Apakah Mel Suara Visual: Cara Ia Berfungsi dan Mengapa Anda Harus Sudah Menggunakannya

Adakah mel suara adalah perkara yang sudah berlalu? Walaupun ia mungkin membangkitkan nostalgia untuk adegan TV ’90-an di mana watak-watak meninggalkan mesej yang tidak terkira banyaknya untuk orang yang disukainya, mel suara tetap relevan dalam dunia perniagaan.

Malah, ia mempunyai kelebihan seperti membenarkan pelanggan meninggalkan rekod panggilan mereka dan tujuannya, membantu syarikat dalam menyediakan pengalaman pelanggan yang menyenangkan dan memastikan panggilan tidak dijawab —tugas yang tidak selalu dapat dilaksanakan.

Walau bagaimanapun, sifat mendengar mel suara yang memakan masa masih menjadi cabaran. Selalunya, apa yang boleh disampaikan dalam masa 4 minit dipanjangkan menjadi 10, sama seperti mesej suara WhatsApp yang panjang.

Nasib baik, terdapat mel suara visual.

Dengan ciri seperti transkripsi automatik, keupayaan untuk mengutamakan mesej yang hendak didengar dahulu, atau menggambarkannya dan bukannya mendengar mel suara visual telah merevolusikan pengurusan komunikasi.

Teruskan untuk mengetahui lebih lanjut tentang mel suara visual, cara ia berfungsi dan apakah faedahnya.

Ambilan Utama:

• Dengan mel suara tradisional, anda terperangkap dalam kitaran mendail, mendengar dan menavigasi mesej yang membosankan satu demi satu. Dengan mel suara visual, sebaliknya, anda boleh dengan pantas mengutamakan mesej segera dan membuang mesej yang tidak berkaitan .
• Mel suara visual memudahkan pengurusan mesej dengan menyediakan transkripsi teks . Daripada mendengar mesej satu demi satu, pengguna boleh melihat senarai mesej, membaca transkripsi dan berinteraksi dengannya mengikut keperluan.
• Mel suara visual menawarkan banyak kelebihan, termasuk keutamaan yang lebih baik dan penyusunan mesej . Ini bukan sahaja meningkatkan pengalaman pelanggan dengan memastikan tindak balas yang lebih pantas tetapi juga disepadukan dengan lancar dengan sistem CRM untuk interaksi yang diperibadikan.

Apakah Mel Suara Visual: Perbezaan Berbanding Mel Suara Tradisional

Mel suara visual ialah ciri telefon yang membolehkan anda berinteraksi dengan mesej mel suara anda secara “visual”, seperti namanya.

Ia membolehkan anda melihat semua mesej yang diterima sekaligus dan mendengarnya dalam susunan pilihan anda.

Katakan ia seperti mengakses peti masuk e-mel anda, tetapi untuk mel suara. Ia membolehkan anda melihat masa dan tarikh apabila anda menerima mesej, nombor telefon pengirim dan juga transkripsi automatik mesej mel suara.

Itulah intipati mel suara visual: ia memberikan anda alat untuk mengawal komunikasi mel suara anda, menjadikan pengurusan mesej lebih mudah dan berkesan.

Mel suara lwn. Mel Suara Visual: 5 Perbezaan

Berikut ialah pecahan ringkas yang menunjukkan cara mel suara tradisional berbeza daripada mel suara visual:

Bagaimanakah Mel Suara Visual Berfungsi?

Mel Suara Visual beroperasi dengan menyediakan pengguna antara muka visual untuk mengurus mesej mel suara mereka.

Begini cara ia biasanya berfungsi:

1. Pengaktifan: Pertama, anda perlu mengaktifkannya pada peranti anda yang sepadan dan dengan pembekal khidmat anda.
2. Paparan Mesej: Mesej mel suara ditunjukkan dalam format senarai dalam antara muka mel suara visual. Setiap mesej biasanya memaparkan nombor telefon atau nama kenalan penghantar, bersama-sama dengan tarikh dan masa panggilan.
3. Main balik: Pengguna boleh memilih mesej mel suara individu untuk didengari. Daripada mendengar mesej secara berurutan seperti sistem mel suara tradisional, pengguna boleh memilih mesej yang hendak didengar dahulu.
4. Kawalan Main Semula: Semasa main balik, pengguna mempunyai kawalan untuk menjeda, putar balik atau ke hadapan pantas melalui mesej. Mereka juga boleh memadamkan mesej atau menandainya sebagai belum dibaca.
5. Transkripsi: Sesetengah sistem mel suara visual termasuk ciri transkripsi yang menukar mesej mel suara secara automatik kepada teks. Ini membolehkan pengguna membaca kandungan mesej dan bukannya atau sebagai tambahan kepada mendengarnya.

6 Faedah Menggunakan Mel Suara Visual

Mari kita mendalami kelebihan utama mel suara visual:

#1 Meningkatkan Keutamaan dan Organisasi

Dengan mel suara visual, anda boleh mengutamakan dan menyusun mesej anda dengan lebih berkesan. Dengan melihat siapa yang meninggalkan mesej, bila ia diterima, dan kandungannya, anda boleh memberi keutamaan kepada mesej penting dan menyusunnya mengikut keperluan anda.

#2 Menjimatkan Masa dan Meningkatkan Kecekapan

Dengan memilih mesej yang hendak didengar dan dibaca, anda boleh menyemak mesej yang paling penting dan mengutamakannya.

#3 Tingkatkan Pengalaman Pelanggan

Hasil daripada organisasi yang lebih baik dan penjimatan masa, pelanggan anda menerima respons yang lebih cepat dan tepat. Dengan dapat membaca mesej mel suara, anda tidak terlepas sebarang butiran yang boleh diabaikan dengan mel suara tradisional.

#4 Berintegrasi dengan Sistem CRM dengan lancar

Penyepaduan membolehkan ejen mengakses data pelanggan serta-merta dan mengkontekstualisasikan mesej mel suara, yang membawa kepada respons yang lebih diperibadikan dan termaklum.

#5 Gunakan Transkripsi Visual untuk Semakan Mesej Pantas

Membaca mesej mel suara yang ditranskripsi membolehkan ejen menggunakan maklumat dengan lebih cepat daripada mendengar audio. Ciri ini membantu anda membuat keputusan dengan lebih cepat tentang mesej yang hendak dibalas dengan segera, bergantung pada betapa mendesak kandungannya.

#6 Mengurus Mel Suara Dengan Cekap Semasa Kelantangan Panggilan Tinggi

Pada waktu puncak, mel suara visual membantu ejen menguruskan kemasukan mesej dengan lebih cekap. Ia mengurangkan tunggakan mel suara yang tidak ditangani dan mengekalkan tahap perkhidmatan yang konsisten, walaupun di bawah permintaan yang meningkat.

Cara Menyediakan Mel Suara Visual Anda

Menyediakan mel suara visual boleh berbeza-beza bergantung pada pembekal perkhidmatan telefon anda, tetapi dengan Cloudtalk, ia sangat mudah. Sebaik sahaja anda memasang apl, semuanya biasanya sudah dikonfigurasikan untuk anda. Apa yang anda perlu lakukan ialah menyesuaikan ucapan mel suara, pemberitahuan dan peraturan pengendalian panggilan anda untuk mengarahkan panggilan ke mel suara.

Berikut ialah cara untuk menyediakan mel suara visual anda dengan Cloudtalk:

1. Pilih nombor yang dikehendaki untuk menambah mel suara dalam papan pemuka anda
2. Tambahkan langkah mel suara pada aliran panggilan.
3. Pilih peti mel dan laraskan tetapan jika perlu.
4. Simpan perubahan anda.

Ciri Teratas Mel Suara Visual

Di antara semua ciri, yang berikut diserlahkan:

• Antara Muka Visual: Menyediakan skrin yang mudah digunakan yang memaparkan mesej mel suara dalam senarai, termasuk butiran seperti ID pemanggil , masa dan tempoh mesej, memudahkan ejen menavigasi dan mengurus mel suara mereka.
• Transkripsi Mesej: Menukar mesej mel suara ke dalam teks , membenarkan ejen membaca kandungan setiap mesej dengan cepat tanpa perlu mendengarnya. Ini menjimatkan masa dan meningkatkan kecekapan, terutamanya semasa tempoh sibuk.
• Pilihan Interaksi Langsung: Membenarkan ejen memanggil balik , menghantar mesej atau e-mel kepada pengirim terus daripada antara muka mel suara, memudahkan tindakan susulan yang pantas dan lancar.
• Pemberitahuan Pintar: Memaklumkan ejen tentang mesej mel suara baharu melalui panggilan atau e-mel, memastikan mesej masuk disedari dan ditangani dengan segera, walaupun ejen tidak menyemak antara muka mel suara secara aktif.
• Mel suara ke E-mel : anda malah boleh menerima rakaman mesej mel suara terus ke peti masuk E-mel anda.

Cara Memanfaatkan Mel Suara Visual

Untuk memanfaatkan mel suara visual anda sepenuhnya, ikuti petua ini:

• Sediakan mel suara visual anda dengan betul pada peranti anda: Ini termasuk menyesuaikan pilihan mengikut keutamaan anda.

• Sahkan ketepatan transkripsi: Ini boleh membantu anda mengenal pasti mesej penting dengan cepat tanpa perlu mendengarnya.

• Susun mesej anda: Gunakan pelabelan, penandaan sebagai dibaca/belum dibaca dan fungsi arkib untuk mengatur diri anda dengan lebih baik.

• Pilih perkara yang anda dengar: Anda tidak perlu mendengar setiap mel suara dengan segera. Ingat bahawa mel suara visual membolehkan anda mengutamakan mesej yang hendak didengar berdasarkan ketersediaan dan keperluan anda.

• Padamkan mesej lama secara kerap: Sama seperti dengan mesej e-mel, anda boleh memadamkan mel suara secara kerap yang tidak lagi berkaitan atau perlu.

• Eksperimen dan laraskan: Cuba ciri dan tetapan yang berbeza bagi mel suara visual anda untuk mencari gabungan yang paling sesuai dengan keperluan dan tabiat komunikasi anda.

• Peribadikan ucapan anda: Adalah penting untuk memasukkan butiran seperti nama syarikat anda, waktu perniagaan dan langkah yang perlu diikuti supaya pelanggan anda berasa dilayan, terutamanya jika mereka menghubungi di luar waktu perniagaan dan tiada sesiapa boleh membantu mereka.

Tingkatkan Produktiviti di Pusat Panggilan Anda Dengan 10 Kaedah Terbukti Ini

Baca secara percuma

Tingkatkan, Susun, dan Libatkan

Dalam dunia yang masa adalah penting, mel suara visual muncul sebagai alat yang berkuasa, menawarkan kecekapan, organisasi dan pengalaman pengguna yang lebih baik.

Jadi, sama ada anda seorang profesional yang sibuk menguruskan jumlah panggilan yang tinggi atau ejen pusat panggilan yang berusaha untuk memberikan sokongan yang luar biasa, mel suara visual bersedia untuk merevolusikan aliran kerja komunikasi anda.

Tahukah anda bahawa CloudTalk membolehkan anda menyemak dan membalas mesej masuk secara terus melalui apl, malah menghantar transkripsi mel suara kepada anda terus ke e-mel anda? Ketahui lebih lanjut di sini .