Telefonisystem med flera linjer: Typer, fördelar och viktiga funktioner

90 % av kunderna säger att det är viktigt eller mycket viktigt att de får svar omedelbart på sina frågor till kundtjänsten. Det innebär att ditt telefonisystem måste klara av den efterfrågan.

Om du vill uppgradera din företagskommunikation och hantera en större volym samtal kan ett telefonisystem med flera linjer vara ett kostnadseffektivt alternativ.

Om ni/er vill veta mer om olika typer av telefonisystem med flera linjer, deras fördelar och viktiga funktioner att titta efter, fortsätt läsa.

Viktiga slutsatser

• Ett telefonisystem med flera linjer är en lösning för företagstelefoni som gör att ni/er kan hantera flera samtal samtidigt.
• Telefonisystem med flera linjer förbättrar effektiviteten och servicen till kunderna och ger kostnadsbesparingar.
• Det finns olika typer av telefonisystem med flera linjer, till exempel 2-linjer, 4-linjer, 6-12 linjer och VoIP-baserade alternativ. Var och en av dem är lämplig för olika affärsbehov och storlekar.
• VoIP telefonisystem har en rad sofistikerade funktioner och är skalbara och flexibla.
• För att ditt företag ska ha det bästa telefonisystemet med flera linjer måste ni/er titta på antalet linjer som behövs, funktioner som krävs och nödvändiga integrationer med andra verktyg.

Vad är ett telefonisystem med flera linjer?

Ett telefonisystem med flera linjer är en lösning för företagstelefoni som gör att ni/er kan hantera flera samtal samtidigt. Till skillnad från traditionella telefoner med en enda linje kan ni/er hantera inkommande och utgående samtal över olika linjer, vilket säkerställer att inget samtal förblir obesvarat.

Ett telefonisystem för företag med flera linjer hjälper dig att maximera produktiviteten med hjälp av en rad viktiga funktioner:

• Flera anknytningar för olika avdelningar eller teammedlemmar
• Funktioner för samtalsdirigering och vidarekoppling
• Hållmusik eller meddelanden
• Röstbrevlådor för varje anknytning

Med ett telefonisystem med flera linjer kan dina agenter på callcentersystemet effektivt hantera en större volym samtal, vilket bidrar till att minska väntetiderna och förbättra kundnöjdheten. Det kommer också att underlätta interaktionen mellan dina egna anställda, vilket gör det lättare för ditt team att samarbeta och dela information.

Men även om både hastigheten och kvaliteten på de båda nätverken nu kan vara liknande finns det fortfarande många skillnader mellan dem. Nedan belyser vi de viktigaste skillnaderna när det gäller PBX vs. VoIP så att ni/er kan välja det bästa alternativet för era affärsbehov.

Hur fungerar ett telefonisystem med flera linjer?

Telefonisystem med flera linjer kan kategoriseras i två typer, nämligen lokala och molnbaserade system. Här är en jämförelse av de två:

Ett Molnbaserat telefonisystem kan vara flexibelt, skalbart och kostnadseffektivt tack vare Voice over Internet Protocol eller VoIP-teknik.

VoIP-tekniken omvandlar röstsignaler till digitala data och överför dem via internet. På så sätt kan ditt team ringa och ta emot samtal från i stort sett var som helst, när som helst och från vilken enhet som helst som har en internetanslutning.

Förstå de olika typerna av flerlinjetelefonsystem

Det finns flera olika telefonsystem med flera linjer som ni/er kan välja mellan för att uppfylla era affärsbehov. Alla dessa system har olika funktioner och fördelar. Vilket system som är bäst för er beror på storleken på ert företag, hur många samtal ni/er ringer och era specifika kommunikationsbehov.

Låt oss ta en närmare titt på de olika typerna av telefonisystem med flera linjer:

Telefoner med 2 linjer

Ett 2-linjers telefonisystem är en typ av flerlinjers telefonisystem som tillhandahåller två separata telefonlinjer eller telefonnumren på en enda enhet.

Viktiga funktioner i ett 2-linjers telefonisystem är bl.a:

• Två olika telefonlinjer med separata telefonnumren.
• Möjlighet att sätta ett samtal i vänteläge medan du besvarar eller ringer ett annat samtal.
• Konferenssamtal mellan de två linjerna.
• Separata ringsignaler eller indikatorer för varje linje för att enkelt identifiera inkommande samtal.
• Vidarekoppling av samtal mellan de två linjerna.

Ett telefonisystem med två linjer är perfekt för små företagskontor, ett hemföretag eller någon som kanske bara behöver hantera ett fåtal samtal samtidigt. De är en kostnadseffektiv lösning för att hantera flera samtal utan behov av mer avancerade funktioner eller ett större antal linjer.

Exempel på användningsfall: Det här telefonisystemet passar om ni/er är en liten butik som måste vara tillgänglig för samtal från kunder samtidigt som ni ringer till leverantörer. Eller om du är ett hemmabaserat företag som behöver hålla isär privata och professionella samtal.

Telefoner med 4 linjer

Ett telefonisystem med fyra linjer har fyra separata telefonlinjer eller telefonnumren. Det här telefonisystemet är perfekt om ni/er har ett litet team och vill att några kollegor ska kunna ta emot och ringa samtal samtidigt.

Viktiga funktioner i ett telefonisystem med 4 linjer är bl.a:

• Fyra olika telefonlinjer med separata telefonnumren.
• Möjlighet att sätta samtal i vänteläge, koppla samtal mellan linjer och konfiguration av konferenssamtal.
• Separata ringsignaler eller indikatorer för varje linje för att enkelt identifiera inkommande samtal.
• Högtalartelefonfunktion för handsfree-kommunikation.
• Intercom-system för intern kommunikation mellan anknytningar.

Ett telefonisystem med 4 linjer är ett bra val för ett litet företag eller kontor som behöver ytterligare funktioner som samtal väntar tillsammans med möjligheten att hantera en måttlig volym inkommande samtal från kunder.

De förbättrar effektiviteten och kundservicen genom att flera teammedlemmar kan hantera samtal samtidigt och samarbeta mer effektivt.

Exempel på användningsfall: Det här systemet kan fungera för er om ni/er driver en fastighetsmäklarbyrå som behöver hantera hundratals kundsamtal varje dag, organisera fastighetsvisningar och underlätta kommunikationen mellan agenter och supportpersonal

6-12 Linjetelefoner

Ett telefonisystem med 6-12 linjer är en typ av telefonisystem med flera linjer som är utformat för att tillgodose behoven hos större företag eller kontor med höga samtalsvolymer.

Dessa system har stöd för mellan sex och tolv individuella telefonlinjer eller telefonnumren, vilket möjliggör samtalsdistribution mellan många avdelningar eller teammedlemmar.

Viktiga funktioner i ett telefonisystem med 6-12 linjer är bl.a:

• Stöd för sex till 12 olika telefonlinjer med separata telefonnumren.
• Avancerade funktioner för samtalsdirigering och -distribution, t.ex. auto-attendant och Samtalsköer.
• Anpassningsbara alternativ för vidarekoppling och överflyttning av samtal.
• Konferensfunktioner för flera deltagare.

Exempel på användningsfall: Det här systemet kan passa er om ni/er driver medelstora till stora kontor, callcentersystem eller kundtjänstavdelningar som hanterar en måttlig mängd förfrågningar.

VoIP-baserade telefonisystem

Ett VoIP-baserat telefonisystem är en typ av telefonisystem med flera linjer som använder internet för att ringa och ta emot telefonsamtal.

Viktiga delar i ett VoIP-baserat telefonisystem är bland annat

• Flexibilitet och skalbarhet: VoIP-system kan stödja ett obegränsat antal linjer eller anknytningar, vilket gör det enkelt att lägga till eller ta bort användare när ditt företag växer.
• Avancerade funktioner: Till exempel samtalsanalys, röstbrevlåda till röstbrevlåda och integration av CRM eller helpdesk.
• Kostnadseffektivitet: Billigare än traditionella telefonlinjer för långdistanssamtal och utlandssamtal. Dessutom är det enklare och billigare att installera och underhålla.
• Mobilitet och distansarbete: Användarna kan ringa och ta emot samtal från var som helst där det finns en internetanslutning, med hjälp av en smartphone, bärbar dator eller stationär telefon.
• Bättre samtalskvalitet: Med en stabil internetanslutning och korrekt konfiguration kan VoIP-system tillhandahålla röstsamtal av hög kvalitet med minimal fördröjning och avbrott.

Exempel på användningsfall: VoIP-baserade telefonisystem är lämpliga för företag i alla storlekar. De är idealiska om ni/er har

• Flera platser eller distansarbetare som behöver sömlösa kommunikations- och samarbetsverktyg. Finax tyckte till exempel att det var lätt att övergå till distansarbete tack vare CloudTalks användarvänlighet.
• Höga samtalsvolymer eller komplexa krav på samtalsdirigering.
• Begränsade budgetar för infrastruktur för kommunikation eller ett behov av att minska de månatliga telefonkostnaderna.
• En önskan att integrera telefonkommunikation med andra affärsapplikationer och arbetsflöden.

Några exempel på VoIP-baserade telefonisystem är:

• Molnbaseradetelefonisystem försmåföretag som ger en komplett, hårdvarufri kommunikationslösning från början till slut.
• VoIP-lösningar för företag som integreras med befintlig infrastruktur och erbjuder de avancerade funktioner som krävs av stora organisationer.
• Hybrid VoIP-system som kombinerar en vanlig telefonlinje med internetsamtal för maximal flexibilitet och tillförlitlighet.

Vad är betydelsen av telefonisystem med flera linjer?

Att välja rätt telefonisystem för flera linjer, särskilt en VoIP-baserad lösning, kan ge många fördelar för ditt företag:

Lägre kostnader samtidigt som samtalskapaciteten ökar

En av de viktigaste fördelarna med att välja ett telefonisystem med flera linjer är potentialen för kostnadsbesparingar. Om ni/er till exempel använder ett VoIP-baserat telefonisystem med flera linjer kan ni eliminera eller åtminstone minska de månadskostnader som är förknippade med fasta telefonlinjer.

Med VoIP-system kan ni/er också enkelt öka er samtalskapacitet utan att behöva göra dyra uppgraderingar av hårdvaran. Med en Molnbaserad lösning kan ni/er snabbt lägga till nya linjer eller anknytningar om det behövs, ofta med bara några klick.

Öka tillförlitligheten

Telefonisystem med flera linjer är mer tillförlitliga än traditionella fasta system. Så länge din internetanslutning är stabil och ditt system är korrekt konfigurerat bör ni/er inte drabbas av driftstopp och ni kommer att kunna njuta av röstsamtal av hög kvalitet.

De flesta VoIP-leverantörer har en robust infrastruktur, ofta med inbyggd redundans. Så även om ditt lokala elnät går ner eller om det blir ett avbrott i ditt lokala nätverk kommer du fortfarande att kunna använda dina telefoner.

Dessutom kommer VoIP ofta med praktiska funktioner som automatisk vidarekoppling, knappvalsmeny (Interactive Voice Response) och röstbrevlåda-till-röstbrevlåda. Du kommer aldrig att missa ett viktigt samtal eller meddelande igen.

Stärk ditt varumärkes rykte

De avancerade funktionerna i ett telefonisystem med flera linjer kan bidra till att ge en mer professionell och imponerande bild av ditt varumärke.

Funktioner som automatisk nummerpresentatör, Samtalsköer och anpassningsbar musik i vänteläge kan skapa en polerad och effektiv upplevelse för dina kunder och förstärka ditt engagemang för kvalitativ kundservice.

Dessutom kan dessa system integreras med CRM-programvara och andra affärsverktyg. Det möjliggör personliga hälsningar och kundinteraktioner som visar att du är uppmärksam på detaljer och har ett kundcentrerat förhållningssätt.

Bibehålla flexibilitet och skalbarhet

VoIP-baserade telefonisystem med flera linjer erbjuder oöverträffad flexibilitet och skalbarhet för ditt företag. Med möjlighet att ringa och ta emot samtal från var som helst med en internetanslutning kan ditt team arbeta på distans eller på flera platser utan att kompromissa med kommunikationskvalitet eller effektivitet.

I takt med att ditt företag utvecklas kan ett flerlinjesystem enkelt anpassas till dina förändrade behov. Oavsett om ni/er behöver konfigurera om samtalsdirigeringen eller integrera med nya verktyg, har ni flexibiliteten att göra ändringar snabbt och kostnadseffektivt.

Konfigurera och anpassa kommunikationen direkt

Att anpassa ett VoIP-baserat telefonisystem med flera linjer till dina specifika affärsbehov och kundbehov är snabbare och enklare jämfört med traditionella fasta telefonisystem. Intuitiva webbaserade gränssnitt och dra-och-släpp-konfigurationsverktyg gör att ni/er kan anpassa telefonisystemet på några minuter.

Tack vare den enkla anpassningen kan ni/er snabbt anpassa arbetsflödena för kommunikation till ändrade omständigheter, t.ex. säsongsvariationer eller lansering av nya produkter.

Ni/er kan också skapa unika kundupplevelser för olika kundsegment eller avdelningar. På så sätt får varje uppringare den mest relevanta och effektiva supporten.

10 Funktioner och egenskaper hos telefonisystem med flera linjer

Telefonisystem med flera linjer kan ha en rad avancerade funktioner som hjälper er/er att förbättra företagets kommunikation:

#1 Samtalsköer

Samtalsköer är en viktig funktion för företag som tar emot en stor mängd samtal. När alla tillgängliga agenter är upptagna placeras samtalen i en kö och besvaras i den ordning de anlände eller enligt andra fördefinierade regler.

Köerna kan anpassas med väntelägesmusik, informationsmeddelanden och beräknade väntetider. Det minskar frustrationen hos dem som ringer och förbättrar kundupplevelsen.

#2 Samtalsinspelning

Samtalsinspelning gör att ni/er kan spela in och lagra ljud från konversationer. Den här funktionen är värdefull för kvalitetssäkring, utbildning, efterlevnad av lagar och regler och tvistlösning.

#3 Samtalsdirigering

Med avancerade funktioner för samtalsdirigering kan ni/er dirigera inkommande samtal till den lämpligaste agenten, avdelningen eller platsen. Dirigeringen kan baseras på faktorer som t.ex. nummerpresentation, tid på dygnet eller agenternas kompetens. De som ringer får den hjälp de behöver snabbare, vilket i sin tur ökar antalet svar vid första samtalet och kundnöjdheten.

#4 Internationella och avgiftsfria nummer

Med ett VoIP-baserat telefonisystem med flera linjer är det enkelt att köpa och hantera internationella och avgiftsfria nummer. Detta gör det möjligt att utöka ditt företags räckvidd och ge en högre grad av professionell tillgänglighet dygnet runt för kunder, oavsett region eller land.

#5 Automatisk telefonväxel

Det här är en slags virtuell receptionist som svarar på dina samtal och presenterar alternativ för att koppla uppringare till rätt avdelning eller agent. Funktionen kan automatiskt dirigera samtal för att minska väntetiderna och ge ditt företag en professionell känsla.

#6 Röstbrevlåda

Vissa avancerade funktioner för röstbrevlådor, t.ex. transkribering från röstbrevlåda till röstbrevlåda och visuella gränssnitt för röstbrevlådor, gör det enklare att hantera och svara på missade samtal och meddelanden. Detta bidrar till att säkerställa att viktig kommunikation inte missas och kan hanteras vid behov.

#7 Anpassning

VoIP-baserade telefonisystem med flera linjer gör att ni/er kan anpassa ert telefonsystem efter era affärsbehov. Detta inkluderar att skapa anpassade hälsningsfraser, konfigurera regler för samtalsdirigering och konfigurera anknytningar för enskilda användare eller avdelningar.

#8 Analys

Samtalsanalys ger er insikter om era kommunikationsmönster, agenternas prestationer och kundernas beteende. Den här informationen kan hjälpa er/er att identifiera utbildningsmöjligheter och fatta datadrivna beslut för att förbättra er övergripande kundservice eller försäljning.

#9 AI-insikter

Vissa avancerade telefonisystem med flera linjer använder artificiell intelligens (AI) för att ge ännu mer sofistikerade insikter och automatisering.

AI-driven sentimentanalys kan till exempel hjälpa till att identifiera hur nöjda kunderna är och varna cheferna för potentiella problem. Intelligent samtalsdirigering använder maskininlärningsalgoritmer för att dynamiskt matcha en uppringare med den lämpligaste agenten.

#10 Integrationer

Telefonisystem med flera linjer kan integreras med en mängd olika affärsverktyg och programvarustaplar, t.ex. CRM-system, helpdeskprogramvara och produktivitetssviter. Detta bidrar till att skapa mer sömlösa arbetsflöden och personliga interaktioner med kunderna, samtidigt som det ger en enhetlig bild av kunddata över olika kontaktpunkter.

Välj det bästa telefonisystemet med flera linjer för ditt företag

Ett väldesignat telefonisystem med flera linjer optimerar din personalstyrka, effektiviserar verksamheten och ger dig värdefulla insikter om dina kommunikationsvanor.

Funktioner för samtalsköer och samtalsdirigering tillsammans med AI-driven analys säkerställer att alla som ringer får snabba och adekvata svar. Det minskar väntetiderna och boostar agenternas produktivitet.

Nöj dig inte med föråldrade eller begränsade kommunikationsverktyg – ta första steget mot att förändra ditt företag med ett kraftfullt, funktionsrikt telefonisystem med flera linjer redan idag.

Hör av dig och lär dig mer om vad CloudTalk kan göra för er/er.