Cloud-PBX: Was es ist & welche Vorteile es kleinen Unternehmen bietet
82 % der Unternehmen meldeten Kosteneinsparungen nach der Umstellung auf die Cloud.
Aber Geld zu sparen ist nur ein Vorteil.
Cloud-PBX verändert die Art, wie Unternehmen kommunizieren. Indem sie das Internet anstelle traditioneller Telefonleitungen nutzt, bietet sie unübertroffene Flexibilität, Skalierbarkeit und Effizienz.
In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber, wie Cloud-PBX Ihre Geschäftskommunikation transformieren kann. Wir beleuchten, was Cloud-PBX ist, wie sie funktioniert und welche Vorteile sie bietet.
Wichtige Erkenntnisse:
- Cloud-PBX (Private Branch Exchange) ist ein internetbasiertes Telefonsystem, das VoIP-Technologie nutzt, um Anrufe über die Cloud weiterzuleiten, anstatt sich auf traditionelle, lokale Hardware zu verlassen.
- Cloud-PBX bietet viele Vorteile für Unternehmen, wie Kosteneinsparungen bei Hardware und Wartung, die einfache Anpassung von Benutzeranzahl und Funktionen sowie die nötige Flexibilität zur Unterstützung von Remote-Mitarbeitern.
- Bevor Sie zu Cloud-PBX wechseln, prüfen Sie Anbieter auf wesentliche Funktionen und Integrationen, stellen Sie eine stabile Internetverbindung für optimale Anrufqualität sicher und erkunden Sie erweiterte Funktionen.
Was ist eine Cloud-PBX?
Eine Cloud-PBX oder virtuelle PBX ist ein Telefonsystem, das über das Internet funktioniert, anstatt physische Leitungen und Geräte zu verwenden. Es verwaltet Anrufe auf Cloud-Servern, anstatt eine physische Telefonzentrale im Büro zu haben. Auf diese Weise können Mitarbeiter von überall über das Internet Anrufe tätigen und empfangen, indem sie ihre Telefone, Computer oder mobilen Apps nutzen.
Durch ein Upgrade auf ein Cloud-PBX-System erhalten Ihre Vertriebs- und Supportteams Zugriff auf erstklassige Anruffunktionen, ohne an einen physischen Schreibtisch oder Standort gebunden zu sein.
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Wie funktioniert Cloud-PBX?
Eine Cloud-PBX ist ein Telefonsystem, das VoIP-Technologie nutzt und Ihnen ermöglicht, Anrufe über das Internet zu tätigen. Als Teil von Cloud-Computing-Diensten wird sie auf Servern in der Cloud gehostet, anstatt am physischen Arbeitsplatz. Wenn ein Anruf getätigt oder empfangen wird, wird er über das Internet (IP-Netzwerk) in die Cloud geleitet. Dort verarbeitet der Dienstanbieter ihn in seinem Rechenzentrum, bevor er ihn an den Empfänger weiterleitet. Da Sie für die Anrufe nur das Internet benötigen, können Sie verschiedene Geräte verwenden, um sie zu tätigen, wie Computer, Laptops,
Was ist der Unterschied zwischen VoIP und Cloud-PBX?
Während VoIP (Voice over Internet Protocol) die zugrunde liegende Technologie ist, die Sprachdaten über das Internet überträgt, ist eine Cloud-PBX das Softwaresystem, das diese Anrufe verwaltet. Stellen Sie sich VoIP als die Internetverbindung selbst vor und Cloud-PBX als das Geschäftstelefonsystem, das erweiterte Funktionen wie Anrufweiterleitung, IVR und Analysen bietet.
Cloud-PBX vs. traditionelle PBX: Hauptunterschiede
Hier ist eine Tabelle, die die Hauptunterschiede zwischen traditionellen PBX- und Cloud-PBX-Systemen vergleicht:
Aspekt
Traditionelle PBX
Cloud-PBX
Infrastruktur
Erfordert physische Hardware, die vor Ort installiert wird.
Funktioniert über das Internet, wodurch keine lokale Hardware erforderlich ist.
Kosten
Beinhaltet erhebliche Anschaffungskosten für den Kauf und die Installation von Hardware.
Folgt typischerweise einem abonnementbasierten Modell mit niedrigeren Anfangskosten. Wartung und Updates werden vom Anbieter übernommen und sind in der Abonnementgebühr enthalten.
Skalierbarkeit
Eine Skalierung nach oben erfordert den Kauf zusätzlicher Hardware und kann ein komplexer Prozess sein.
Leicht skalierbar. Das Hinzufügen oder Entfernen von Benutzern und Funktionen kann schnell über die Weboberfläche des Anbieters erfolgen.
Wartung und Management
Erfordert internes IT-Personal für Wartung, Fehlerbehebung und Upgrades. Physische Anpassungen der Hardware sind oft notwendig.
Wird vom Dienstanbieter verwaltet, einschließlich Updates und Fehlerbehebung. Dies reduziert die Belastung für das interne IT-Personal.
Funktionen und Flexibilität
Das System ist nicht sehr flexibel, da es von der Hardware und Software am Standort abhängt.
Es bietet eine breite Palette an erweiterten Funktionen. Der Anbieter aktualisiert diese Funktionen regelmäßig.
Remote-Arbeit und Zugänglichkeit
Beschränkt auf den physischen Standort der Hardware. Der Fernzugriff kann eine Herausforderung sein und erfordert oft zusätzliche Konfigurationen.
Von überall mit einer Internetverbindung zugänglich, und unterstützt Remote- und verteilte Arbeitskräfte.
Zuverlässigkeit und Ausfallzeiten
Anfällig für physische Schäden und lokale Stromausfälle, was zu Ausfallzeiten führen kann.
Typischerweise widerstandsfähiger, mit integrierten Redundanzen und Optionen zur Notfallwiederherstellung, die vom Hosting-Dienst bereitgestellt werden.
Welche Vorteile bietet Cloud-PBX?
#1 Skalierbarkeit erreichen
Ein Mangel an skalierbaren Softwarelösungen könnte Unternehmen zwischen 8 % und 28 % an Umsatzeinbußen kosten. Daher sind Skalierbarkeit und damit Flexibilität unerlässlich, um diese negativen Folgen zu vermeiden.
Schauen wir uns an, wie traditionelle und Cloud-basierte PBX-Lösungen in dieser Hinsicht abschneiden.
Traditionelle lokale PBX-Systeme bieten wenig Flexibilität, was Sie dazu zwingt, Ihr Unternehmen an das System anzupassen. Änderungen, wie das Hinzufügen von Funktionen oder Benutzern, erfordern Zeit und Mühe.
Im Gegensatz dazu bieten Cloud-basierte PBX-Plattformen maximale Flexibilität, da sie lediglich eine Internetverbindung erfordern. Folglich kann Ihr Team von überall mit Internetzugang und jedem bevorzugten Gerät arbeiten. Darüber hinaus ermöglichen Cloud-basierte PBX-Plattformen das einfache Hinzufügen neuer Telefonleitungen, Funktionen oder Arbeitsplätze ohne zusätzliche physische Installationen. Das bedeutet, Sie können sich schnell an Veränderungen in Ihrem Unternehmen anpassen, sei es eine Zunahme oder Abnahme des Arbeitsaufkommens.
#2 Zuverlässigkeit gewährleisten
Obwohl On-Premise-Systeme für ihre Zuverlässigkeit bekannt sind, sind Cloud-basierte Plattformen gleichermaßen zuverlässig, oft mit 99.999% Uptime.
Renommierte Cloud-PBX-Anbieter verfügen über mehrere Rechenzentren an verschiedenen Standorten und implementieren Maßnahmen zur Rechenzentrumsnachhaltigkeit zur Gewährleistung der Server-Uptime, wodurch ein kontinuierlicher Dienst gewährleistet ist, selbst wenn ein Zentrum ausfällt. Zum Beispiel hat CloudTalk Zentren an neun globalen Standorten – sodass selbst wenn eines davon ausfällt oder die Anrufqualität unter einen bestimmten Bereich sinkt, unsere Plattform einfach zu einem der anderen verfügbaren Server wechselt, ohne dass Sie es bemerken.
Da eine gehostete PBX vollständig extern betrieben wird, ist Ihr Unternehmen vor lokalen Stromausfällen und physischen Hardwarefehlern geschützt.
#3 Wartung entfällt
Ein großer Vorteil von Cloud-Plattformen ist, dass Sie keine zusätzliche Hardware benötigen – Mitarbeiter können Laptops, mobile Geräte oder Smartphone-Apps nutzen.
Bei einem lokalen PBX-System müssen Sie einen Techniker rufen, wann immer ein Problem auftritt, oder Ihr IT-Team bitten, die Geräte, Kabel und alles andere, was mit dem System zusammenhängt, zu warten. Beide Optionen sind kostspielig. Jetzt kann sich Ihr IT-Team auf seine anderen Aufgaben konzentrieren.
Als Bonus erhalten Sie sofort nach der Implementierung der Software Zugang zu allen neuen Funktionen und Fähigkeiten des Systems, ohne dass ein Techniker benötigt wird und ohne zusätzliche Gebühren.
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#4 Sicherheit verbessern
Eine renommierte Cloud-PBX ist hochsicher. Top-Anbieter schützen Ihre Kommunikation durch die Durchsetzung von End-to-End-Datenverschlüsselung, kontinuierliche Netzwerküberwachung und Einhaltung globaler Sicherheitsstandards wie SOC 2 und GDPR.
94 % der Unternehmen verzeichneten eine Verbesserung der Sicherheit nach der Umstellung auf die Cloud.
Cloud-PBX-Anbieter wissen, wie sie ihre Server undurchdringlich machen und Ihre Daten sicher und geschützt halten.
Neben regelmäßigen Sicherheitstests und dem sofortigen Beheben möglicher Schwachstellen in ihren Systemen, sind die Daten darin vollständig verschlüsselt – und das Gleiche gilt für Ihre Anrufe.
Wenn Sie starke Passwörter und Datenverschlüsselung verwenden, besteht kaum ein Risiko, dass jemand Ihre Anrufe abhört oder auf Ihre persönlichen Daten zugreift. Nichtsdestotrotz, wenn Sie noch einen Schritt weiter gehen möchten, können Sie eine Hybrid-Cloud-Sicherheitslösung für eine ordnungsgemäße Verschlüsselung und Sicherheit einrichten.
#5 Kosten senken
Deshalb kann die Nutzung von Cloud-PBX Ihnen Geld sparen und Ihr Portemonnaie glücklich machen:
- Keine Kabelinstallation erforderlich: Es ist keine Kabelinstallation erforderlich, was die Kosten erheblich reduziert. Sie sparen Installations- und Wartungskosten, da keine büroweite Verkabelung notwendig ist. Stattdessen installieren Sie einfach die Software, erstellen ein Konto und konfigurieren die PBX-Optionen.
- Bestehende Geräte nutzen: Keine Notwendigkeit, neue Geräte zu kaufen; nutzen Sie Ihre aktuellen Bürocomputer und Telefone.
- Geringere Gebühren für internationale Anrufe: VoIP eliminiert Kosten für Ferngespräche, was unbegrenzte internationale Anrufe ermöglicht.
- Funktionen einfach hinzufügen: Fügen Sie Funktionen, Arbeitsplätze oder Telefonleitungen in nur wenigen Minuten hinzu, wodurch Ausfallzeiten reduziert und kostspielige Technikerbesuche vermieden werden.
- Wartungskosten senken: Der Anbieter übernimmt alle Wartungen, Reparaturen und Updates.
Die Einführung einer Cloud-PBX für kleine Unternehmen gleicht die Wettbewerbsbedingungen an, wodurch wachsenden Teams die Nutzung von intelligentem Routing, automatisierten IVR-Menüs und CRM-Integrationen ohne ein IT-Budget auf Unternehmensebene ermöglicht wird. Cloud-PBX-Systeme basieren auf einem vorhersehbaren, abonnementbasierten Preismodell, das typischerweise von €15 bis €50 pro Benutzer und Monat reicht. Da die Infrastruktur extern gehostet wird, entfallen für Unternehmen hohe anfängliche Hardwarekosten, Installationsgebühren und unvorhersehbare IT-Wartungskosten.
#6 Zeit sparen
Abgesehen davon, Geld zu sparen, sparen Sie auch Zeit. So geht’s:
- Schnelle und einfache Einrichtung: Mit einer Cloud-PBX können Sie fast sofort loslegen, indem Sie eine App auf Ihrem Computer installieren.
- Wartungssorgen eliminieren: Die Nutzung einer Cloud-PBX spart Zeit, da Serverwartung und Geräte-Upgrades entfallen. Der Anbieter übernimmt diese Aufgaben, wodurch Sie von Planung, Installation und Fehlerbehebung entlastet werden.
- Sofort skalieren: Das Hinzufügen neuer Telefonleitungen ist schnell und einfach, es dauert nur wenige Minuten. Alles wird über Software erledigt, sodass Sie sich nicht mit Technikern abstimmen müssen, was Zeit und Mühe spart, egal ob Sie eine oder 30 Leitungen benötigen.
- 24/7 technischen Support erhalten: Viele Cloud-PBX-Anbieter bieten 24 Stunden am Tag technischen Support an. Sie stellen sicher, dass alle Probleme schnell gelöst werden, was Ihnen hilft, Dienstunterbrechungen zu vermeiden.
#7 Erweiterte Funktionen nutzen
Das Wichtigste, was Sie beim Vergleich Ihrer aktuellen Systeme mit Cloud-basierten PBX bemerken, sind die Funktionen. Viele davon sind auch sofort verfügbar, ohne zusätzliche Kosten.
Hier sind einige nützliche Cloud-PBX-Funktionen:
- Anrufaufzeichnung: Über Cloud-Plattformen können Sie alle Telefonanrufe automatisch aufzeichnen und speichern. Dies stellt sicher, dass Agenten kein einziges Detail aus ihren Kundeninteraktionen verpassen. Es ist auch ein großartiges Werkzeug für Manager, um die Leistung aktueller Agenten zu überwachen und neue zu schulen.
- IVR-Menü: Hilft Ihren Kunden, die richtigen Agenten für ihre Anliegen zu finden, indem es sie durch verschiedene Optionen führt. Es leitet sie auch an die richtigen Abteilungen weiter und ermöglicht es ihnen, benötigte Informationen wie Bürozeiten oder den Bestellstatus zu finden.
- Voicemail-Transkription: Jede Voicemail, die Sie erhalten, kann automatisch transkribiert und als Textdatei an Ihren E-Mail-Posteingang gesendet werden.
- Reporting und Analysen: Cloud-PBX-Plattformen verfügen über viele Analysetools, die es Unternehmen ermöglichen, wichtige Geschäftsmetriken zu verfolgen. Zum Beispiel können Callcenter-Manager schnell die tägliche Anzahl an beantworteten oder verpassten Anrufen, die auf einen Anruf verwendete Zeit, die Anzahl der von jedem Agenten beantworteten Anrufe usw. überprüfen.
Wie wählt man den perfekten PBX-Anbieter?
Bei der Bewertung eines Cloud-PBX-Anbieters priorisieren Sie Plattformen, die native CRM-Integrationen, zuverlässige Uptime-SLAs und transparente Preise pro Benutzer bieten.
- Funktionen vs. Kosten bewerten: Stellen Sie sicher, dass Ihre gewählte Software alle notwendigen Funktionen für Ihr Unternehmen zu angemessenen Kosten bietet.
- Skalierbarkeit prüfen: Stellen Sie sicher, dass das PBX-System mit Ihrem Unternehmen skalieren kann. Überprüfen Sie beispielsweise, ob der Anbieter flexible Preise anbietet, die es Ihnen ermöglichen, Benutzer und Funktionen je nach Bedarf einfach hinzuzufügen oder zu entfernen.
- Integration und Anpassung bewerten: Prüfen Sie, ob das PBX-System in andere Business-Tools, wie z.B. CRM-Software, integriert werden kann. Wenn Sie beispielsweise Tools wie HubSpot oder Salesforce nutzen, besuchen Sie die Website des Anbieters, um zu sehen, ob dieser eine Integration anbietet.
- Benutzeroberfläche bewerten: Eine benutzerfreundliche Oberfläche mit klaren Beschriftungen und einfacher Navigation ist für reibungslose Abläufe unerlässlich.
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Genießen Sie die Einfachheit der Cloud
In der heutigen Welt der Remote-Arbeit kann ein traditionelles PBX-System ein Hindernis sein. Der Umstieg auf eine Cloud-basierte PBX mag auf den ersten Blick entmutigend wirken, aber Sie werden feststellen, wie viel benutzerfreundlicher sie im Vergleich zu Ihrer lokalen Einrichtung ist.
Wenn Sie Fragen zum Upgrade haben, probieren Sie eine Demo mit CloudTalk aus. Wir führen Sie durch den Prozess, damit Sie sich auf die Nutzung Ihrer neuen Cloud-PBX konzentrieren können, während wir uns um den Rest kümmern.
Quellen
