By S. Lucido-Balestrieri

| 6 aug 2024

Technická stránka, Telefónny systém

Úplný sprievodca implementáciou VoIP: Požiadavky a nastavenie

Predpokladá sa, že do roku 2024 dosiahne globálny trh s VoIP 194,5 miliardy USD, a to vďaka svojej nákladovej efektívnosti, minimálnym potrebám personálnej podpory, zvýšenej spoľahlivosti a rôznym funkciám.

Maximalizácia jeho prínosov si však od začiatku vyžaduje strategický prístup. To zahŕňa metodický a dobre premyslený plán vrátane dôkladnej analýzy vašich obchodných potrieb, cieľov a dostupných zdrojov.

V tomto článku vás prevedieme celým procesom implementácie od požiadaviek až po nastavenie.

Zistite, ako začať používať VoIP v krátkom čase.

Kľúčové závery

Pre úspešnú implementáciu VoIP zvážte povinné prvky, ako je implementácia bezpečnostných opatrení, zabezpečenie dostatočnej šírky pásma a výber správneho zariadenia pre bezproblémovú komunikáciu.
Nastavenie VoIP si vyžaduje pochopenie vašich obchodných potrieb, výber správneho poskytovateľa a priebežné testovanie na zabezpečenie optimálneho výkonu.
Hladký prechod na VoIP si vyžaduje dôkladné plánovanie. Vyhodnoťte svoju súčasnú infraštruktúru, vykonajte pilotné testy, postupne implementujte softvér a vypracujte pohotovostné plány na zabezpečenie bezproblémového prechodu.

Implementácia VoIP: Základné požiadavky

Pre úspešnú implementáciu VoIP je nevyhnutné dodržiavať tento kontrolný zoznam požiadaviek:

#1 Zabezpečte dostatočnú šírku pásma

Šírka pásma označuje, koľko údajov môže naraz pretekať sieťou.

Zjednodušene povedané, je to podobné ako kapacita cesty pre autá. Tak ako širšia diaľnica dokáže pojať viac vozidiel bez preťaženia, vyššia šírka pásma umožňuje, aby sieťou prúdilo viac dát bez spomalení alebo úzkych miest.

Na zabezpečenie bezproblémového fungovania VoIP je potrebný dostatočný priestor v sieti alebo šírka pásma. To závisí od toho, koľko hovorov prebieha súčasne a od kvality internetového pripojenia.

Preto, je veľmi dôležité mať dostatočnú šírku pásma na bezproblémové spracovanie všetkých hovorov. Ak ho nie je dostatok, môže dôjsť k prerušeniu hovorov alebo k zhoršeniu kvality zvuku. Tento problém môže pomôcť vyriešiť zlepšenie internetového pripojenia alebo použitie lepšej technológie.

#2 Vyberte sieť s nízkou latenciou

Oneskorenie je čas, za ktorý sa váš hlas dostane k poslucháčovi, čo je veľmi dôležité pre plynulé rozhovory. Rýchla, spoľahlivá sieť s nízkou latenciou toto oneskorenie minimalizuje a zabezpečuje minimálne oneskorenia pri prenose dát.

Vďaka nízkej latencii sa reakcie uskutočňujú takmer okamžite, takže konverzácia je prirodzená a jednoduchá, bez nepríjemných prestávok a prerušovaní.

V profesionálnom prostredí a pri komunikácii v reálnom čase, napríklad pri živých hovoroch alebo chate, je na zabezpečenie plynulých konverzácií potrebná latencia 150 milisekúnd alebo menej.

#3 Uprednostňovanie prevádzky VoIP pred ostatnými údajmi

Prioritizácia prevádzky VoIP je kľúčová na zabezpečenie vysokokvalitných hlasových a video hovorov online.

Keď uprednostníte prevádzku VoIP, uistíte sa, že váš systém má dostatok internetových zdrojov na plynulé vybavovanie hovorov, najmä ak aj iné aplikácie využívajú šírku pásma.

Je to dôležité, pretože hovory VoIP musia byť rýchle a jasné. Ak dôjde k príliš veľkému oneskoreniu alebo prerušeniu, kvalita hovoru môže utrpieť.

Používanie nastavení kvality služby (QoS) v nastavení siete vám umožní uprednostniť hovory VoIP a zabrániť tak preťaženiu internetu, oneskoreniam a strate dát, ktoré môžu ovplyvniť kvalitu hovoru.

#4 Implementácia bezpečnostných opatrení

Komunikácia VoIP čelí bezpečnostným rizikám, ako sú phishing, malvér alebo vírusy. Tu je niekoľko kľúčových krokov, ktoré vám pomôžu zabezpečiť ochranu vašich údajov:

Vyberte si spoľahlivého a bezpečného poskytovateľa VoIP.
Zabezpečenie súladu so softvérovými akreditáciami (napríklad ISO, PCI/DSS, GDPR).
Šifrujte všetky údaje (vrátane hovorov, kontaktných údajov, protokolov hovorov, médií, informácií o kreditných kartách a hesiel).
Pravidelne kontrolujte stav svojho poskytovateľa (napr. stav služby Cloudtalk nájdete na adrese status.cloudtalk.io).
Vedieť, koho kontaktovať v prípade kybernetického útoku.

#6 Vyberte si správne zariadenie

Pri nastavovaní cloudového telefónneho systému VoIP nebudete potrebovať veľa ďalšieho vybavenia, ale uistite sa, že máte to najdôležitejšie:

Stabilné vysokorýchlostné pripojenie na internet.
Zariadenie, ktoré pracuje s VoIP, ako napríklad IP telefón, počítač alebo mobilný telefón.
Kvalitné slúchadlá s mikrofónom. Používanie slúchadiel s aktívnym potlačením hluku (ANC) môže zlepšiť kvalitu zvuku a znížiť hluk v pozadí počas hovorov VoIP.

Kontrolný zoznam implementácie VOIP

Na zabezpečenie úspešného nastavenia VoIP je nevyhnutné venovať pozornosť kľúčovým aspektom uvedeným v kontrolnom zozname implementácie VoIP pred, počas a po implementácii. Poďme sa podrobne venovať jednotlivým krokom.

#1 Zohľadnite svoje obchodné potreby

Pred zavedením VoIP vo vašej spoločnosti zvážte tieto aspekty:

Ako v súčasnosti komunikujú vaši zamestnanci a zákazníci. Ak vaši zamestnanci pracujú na diaľku alebo na viacerých miestach, alebo ak vaša firma často uskutočňuje medzimestské hovory, VoIP môže byť nákladovo efektívnejšie a pohodlnejšie riešenie v porovnaní s tradičnými telefónnymi systémami.

Uistite sa, že systém VoIP dokáže uspokojiť súčasné potreby vašej spoločnosti a zároveň umožňuje budúce rozšírenie. Vyhodnoťte faktory, ako je počet používateľov, objem hovorov a potenciálne plány rastu. Výber škálovateľného riešenia VoIP umožňuje bezproblémovú integráciu nových funkcií a ďalších používateľov v závislosti od rastu firmy, čím sa znižuje potreba nákladných generálnych opráv alebo aktualizácií systému.

#2 Zvážte rôzne typy VoIP

Existujú tri hlavné typy systémov VoIP. Každý z nich má svoje vlastnosti a výhody:

Miestna pobočková ústredňa PBX: PBX (Private Branch Exchange) označuje súkromnú telefónnu sieť v rámci organizácie, ktorá je fyzicky umiestnená v priestoroch podniku, vyžaduje si investície do zariadenia a softvéru a často si vyžaduje technické znalosti pre správu.

VoIP na báze zariadení: Tieto riešenia sa inštalujú do zariadení, ako sú počítače, notebooky a smartfóny. Používateľom umožňujú uskutočňovať a prijímať hovory odkiaľkoľvek s pripojením na internet, takže sú ideálne pre malé podniky alebo pracovníkov na diaľku.

Cloudová pobočková ústredňa: Tento systém VoIP je hosťovaný v cloude namiesto fyzického umiestnenia vašej firmy. Ponúka mnoho rovnakých funkcií ako lokálna pobočková ústredňa, ale s nižšími počiatočnými nákladmi a väčšou škálovateľnosťou.

Podrobné informácie o týchto typoch systémov nájdete v nasledujúcej tabuľke:

Miestna pobočková ústredňa

VoIP na základe zariadenia

Ústredňa PBX založená na cloude

Náklady

Vysoká

Mierne

Stredne nízka

Výhody

Viac kontroly, prispôsobenia a hlasovej prevádzky nezávislej od miestneho internetu.

Uskutočňujte a prijímajte hovory odkiaľkoľvek. Nevyžaduje sa veľká počiatočná investícia.

Nižšie náklady a škálovateľnosť. Nie sú potrebné veľké počiatočné investície.

Nevýhody

Vyššia počiatočná investícia a menšia flexibilita. Vyžaduje si technicky skúsený personál na riadenie.

Kvalita služby môže závisieť od internetového pripojenia.
Menšia kontrola a prispôsobenie ako v prípade pobočkovej ústredne.

Závislosť na internetovom pripojení.
Menšia kontrola.

Vhodné pre

Veľké spoločnosti so špecifickými zdrojmi a potrebami.

Malé podniky a pracovníci na diaľku.

Podniky všetkých veľkostí, ktoré hľadajú flexibilitu a úsporu nákladov.

#3 Skontrolujte svoje internetové pripojenie a sieť

Okrem výberu siete s nízkou latenciou a zabezpečenia dostatočnej šírky pásma potvrďte nasledujúce skutočnosti:

Rýchlosť a stabilita internetu: Pred nastavením VoIP je nevyhnutné zabezpečiť rýchle a stabilné pripojenie k internetu, aby sa zaručili čisté a kvalitné hovory. Nezabudnite si ho vopred otestovať.

Monitorovanie straty paketov: Udržujte ju pod 1 %, aby ste zachovali dobrú kvalitu hovoru.
Roztrasenie: Udržujte úroveň jitteru 30 ms alebo menej , aby ste zabezpečili konzistentnú kvalitu zvuku počas všetkých hovorov VoIP.

#4 Nastavenie rozpočtu

Pri rozhodovaní o rozpočte majte na pamäti tieto veci:

Premyslite si počiatočné náklady na zriadenie a dlhodobé opakujúce sa výdavky.
Zvážte všetky náklady súvisiace s obchodnou komunikáciou.
Vypočítajte si potenciálne úspory vďaka VoIP. Pomôže vám to identifikovať oblasti, v ktorých môžete znížiť náklady a zvýšiť efektivitu.

#5 Výber správneho poskytovateľa VoIP

Keď ste si stanovili rozpočet a určili, aké nastavenie VoIP najlepšie vyhovuje vašim potrebám, ďalším krokom je výber poskytovateľa softvéru.

Pri tomto dôležitom rozhodnutí majte na pamäti nasledujúce skutočnosti:

Vlastnosti a funkcie: Uistite sa, že poskytovateľ ponúka všetky funkcie, ktoré potrebujete, napríklad Power Dialing, Call Flow Designing, medzinárodné čísla alebo umelú inteligenciu. Skontrolujte, či ich softvér funguje s vašou súčasnou konfiguráciou.
Spoľahlivosť a kvalita: Vyhľadajte poskytovateľa, ktorý je známy spoľahlivými službami s minimálnymi alebo žiadnymi prestojmi.
Zvyšovanie rozsahu: Chcete poskytovateľa, ktorý môže rásť spolu s vašou firmou. Mal by vám umožniť pridávať alebo odoberať používateľov a funkcie, kedykoľvek to budete potrebovať.
Ceny: Nájdite poskytovateľa s flexibilnými možnosťami stanovenia cien, ktoré zodpovedajú vášmu rozpočtu a spôsobu používania.

V spoločnosti Cloudtalk ponúkame plány, ktoré vyhovujú každému rozpočtu, vrátane možnosti prispôsobenia, kde si môžete vybrať funkcie, ktoré potrebujete.

Služby zákazníkom: Je tiež dôležité, aby poskytovateľ ponúkal špičkovú technickú podporu a zákaznícky servis. Mali by vám byť k dispozícii, aby vám pomohli s akýmikoľvek technickými problémami a odpovedali na otázky počas nastavovania aj po ňom.
Povesť a skúsenosti: Vyberte si poskytovateľa so silnou reputáciou na trhu VoIP. Vyhľadajte si recenzie od iných zákazníkov, aby ste zistili, ako sú spokojní.

Komplexný sprievodca výberom správneho balíka VOIP pre vašu firmu

Čítajte zadarmo

#6 Inštalácia nového systému VoIP

Inštalácia systému VoIP sa líši v závislosti od poskytovateľa a vybraného systému.

V prípade VoIP založeného na zariadení musíte pripojiť telefóny k modemu pomocou adaptérov alebo použiť IP telefóny, ktoré sa pripájajú k internetu prostredníctvom Wi-Fi alebo ethernetových káblov.

V prípade lokálneho VoIP sa vyžaduje profesionálna inštalácia a konfigurácia, ktorú zvyčajne vykonávajú certifikovaní elektrikári VoIP.

Výber softvérového alebo cloudového VoIP výrazne zjednodušuje tento proces.

Napríklad v službe Cloudtalk je nastavenie systému VoIP jednoduché. Jednoducho:

Vytvorte si konto v službe Cloudtalk.
Stiahnite si aplikáciu do svojho prenosného počítača alebo smartfónu.
Aktivujte 14-dňovú bezplatnú skúšobnú verziu.
Nakonfigurujte správu hovorov podľa svojich preferencií (napr. Presmerovanie hovorov).
Nastavenie čísel pre prichádzajúce a odchádzajúce hovory.
Vyberte svoje číslo VoIP.

#7 Získajte alebo si ponechajte svoje telefónne číslo

Poskytovatelia VoIP ponúkajú flexibilitu pri získavaní nových čísel alebo zachovaní existujúcich.

Pri získavaní nových čísel zvážte:

Miestne čísla: Tieto čísla sú označené kódmi oblastí špecifickými pre regióny, mestá alebo štáty.
Virtuálne čísla, ako napríklad bezplatné možnosti, zabezpečujú, že sa s vami zákazníci môžu spojiť bez poplatkov.

Ak si chcete ponechať svoje súčasné čísla, môžete požiadať aj o prenos čísla.

#8 Tréning vášho tímu

Využívanie funkcií a školenia jednotlivých oddelení sú kľúčovými prvkami pri maximalizácii efektívnosti a produktivity implementácie VoIP v spoločnosti.

Využívajte funkcie naplno

Funkcie ako monitorovanie hovorov, nahrávanie hovorov a analýza zohrávajú kľúčovú úlohu pri zjednodušovaní procesu školenia.

Využitím týchto funkcií môžu nadriadení prispôsobiť školenia konkrétnym potrebám tímov a jednotlivcov.

Monitorovanie hovorov na identifikáciu oblastí, v ktorých môžu niektoré tímy vyžadovať dodatočnú podporu alebo koučovanie, nahrávanie hovorov na prezentáciu osvedčených postupov a poskytovanie príkladov z praxe počas školení a analýza na sledovanie výkonnostných ukazovateľov, prispôsobenie školení a zdôraznenie stratégií najlepších pracovníkov.

Realizácia školení v rámci oddelenia na posilnenie tímových zručností

Vďaka prispôsobeniu školení jedinečným požiadavkám každého tímu dostanú zamestnanci cielené pokyny, ktoré sa priamo vzťahujú na ich úlohy a povinnosti, čím sa zabezpečí, že budú dobre pripravení efektívne využívať systém VoIP pri plnení svojich každodenných úloh.

Ak napríklad oddelenie služieb zákazníkom prechádza na nový systém VoIP, školenie oddelenia by mohlo zahŕňať praktické cvičenia o tom, ako používať systém na vybavovanie požiadaviek zákazníkov, efektívne spravovať fronty hovorov a využívať pokročilé funkcie, ako je napríklad presmerovanie hovorov.

#9 Otestujte svoj nový systém VoIP

Pri testovaní nového systému VoIP zvážte možnosť vyhľadania poskytovateľov služieb VoIP, ktorí ponúkajú bezplatné skúšobné verzie.

Po nainštalovaní a nakonfigurovaní systému vykonajte nasledujúce testy:

Vykonávanie interných aj externých testovacích hovorov s cieľom posúdiť kvalitu a funkčnosť hovorov.
Oboznámte sa s funkciami systému VoIP,ako je napríklad smerovanie na základe zručností, monitorovanie hovorov, označovanie hovorov a nahrávanie hovorov.
Overte integráciu so službami Salesforce, Zendesk alebo HubSpot , aby ste zabezpečili bezproblémovú synchronizáciu údajov a reportovanie.
Vyhodnoťte spoľahlivosť internetového pripojenia vykonaním testov hovorov v rôznych časoch dňa.

#10 Udržiavanie stavu vášho systému VoIP

Ak chcete zabezpečiť bezproblémový chod systému VoIP, pravidelne dodržiavajte tieto kroky. Pomôže to zachovať bezproblémové telefonovanie a celkový výkon systému.

Tu nájdete návod na udržiavanie systému VoIP v dobrom stave:

Pravidelne kontrolujte šírku pásma, aby ste sa uistili, že zvládne kvalitné hovory.
Často testujte kvalitu hovorov, aby ste rýchlo zachytili a odstránili prípadné problémy.
Dôsledne sledujte výkon systému, aby ste mohli okamžite riešiť problémy.
Aktualizujte hardvér aj softvér, aby ste dosiahli lepší výkon a bezpečnosť.
Vyškoľte svoj tím v oblasti zabezpečenia VoIP, aby ste predišli útokom.
Používajte silné heslá a firewally na ochranu svojich hovorov pred kybernetickými hrozbami.

4 osvedčené postupy pre hladký prechod na VoIP

Prechod na VoIP môže pre vašu firmu znamenať revolúciu v komunikácii, ale vyžaduje si dôkladné plánovanie a realizáciu.

Tu sú kľúčové kroky na zabezpečenie hladkého prechodu:

Zhodnoťte svoju súčasnú infraštruktúru: Posúďte svoju sieť, zariadenia a softvér, aby ste zistili, či sú pripravené na integráciu VoIP. Vypracujte podrobný plán s uvedením časového harmonogramu, rozpočtov a požiadaviek na zdroje.
Vykonajte pilotný test: Pred úplným nasadením vykonajte skúšobnú prevádzku s malou skupinou používateľov, aby ste identifikovali potenciálne problémy a zdokonalili proces implementácie VoIP.
Zavádzajte ho postupne: Začnite s postupným zavádzaním VoIP na vybraných oddeleniach alebo tímoch. Postupne rozširujte nasadenie, aby ste zmiernili riziká a zabezpečili prijatie používateľmi.
Vypracujte pohotovostné plány: Vypracujte protokoly na riešenie núdzových situácií alebo technických problémov, ako sú výpadky prúdu alebo poruchy siete. Udržujte zálohy údajov a postupy obnovy, aby ste minimalizovali prestoje.

Bezproblémová komunikácia začína implementáciou inteligentného VoIP

Na záver možno povedať, že správnou implementáciou a nastavením technológie VoIP môžete získať mnohé výhody, ako je vyššia kvalita hovorov, väčšia flexibilita a mobilita a výrazná úspora nákladov v porovnaní s tradičnými telefónnymi systémami.

Ako sme videli v článku, je veľmi dôležité splniť konkrétne požiadavky na implementáciu VoIP a posúdiť, ktoré možnosti vyhovujú vašim potrebám.

Ak v blízkej dobe zvažujete implementáciu riešenia VoIP, CloudTalk ponúka robustnú platformu, ktorá odstraňuje obmedzenia tradičnej telefónie a umožňuje podnikom bezproblémovo komunikovať vo viac ako 160 krajinách.

Hľadáte poskytovateľa VoIP? Pozrite sa, ako to funguje v službe CloudTalk.

Ilustrácia vytáčania a prichádzajúceho hovoru

Vyskúšať demo

Často kladené otázky týkajúce sa implementácie VoIP

Čo spôsobuje výpadky, ozveny alebo poruchy VoIP?

Dve pravdepodobné príčiny výpadkov, ozvien alebo porúch pri implementácii VoIP sú vysoké oneskorenie a vysoký jitter.
Vysoké oneskorenie je nadmerné oneskorenie prenosu dát, ktoré môže spôsobiť výpadok hlasových dát, ozvenu alebo iné poruchy.
Ak chcete odstrániť vysokú latenciu, môžete overiť pripojenie VoIP a stabilitu siete vykonaním testu rýchlosti VoIP, spustiť test hodnotenia siete, znížiť preťaženie siete vypnutím všetkých nepoužívaných systémov alebo zatvorením aplikácií, ktoré znižujú kapacitu,
Vysoký jitter je nadmerné kolísanie oneskorenia, ktoré môže spôsobiť, že hlasové pakety prichádzajú mimo poradia, čo vedie k trhanému zvuku alebo skreslenému zvuku.
Na odstránenie vysokého jitteru môžete zmodernizovať smerovač, použiť ethernetové káble, zabezpečiť vysokorýchlostný internet alebo vykonať testy šírky pásma.

S akými bežnými problémami VoIP sa podniky stretávajú?

Tu sú niektoré bežné problémy VoIP:
– Echo na VoIP hovory: To znamená, že pri prenose hlasových údajov dochádza k oneskoreniu, ktoré spôsobuje prekrývanie reči a ťažkosti pri komunikácii.
– Roztrasenie: Znamená to, že dátové pakety prichádzajú v nepravidelných intervaloch, čo vedie k prerušeniu komunikačného toku.
– Prerušené hovory: Znamená to, že hovory sú náhle ukončené alebo odpojené z dôvodu problémov, ako je strata paketov alebo nestabilita siete.
– Nedostupnosť pri telefonovaní: To znamená, že používatelia nemôžu iniciovať odchádzajúce hovory z dôvodu technických problémov alebo obmedzení.
– Zmeškané hovory: To znamená, že prichádzajúce hovory sa nedostanú k príjemcom alebo sú automaticky presmerované bez oznámenia.

Ako môžem skontrolovať svoje pripojenie VoIP?

Ak chcete overiť pripojenie VoIP, môžete:
– Zabezpečiť dostatočnú šírku pásma pre hovory VoIP: Napríklad CloudTalk využíva až 100 kb/s na hovor a odporúča sa mať rýchlosť sťahovania a odosielania aspoň 1 Mb/s na osobu, ideálne je usilovať sa o 5 Mb/s.
– Na overenie šírky pásma internetu použite testery rýchlosti.
– Uistite sa, že spĺňate systémové a sieťové požiadavky.
Napr.
používanie prehliadača Google Chrome.
– Vyhnite sa sieti VPN: Deaktivujte sieť VPN alebo ju nepoužívajte počas používania VoIP, aby ste predišli problémom s pripojením.

Ako funguje systém VoIP?

VoIP umožňuje telefonovať cez internet namiesto tradičných telefónnych liniek. Funguje tak, že mení váš hlas na digitálne dátové pakety, čo umožňuje cenovo výhodné hovory odkiaľkoľvek s prístupom na internet.
VoIP funguje ako bežný internetový prenos dát, čo umožňuje komunikáciu medzi rôznymi zariadeniami.
Navyše systémy VoIP ukladajú údaje do cloudu, takže sú ľahko dostupné a prispôsobiteľné prostredníctvom online ovládacích panelov.

Aké sú protokoly VoIP?

Protokoly VoIP sú súborom pravidiel, ktorými sa riadi prenos hlasových údajov cez internet.
Patrí medzi ne protokol SIP (Session Initiation Protocol), ktorý je podmnožinou VoIP.
SIP sa používa na vytváranie, udržiavanie a ukončovanie relácií v reálnom čase, ktoré zahŕňajú video, hlas, správy a iné komunikačné aplikácie a služby medzi dvoma alebo viacerými koncovými bodmi v sieťach IP.