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VoIP para empresas: qué es y cómo implementarlo paso a paso
Para 2024, se prevé que el mercado mundial de VoIP alcance los 194.500 millones de dólaresimpulsado por su rentabilidad, las mínimas necesidades de asistencia del personal, su mayor fiabilidad y sus diversas funciones.
Sin embargo, maximizar sus beneficios requiere un enfoque estratégico desde el principio. Esto implica un plan metódico y bien pensado, que incluya un análisis cuidadoso de las necesidades, objetivos y recursos disponibles de tu empresa.
En este artículo, te guiaremos a través de todo el proceso de implantación, desde los requisitos hasta la configuración.
Aprende a utilizar la telefonía VoIP para tu empresa en un abrir y cerrar de ojos.
Puntos clave
- Para implantar con éxito la VoIP, ten en cuenta aspectos imprescindibles como aplicar medidas de seguridad, garantizar un ancho de banda suficiente y seleccionar el equipo adecuado para una comunicación fluida.
- Configurar la VoIP implica comprender las necesidades de tu empresa, seleccionar el proveedor adecuado y realizar pruebas continuas para garantizar un rendimiento óptimo.
- Una migración fluida a VoIP requiere una planificación meticulosa. Evalúa tu infraestructura actual, realiza pruebas piloto, implanta el software gradualmente y establece planes de contingencia para garantizar una transición sin problemas.
Requisitos para instalar VoIP en tu empresa
Para que la implantación de VoIP tenga éxito, es crucial seguir esta lista de comprobación de requisitos:
#nº 1 Garantizar un amplio ancho de banda
El ancho de banda se refiere a la cantidad de datos que pueden fluir a la vez por una red.
En términos más sencillos, es similar a la capacidad de una carretera para los coches. Igual que una autopista más ancha puede albergar más vehículos sin atascos, un mayor ancho de banda permite que fluyan más datos por una red sin ralentizaciones ni cuellos de botella.
Para que la VoIP funcione sin problemas, necesita suficiente espacio en la red o ancho de banda. Esto depende de cuántas llamadas se produzcan al mismo tiempo y de la calidad de la conexión a Internet.
Por tanto, es crucial tener suficiente ancho de banda para gestionar todas las llamadas sin problemas. Si no hay suficiente, las llamadas pueden caerse o tener mala calidad de sonido. Mejorar la conexión a Internet o utilizar una tecnología mejor puede ayudar a resolver este problema.
#2 Selecciona una red de baja latencia
La latencia es el tiempo que tarda tu voz en llegar al oyente, crucial para mantener conversaciones fluidas. Una red rápida, fiable y de baja latencia minimiza este retardo, garantizando retrasos mínimos en la transmisión de datos.
Con baja latencia, las respuestas se producen casi instantáneamente, haciendo que las conversaciones resulten naturales y fáciles, sin pausas ni interrupciones incómodas.
Para los entornos profesionales y la comunicación en tiempo real, como las llamadas en directo o el chat, es necesaria una latencia de 150 milisegundos o menos para garantizar conversaciones fluidas.
#3 Priorizar el tráfico de VoIP sobre el resto de datos
Priorizar el tráfico VoIP en las empresas es crucial para garantizar llamadas de voz y vídeo online de alta calidad.
Cuando priorizas el tráfico VoIP, te aseguras de que tu sistema tiene suficientes recursos de Internet para gestionar las llamadas sin problemas, especialmente si otras aplicaciones también están utilizando ancho de banda.
Esto es importante porque las llamadas VoIP tienen que ser rápidas y claras. Si hay demasiado retraso o interrupción, la calidad de la llamada puede resentirse.
Utilizar ajustes de Calidad de Servicio (QoS ) en la configuración de tu red te permite dar prioridad a las llamadas VoIP, evitando la congestión de Internet, los retrasos y la pérdida de datos que pueden afectar a la calidad de la llamada.
#4 Implantar medidas de seguridad
La comunicación VoIP en las empresas se enfrenta a riesgos de seguridad como el phishing, el malware o los virus. Aquí tienes algunos pasos clave para asegurarte de que tus datos están protegidos:
- Elige un proveedor de VoIP fiable y seguro.
- Garantizar el cumplimiento de las acreditaciones de software (como ISO, PCI/DSS, GDPR).
- Cifra todos los datos (incluidas llamadas, datos de contacto, registros de llamadas, archivos multimedia, información de tarjetas de crédito y contraseñas).
- Comprueba regularmente el estado de tu proveedor (por ejemplo, puedes encontrar el estado de Cloudtalk en status.cloudtalk.io).
- Saber a quién dirigirse en caso de ciberataque.
#6 Elegir el equipo adecuado
Al configurar un sistema telefónico VoIP basado en la nube, no necesitarás mucho equipo adicional, pero asegúrate de tener lo esencial:
- Una conexión a Internet estable y de alta velocidad.
- Un dispositivo que funciona con VoIP, como un teléfono IP, un ordenador o un teléfono móvil.
- Auriculares de calidad con micrófono. Utilizar auriculares con cancelación activa del ruido (ANC) puede mejorar la calidad del audio y reducir el ruido de fondo durante las llamadas VoIP.
Cómo configurar un sistema VoIP en tu empresa
Para garantizar el éxito de la instalación de VoIP, es fundamental abordar los aspectos clave descritos en la Lista de comprobación de la implementación de VoIP en tu empresa antes, durante y después de la implementación. Exploremos cada paso en detalle.
#1 Ten en cuenta las necesidades de tu empresa
Antes de implantar la VoIP en tu empresa, ten en cuenta estos aspectos:
- Cómo se comunican actualmente tus empleados y clientes. Si tu plantilla incluye trabajadores remotos o con múltiples ubicaciones, o si tu empresa realiza con frecuencia llamadas de larga distancia, la VoIP podría ser una solución más rentable y cómoda que los sistemas telefónicos tradicionales.
- Asegúrate de que el sistema VoIP puede satisfacer las necesidades actuales de tu empresa y, al mismo tiempo, adaptarse a futuras ampliaciones. Evalúa factores como el número de usuarios, el volumen de llamadas y los posibles planes de crecimiento. Optar por una solución VoIP para empresas escalable permite integrar sin problemas nuevas funciones y usuarios adicionales a medida que crece tu empresa, reduciendo la necesidad de costosas revisiones o actualizaciones del sistema.
#2 Considera los distintos tipos de VoIP
Hay tres tipos principales de sistemas VoIP a tener en cuenta. Cada uno tiene sus características y ventajas:
- PBX local: PBX (Centralita telefónica privada) se refiere a una red telefónica privada dentro de una organización, situada físicamente en las instalaciones de la empresa, que requiere una inversión en equipos y software, y a menudo necesita conocimientos técnicos para su gestión.
- VoIP basada en dispositivos: Estas soluciones VoIP para empresas se instalan en dispositivos como ordenadores, portátiles y teléfonos inteligentes. Permiten a los usuarios hacer y recibir llamadas desde cualquier lugar con conexión a Internet, lo que las hace ideales para pequeñas empresas o trabajadores remotos.
- Centralita en la nube: Este sistema VoIP para empresas se aloja en la nube en lugar de en la sede física de tu empresa. Ofrece muchas de las mismas funciones que la centralita local, pero con menores costes iniciales y mayor escalabilidad.
Descubre información detallada sobre estos tipos de sistema en la tabla siguiente:
Centralita local
VoIP basado en dispositivos
Centralita en la nube
Precio
Alta
Moderado
Moderado-bajo
Ventajas
Más control, personalización y tráfico de voz independiente de Internet local.
Haz y recibe llamadas desde cualquier lugar. No se requiere una gran inversión inicial.
Menores costes y escalabilidad. No se requiere una gran inversión inicial.
Desventajas
Mayor inversión inicial y menor flexibilidad. Requiere personal con experiencia técnica para su gestión.
La calidad del servicio puede depender de la conexión a Internet.
Menos control y personalización que la centralita local.
Dependencia de la conexión a Internet.
Menos control.
Adecuado para
Grandes empresas con recursos y necesidades específicas.
Pequeñas empresas y trabajadores a distancia.
Empresas de todos los tamaños que buscan flexibilidad y ahorro de costes.
#3 Comprueba tu conexión a Internet y la red
Además de seleccionar una red de baja latencia y garantizar un ancho de banda adecuado, confirma lo siguiente:
- Velocidad y estabilidad de Internet: Antes de configurar VoIP, es vital que te asegures de que tu conexión a Internet es rápida y estable para garantizar llamadas claras y de alta calidad. Asegúrate de probarla previamente.
- Controla la pérdida de paquetes: Mantenla por debajo del 1% para conservar una buena calidad de llamada.
- Fluctuación: Mantén niveles de fluctuación de 30 ms o menos para garantizar una calidad de audio constante en todas las llamadas VoIP.
#4 Establece un presupuesto
Cuando decidas tu presupuesto, ten en cuenta estas cosas:
- Piensa en los costes iniciales de instalación y en los gastos recurrentes a largo plazo.
- Ten en cuenta todos los costes relacionados con la comunicación empresarial.
- Calcula el ahorro potencial con la VoIP. Esto te ayudará a identificar las áreas en las que puedes reducir costes y mejorar la eficiencia.
#5 Elige el proveedor de VoIP adecuado
Una vez que hayas definido tu presupuesto y determinado qué configuración de VoIP se adapta mejor a tus necesidades, el siguiente paso es elegir el proveedor de software.
Cuando tomes esta gran decisión, ten en cuenta lo siguiente:
- Características y funcionalidad: Asegúrate de que el proveedor ofrece todas las funciones que necesitas, como marcación asistida, diseño del flujo de llamadas, números internacionales o inteligencia artificial. Comprueba si su software funciona con tu configuración actual.
- Fiabilidad y calidad: Busca un proveedor conocido por su servicio fiable con un tiempo de inactividad mínimo o nulo.
- Ampliación: Quieres un proveedor que pueda crecer a medida que lo hace tu negocio. Deben permitirte añadir o eliminar usuarios y funciones siempre que lo necesites.
- Precios: Busca un proveedor con opciones de precios flexibles que se ajusten a tu presupuesto y uso.
En Cloudtalk, ofrecemos planes que se adaptan a todos los presupuestos, incluida una opción personalizable en la que puedes seleccionar las características que necesitas.
- El servicio de atención al cliente: También es crucial que el proveedor ofrezca un soporte técnico y un servicio de atención al cliente de primera categoría. Deben estar ahí para ayudarte con cualquier problema técnico y responder a tus preguntas durante la instalación y después.
- Reputación y experiencia: Elige un proveedor con una sólida reputación en el mercado de VoIP. Busca opiniones de otros clientes para ver su grado de satisfacción.
Guía completa para elegir el paquete VOIP adecuado para tu empresa
#6 Instala el nuevo sistema VoIP
La instalación de un sistema VoIP variará en función del proveedor y del sistema que elijas.
Para la VoIP basada en dispositivos, tendrás que conectar tus teléfonos al módem mediante adaptadores o utilizar teléfonos IP, que se conectan a Internet mediante Wi-Fi o cables Ethernet.
Para la VoIP local, se requiere una instalación y configuración profesionales, normalmente a cargo de electricistas certificados en VoIP.
Optar por la VoIP basada en software o en la nube simplifica mucho el proceso.
Con Cloudtalk, por ejemplo, configurar tu sistema VoIP es muy sencillo. Simplemente:
- Crea una cuenta en Cloudtalk.
- Descarga la aplicación en tu portátil o smartphone.
- Activa la prueba gratuita de 14 días.
- Configura la gestión de llamadas según tus preferencias (por ejemplo, Desvío de llamadas).
- Configura números para llamadas entrantes y salientes.
- Selecciona tu número VoIP.
#7 Obtener o conservar tu número de teléfono
Los proveedores de VoIP ofrecen flexibilidad para obtener nuevos números o conservar los existentes.
Para obtener nuevos números, considera:
- Números locales: Estos números se identifican por códigos de área específicos de regiones, ciudades o estados.
- Los números virtuales, como las opciones gratuitas, garantizan que los clientes puedan conectar contigo sin incurrir en gastos.
Si quieres conservar tus números actuales, también puedes solicitar la conservación del número.
#8 Forma a tu equipo
Aprovechar las funciones y las sesiones de formación departamentales son componentes clave para maximizar la eficacia y productividad de la implantación de VoIP en una empresa.
Aprovecha al máximo las funciones
Funciones como la supervisión de llamadas, la grabación de llamadas y el análisis desempeñan un papel fundamental en la simplificación del proceso de formación.
Aprovechando estas funciones, los supervisores pueden personalizar las sesiones de formación para abordar las necesidades específicas de equipos e individuos.
Monitorización de llamadas para identificar las áreas en las que determinados equipos pueden necesitar apoyo o formación adicional, Grabación de llamadas para mostrar las mejores prácticas y ofrecer ejemplos reales durante las sesiones de formación, y Análisis para realizar un seguimiento de las métricas de rendimiento, adaptar las sesiones de formación y destacar las estrategias de los mejores.
Implantar la formación departamental para potenciar las habilidades del equipo
Al adaptar las sesiones para satisfacer los requisitos exclusivos de cada equipo, los empleados reciben orientación específica que se aplica directamente a sus funciones y responsabilidades, lo que garantiza que estén bien equipados para aprovechar el sistema VoIP con eficacia en sus tareas diarias.
Por ejemplo, si un departamento de atención al cliente está realizando la transición a un nuevo sistema VoIP, la sesión de formación departamental podría incluir ejercicios prácticos sobre cómo utilizar el sistema para atender las consultas de los clientes, gestionar eficazmente las colas de llamadas y utilizar funciones avanzadas como la transferencia de llamadas.
#9 Prueba tu nuevo sistema VoIP
Cuando pruebes un nuevo sistema VoIP, considera la posibilidad de buscar proveedores de servicios VoIP que ofrezcan pruebas gratuitas.
Una vez que hayas instalado y configurado el sistema, procede a realizar las siguientes pruebas:
- Realiza llamadas de prueba, tanto internas como externas, para evaluar la calidad y la funcionalidad de las llamadas.
- Familiarízate con las funciones del sistema VoIP, como el Enrutamiento Basado en Habilidades, la Monitorización de Llamadas, el Etiquetado de Llamadas y la Grabación de Llamadas.
- Verifica las integraciones con Salesforce, Zendesk o HubSpot para garantizar una sincronización de datos e informes sin fisuras.
- Evalúa la fiabilidad de la conexión a Internet realizando pruebas de llamadas a distintas horas del día.
#10 Mantén la salud de tu sistema VoIP
Para asegurarte de que tu sistema VoIP funciona sin problemas, sigue estos pasos con regularidad. Esto ayudará a mantener la fluidez de las llamadas y el rendimiento general del sistema.
He aquí cómo mantener tu sistema VoIP en buen estado:
- Comprueba regularmente tu ancho de banda para asegurarte de que puede gestionar llamadas de calidad.
- Comprueba con frecuencia la calidad de las llamadas para detectar y solucionar rápidamente cualquier problema.
- Supervisa constantemente el rendimiento de tu sistema para solucionar los problemas con prontitud.
- Mantén actualizados tanto el hardware como el software para mejorar el rendimiento y la seguridad.
- Forma a tu equipo en seguridad VoIP para evitar ataques.
- Utiliza contraseñas seguras y cortafuegos para proteger tus llamadas de las ciberamenazas.
4 consejos para que tu empresa adopte un sistema VoIP con facilidad
La transición a la VoIP puede revolucionar la comunicación de tu empresa, pero requiere una planificación y ejecución cuidadosas.
Estos son los pasos clave para garantizar una migración sin problemas:
- Evalúa tu infraestructura actual: Evalúa tu red, dispositivos y software para determinar si están preparados para la integración de VoIP. Elabora un plan detallado con plazos, presupuestos y recursos necesarios.
- Realiza una prueba piloto: Antes del despliegue completo, realiza una prueba con un pequeño grupo de usuarios para identificar posibles retos y perfeccionar el proceso de implantación de la VoIP.
- Implántalo gradualmente: Despliega la VoIP gradualmente, empezando por determinados departamentos o equipos. Amplía el despliegue gradualmente para mitigar los riesgos y garantizar la adopción por parte de los usuarios.
- Establece planes de contingencia: Desarrolla protocolos para hacer frente a emergencias o problemas técnicos, como cortes de electricidad o interrupciones de la red. Mantén copias de seguridad de los datos y procedimientos de recuperación para minimizar el tiempo de inactividad.
La comunicación sin fisuras empieza por implantar una VoIP inteligente
En conclusión, con una correcta implantación y configuración de la tecnología VoIP, puedes desbloquear numerosas ventajas, como una mejor calidad de las llamadas, mayor flexibilidad y movilidad, y un importante ahorro de costes en comparación con los sistemas telefónicos tradicionales.
Como hemos visto en el artículo, es crucial cumplir unos requisitos específicos para la implementación de VoIP y evaluar qué opciones se adaptan a tus necesidades.
Si estás pensando en implantar pronto una solución VoIP, CloudTalk ofrece una sólida plataforma que elimina las limitaciones de la telefonía tradicional, permitiendo a las empresas comunicarse sin problemas en más de 160 países.
¿Buscas un proveedor de VoIP? Comprueba cómo funciona en CloudTalk.
Preguntas frecuentes sobre la implantación de VoIP
¿Qué es VoIP y para qué sirve?
VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet) es una tecnología que permite realizar llamadas a través de Internet en lugar de líneas telefónicas tradicionales. Sirve para reducir gastos, ofrecer flexibilidad y funciones avanzadas como videollamadas, grabaciones y enrutamiento inteligente.
¿Qué causa las caídas, ecos o fallos de VoIP?
Dos causas probables de que una implementación de VoIP experimente caídas, ecos o fallos son una latencia y una fluctuación de fase elevadas.
La latencia alta es un retraso excesivo en la transmisión de datos, que puede hacer que los datos de voz se pierdan, hagan eco o sufran otros fallos. Para solucionar la latencia alta, puedes verificar la conexión VoIP y la estabilidad de la red haciendo una prueba de velocidad VoIP, ejecutar una prueba de evaluación de la red, reducir la congestión de la red apagando los sistemas que no utilices o cerrando las aplicaciones que consuman capacidad,
El jitter alto es una variación excesiva en el retardo, que puede hacer que los paquetes de voz lleguen fuera de secuencia, provocando audio entrecortado o sonido distorsionado. Para solucionar el jitter alto, puedes actualizar el router, utilizar cables ethernet, garantizar una conexión a Internet de alta velocidad o realizar pruebas de ancho de banda.
¿Cuáles son los problemas habituales de la VoIP a los que se enfrentan las empresas?
He aquí algunos problemas comunes de VoIP:
– Eco en las llamadas VoIP: Significa que hay un retraso en la transmisión de los datos de voz, lo que provoca un solapamiento del habla y dificultades en la comunicación.
– Jitter: Significa que los paquetes de datos llegan a intervalos irregulares, lo que provoca interrupciones en el flujo de comunicación.
– Llamadas caídas: Significa que las llamadas terminan o se desconectan bruscamente debido a problemas como la pérdida de paquetes o la inestabilidad de la red.
– Indisponibilidad para realizar llamadas: Significa que los usuarios no pueden iniciar llamadas salientes debido a problemas técnicos o restricciones.
– Llamadas perdidas: Esto significa que las llamadas entrantes no llegan a los destinatarios o se desvían automáticamente sin notificación.
¿Cómo compruebo mi conexión VoIP?
Para verificar tu conexión VoIP, puedes:
– Asegurar un ancho de banda suficiente para las llamadas VoIP: Por ejemplo, CloudTalk utiliza hasta 100 kbps por llamada, y se recomienda tener al menos 1 Mbps de velocidad de descarga y subida por persona, siendo lo ideal aspirar a 5 Mbps.
– Utiliza comprobadores de pruebas de velocidad para verificar el ancho de banda de Internet.
– Asegúrate de que cumples los requisitos del sistema y de la red. Por ejemplo, utilizando un navegador Google Chrome.
– Evita la VPN: Desactiva la VPN o no la utilices mientras uses VoIP para evitar problemas de conexión.
¿Cómo funciona un sistema VoIP?
La VoIP te permite hacer llamadas telefónicas a través de Internet en lugar de las líneas telefónicas tradicionales. Funciona convirtiendo tu voz en paquetes de datos digitales, lo que permite realizar llamadas económicas desde cualquier lugar con acceso a Internet.
La VoIP funciona como la transmisión normal de datos por Internet, permitiendo la comunicación a través de varios dispositivos.
Además, los sistemas de VoIP almacenan los datos en la nube, por lo que son fácilmente accesibles y personalizables a través de tableros en línea.
¿Qué son los protocolos VoIP?
Los protocolos VoIP son un conjunto de normas que rigen cómo se transmiten los datos de voz por Internet. Incluyen el SIP (Protocolo de Iniciación de Sesión), que es un subconjunto de VoIP.
El SIP se utiliza para establecer, mantener y finalizar sesiones en tiempo real que incluyen vídeo, voz, mensajería y otras aplicaciones y servicios de comunicaciones entre dos o más puntos finales en redes IP.
¿Qué se necesita para usar la tecnología VoIP?
Para usar VoIP, necesitas una conexión a Internet estable, un dispositivo compatible (teléfono IP, computadora o móvil con software VoIP) y un proveedor de servicio VoIP.
¿Qué ventajas empresariales aporta la tecnología VoIP?
La VoIP reduce costes, permite llamar desde cualquier lugar con acceso a Internet y ofrece funciones como grabación de llamadas, videollamadas y desvío de llamadas.
¿Qué aplicaciones utilizan llamadas VoIP?
CloudTalk es un software VoIP para empresas que mejora la comunicación con funciones avanzadas. Otras aplicaciones VoIP son WhatsApp, Skype, Zoom y Microsoft Teams para llamadas por Internet, así como RingCentral y Dialpad para uso empresarial.
¿Se puede utilizar un teléfono VoIP como un teléfono normal?
Sí, un teléfono VoIP puede usarse como un teléfono normal, pero necesita una conexión a Internet en lugar de una línea telefónica tradicional. Con un adaptador o software VoIP, también puede funcionar en teléfonos convencionales.
¿Qué beneficios aporta la tecnología VoIP para las empresas frente a las llamadas tradicionales?
La tecnología VoIP reduce costes, ya que las llamadas internacionales son más baratas y no requiere infraestructura física. Permite llamar desde cualquier lugar con acceso a Internet y se integra con otras herramientas. Ofrece mejor calidad de sonido, mayor seguridad y funciones avanzadas, lo que la convierte en una solución más flexible y eficaz que la telefonía tradicional.
