Čo je to hosted VoIP? Výhody, funkcie a význam

Smart spoločnosti prechádzajú na hosted VoIP pre jednoduchšiu a nákladovo efektívnejšiu komunikáciu. Zvláda prichádzajúce, odchádzajúce aj samoobslužné hovory na jednom mieste – bez hardvéru a zbytočných starostí. Poskytovateľ tretej strany spravuje všetko, takže váš systém sa rozrastá spolu s vami.

Chcete vidieť, ako to funguje? Poďme na to.

Čo je to hosted VoIP?

Hosted VoIP (Voice over Internet Protocol) je moderný telefónny systém fungujúci cez internet, ktorý eliminuje potrebu tradičných pevných liniek alebo lokálnych PBX systémov. Celú technickú infraštruktúru spravuje externe poskytovateľ tretej strany, vďaka čomu je nastavenie a škálovanie hračkou.

S hosted VoIP získate prístup aj k pokročilým funkciám, ako sú:

• Presmerovanie hovorov pre plynulú komunikáciu naprieč zariadeniami,
• Hlasová schránka do e-mailu pre jednoduchšie sledovanie správ a follow-up,
• Power Dialer na zvýšenie efektivity odchádzajúcich hovorov – to všetko zabudované v jedinej, používateľsky prívetivej platforme.

Okrem toho hosted VoIP znižuje náklady na medzinárodné hovory a odstraňuje potrebu drahého fyzického hardvéru. Je to flexibilné riešenie pripravené na budúcnosť, ktoré rastie spolu s vaším tímom.

Hosted vs. On-premise VoIP

Získajte jasný prehľad o zásadných rozdieloch medzi hosted a on-premise VoIP riešeniami. Rozhodnite sa, ktoré z nich je najlepšie pre potreby vášho podnikania.

Ako funguje hosted VoIP

Hosted VoIP funguje tak, že premieňa váš hlas na digitálne signály, ktoré sa prenášajú cez internet. Funguje to nasledovne:

• Prevod hlasu: Keď hovoríte do telefónu alebo náhlavnej súpravy s podporou VoIP, zariadenie premení analógový zvuk vášho hlasu na digitálne dátové pakety.
• Prenos dát: Tieto pakety sa odosielajú cez internet k poskytovateľovi služieb VoIP. Tento prenos prebieha cez bežné širokopásmové internetové pripojenie.
• Smerovanie hovorov: Servery poskytovateľa VoIP prijmú tieto digitálne pakety a presmerujú ich do telefónneho systému príjemcu. Deje sa to takmer okamžite.
• Spätný prevod: Na prijímacej strane sa tieto digitálne pakety premenia späť na zvuk.
• Integrované funkcie: Počas tohto procesu servery poskytovateľa hladko integrujú ďalšie funkcie, ako sú Hlasová schránka, Presmerovanie hovorov a ID volajúceho.
  

Viac podrobných informácií nájdete v našom článku: Ako funguje VoIP?

Celé toto nastavenie odstraňuje potrebu vlastniť a spravovať vlastný PBX hardvér, čím sa znižujú nároky na IT a režijné náklady, zatiaľ čo získate škálovateľnosť a flexibilitu.

Výhody hosted VoIP pre firmy

Hosted VoIP ponúka niekoľko výhod, ak hľadáte spôsoby, ako zlepšiť svoje komunikačné systémy:

• Ušetrite náklady: Nemusíte platiť za nákup, údržbu a aktualizáciu lokálnych PBX zariadení. Navyše neplatíte extra poplatky za medzimestské a medzinárodné hovory. Náš sprievodca cenami hosted call centier vám poskytne predstavu o očakávaných nákladoch.
• Škáľujte svoje podnikanie bez námahy: Hosted VoIP sa ľahko prispôsobí rastu vašej firmy alebo zmenám v dopyte. Môžete pridávať nové linky alebo funkcie bez veľkých zmien v infraštruktúre či investícií do ďalšieho hardvéru.
• Podporte prácu na diaľku s flexibilným VoIP: Hosted VoIP umožňuje vašim zamestnancom prístup k firemnému telefónnemu systému odkiaľkoľvek s internetovým pripojením, čo je ideálne pre prácu na diaľku a distribuované tímy.
• Využívajte pokročilé funkcie: Hosted VoIP ponúka balík pokročilých funkcií, ako sú automatická spojovateľka (Auto-Attendant), hlasová schránka do e-mailu a presmerovanie hovorov, ktoré sú pri tradičných systémoch často nedostupné.
• Zjednodušte si správu: Keďže systém spravuje poskytovateľ ako CloudTalk, hosted VoIP znižuje zaťaženie vášho IT tímu. Špecifické nastavenia si môžete spravovať sami cez intuitívne rozhranie.
• Zabezpečte stabilné služby: Poskytovatelia služieb často prinášajú vysokú úroveň spoľahlivosti a robustnosti svojich sietí, aby minimalizovali výpadky a zaistili nepretržitú prevádzku.
• Zlepšite zákaznícku skúsenosť: Môžete optimalizovať funkcie ako smerovanie hovorov, poradovníky hovorov a správy počas čakania na linke, aby ste zákazníkom poskytli hladšiu a profesionálnejšiu komunikáciu.

Najlepšie funkcie hosted VoIP

CloudTalk ponúka množstvo funkcií hosted VoIP, ktoré spĺňajú potreby moderných firiem.

Medzi tie najzaujímavejšie patria:

• Smart Dialer: Automaticky vytáča čísla z preddefinovaného zoznamu, čím maximalizuje efektivitu odchádzajúcich kampaní. To je mimoriadne cenné, ak chcete zvýšiť objem hovorov.
• Nahrávanie hovorov: Nahráva hovory na účely zabezpečenia kvality, školenia alebo dodržiavania právnych predpisov. Táto funkcia zaisťuje, že môžete spätne hodnotiť interakcie a udržiavať vysoký štandard služieb.
• Interaktívna hlasová odozva (IVR): Smeruje volajúcich cez ponuku menu k správnemu oddeleniu alebo agentovi, čím skracuje čas čakania a zvyšuje spokojnosť zákazníkov.
• Poradovníky hovorov: Efektívne riadi prichádzajúce hovory tak, že ich zaradí do frontu, kým nebude k dispozícii ďalší agent. Zabezpečuje tak, že hovory zákazníkov sú vybavované v správnom poradí.
• Hlasová schránka: Prichádzajúce správy si môžete vypočuť a odpovedať na ne priamo cez aplikáciu, prípadne si nechať posielať prepisy nahrávok priamo na e-mail.
• Zákaznícka karta v reálnom čase: Zobrazuje informácie o zákazníkovi počas hovoru, čo poskytuje agentom potrebný kontext a históriu pre osobnejší prístup.
• Medzinárodné čísla: Poskytuje lokálne čísla pre rôzne krajiny, čím vám uľahčuje vybudovanie lokálnej prítomnosti a spojenie s globálnymi zákazníkmi.
• Štatistiky a reporty: Ponúka podrobný prehľad o histórii hovorov, výkone agentov a zákazníckych interakciách, čo vám pomáha robiť informované rozhodnutia na základe reálnych dát.

Ako nastaviť hosted VoIP call centrum

Nastavenie hosted VoIP call centra je pomerne jednoduché, najmä ak postupujete podľa jasného návodu krokov. 

Tu je návod, ako na to:

1. Vyberte si poskytovateľa hosted VoIP:

• Preskúmajte poskytovateľov: Hľadajte partnera, ktorý vyhovuje vašim firemným potrebám z hľadiska funkcií, spoľahlivosti, zákazníckej podpory a ceny. Ak chcete preskúmať rôzne možnosti vhodné pre vaše podnikanie, pozrite si nášho komplexného sprievodcu o VoIP alternatívach.
• Vyhodnoťte funkcie: Uistite sa, že poskytovateľ ponúka funkcie VoIP, ktoré vaša firma vyžaduje, ako je presmerovanie hovorov, hlasová schránka do e-mailu a konferenčné hovory.

2. Naplánujte si svoj VoIP systém

• Určite potreby: Zhodnoťte, koľko používateľov budete mať, aký počet súčasných hovorov očakávate a aké máte špecifické požiadavky, napríklad medzinárodné volania.
• Vyberte zariadenia: Rozhodnite sa, či využijete existujúci hardvér (prípadne s ATA – analógovými telefónnymi adaptérmi) alebo zakúpite nové IP telefóny kompatibilné s vaším poskytovateľom.

3. Vytvorte si účet a nakonfigurujte nastavenia

• Vytvorte si účet: Zaregistrujte sa u vybraného poskytovateľa a vytvorte si konto.
• Nakonfigurujte nastavenia: Použite webový portál poskytovateľa na konfiguráciu systémových nastavení, používateľských účtov a možností smerovania hovorov podľa procesov vašej firmy.

4. Nainštalujte VoIP zariadenia

• Nastavte hardvér: Pripojte svoj VoIP hardvér do siete. Môže ísť o zapojenie IP telefónov do siete alebo nastavenie ATA adaptérov pre tradičné telefóny.
• Nainštalujte softvér: Ak používate softvérové telefóny (softphones), je potrebné nainštalovať VoIP aplikáciu do počítačov alebo mobilných zariadení.

5. Otestujte systém a zaškoľte tím

• Vykonajte testy: Urobte testovacie hovory v rámci vašej siete aj na externé čísla. Dvakrát skontrolujte, či všetko funguje správne. Uistite sa, že zvuk je čistý a všetky funkcie reagujú bez problémov.
• Zaškoľte svoj tím: Vysvetlite zamestnancom, ako nový VoIP systém používať, ukážte im kľúčové funkcie a prejdite si riešenie základných problémov.

Záver

Hosted VoIP môže výrazne zlepšiť komunikáciu vo vašej firme. Prináša úsporu nákladov, škálovateľnosť, flexibilitu a pokročilé funkcie, čo predstavuje zásadný posun oproti tradičným telefónnym systémom. 

Zavedením tejto technológie zefektívnite komunikáciu a podporíte rast svojho podnikania pri prispôsobovaní sa meniacim sa potrebám. Bez ohľadu na to, či chcete zlepšiť interakciu so zákazníkmi alebo zjednodušiť internú komunikáciu, hosted VoIP ponúka výkonné riešenie šité na mieru modernému biznis prostrediu.