PBX cloud : Qu’est-ce que c’est et ses avantages pour les petites entreprises

82 % des entreprises ont déclaré avoir réalisé des économies après être passées au cloud.

Mais économiser de l’argent n’est qu’un avantage parmi d’autres.

Le PBX cloud change la façon dont les entreprises communiquent. En utilisant internet plutôt que les lignes téléphoniques traditionnelles, il offre une flexibilité, une évolutivité et une efficacité inégalées.

Dans cet article, vous découvrirez comment le PBX cloud peut transformer les communications de votre entreprise. Nous explorerons ce qu’est le PBX cloud, comment il fonctionne et les avantages qu’il offre.

Points clés à retenir :

• Le PBX cloud (autocommutateur téléphonique privé) est un système téléphonique basé sur internet qui utilise la technologie VoIP pour acheminer les appels via le cloud plutôt que de s’appuyer sur du matériel traditionnel sur site.
• Le PBX cloud offre de nombreux avantages aux entreprises, tels que des économies sur le matériel et la maintenance, la possibilité d’ajuster facilement le nombre d’utilisateurs et les fonctionnalités, et la flexibilité nécessaire pour prendre en charge les travailleurs à distance.
• Avant de passer au PBX cloud, évaluez les fournisseurs en fonction des fonctionnalités et intégrations essentielles, assurez-vous d’avoir une connexion internet stable pour une qualité d’appel optimale et explorez les fonctionnalités avancées.

Qu’est-ce qu’un PBX cloud ?

Un PBX cloud, ou PBX virtuel, est un système téléphonique qui fonctionne via internet plutôt que d’utiliser des câbles et des équipements physiques. Il gère les appels sur des serveurs cloud au lieu d’avoir un central téléphonique physique au bureau. Ainsi, les employés peuvent passer et recevoir des appels de n’importe où via internet, en utilisant leurs téléphones, ordinateurs ou applications mobiles.

En passant à un système PBX cloud, vos équipes de vente et de support accèdent à des fonctionnalités d’appel de niveau entreprise sans être liées à un bureau ou à un emplacement physique.

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Comment fonctionne le PBX cloud ?

Un PBX cloud est un système téléphonique qui utilise la technologie VoIP, vous permettant de passer des appels via internet. Faisant partie des services de cloud computing, il est hébergé sur des serveurs dans le cloud plutôt que sur le lieu de travail physique. Lorsqu’un appel est émis ou reçu, il est acheminé via internet (réseau IP) vers le cloud. Là, le fournisseur de services le traite dans son centre de données avant de le diriger vers le destinataire. Comme vous n’avez besoin que d’internet pour les appels, vous pouvez utiliser différents appareils pour les passer, tels que des ordinateurs, des ordinateurs portables,

Quelle est la différence entre la VoIP et le PBX cloud ?smartphones, ou même des tablettes.

Alors que la VoIP (Voice over Internet Protocol) est la technologie sous-jacente qui transmet les données vocales sur internet, un PBX cloud est le système logiciel qui gère ces appels. Considérez la VoIP comme la connexion internet elle-même, et le PBX cloud comme le système téléphonique professionnel qui offre des fonctionnalités avancées telles que le routage d’appels, l’IVR et l’analyse.

PBX cloud vs PBX traditionnel : Différences clés

Voici un tableau comparant les principales différences entre les systèmes PBX traditionnels et les systèmes PBX cloud :

Quels sont les avantages du PBX cloud ?

#1 Atteindre l’évolutivité

Un manque de solutions logicielles évolutives pourrait coûter aux entreprises entre 8 % et 28 % de pertes de revenus. Par conséquent, l’évolutivité et, par extension, la flexibilité sont essentielles pour éviter ces conséquences négatives.

Examinons comment les solutions PBX traditionnelles et basées sur le cloud se comparent à cet égard.

Les systèmes PBX traditionnels sur site offrent peu de flexibilité, vous obligeant à adapter votre entreprise au système. Apporter des modifications, comme l’ajout de fonctionnalités ou d’utilisateurs, demande du temps et des efforts.

Inversement, les plateformes PBX basées sur le cloud offrent une flexibilité maximale, car elles ne nécessitent qu’une connexion internet. Par conséquent, votre équipe peut travailler de n’importe où avec un accès internet en utilisant n’importe quel appareil préféré. De plus, les plateformes PBX basées sur le cloud vous permettent d’ajouter facilement de nouvelles lignes téléphoniques, des fonctionnalités ou des postes sans installations physiques supplémentaires. Cela signifie que vous pouvez vous adapter rapidement aux changements de votre entreprise, qu’il s’agisse d’une augmentation ou d’une diminution de la charge de travail.

#2 Assurer la fiabilité

Même si les systèmes sur site sont réputés pour leur fiabilité, les plateformes basées sur le cloud sont tout aussi fiables, souvent avec 99.999 % de temps de disponibilité.

Les fournisseurs de PBX cloud réputés disposent de plusieurs centres de données à différents endroits et mettent en œuvre des mesures de durabilité des centres de données pour assurer la disponibilité des serveurs, garantissant un service continu même si un centre tombe en panne. Par exemple, CloudTalk possède des centres dans neuf emplacements mondiaux – donc même si l’un d’eux est en panne ou si la qualité des appels baisse en dessous d’une plage spécifiée, notre plateforme basculera simplement vers l’un des autres serveurs disponibles sans que vous ne le remarquiez.

Comme un PBX hébergé est entièrement hors site, votre entreprise est protégée des pannes de courant locales et des défaillances matérielles physiques.

#3 Éliminer la maintenance

Un grand avantage des plateformes cloud est que vous n’avez pas besoin de matériel supplémentaire — les employés peuvent utiliser des ordinateurs portables, des appareils mobiles ou des applications pour smartphone.

Avec un système PBX sur site, vous devez appeler un technicien chaque fois qu’un problème survient ou demander à votre équipe informatique d’entretenir les appareils, les câbles et tout ce qui est lié au système. Les deux options sont coûteuses. Désormais, votre équipe informatique peut se concentrer sur ses autres tâches.

En prime, vous aurez accès à toutes les nouvelles fonctionnalités et capacités du système dès que le logiciel sera mis en œuvre, sans besoin de technicien et sans frais supplémentaires.

#4 Améliorer la sécurité

Un PBX cloud réputé est hautement sécurisé. Les meilleurs fournisseurs protègent vos communications en appliquant le chiffrement des données de bout en bout, une surveillance continue du réseau et le respect des normes de sécurité mondiales telles que SOC 2 et GDPR.

94 % des entreprises ont constaté une amélioration de la sécurité après être passées au cloud.

Les fournisseurs de PBX cloud savent comment rendre leurs serveurs impénétrables et garder vos données en toute sécurité.

En plus d’exécuter régulièrement des tests de sécurité et de corriger immédiatement toute faille possible dans leurs systèmes, les données qu’ils contiennent sont entièrement chiffrées — et il en va de même pour vos appels.

Si vous utilisez des mots de passe robustes et le chiffrement des données, il y a peu de risques que quelqu’un écoute vos appels ou accède à vos données personnelles. Néanmoins, si vous souhaitez aller plus loin, vous pouvez mettre en place une solution de sécurité cloud hybride pour un chiffrement et une sécurité appropriés.

#5 Réduire les coûts

Voici pourquoi l’utilisation d’un PBX cloud peut vous faire économiser de l’argent et vous réjouir :

• Éliminez l’installation de câblage : aucune installation de câblage n’est nécessaire, ce qui réduit considérablement les coûts. Vous économisez sur les dépenses d’installation et de maintenance sans avoir besoin de câblage à l’échelle du bureau. Au lieu de cela, il suffit d’installer le logiciel, de créer un compte et de configurer les options du PBX.
• Utilisez les appareils existants : pas besoin d’acheter de nouveaux appareils ; utilisez vos ordinateurs et téléphones de bureau actuels.
• Réduisez les frais d’appels internationaux : la VoIP élimine les coûts des appels longue distance, permettant des appels internationaux illimités.
• Ajoutez facilement des fonctionnalités : ajoutez des fonctionnalités, des postes ou des lignes téléphoniques en quelques minutes seulement, réduisant les temps d’arrêt et évitant le besoin de visites coûteuses de techniciens.
• Réduisez les dépenses de maintenance : le fournisseur gère toute la maintenance, les réparations et les mises à jour.

L’adoption d’un PBX cloud pour les petites entreprises uniformise les règles du jeu, permettant aux équipes en croissance d’utiliser le routage intelligent, les menus IVR automatisés et les intégrations CRM sans un budget informatique de niveau entreprise. Les systèmes PBX cloud fonctionnent sur un modèle de tarification prévisible, basé sur l’abonnement, généralement de 15 € à 50 € par utilisateur et par mois. L’infrastructure étant hébergée hors site, les entreprises éliminent les coûts initiaux élevés du matériel, les frais d’installation et les dépenses imprévisibles de maintenance informatique.

#6 Gagner du temps

En plus d’économiser de l’argent, vous gagnez également du temps. Voici comment :

• Configuration rapide et facile : avec un PBX cloud, vous pouvez commencer presque immédiatement en installant une application sur votre ordinateur.
• Éliminez les préoccupations de maintenance : l’utilisation d’un PBX cloud permet de gagner du temps en éliminant le besoin de maintenance du serveur et de mises à niveau de l’équipement. Le fournisseur gère ces tâches, vous libérant de la planification, de l’installation et du dépannage.
• Évoluez instantanément : l’ajout de nouvelles lignes téléphoniques est rapide et facile, ne prenant que quelques minutes. Tout se fait via un logiciel, vous n’avez donc pas besoin de coordonner avec des techniciens, ce qui vous fait gagner du temps et des efforts, que vous ayez besoin d’une ligne ou de 30.
• Accédez au support technique 24h/24 et 7j/7 : de nombreux fournisseurs de PBX cloud offrent un support technique disponible 24 heures sur 24. Ils s’assurent que tout problème est rapidement résolu, ce qui vous aide à éviter les interruptions de service.

#7 Profitez de fonctionnalités avancées

La principale chose que vous remarquez en comparant vos systèmes actuels avec un PBX basé sur le cloud est les fonctionnalités. Beaucoup d’entre elles sont également disponibles immédiatement, sans frais supplémentaires.

Voici quelques fonctionnalités utiles du PBX cloud :

• Enregistrement d’appels : grâce aux plateformes cloud, vous pouvez enregistrer et stocker automatiquement tous leurs appels téléphoniques. Cela garantit que les agents ne manquent aucun détail de leurs interactions avec les clients. C’est aussi un excellent outil pour les managers afin de surveiller les performances des agents actuels et d’en former de nouveaux.

• Menu IVR : aide vos clients à trouver les bons agents pour leurs problèmes en les guidant à travers différentes options. Il les achemine également vers les départements appropriés et leur permet de trouver les informations requises, telles que les heures d’ouverture ou le statut de la commande.
• Transcription de messagerie vocale : tout message vocal que vous recevez peut être automatiquement transcrit et envoyé à votre boîte de réception e-mail sous forme de fichier texte.
• Rapports et analyses : les plateformes PBX cloud disposent de nombreux outils analytiques qui permettent aux entreprises de suivre les indicateurs commerciaux critiques. Par exemple, les responsables de centres d’appels peuvent rapidement vérifier le nombre quotidien d’appels répondus ou manqués, le temps passé en appel, le nombre d’appels répondus par chaque agent, etc.

Comment choisir le fournisseur de PBX idéal ?

Lors de l’évaluation d’un fournisseur de PBX cloud, privilégiez les plateformes qui offrent des intégrations CRM natives, des SLA de temps de disponibilité fiables et une tarification transparente par utilisateur.

1. Évaluez les fonctionnalités par rapport au coût : assurez-vous que le logiciel choisi offre toutes les fonctionnalités nécessaires à votre entreprise à un coût raisonnable.
2. Vérifiez l’évolutivité : Assurez-vous que le système PBX peut évoluer avec votre entreprise. Par exemple, vérifiez que le fournisseur propose une tarification flexible qui vous permet d’ajouter ou de supprimer facilement des utilisateurs et des fonctionnalités à mesure que vos besoins évoluent.
3. Évaluez l’intégration et la personnalisation : Vérifiez si le système PBX peut s’intégrer à d’autres outils métier, tels que les logiciels CRM. Par exemple, si vous utilisez des outils comme HubSpot ou Salesforce, consultez le site web du fournisseur pour voir s’il propose une intégration.
4. Évaluez l’interface utilisateur : Une interface conviviale avec des étiquettes claires et une navigation simple est essentielle pour des opérations fluides.

Profitez de la simplicité du cloud

Dans le monde actuel du travail à distance, un système PBX traditionnel peut être un obstacle. Passer à un PBX basé sur le cloud peut sembler intimidant au début, mais vous verrez à quel point il est plus convivial que votre configuration sur site. 

Si vous avez des questions sur la mise à niveau, essayez une démo avec CloudTalk. Nous vous guiderons à travers le processus afin que vous puissiez vous concentrer sur l’utilisation de votre nouveau PBX cloud pendant que nous nous occupons du reste.

Sources

• Stimuler la croissance ensemble : Les petites entreprises et le cloud