Sistem telefonic cu mai multe linii: Tipuri, beneficii și caracteristici esențiale

90% dintre clienți spun că este esențial sau foarte important să primească un răspuns imediat la întrebările pe care le adresează serviciului clienți. Aceasta înseamnă că sistemul dvs. de telefonie trebuie să facă față acestei cereri.

Dacă doriți să vă modernizați comunicațiile de afaceri și să gestionați un volum mai mare de apeluri, utilizarea unui sistem de telefonie cu mai multe linii poate fi o opțiune rentabilă.

Dacă doriți să aflați mai multe despre tipurile de sisteme de telefonie cu mai multe linii, beneficiile și caracteristicile cheie pe care trebuie să le căutați, continuați să citiți.

Principalele concluzii

• Un sistem de telefonie cu mai multe linii este o soluție de telefonie pentru afaceri care vă permite să gestionați mai multe apeluri în același timp.
• Sistemele telefonice cu mai multe linii îmbunătățesc eficiența și serviciile pentru clienți și permit reducerea costurilor.
• Există diferite tipuri de sisteme telefonice cu mai multe linii, cum ar fi cele cu 2 linii, 4 linii, 6-12 linii și alternative bazate pe VoIP. Fiecare dintre acestea este potrivită pentru diferite nevoi și dimensiuni ale afacerii.
• Sistemele de telefonie VoIP au o serie de caracteristici sofisticate și sunt scalabile și flexibile.
• Pentru ca afacerea dvs. să aibă cel mai bun sistem de telefonie cu mai multe linii, trebuie să vă uitați la numărul de linii necesare, la caracteristicile necesare și la integrările necesare cu alte instrumente.

Ce este un sistem de telefonie cu mai multe linii?

Un sistem de telefonie cu mai multe linii este o soluție de telefonie pentru afaceri care vă permite să gestionați mai multe apeluri în același timp. Spre deosebire de telefoanele tradiționale cu o singură linie, acestea vă permit să gestionați apelurile de intrare și de ieșire pe linii diferite, asigurându-vă că niciun apel nu rămâne fără răspuns.

Un sistem de telefonie pentru afaceri cu mai multe linii vă ajută să vă maximizați productivitatea prin intermediul unei serii de caracteristici cheie:

• Extensii multiple pentru diferite departamente sau membri ai echipei
• Capacități de rutare și transfer al apelurilor
• Muzică de așteptare sau mesaje
• Casete de mesagerie vocală pentru fiecare extensie

Cu un sistem telefonic cu mai multe linii, agenții centrului dvs. de apeluri pot gestiona eficient un volum mai mare de apeluri, ceea ce va contribui la reducerea timpilor de așteptare și la îmbunătățirea satisfacției clienților. Acesta va facilita, de asemenea, interacțiuni mai fluide între angajații dvs., făcând mai ușoară colaborarea și schimbul de informații între echipa dvs.

Dar, deși atât viteza, cât și calitatea ambelor rețele ar putea fi acum similare, există încă o mulțime de diferențe între ele. Mai jos evidențiem cele mai importante diferențe când vine vorba de PBX vs. VoIP, astfel încât să puteți alege cea mai bună opțiune pentru nevoile dvs. de afaceri.

Cum funcționează un sistem de telefonie cu mai multe linii?

Sistemele telefonice cu mai multe linii pot fi clasificate în două tipuri, și anume, sisteme on-premises și sisteme cloud-based. Iată o comparație a celor două:

Un sistem de telefonie bazat pe cloud poate fi flexibil, scalabil și rentabil, datorită tehnologiei Voice over Internet Protocol sau VoIP.

Tehnologia VoIP convertește semnalele vocale în date digitale și le transmite folosind internetul. Ca urmare, echipa dvs. poate efectua și primi apeluri practic de oriunde, în orice moment și de pe orice dispozitiv care are o conexiune la internet.

Înțelegerea diferitelor tipuri de sisteme de telefonie cu mai multe linii

Există mai multe sisteme de telefonie cu mai multe linii din care puteți alege pentru a vă satisface nevoile de afaceri. Fiecare dintre aceste sisteme are caracteristici și beneficii diferite. Cel mai bun sistem pentru dvs. va depinde de mărimea afacerii dvs., de numărul de apeluri pe care le efectuați și de nevoile dvs. specifice de comunicare.

Să aruncăm o privire mai atentă la diferitele tipuri de sisteme telefonice cu mai multe linii:

Telefoane cu 2 linii

Un sistem telefonic cu 2 linii este un tip de sistem telefonic cu mai multe linii care oferă două linii sau numere de telefon separate pe un singur dispozitiv.

Principalele caracteristici ale unui sistem telefonic cu 2 linii includ:

• Două linii telefonice distincte cu numere de telefon separate.
• Abilitatea de a pune un apel în așteptare în timp ce răspundeți sau efectuați un alt apel.
• Apel în conferință între cele două linii.
• Sonerii sau indicatori separați pentru fiecare linie pentru a identifica cu ușurință apelurile primite.
• Transferul apelurilor între cele două linii.

Un sistem de telefonie cu 2 linii este ideal pentru birourile de afaceri mici, pentru o afacere la domiciliu sau pentru o persoană care trebuie să răspundă doar la câteva apeluri simultan. Acestea oferă o soluție rentabilă pentru gestionarea apelurilor multiple, fără a fi nevoie de funcții mai avansate sau de un număr mai mare de linii.

Exemplu de caz de utilizare: Acest sistem de telefonie va funcționa pentru dvs. dacă sunteți un mic magazin de vânzare cu amănuntul care trebuie să fie disponibil pentru apelurile clienților, efectuând în același timp apeluri către furnizori. Sau, dacă aveți o afacere la domiciliu care trebuie să țină separat apelurile personale de cele profesionale.

Telefoane cu 4 linii

Un sistem telefonic cu 4 linii are patru linii telefonice separate, sau numere de telefon. Acest sistem telefonic este ideal dacă aveți o echipă mică și doriți ca câțiva colegi să poată prelua și efectua apeluri simultan.

Principalele caracteristici ale unui sistem telefonic cu 4 linii includ:

• Patru linii telefonice distincte cu numere de telefon separate.
• Abilitatea de a pune apelurile în așteptare, de a transfera apeluri între linii și de a configura apeluri conferință.
• Sonerii sau indicatori separați pentru fiecare linie pentru a identifica cu ușurință apelurile primite.
• Funcționalitate difuzor pentru comunicare hands-free.
• Sistem de interfon pentru comunicarea internă între posturi.

Un sistem de telefonie cu 4 linii este o alegere bună pentru o afacere mică sau un birou care are nevoie de funcții suplimentare, cum ar fi apelul în așteptare, împreună cu capacitatea de a gestiona un volum moderat de apeluri primite de la clienți.

Acestea îmbunătățesc eficiența și serviciile pentru clienți, permițând mai multor membri ai echipei să gestioneze apelurile simultan și să colaboreze mai eficient.

Exemplu de caz de utilizare: Acest sistem poate funcționa pentru dvs. dacă conduceți o agenție imobiliară care trebuie să jongleze cu sute de apeluri ale clienților în fiecare zi, să organizeze vizionarea proprietăților și să faciliteze comunicarea între agenți și personalul de asistență

6-12 Linii telefonice

Un sistem de telefonie cu 6-12 linii este un tip de sistem de telefonie cu mai multe linii, conceput pentru a răspunde nevoilor întreprinderilor mari sau ale birourilor cu volume mari de apeluri.

Aceste sisteme acceptă între șase și 12 linii sau numere de telefon individuale, permițând distribuirea apelurilor între mai multe departamente sau membri ai echipei.

Principalele caracteristici ale unui sistem telefonic cu 6-12 linii includ:

• Suport pentru șase până la 12 linii telefonice distincte cu numere de telefon separate.
• Capacități avansate de rutare și distribuție a apelurilor, cum ar fi auto-attendant și coada de apeluri.
• Redirecționarea apelurilor și opțiuni de transfer personalizabile.
• Capacități de conferință pentru mai mulți participanți.

Exemplu de caz de utilizare: Acest sistem vi se poate potrivi dacă conduceți birouri de dimensiuni medii sau mari, centre de apel sau departamente de servicii pentru clienți care gestionează un volum moderat de solicitări.

Sisteme de telefonie bazate pe VoIP

Un sistem telefonic bazat pe VoIP este un tip de sistem telefonic cu mai multe linii care utilizează internetul pentru a efectua și a primi apeluri telefonice.

Elementele cheie ale unui sistem telefonic bazat pe VoIP includ:

• Flexibilitate și scalabilitate: Sistemele VoIP pot suporta un număr nelimitat de linii sau extensii, facilitând adăugarea sau eliminarea de utilizatori pe măsură ce afacerea dumneavoastră se dezvoltă.
• Funcții avansate: Cum ar fi analiza apelurilor, mesagerie vocală la mesagerie vocală și integrare CRM sau helpdesk.
• Raportul cost-eficacitate: Mai ieftin decât liniile telefonice tradiționale pentru apelurile interurbane și de peste mări. În plus, este mai ușor și mai puțin costisitor de instalat și întreținut.
• Mobilitate și lucru de la distanță: Utilizatorii pot efectua și primi apeluri de oriunde au o conexiune la internet, folosind un smartphone, un laptop sau un telefon desktop.
• Calitate mai bună a apelurilor: Cu o conexiune stabilă la internet și o configurare adecvată, sistemele VoIP pot oferi apeluri vocale de înaltă calitate, cu latență și întreruperi minime.

Exemplu de caz de utilizare: Sistemele de telefonie bazate pe VoIP sunt potrivite pentru întreprinderi de toate dimensiunile. Ele sunt ideale dacă aveți:

• locații multiple sau lucrători la distanță care au nevoie de instrumente de comunicare și colaborare fără întreruperi. De exemplu, pentru Finax a fost ușor să treacă la lucrul de la distanță datorită naturii ușor de utilizat a CloudTalk.
• Volume mari de apeluri sau cerințe complexe de rutare a apelurilor.
• Bugete limitate pentru infrastructura de comunicații sau nevoia de a reduce cheltuielile lunare cu telefonia.
• Dorința de a integra comunicarea telefonică cu alte aplicații și fluxuri de lucru.

Câteva exemple de sisteme telefonice bazate pe VoIP includ:

• Sisteme de telefonie cloudpentru întreprinderile mici, care oferă o soluție de comunicații completă, end-to-end, fără hardware.
• Soluții VoIP de nivel enterprise care se integrează în infrastructura IT existentă și oferă caracteristicile avansate cerute de organizațiile mari.
• Sisteme VoIP hibride care combină o linie telefonică standard cu apeluri prin internet pentru flexibilitate și fiabilitate maxime.

Care este importanța sistemelor telefonice cu mai multe linii?

Alegerea unui sistem de telefonie cu mai multe linii, în special a unei soluții bazate pe VoIP, poate oferi numeroase beneficii pentru afacerea dvs:

Costuri mai mici în timp ce creșteți capacitatea de apel

Unul dintre cele mai importante avantaje ale alegerii unui sistem telefonic cu mai multe linii este potențialul de reducere a costurilor. De exemplu, utilizarea unui sistem cu mai multe linii bazat pe VoIP înseamnă că puteți elimina costurile lunare asociate liniilor telefonice cablate sau, cel puțin, le puteți reduce.

Sistemele VoIP vă permit, de asemenea, să vă măriți cu ușurință capacitatea de apel fără a fi nevoie de upgrade-uri hardware costisitoare. Cu o soluție bazată pe cloud, puteți adăuga rapid noi linii sau extensii, dacă este necesar, adesea cu doar câteva clicuri.

Creșterea fiabilității

Sistemele telefonice cu mai multe linii sunt mai fiabile decât sistemele tradiționale de telefonie fixă. Atâta timp cât conexiunea dvs. la internet este stabilă, iar sistemul dvs. este configurat corect, nu ar trebui să suferiți de întreruperi și vă veți bucura de apeluri vocale de înaltă calitate.

Majoritatea furnizorilor VoIP au o infrastructură robustă, adesea cu redundanță încorporată. Așadar, chiar dacă rețeaua locală de electricitate se oprește sau dacă există o întrerupere în rețeaua locală, veți putea să vă folosiți telefoanele.

În plus, VoIP vine adesea cu funcții utile precum redirecționarea automată a apelurilor, IVR (Interactive Voice Response) și Mesagerie vocală la Mesagerie vocală. Nu veți mai pierde niciodată un apel sau un mesaj important.

Consolidarea reputației mărcii dvs.

Caracteristicile și funcționalitățile avansate ale unui sistem de telefonie cu mai multe linii vă pot ajuta să proiectați o imagine mai profesională și mai impresionantă a brandului dumneavoastră.

Funcții precum auto-attendant, coada de așteptare a apelurilor și muzică de așteptare personalizabilă pot crea o experiență rafinată și eficientă pentru apelanții dvs., consolidând angajamentul dvs. pentru servicii de calitate pentru clienți.

În plus, aceste sisteme se pot integra cu software-ul CRM și cu alte instrumente de afaceri. Acest lucru permite saluturi personalizate și interacțiuni cu clienții care demonstrează atenția dumneavoastră pentru detalii și abordarea centrată pe client.

Mențineți flexibilitatea și scalabilitatea

Sistemele de telefonie multi-linie bazate pe VoIP oferă flexibilitate și scalabilitate de neegalat pentru afacerea dumneavoastră. Având posibilitatea de a efectua și primi apeluri de oriunde există o conexiune la internet, echipa dvs. poate lucra de la distanță sau în mai multe locații fără a compromite calitatea sau eficiența comunicațiilor.

Pe măsură ce afacerea dumneavoastră evoluează, un sistem cu mai multe linii se poate adapta cu ușurință la nevoile dumneavoastră în schimbare. Fie că trebuie să reconfigurați rutarea apelurilor sau să vă integrați cu noi instrumente software, veți avea flexibilitatea de a face schimbări rapid și eficient din punct de vedere al costurilor.

Configurați și personalizați instantaneu comunicațiile

Personalizarea unui sistem de telefonie multi-linie bazat pe VoIP la nevoile specifice ale afacerii dvs. și ale clienților este mai rapidă și mai ușoară în comparație cu sistemele tradiționale de telefonie fixă. Interfețele intuitive bazate pe web și instrumentele de configurare drag-and-drop vă vor permite să vă personalizați sistemul de telefonie în câteva minute.

Această ușurință de personalizare vă permite să vă adaptați rapid fluxurile de comunicare la circumstanțe în schimbare, cum ar fi fluctuațiile sezoniere sau lansarea de noi produse.

De asemenea, puteți crea experiențe unice pentru utilizatori pentru diferite segmente de clienți sau departamente. Astfel, fiecare apelant primește cea mai relevantă și eficientă asistență.

10 Caracteristici și funcționalități ale sistemelor telefonice cu mai multe linii

Sistemele de telefonie pentru mai multe linii pot avea o serie de funcții avansate care să vă ajute să vă îmbunătățiți comunicațiile de afaceri:

#1 Cozile de apeluri

Coada de apeluri este o caracteristică esențială pentru întreprinderile care primesc un volum mare de apeluri. Atunci când toți agenții disponibili sunt ocupați, apelurile sunt plasate într-o coadă și li se răspunde în ordinea în care au sosit sau în conformitate cu alte reguli predefinite.

Cozile pot fi personalizate cu muzică de așteptare, mesaje informative și timp de așteptare estimat. Acest lucru reduce frustrarea apelanților și îmbunătățește experiența generală a clienților.

#2 Înregistrarea apelurilor

Înregistrarea apelurilor vă permite să capturați și să stocați înregistrările audio ale conversațiilor telefonice. Această caracteristică este valoroasă pentru asigurarea calității, în scopuri de formare, pentru respectarea legislației și pentru soluționarea litigiilor.

#3 Rutare apeluri

Funcțiile avansate de rutare a apelurilor vă permit să direcționați apelurile primite către cel mai potrivit agent, departament sau locație. Direcționarea se poate baza pe factori precum ID-ul apelantului, ora din zi sau competențele agentului. Apelanții primesc mai repede ajutorul de care au nevoie, ceea ce, la rândul său, crește rata de rezolvare la primul apel și satisfacția clienților.

#4 Numere internaționale și numere fără taxă

Cu un sistem telefonic cu mai multe linii bazat pe VoIP, este ușor să achiziționați și să gestionați numere internaționale și numere gratuite. Acest lucru face posibilă extinderea ariei de acoperire a afacerii dvs. și oferirea unui grad mai mare de accesibilitate profesională, 24 de ore din 24, clienților, indiferent de regiune sau țară.

#5 Auto Attendant

Acesta este un fel de recepționer virtual care răspunde la apelurile dvs. și prezintă opțiuni pentru a conecta apelanții la departamentul sau agentul potrivit. Funcția poate direcționa automat apelurile pentru a reduce timpii de așteptare și pentru a da afacerii dvs. un aer profesional.

#6 Mesagerie vocală

Unele caracteristici avansate ale mesageriei vocale, cum ar fi transcrierea de la Mesagerie vocală la Mesagerie vocală și interfețele vizuale ale Mesageriei vocale, facilitează gestionarea și răspunsul la apelurile și mesajele pierdute. Acest lucru contribuie la asigurarea faptului că comunicările importante nu sunt ratate și pot fi tratate în funcție de necesități.

#7 Personalizare

Sistemele de telefonie cu mai multe linii bazate pe VoIP vă permit să vă personalizați sistemul de telefonie în funcție de nevoile dvs. de afaceri. Aceasta include crearea de mesaje de întâmpinare personalizate, configurarea regulilor de rutare a apelurilor și configurarea de extensii telefonice pentru utilizatori individuali sau departamente.

#8 Analiză

Analiza apelurilor vă oferă informații despre modelele de comunicare, performanța agenților și comportamentul clienților. Aceste informații vă pot ajuta să identificați oportunități de formare și să luați decizii bazate pe date pentru a vă îmbunătăți serviciile generale pentru clienți sau vânzările.

#9 AI Insights

Unele sisteme telefonice avansate cu mai multe linii utilizează inteligența artificială (AI) pentru a oferi informații și automatizări și mai sofisticate.

De exemplu, analiza sentimentelor bazată pe inteligența artificială poate ajuta la identificarea nivelului de satisfacție a clienților și poate alerta supervizorii cu privire la eventualele probleme. În același timp, rutarea inteligentă a apelurilor utilizează algoritmi de învățare automată pentru a potrivi în mod dinamic un apelant cu agentul cel mai potrivit.

#10 Integrări

Sistemele de telefonie pentru afaceri cu mai multe linii se pot integra cu o varietate de instrumente de afaceri și pachete software, cum ar fi sistemele CRM, software-ul helpdesk și suitele de productivitate. Acest lucru ajută la crearea unor fluxuri de lucru mai fluide și a unor interacțiuni personalizate cu clienții, oferind în același timp o vizualizare unificată a datelor clienților în diferite puncte de contact.

Alegeți cel mai bun sistem de telefonie cu mai multe linii pentru afacerea dvs.

Un sistem de telefonie cu mai multe linii bine conceput vă va optimiza forța de muncă, va raționaliza operațiunile și va oferi informații utile despre obiceiurile dumneavoastră de comunicare.

Funcțiile de plasare a apelurilor în coada de așteptare și de rutare, împreună cu analizele bazate pe inteligența artificială, asigură că fiecare apelant primește răspunsuri prompte și adecvate. Acest lucru reduce timpii de așteptare și sporește productivitatea agenților.

Nu vă mulțumiți cu instrumente de comunicare învechite sau limitate – faceți astăzi primul pas către transformarea afacerii dvs. cu un sistem de telefonie cu mai multe linii, puternic și bogat în funcții.

Contactați-ne și aflați mai multe despre ce poate face CloudTalk pentru dumneavoastră.