Cloud-PBX: wat het is & de voordelen voor kleine bedrijven

82% van de bedrijven rapporteerde kostenbesparingen na de overstap naar de cloud.

Maar geld besparen is slechts één voordeel.

Cloud PBX verandert de manier waarop bedrijven communiceren. Door internet te gebruiken in plaats van traditionele telefoonlijnen, biedt het ongeëvenaarde flexibiliteit, schaalbaarheid en efficiëntie.

In dit artikel leert u meer over hoe Cloud PBX uw bedrijfscommunicatie kan transformeren. We onderzoeken wat Cloud PBX is, hoe het werkt en welke voordelen het biedt.

Belangrijkste punten:

• Cloud PBX (Private Branch Exchange) is een internetgebaseerd telefoonsysteem dat VoIP-technologie gebruikt om gesprekken via de cloud te routeren, in plaats van te vertrouwen op traditionele, on-site hardware.
• Cloud PBX biedt veel voordelen voor bedrijven, zoals kostenbesparingen op hardware en onderhoud, de mogelijkheid om het aantal gebruikers en functies eenvoudig aan te passen, en de nodige flexibiliteit ter ondersteuning van telewerkers.
• Voordat u overstapt op Cloud PBX, dient u providers te evalueren op essentiële functies en integraties, een stabiele internetverbinding te garanderen voor optimale gesprekskwaliteit en geavanceerde functies te verkennen.

Wat is Cloud PBX?

Een cloud-PBX, of virtuele PBX, is een telefoonsysteem dat via internet werkt, in plaats van fysieke kabels en apparatuur te gebruiken. Het beheert oproepen op cloudservers in plaats van een fysieke telefooncentrale op kantoor te hebben. Op deze manier kunnen medewerkers overal via internet bellen en gebeld worden, met behulp van hun telefoon, computers of mobiele apps.

Door te upgraden naar een cloud-PBX-systeem krijgen uw sales- en supportteams toegang tot bedrijfsbrede belfuncties, zonder gebonden te zijn aan een fysieke werkplek of locatie.

Begin met bellen met een gratis virtueel telefoonnummer, 14 dagen lang!

Start gratis proefperiode

Hoe werkt Cloud PBX?

Een cloud-PBX is een telefoonsysteem dat VoIP-technologie gebruikt, waardoor u via internet kunt bellen. Als onderdeel van cloud-computingdiensten wordt het gehost op servers in de cloud in plaats van op de fysieke werkplek. Wanneer een oproep wordt gedaan of ontvangen, wordt deze via het internet (IP-netwerk) naar de cloud gerouteerd. Daar verwerkt de serviceprovider het in zijn datacenter voordat het naar de ontvanger wordt doorgestuurd. Aangezien u alleen internet nodig heeft voor de gesprekken, kunt u verschillende apparaten gebruiken om te bellen, zoals computers, laptops,

Wat is het verschil tussen VoIP en Cloud PBX? Smartphones of zelfs tablets.

Terwijl VoIP (Voice over Internet Protocol) de onderliggende technologie is die spraakdata via internet verzendt, is een Cloud PBX het softwaresysteem dat die oproepen beheert. Zie VoIP als de internetverbinding zelf, en Cloud PBX als het zakelijke telefoonsysteem dat geavanceerde functies biedt zoals gespreksroutering, IVR en analyses.

Cloud PBX versus traditionele PBX: Belangrijkste verschillen

Hier is een tabel die de belangrijkste verschillen tussen traditionele PBX- en cloud-PBX-systemen vergelijkt:

Wat zijn de voordelen van Cloud PBX?

#1 Schaalbaarheid

Een gebrek aan schaalbare softwareoplossingen kan bedrijven tussen 8% en 28% aan omzetverlies kosten. Schaalbaarheid en, in het verlengde daarvan, flexibiliteit zijn daarom essentieel om deze negatieve gevolgen te voorkomen. 

Laten we eens kijken hoe traditionele en cloud-gebaseerde PBX-oplossingen in dit opzicht met elkaar vergeleken kunnen worden.

Traditionele on-site PBX-systemen bieden weinig flexibiliteit, waardoor u uw bedrijf aan het systeem moet aanpassen. Wijzigingen aanbrengen, zoals het toevoegen van functies of gebruikers, kost tijd en moeite. 

Cloud-gebaseerde PBX-platforms bieden daarentegen maximale flexibiliteit, aangezien ze alleen een internetverbinding vereisen. Hierdoor kan uw team overal met internettoegang werken met elk gewenst apparaat. Bovendien kunt u met cloud-gebaseerde PBX-platforms eenvoudig nieuwe telefoonlijnen, functies of plaatsen toevoegen zonder extra fysieke installaties. Dit betekent dat u zich snel kunt aanpassen aan veranderingen in uw bedrijf, of er nu sprake is van een toename of afname van de werkdruk.

#2 Betrouwbaarheid

Hoewel on-premise systemen bekend staan om hun betrouwbaarheid, zijn cloud-gebaseerde platforms even betrouwbaar, vaak met 99.999% uptime. 

Gerenommeerde cloud-PBX-providers hebben meerdere datacenters op verschillende locaties en implementeren maatregelen voor duurzaamheid van datacenters voor serveruptime, waardoor een continue service wordt gegarandeerd, zelfs als één centrum uitvalt. CloudTalk heeft bijvoorbeeld centra op negen wereldwijde locaties – dus zelfs als een van hen uitvalt of de gesprekskwaliteit onder een bepaald bereik daalt, schakelt ons platform eenvoudig over naar een van de andere beschikbare servers zonder dat u het merkt.

Omdat een gehoste PBX volledig off-site is, is uw bedrijf beschermd tegen lokale stroomuitval en fysieke hardwarefouten.

#3 Geen onderhoud

Een groot voordeel van cloudplatforms is dat u geen extra hardware nodig heeft – medewerkers kunnen laptops, mobiele apparaten of smartphone-apps gebruiken.

Met een on-site PBX-systeem moet u een technicus bellen wanneer er een probleem optreedt, of uw IT-team vragen om de apparaten, kabels en al het andere dat met het systeem te maken heeft, te onderhouden. Beide opties zijn kostbaar. Nu kan uw IT-team zich richten op andere taken.

Als bonus krijgt u direct na de implementatie van de software toegang tot alle nieuwe functies en mogelijkheden van het systeem, zonder technicus en zonder extra kosten.

#4 Beveiliging

Een gerenommeerde Cloud PBX is zeer veilig. Top providers beschermen uw communicatie door end-to-end data-encryptie, continue netwerkmonitoring en naleving van wereldwijde beveiligingsstandaarden zoals SOC 2 en GDPR te handhaven.

94% van de bedrijven zag een verbetering in beveiliging na de overstap naar de cloud.

Cloud PBX-providers weten hoe ze hun servers ondoordringbaar kunnen maken en uw gegevens veilig kunnen houden.

Naast het regelmatig uitvoeren van beveiligingstests en het direct repareren van mogelijke kwetsbaarheden in hun systemen, zijn de gegevens daarin volledig versleuteld – en hetzelfde geldt voor uw gesprekken. 

Als u sterke wachtwoorden en gegevensversleuteling gebruikt, is er weinig risico dat iemand uw gesprekken afluistert of toegang krijgt tot uw persoonlijke gegevens. Als u toch een stap verder wilt gaan, kunt u een hybride cloudbeveiligingsoplossing opzetten voor de juiste encryptie en veiligheid.

#5 Kosten besparen

Dit is waarom het gebruik van cloud PBX u geld kan besparen en uw portemonnee blij maakt:

• Geen bekabelingsinstallatie nodig: Er is geen bekabelingsinstallatie nodig, wat de kosten aanzienlijk verlaagt. U bespaart op installatie- en onderhoudskosten doordat kantoorbrede bekabeling overbodig is. Installeer in plaats daarvan eenvoudig de software, maak een account aan en configureer de PBX-opties.
• Gebruik bestaande apparaten: U hoeft geen nieuwe apparaten aan te schaffen; gebruik uw huidige kantoorcomputers en telefoons.
• Lagere kosten voor internationale gesprekken: VoIP elimineert de kosten voor langeafstandsgesprekken, waardoor onbeperkte internationale gesprekken mogelijk zijn.
• Eenvoudig functies toevoegen: Voeg functies, plaatsen of telefoonlijnen toe in slechts enkele minuten, waardoor downtime wordt verminderd en kostbare technicusbezoeken worden voorkomen.
• Verlaag onderhoudskosten: De provider verzorgt al het onderhoud, reparaties en updates

Het adopteren van een cloud-PBX voor kleine bedrijven effent het speelveld, waardoor groeiende teams slimme routering, geautomatiseerde IVR-menu’s en CRM-integraties kunnen gebruiken zonder een IT-budget op ondernemingsniveau. Cloud PBX-systemen werken met een voorspelbaar, abonnementsgebaseerd prijsmodel, dat doorgaans varieert van €15 tot €50 per gebruiker per maand. Omdat de infrastructuur off-site wordt gehost, elimineren bedrijven hoge initiële hardwarekosten, installatiekosten en onvoorspelbare IT-onderhoudskosten.

#6 Tijd besparen

Naast geld besparen, bespaart u ook tijd. Dit is hoe:

• Snel en eenvoudig instellen: Met een cloud-PBX kunt u bijna onmiddellijk aan de slag door een app op uw computer te installeren.
• Elimineer onderhoudszorgen: Het gebruik van een cloud-PBX bespaart tijd door de noodzaak voor serveronderhoud en apparatuurupgrades te elimineren. De provider beheert deze taken, waardoor u wordt ontlast van planning, installatie en probleemoplossing.
• Schaal direct: Het toevoegen van nieuwe telefoonlijnen is snel en eenvoudig, en duurt slechts enkele minuten. Alles gebeurt via software, dus u hoeft niet te coördineren met technici, wat tijd en moeite bespaart, of u nu één lijn of 30 nodig heeft.
• Toegang tot 24/7 technische ondersteuning: Veel cloud-PBX-providers bieden 24 uur per dag technische ondersteuning. Zij zorgen ervoor dat eventuele problemen snel worden opgelost, wat u helpt serviceonderbrekingen te voorkomen.

#7 Geavanceerde functies

Het belangrijkste dat u opvalt wanneer u uw huidige systemen vergelijkt met cloud-gebaseerde PBX, zijn de functies. Veel daarvan zijn ook direct beschikbaar, zonder extra kosten. 

Hier zijn enkele nuttige cloud PBX-functies:

• Gespreksopname: Via cloudplatforms kunt u automatisch al hun telefoongesprekken opnemen en opslaan. Dit zorgt ervoor dat medewerkers geen enkel detail missen van hun klantinteracties. Het is ook een geweldig hulpmiddel voor managers om de prestaties van huidige medewerkers te monitoren en nieuwe medewerkers op te leiden.

• IVR-menu: Helpt uw klanten de juiste medewerkers voor hun problemen te vinden door hen door verschillende opties te leiden. Het routeert hen ook naar de juiste afdelingen en stelt hen in staat om benodigde informatie te vinden, zoals openingstijden of de status van een bestelling. 
• Voicemailtranscriptie: Elke voicemail die u ontvangt, kan automatisch worden getranscribeerd en als tekstbestand naar uw e-mailinbox worden verzonden. 
• Rapportage en analyse: Cloud PBX-platforms beschikken over veel analytische tools waarmee bedrijven de kritieke bedrijfscijfers kunnen bijhouden. Callcentermanagers kunnen bijvoorbeeld snel het dagelijkse aantal beantwoorde of gemiste oproepen, de bestede tijd aan een oproep, het aantal oproepen dat door elke medewerker is beantwoord, enz. controleren.

Hoe kiest u de perfecte PBX-provider? 

Wanneer u een cloud PBX-provider evalueert, geeft u prioriteit aan platforms die native CRM-integraties, betrouwbare uptime-SLA’s en transparante prijzen per gebruiker bieden.

1. Evalueer functies versus kosten: Zorg ervoor dat de door u gekozen software alle benodigde functies voor uw bedrijf biedt tegen een redelijke prijs.
2. Controleer schaalbaarheid: Zorg ervoor dat het PBX-systeem met uw bedrijf kan meegroeien. Verifieer bijvoorbeeld dat de aanbieder flexibele prijzen biedt waarmee u eenvoudig gebruikers en functies kunt toevoegen of verwijderen naarmate uw behoeften veranderen.
3. Evalueer integratie en maatwerk: Controleer of het PBX-systeem kan integreren met andere bedrijfstools, zoals CRM-software. Als u bijvoorbeeld tools zoals HubSpot of Salesforce gebruikt, bezoek dan de website van de aanbieder om te zien of zij integratie aanbieden.
4. Evalueer de gebruikersinterface: Een gebruiksvriendelijke interface met duidelijke labels en eenvoudige navigatie is essentieel voor een soepele bedrijfsvoering.

Geniet van het gemak van de cloud

In de huidige wereld van werken op afstand kan een traditioneel PBX-systeem een obstakel zijn. Overstappen op een cloud-gebaseerde PBX lijkt in eerste instantie misschien ontmoedigend, maar u zult zien hoeveel gebruiksvriendelijker het is vergeleken met uw on-premise installatie. 

Als u vragen heeft over het upgraden, probeer dan een demo met CloudTalk. We begeleiden u door het proces, zodat u zich kunt concentreren op het gebruik van uw nieuwe cloud-PBX terwijl wij de rest regelen.

Bronnen

• Samen groei stimuleren: kleine bedrijven en de cloud