakam dan menyimpan mesej suara yang dihantar melalui telefon. Apabila anda menerima panggilan dan tidak dapat menjawabnya kerana anda berada jauh dari meja anda atau dalam mesyuarat, pemanggil akan mendengar rakaman yang menjemputnya untuk meninggalkan mesej.

Kemudian anda boleh mendengar mesej dengan memasukkan kod tertentu pada telefon anda. Tidak seperti mesin penjawab, mel suara boleh mengendalikan berbilang talian telefon dan menawarkan ciri yang lebih maju, seperti mel suara ke e-mel, akses jauh dan pemajuan dan perkongsian mesej.

Bagaimanakah Mel Suara berfungsi?

Apabila anda ingin mendengar mesej suara yang dikeluarkan oleh pemanggil, anda boleh mendapatkannya menggunakan pelbagai peranti, seperti telefon atau komputer anda. Sistem mel suara moden mengemas kini anda dengan memberitahu anda setiap kali anda mempunyai mesej baharu.

5 Jenis Mel Suara

Teknologi mel suara datang dalam pelbagai jenis, setiap satu mempunyai tujuan tertentu, daripada menangkap mesej ringkas kepada menawarkan penyelesaian komunikasi perniagaan yang kompleks. Fleksibiliti ini membolehkan mel suara menyesuaikan diri dengan keperluan dan kemajuan teknologi anda.

• 1. Mel Suara Asas

Perkhidmatan standard yang disediakan oleh pembawa telefon membolehkan pemanggil meninggalkan mesej audio apabila panggilan tidak dijawab. Ia sesuai apabila anda memerlukan penyelesaian mudah untuk menangkap panggilan terlepas tanpa ciri tambahan.

• 2. Mel Suara Visual

Ini membolehkan anda melihat senarai mesej pada peranti anda dan memilih yang mana untuk didengar atau dipadamkan tanpa mendail ke dalam sistem mel suara. Jenis ini sesuai dengan pengguna telefon pintar yang lebih suka mengurus mel suara dengan antara muka grafik.

• 3. Mel Suara VoIP

Anda boleh menggunakan teknologi Voice over Internet Protocol (VoIP) untuk menerima dan menyimpan mesej mel suara secara digital. Sistem selalunya mempunyai ciri yang dipertingkatkan seperti Pendail Kuasa, skrip berguna, pemberitahuan segera atau transkripsi mesej.

• 4. Mel Suara Berasaskan Awan

Dihoskan dalam awan, perkhidmatan ini menawarkan anda ciri lanjutan seperti akses jauh daripada mana-mana peranti yang disambungkan ke Internet atau Mel Suara ke E-mel. Mel suara berasaskan awan ialah pilihan terbaik untuk anda jika anda memerlukan fleksibiliti, menggunakan berbilang peranti dan ingin menyepadukan dengan perkhidmatan awan yang lain.

• 5. Mel Suara Pemesejan Disatukan

Ia menyepadukan mel suara dengan bentuk komunikasi lain seperti e-mel, faks dan pemesejan teks dalam antara muka tunggal, dan selalunya sebahagian daripada strategi komunikasi bersatu yang lebih besar. Ia mungkin sesuai untuk anda jika anda ingin memperkemas komunikasi dan menambah baik aliran kerja dengan menggabungkan mesej daripada saluran yang berbeza.

Faedah Menggunakan Mel Suara

Mel suara merapatkan jurang antara ketersediaan dan keperluan untuk respons segera, membolehkan anda mengekalkan sambungan berterusan dengan pelanggan, rakan kongsi perniagaan dan ahli pasukan anda. Mel suara menawarkan lebih daripada kemudahan mudah; ia menghidupkan operasi anda dengan kecekapan yang dipertingkatkan, meningkatkan kepuasan pelanggan dan meningkatkan strategi komunikasi anda ke tahap yang lebih tinggi.

Dapatkan Kebolehcapaian 24/7

Mel suara memastikan perniagaan anda boleh dihubungi pada bila-bila masa, serta untuk pelanggan yang mungkin membuat panggilan dari zon waktu yang berbeza. Ia amat berguna jika anda sering mendapati diri anda tidak dapat menjawab panggilan.

Hapuskan Panggilan Ditahan

Kebanyakan orang menganggap menunggu sebagai satu pengalaman yang mengecewakan. Mel suara membolehkan pelanggan anda menyampaikan isu mereka dengan cepat. Ia meminimumkan masa menunggu mereka dan meningkatkan pengalaman keseluruhan.

Mematuhi Keutamaan Pelanggan

Ramai pelanggan lebih suka meninggalkan mel suara untuk memastikan mereka mendapat panggilan balik apabila ia paling sesuai untuk mereka. Mel suara menyediakan pelanggan anda cara untuk menyatakan kebimbangan mereka dengan cara yang ringkas tanpa diganggu.

Kos Buruh yang Lebih Rendah

Mel suara menawarkan penyelesaian yang menjimatkan untuk mengurus komunikasi, menghapuskan kakitangan tambahan yang perlu mengurus panggilan selepas waktu bekerja. Ia menjimatkan kos sambil mengekalkan tahap kepuasan pelanggan yang tinggi.

Tingkatkan Kecekapan dengan Pemeriksaan Panggilan

Mel suara membolehkan anda menapis panggilan masuk. Kemudian panggilan segera menerima perhatian segera manakala isu yang kurang kritikal boleh diarahkan ke mel suara untuk tindakan kemudian. Sistem sedemikian meningkatkan pengurusan masa dengan ketara.

Arkibkan Mel Suara Anda

Anda boleh mengarkibkan mel suara untuk mencipta rekod komprehensif komunikasi anda. Amalan ini membantu memenuhi peraturan dan merupakan sumber yang berharga untuk tujuan latihan dan rujukan. Ia memastikan butiran penting dipelihara dan boleh diakses apabila anda memerlukannya.

Tingkatkan Kepuasan Pelanggan

Apabila setiap panggilan diterima melalui mel suara, pelanggan anda diberi jaminan bahawa kebimbangan mereka adalah penting dan akan ditangani. Itu membuatkan mereka rasa dihargai dan didengari. Ia juga meningkatkan pengalaman keseluruhan mereka dan mengukuhkan kepercayaan mereka terhadap perkhidmatan anda.

8 Ciri Utama Mel Suara

In general, voicemail is mainly used for incoming calls. However, modern technologies such as the Power Dialer also make it possible to use voicemail in outbound call centers, e.g. to provide customers or business partners with new or important information without calling them directly. 

Bergantung pada pembekal, penyelesaian mel suara anda mungkin disertakan dengan ciri yang berguna.

1. Peribadikan Ucapan untuk Pemanggil Berbeza

Tailor your voicemail greetings based on who’s calling and create a more personalized experience for callers. You can also customize voicemail greetings to any situation, whether for business hours, holidays, or special events. Use various greetings for different times of the day or days of the week, ensuring your voicemail system responds appropriately to callers at any time.

Contohnya, anda boleh menggunakan ucapan hari raya yang diperibadikan untuk mencipta pengalaman yang lebih menarik untuk pemanggil.

2. Terima Mesej Mel Suara Serentak daripada Berbilang Pemanggil

Dengan ciri ini, anda boleh mengurus volum panggilan yang tinggi dengan cekap. Sistem ini menerima mesej mel suara daripada beberapa pemanggil sekali gus, memastikan tiada sesiapa yang ketinggalan.

3. Dapatkan Pemberitahuan

Kekal dimaklumkan tentang mel suara baharu pada setiap masa dengan pemberitahuan segera pada telefon mudah alih anda. Pastikan anda boleh menangani mesej yang paling penting dengan segera.

4. Hantar Mesej Suara kepada Berbilang Penerima Sekaligus

Ciri ini membolehkan anda menyebarkan maklumat dengan cepat dan mudah dengan menyiarkan satu mesej suara kepada sekumpulan orang. Itu menjimatkan masa dan memastikan komunikasi yang konsisten.

5. Majukan Mesej Mel Suara

Dengan ciri ini, anda boleh berkongsi mesej penting dengan rakan sekerja atau rakan kongsi perniagaan dengan memajukan mel suara terus ke peti mel mereka. Menambah sentuhan peribadi atau menyediakan konteks pada mel suara yang dimajukan juga boleh dilakukan dengan menyertakan ucapan suara yang diperibadikan.

6. Alihkan, Simpan dan Simpan Mesej Suara

Anda boleh mengalih dan menyimpan mesej suara ke peranti storan seperti cakera keras tetapi juga dalam awan. Untuk menyimpan mesej penting, anda boleh menggunakan pilihan storan lanjutan yang membolehkan anda mengakses mesej untuk masa yang lebih lama selepas menerimanya.

7. Tukar Mel Suara kepada E-mel

This feature turns voicemails into emails and sends them to your inbox. You can read and manage messages easily without listening to audio recordings.

8. Transkripsi Teks

AI-driven Call Transcription converts your calls into text, logs what your agents or customers say, and automatically exports it to your CRM or other tools for easy access.

9. Gunakan Voicemail Drop

You can pre-record a message and place it directly into a voicemail box without the phone ringing. This is great for sales and marketing to deliver messages without disturbing the recipient. Voicemail Drop is also a feature in call center dialers for outbound calls.

Sebagai contoh, jika autodialer AI memanggil daripada senarai prospek atau pelanggan dan menemui mel suara, ia akan meninggalkan mesej yang diprarakam secara automatik dan beralih ke nombor seterusnya.

Cara Menyediakan Mel Suara Anda

Menyediakan mel suara anda melibatkan beberapa langkah mudah, yang mungkin berbeza sedikit bergantung pada pembekal perkhidmatan atau peranti anda.

#1 Cari Tetapan Mel Suara

• Akses apl telefon pada peranti anda.
• Cari tab mel suara atau pilihan tetapan, selalunya ditunjukkan dengan ikon mel suara atau dalam menu tetapan panggilan.

#2 Sediakan Mel Suara Anda

• Pilih pilihan untuk menyediakan atau mengakses Mel Suara anda. Ini mungkin melibatkan mendail nombor mel suara anda, selalunya dengan menahan kekunci “1” atau kekunci lain yang ditetapkan pada pad kekunci telefon anda.
• Ikut gesaan automatik untuk menyediakan mel suara anda. Ini biasanya melibatkan mencipta kata laluan atau PIN untuk tujuan keselamatan.

#3 Rakam Salam

• Anda mungkin akan digesa untuk merakam ucapan peribadi. Ini ialah mesej yang pemanggil akan dengar apabila mereka mencapai mel suara anda.
• Ikut arahan untuk merakam ucapan anda. Biasanya, anda boleh memilih sama ada untuk menggunakan ucapan standard yang disediakan oleh sistem atau merakam mesej yang diperibadikan.

#4 Laraskan Tetapan

• Bergantung pada pembekal anda, anda mungkin mempunyai tetapan tambahan untuk dilaraskan, seperti bilangan deringan sebelum panggilan pergi ke mel suara atau pilihan pemberitahuan.
• Konfigurasikan tetapan ini seperti yang dikehendaki untuk memperibadikan pengalaman mel suara anda.

#5 Simpan dan Keluar

• Simpan perubahan anda setelah anda menetapkan ucapan anda dan melaraskan tetapan anda.
• Keluar daripada proses persediaan. Mel suara anda kini sepatutnya bersedia untuk menerima mesej.

#6 Uji Ia

• Adalah idea yang baik untuk menghubungi nombor anda dari telefon lain untuk memastikan mel suara anda berfungsi seperti yang diharapkan dan ucapan anda berbunyi seperti yang anda bayangkan.

Amalan Terbaik Mesej Mel Suara

Tiada satu pun cara terbaik untuk mencipta salam yang berkesan, tetapi mengingati prinsip tertentu boleh membantu anda menunjukkan kepada pemanggil bahawa anda menghargai masa mereka.

#1 Nyatakan Nama Perniagaan Anda

Sebut nama perniagaan anda dengan segera. Ini mungkin kelihatan jelas, tetapi ia adalah tanda profesionalisme yang penting.

Contoh: “Helo, anda telah mencapai CloudTalk. ini adalah (nama awak) … ”

#2 Sebut Waktu Perniagaan

Nyatakan waktu perniagaan anda terlebih dahulu. Jika tidak, pelanggan anda mungkin menunggu dengan sia-sia dan mungkin akan marah.

Contoh: “Waktu perniagaan kami ialah 9 pagi hingga 5 petang Waktu Eropah Tengah.”

#3 Cadangkan Jelas Langkah Seterusnya

Pastikan anda menerangkan langkah seterusnya dengan jelas. Jika pelanggan tahu tiada siapa yang boleh menjawab panggilan mereka sekarang, mereka boleh memilih untuk meninggalkan mel suara atau membuat panggilan semula kemudian. Bergantung pada perniagaan anda, anda juga mungkin menawarkan pilihan seperti menu telefon, talian terus ke mel suara pekerja yang berbeza atau pemajuan panggilan. Menggunakan perisian pusat panggilan lanjutan, menyediakan menu telefon dan pemajuan panggilan haruslah mudah.

Contoh: “Jika anda menghubungi tentang pesanan sedia ada, sila tekan 1. Jika anda ingin membantu membuat pesanan baharu, sila tekan 2.”

#4 Nyatakan Kaedah Hubungan Lain

Walaupun tiada sesiapa yang hadir untuk menerima panggilan pada masa tertentu, mungkin terdapat cara yang berbeza untuk berhubung dengan perniagaan anda atau menerima beberapa maklumat tambahan tentang tawaran anda. Jika begitu, pastikan anda memasukkan kaedah hubungan lain dalam ucapan anda. Anda boleh, sebagai contoh, “mengubah hala” pemanggil ke tapak web, e-mel atau profil media sosial anda.

Contoh: “Kami memohon maaf, tetapi ejen kami tersedia pada sembang langsung pada masa ini. Sila hantarkan e-mel kepada kami di bantuan @ cloudtalk.io.”

#5 Pastikan Ia Mudah

Jangan buang masa pelanggan anda, pastikan mesej anda ringkas dan ringkas. Jika rakaman itu kabur dan panjang, kemungkinan besar mereka akan kehilangan minat dan kesabaran. Mereka mungkin berputus asa untuk menghubungi anda semula. Ucapan mel suara profesional sepatutnya bertahan 20-25 saat, masa yang cukup untuk melengkapkan pelanggan anda dengan maklumat penting.

#6 Pastikan Rakaman Anda Terkini

Katakan terdapat sebarang perubahan dalam waktu perniagaan anda kerana cuti atau kecemasan. Dalam kes itu, anda harus mengemas kini salam mel suara anda tepat pada masanya untuk menjelaskan keadaan dan mengelakkan kekeliruan. Sebutkan isu itu terlebih dahulu dan, jika boleh, nyatakan bila anda akan kembali dalam perniagaan.

#7 Buat Pemanggil Anda Rasa Dihargai

Pelanggan anda menghubungi atas sebab penting; masa dan keperluan mereka adalah berharga untuk perniagaan anda. Peribadikan mesej anda untuk menunjukkan bahawa anda benar-benar mengambil berat dan prihatin terhadap kebimbangan mereka. Walaupun anda tidak bersedia untuk menjawab secara langsung, dorong mereka untuk berhubung melalui cara lain seperti meninggalkan mel suara atau menelefon semula pada masa yang lebih sesuai. Elakkan mengecewakan atau membuang masa mereka, kerana tanggapan pertama adalah penting, dan anda selalunya mendapat satu peluang sahaja untuk memberi kesan positif.

Kesimpulan

Mel suara ialah jambatan yang memastikan komunikasi berterusan antara anda dan pemanggil anda, walaupun interaksi langsung adalah mustahil. Memahami dan menggunakan mel suara dengan berkesan menjamin bahawa setiap mesej penting diterima dan ditangani. Walau bagaimanapun, anda juga meningkatkan imej profesional anda dengan menyediakan cara yang boleh dipercayai dan selamat untuk pelanggan dan rakan kongsi menghubungi anda.