Chmurowy PBX: Co to jest i jakie korzyści przynosi małym firmom

82% firm zgłosiło oszczędności po przejściu na chmurę.

Ale oszczędność pieniędzy to tylko jedna z zalet.

Cloud PBX zmienia sposób, w jaki firmy się komunikują. Wykorzystując internet zamiast tradycyjnych linii telefonicznych, zapewnia niezrównaną elastyczność, skalowalność i wydajność.

W tym artykule dowiesz się więcej o tym, jak Cloud PBX może zmienić komunikację w Twojej firmie. Przyjrzymy się, czym jest Cloud PBX, jak działa i jakie oferuje korzyści.

Kluczowe wnioski:

• Cloud PBX (Private Branch Exchange) to system telefoniczny oparty na internecie, który wykorzystuje technologię VoIP do kierowania połączeń przez chmurę, zamiast polegać na tradycyjnym sprzęcie lokalnym.
• Cloud PBX zapewnia firmom wiele korzyści, takich jak oszczędność pieniędzy na sprzęcie i konserwacji, łatwe dostosowywanie liczby użytkowników i funkcji oraz elastyczność niezbędna do obsługi pracowników zdalnych.
• Przed przejściem na Cloud PBX, oceń dostawców pod kątem kluczowych funkcji i integracji, upewnij się, że masz stabilne połączenie internetowe dla optymalnej jakości połączeń i zapoznaj się z zaawansowanymi funkcjami.

Czym jest Cloud PBX?

Cloud PBX, czyli wirtualna centrala telefoniczna, to system telefoniczny działający przez internet, zamiast wykorzystywać fizyczne przewody i sprzęt. Zarządza połączeniami na serwerach w chmurze, zamiast posiadać fizyczną centralę telefoniczną w biurze. Dzięki temu pracownicy mogą wykonywać i odbierać połączenia z dowolnego miejsca za pośrednictwem internetu, używając swoich telefonów, komputerów lub aplikacji mobilnych.

Przejście na system Cloud PBX umożliwia Twoim zespołom sprzedaży i wsparcia dostęp do funkcji połączeń klasy korporacyjnej bez konieczności bycia przy biurku czy w konkretnej lokalizacji.

Rozpocznij dzwonienie z bezpłatnym wirtualnym numerem telefonu przez 14 dni za darmo!

Rozpocznij bezpłatny okres próbny

Jak działa Cloud PBX?

Cloud PBX to system telefoniczny, który wykorzystuje technologię VoIP, umożliwiając wykonywanie połączeń przez internet. Jako część usług przetwarzania w chmurze, jest on hostowany na serwerach w chmurze zamiast w fizycznym miejscu pracy. Kiedy połączenie jest wykonywane lub odbierane, jest ono kierowane przez internet (sieć IP) do chmury. Tam, dostawca usług przetwarza je w swoim centrum danych, zanim przekieruje je do odbiorcy. Ponieważ do połączeń potrzebujesz tylko internetu, możesz używać różnych urządzeń do ich wykonywania, takich jak komputery, laptopy,

Jaka jest różnica między VoIP a Cloud PBX? smartfonów, a nawet tabletów.

Podczas gdy VoIP (Voice over Internet Protocol) to podstawowa technologia, która przesyła dane głosowe przez internet, Cloud PBX to system oprogramowania, który zarządza tymi połączeniami. Pomyśl o VoIP jako o samym połączeniu internetowym, a o Cloud PBX jako o biznesowym systemie telefonicznym, który zapewnia zaawansowane funkcje, takie jak kierowanie połączeń, IVR i analityka.

Cloud PBX vs Tradycyjna PBX: Kluczowe różnice

Oto tabela porównująca główne różnice między tradycyjnymi systemami PBX a systemami Cloud PBX:

Jakie są korzyści z Cloud PBX?

#1 Osiągnij skalowalność

Brak skalowalnych rozwiązań programowych może kosztować firmy od 8% do 28% utraconych przychodów. Dlatego skalowalność, a co za tym idzie elastyczność, są kluczowe, aby uniknąć tych negatywnych konsekwencji. 

Przyjrzyjmy się, jak w tym względzie wypadają tradycyjne i chmurowe rozwiązania PBX.

Tradycyjne systemy PBX instalowane na miejscu oferują niewielką elastyczność, zmuszając do dostosowania firmy do systemu. Wprowadzanie zmian, takich jak dodawanie funkcji lub użytkowników, wymaga czasu i wysiłku. 

Natomiast platformy Cloud PBX oferują maksymalną elastyczność, ponieważ wymagają jedynie połączenia z internetem. W rezultacie Twój zespół może pracować z dowolnego miejsca z dostępem do internetu, używając preferowanego urządzenia. Ponadto platformy Cloud PBX pozwalają łatwo dodawać nowe linie telefoniczne, funkcje lub stanowiska bez dodatkowych instalacji fizycznych. Oznacza to, że możesz szybko dostosować się do zmian w swojej firmie, niezależnie od tego, czy nastąpi wzrost, czy spadek obciążenia pracą.

#2 Zapewnij niezawodność

Mimo że systemy lokalne są znane z niezawodności, platformy chmurowe są równie godne zaufania, często oferując 99.999% czasu dostępności. 

Renomowani dostawcy Cloud PBX posiadają wiele centrów danych w różnych lokalizacjach i wdrażają środki zrównoważonego rozwoju centrów danych, aby zapewnić ciągłość działania serwerów, gwarantując nieprzerwane usługi nawet w przypadku awarii jednego centrum. Na przykład CloudTalk posiada centra w dziewięciu globalnych lokalizacjach–więc nawet jeśli jedno z nich ulegnie awarii lub jakość połączeń spadnie poniżej określonego zakresu, nasza platforma po prostu przełączy się na jeden z innych dostępnych serwerów, a Ty nawet tego nie zauważysz.

Ponieważ hostowany PBX znajduje się całkowicie poza siedzibą firmy, Twoja firma jest chroniona przed lokalnymi przerwami w dostawie prądu i fizycznymi awariami sprzętu.

#3 Pozbądź się konserwacji

Wielką zaletą platform chmurowych jest to, że nie potrzebujesz dodatkowego sprzętu – pracownicy mogą używać laptopów, urządzeń mobilnych lub aplikacji na smartfony.

W przypadku systemu PBX instalowanego na miejscu musisz wzywać technika za każdym razem, gdy wystąpi problem, lub prosić swój zespół IT o konserwację urządzeń, kabli i wszystkiego innego związanego z systemem. Obie opcje są kosztowne. Teraz Twój zespół IT może skupić się na innych obowiązkach.

Dodatkowo, będziesz mieć dostęp do wszystkich nowych funkcji i możliwości systemu zaraz po wdrożeniu oprogramowania, bez potrzeby interwencji technika i bez dodatkowych opłat.

#4 Zwiększ bezpieczeństwo

Renomowany Cloud PBX jest wysoce bezpieczny. Najlepsi dostawcy chronią Twoją komunikację poprzez egzekwowanie kompleksowego szyfrowania danych, ciągłe monitorowanie sieci i zgodność z globalnymi standardami bezpieczeństwa, takimi jak SOC 2 i RODO.

94% firm odnotowało poprawę w zakresie bezpieczeństwa po przejściu na chmurę.

Dostawcy Cloud PBX wiedzą, jak uczynić swoje serwery niemożliwymi do przełamania i jak bezpiecznie przechowywać Twoje dane.

Oprócz regularnego przeprowadzania testów bezpieczeństwa i natychmiastowego łatania wszelkich możliwych luk w swoich systemach, dane w nich zawarte są w pełni szyfrowane — to samo dotyczy Twoich połączeń.

Jeśli używasz silnych haseł i szyfrowania danych, ryzyko, że ktoś podsłucha Twoje rozmowy lub uzyska dostęp do Twoich danych osobowych, jest niewielkie. Niemniej jednak, jeśli chcesz pójść o krok dalej, możesz skonfigurować rozwiązanie bezpieczeństwa chmury hybrydowej dla odpowiedniego szyfrowania i bezpieczeństwa.

#5 Zredukuj koszty

Oto dlaczego korzystanie z Cloud PBX może zaoszczędzić Twoje pieniądze i sprawić, że Twój portfel będzie zadowolony:

• Eliminacja instalacji okablowania: Nie jest potrzebna instalacja okablowania, co znacząco obniża koszty. Oszczędzasz na kosztach instalacji i konserwacji bez potrzeby okablowania całego biura. Zamiast tego, po prostu zainstaluj oprogramowanie, utwórz konto i skonfiguruj opcje PBX.
• Korzystaj z istniejących urządzeń: Nie ma potrzeby zakupu nowych urządzeń; używaj swoich obecnych komputerów biurowych i telefonów.
• Niższe opłaty za połączenia międzynarodowe: VoIP eliminuje koszty połączeń na długie dystanse, umożliwiając nieograniczone połączenia międzynarodowe.
• Łatwe dodawanie funkcji: Dodaj funkcje, stanowiska lub linie telefoniczne w ciągu zaledwie kilku minut, skracając czas przestoju i eliminując potrzebę kosztownych wizyt technika.
• Obniż koszty konserwacji: Dostawca zajmuje się całą konserwacją, naprawami i aktualizacjami

Wdrożenie Cloud PBX dla małych firm wyrównuje szanse, umożliwiając rozwijającym się zespołom korzystanie z inteligentnego routingu, zautomatyzowanych menu IVR i integracji CRM bez budżetu IT na poziomie korporacji. Systemy Cloud PBX działają w oparciu o przewidywalny, subskrypcyjny model cenowy, zazwyczaj w przedziale od €15 do €50 za użytkownika miesięcznie. Ponieważ infrastruktura jest hostowana poza siedzibą, firmy eliminują wysokie początkowe koszty sprzętu, opłaty instalacyjne i nieprzewidywalne wydatki na konserwację IT.

#6 Oszczędź czas

Oprócz oszczędzania pieniędzy, oszczędzasz również czas. Oto jak:

• Szybka i łatwa konfiguracja: Dzięki Cloud PBX możesz rozpocząć pracę niemal natychmiast, instalując aplikację na swoim komputerze.
• Eliminacja problemów z konserwacją: Korzystanie z Cloud PBX oszczędza czas, eliminując potrzebę konserwacji serwera i aktualizacji sprzętu. Dostawca zajmuje się tymi zadaniami, uwalniając Cię od planowania, instalacji i rozwiązywania problemów.
• Natychmiastowe skalowanie: Dodawanie nowych linii telefonicznych jest szybkie i łatwe, zajmuje zaledwie kilka minut. Wszystko odbywa się za pośrednictwem oprogramowania, więc nie musisz koordynować działań z technikami, oszczędzając czas i wysiłek, niezależnie od tego, czy potrzebujesz jednej linii, czy 30.
• Dostęp do całodobowego wsparcia technicznego: Wielu dostawców Cloud PBX oferuje wsparcie techniczne dostępne 24 godziny na dobę. Zapewniają szybkie rozwiązywanie wszelkich problemów, co pomaga uniknąć przerw w świadczeniu usług.

#7 Ciesz się zaawansowanymi funkcjami

Główną rzeczą, którą zauważasz, porównując swoje obecne systemy z chmurowym PBX, są funkcje. Wiele z nich jest również dostępnych od razu, bez dodatkowych opłat. 

Oto kilka przydatnych funkcji Cloud PBX:

• Nagrywanie połączeń: Dzięki platformom chmurowym możesz automatycznie nagrywać i przechowywać wszystkie połączenia telefoniczne. Zapewnia to, że agenci nie przegapią żadnego szczegółu z interakcji z klientami. Jest to również doskonałe narzędzie dla menedżerów do monitorowania wydajności obecnych agentów i szkolenia nowych.

• Menu IVR: Pomaga klientom znaleźć odpowiednich agentów dla ich problemów, prowadząc ich przez różne opcje. Kieruje ich również do właściwych działów i pozwala znaleźć potrzebne informacje, takie jak godziny pracy biura czy status zamówienia.
• Transkrypcja poczty głosowej: Każdą otrzymaną wiadomość głosową można automatycznie transkrybować i wysłać na Twoją skrzynkę e-mail jako plik tekstowy.
• Raportowanie i analityka: Platformy Cloud PBX posiadają wiele narzędzi analitycznych, które pozwalają firmom śledzić kluczowe wskaźniki biznesowe. Na przykład, menedżerowie centrów obsługi połączeń mogą szybko sprawdzić dzienną liczbę odebranych lub nieodebranych połączeń, czas spędzony na rozmowie, liczbę połączeń odebranych przez każdego agenta itp.

Jak wybrać idealnego dostawcę PBX

Oceniając dostawcę Cloud PBX, priorytetowo traktuj platformy, które oferują natywne integracje CRM, niezawodne SLA dotyczące czasu dostępności i przejrzyste ceny za użytkownika.

1. Oceniaj funkcje vs. koszt: Upewnij się, że wybrane oprogramowanie zapewnia wszystkie niezbędne funkcje dla Twojej firmy po rozsądnej cenie.
2. Sprawdź skalowalność: Upewnij się, że system PBX może skalować się wraz z Twoją firmą. Na przykład, zweryfikuj, czy dostawca oferuje elastyczne ceny, które pozwalają łatwo dodawać lub usuwać użytkowników i funkcje w miarę rozwoju Twoich potrzeb.
3. Oceń integrację i możliwość dostosowania: Sprawdź, czy system PBX może integrować się z innymi narzędziami biznesowymi, takimi jak oprogramowanie CRM. Na przykład, jeśli używasz narzędzi takich jak HubSpot lub Salesforce, odwiedź stronę internetową dostawcy, aby sprawdzić, czy oferują integrację.
4. Oceń interfejs użytkownika: Przyjazny dla użytkownika interfejs z przejrzystymi etykietami i prostą nawigacją jest niezbędny do płynnego działania.

Ciesz się łatwością chmury

W dzisiejszym świecie pracy zdalnej tradycyjny system PBX może stanowić przeszkodę. Przejście na chmurowy PBX może początkowo wydawać się zniechęcające, ale szybko przekonasz się, o ile bardziej jest przyjazny dla użytkownika w porównaniu do Twojej lokalnej konfiguracji. 

Jeśli masz pytania dotyczące aktualizacji, wypróbuj demo z CloudTalk. Przeprowadzimy Cię przez cały proces, abyś mógł skupić się na korzystaniu z nowego chmurowego PBX, podczas gdy my zajmiemy się resztą.

Źródła

• Wspólne napędzanie wzrostu: Małe firmy i chmura