Cómo Elegir un Sistema Ttelefónico VoIP para la Pequeña Empresa: Funciones a Tener en Cuenta

A finales de 2025, elReino Unido va a desconectar toda la funcionalidad de las líneas telefónicas analógicas. Aunque significa el cierre efectivo de los teléfonos fijos para todo el país, tiene repercusiones particulares para las empresas.

Hay muchas empresas en el mundo que se han mantenido en el teléfono fijo durante años, a pesar de los costes e inconvenientes. Tenían una forma de hacer llamadas, y cualquier cambio en ella parecía arriesgado.

Ahora, cuando la revolución de los sistemas de telefonía es inevitable, comienza la búsqueda de alternativas. Y, por muchas razones, el VoIP es uno de los mejores sistemas telefónicos para empresas de todos los tamaños.

¿Qué es un sistema VoIP para pequeñas empresas?

En resumen, el sistema VoIP(Voice over Internet Protocol) es una tecnología que permite realizar llamadas telefónicas a través de Internet. Como utiliza una conexión existente en lugar de un complicado conjunto de cables y dispositivos, todo el sistema se puede configurar en cuestión de minutos. Y por una fracción del coste de las líneas telefónicas tradicionales.

Para las pequeñas empresas que trabajan habitualmente con un presupuesto ajustado, cambiar a un servicio de VoIP de bajo coste pero potente puede ser justo lo que necesitan. De este modo, pueden mejorar su productividad y reducir sus facturas telefónicas.

Los costes de las llamadas también son mucho más bajos. Según una encuesta de Tech.co, las pequeñas empresas que se pasan a VoIP pueden ahorrar hasta un 40% en llamadas locales y hasta un 90% en las internacionales.

Con VoIP, los propietarios de pequeñas empresas pueden aprovechar aún más muchas funciones avanzadas. Entre ellas se encuentran:

• Menús IVR,
• Colas de llamada,
• Grupos de llamada,
• Mensajes personalizados en espera,
• Videoconferencia,
• Analíticas,
• Y muchas otras.

Todas esas funciones están disponibles desde el momento en que instalas una aplicación de VoIP. Con CloudTalk, por ejemplo, las tienes sin costes adicionales.

Pero antes de continuar con las ventajas, averigüemos primero en qué se diferencian las llamadas VoIP de las analógicas.

¿Cómo funcionan los sistemas de VoIP?

Los teléfonos analógicos se basan en impulsos eléctricos que transmiten los sonidos a través de una infraestructura de cables de cobre. Por otro lado, las plataformas VoIP utilizan una conexión a Internet para hacer y recibir llamadas.

Cada vez que haces una llamada, una plataforma VoIP convierte tu voz en señales digitales y la comprime en paquetes de datos. Esos paquetes se envían por Internet para llamar al dispositivo del destinatario. Una vez que llegan a su destino, los paquetes se desempacan y se vuelven a convertir en sonido para que el destinatario pueda entender el mensaje.

Sin embargo, lo que preocupa a muchas pequeñas empresas es la calidad del sonido.

Afortunadamente, los tiempos de las frases cargadas de estática y difíciles de entender cuando se habla a través de Internet ya han pasado. Como el tiempo que tarda un paquete de datos en viajar de un punto a otro ocurre en milisegundos, no hay prácticamente ninguna diferencia entre una llamada VoIP y una normal.

Aquí puedes ver nuestra breve videoguía sobre la tecnología VoIP:

¿Cuáles son las ventajas de los sistemas VoIP?

¿Sabías que cerca del 74% de los empleados de las pequeñas empresas utilizan aplicaciones móviles de VoIP para realizar sus llamadas de negocios? Como las tarifas de las llamadas por Internet son mucho más bajas que a través de un teléfono fijo o móvil, hacer llamadas internacionales o locales con regularidad ya no es un problema, ni siquiera para los presupuestos reducidos de las pequeñas empresas.

VoIP se ha hecho popular también gracias al aumento de las conexiones a Internet de alta velocidad.

Hoy en día, la fiabilidad de Internet ha mejorado enormemente. VoIP tiene ahora suficiente ancho de banda para manejar las llamadas en línea sin problemas. Desde las empresas hasta las compañías locales y las nuevas empresas, los negocios han recurrido a la VoIP. Ya sea para reducir sus facturas telefónicas o para trabajar cómodamente desde casa.

Veamos ahora ejemplos concretos de las ventajas del protocolo VoIP.

Nº 1. Excelente calidad de llamada

Las plataformas de VoIP utilizan una combinación de códecs de banda ancha que pueden ofrecerte llamadas con un sonido mucho más natural, al tiempo que reducen todo el ruido de fondo.

Al escuchar a la persona que está al otro lado de la llamada, puede parecerte que tu cliente está en el edificio de al lado, no en otro continente. Todo ello gracias a la función de audio HD, que también ofrece Cloudtalk.

Nº 2 Reducción de los costes telefónicos

Implantar una solución de VoIP puede reducir los costes de creación de una nueva pequeña empresa hasta en un 90%. Hay un par de razones para ello.

El primer lugar donde las empresas pueden ahorrar una parte importante de su presupuesto es en los costes de instalación. No es necesario comprar varias piezas de hardware y pedir a un técnico que lo configure todo. Todo lo que se necesita para que la tecnología VoIP funcione es una conexión estable a Internet en el edificio, unos auriculares y un router que pueda gestionar las llamadas VoIP.

La VoIP es bastante rentable y el ahorro es especialmente visible si estás pasando de un sistema de centralita tradicional. Los caros complementos, los costosos dispositivos compatibles y las enormes facturas de las llamadas internacionales no se aplican cuando se utiliza VoIP.

Puedes utilizar cualquier dispositivo que desees para realizar las llamadas y llamar desde prácticamente cualquier lugar del mundo.

Nº3 Mejora la productividad con el análisis de la información sobre las llamadas

Las herramientas de análisis y rendimiento normalmente solo estaban disponibles en los planes de centralita de nivel empresarial y tenían un precio elevado. Eso básicamente puso esas funciones fuera del alcance de las empresas más pequeñas o de start-ups

Las plataformas de VoIP, por su parte, te dan acceso a todo un conjunto de herramientas de análisis, disponibles desde el principio. Las estadísticas detalladas de las llamadas, el rendimiento de los agentes y los paneles de control personalizables en tiempo real son sólo algunos ejemplos de las diversas herramientas analíticas que puedes encontrar en una plataforma VoIP.

Con estos datos, puedes averiguar cuándo exactamente tu negocio tiene «horas punta» y asignar más personas para trabajar en ese momento. Puedes utilizarlo para vigilar a tus empleados y recompensar a los de mejor rendimiento. Las posibilidades son casi infinitas.

Nº4 Causa una gran primera impresión

No importa lo grande que sea tu empresa, puedes causar una gran impresión a tus clientes con lo fácil y fluida que es la comunicación contigo.

Gracias a algunas funciones de VoIP, como la tarjeta de cliente en tiempo real, tus agentes tienen la posibilidad de ver todos los datos del cliente y el historial de llamadas anteriores incluso antes de contestar la llamada. Saber quién es la persona que llama facilita enormemente que los representantes ofrezcan un soporte excepcional al cliente.

¿Y qué te parece tener tu propio asistente automático trabajando las 24 horas del día? Herramientas como el ACD (Automatic Call Distribution – Distribución Automática de Llamadas) pueden dirigir las llamadas a los agentes más cualificados. IVR (Interactive Voice Response – Respuesta de Voz Interactiva) avanzada puede responder a preguntas sencillas de tus clientes.

Sencillamente, gracias a las funciones descritas, puedes hacer que tu negocio parezca profesional y dedicado a tu causa.

Los sistemas de VoIP están transformando la comunicación de las pequeñas empresas

Debido a las ventajas de la VoIP, no es de extrañar que esta forma de hacer llamadas esté arrasando en el mundo empresarial.

Especialmente en el mundo de las pequeñas empresas, gracias a su equilibrio entre precio y valor. Es como si las plataformas de VoIP estuvieran hechas para igualar el terreno de juego entre las compañías locales y las grandes empresas. Las funciones que antes solo estaban disponibles para los clientes empresariales con sistemas de centralita premium, ahora también están disponibles para las pequeñas empresas y las start ups.

Elige el mejor sistema de VoIP para tu pequeña empresa

Dado que acabaremos diciendo adiós a las líneas analógicas para siempre, puede ser un buen momento para preparar a tu pequeña empresa para una migración a un servicio de VoIP. Puede parecer una gran decisión, pero las ventajas de hacer llamadas a través de Internet hablan por sí solas.

¿Te cuesta decidirte por el mejor sistema para tus necesidades, teniendo en cuenta la cantidad de plataformas y funciones que existen? ¡Prueba CloudTalk hoy mismo! Pruébalo durante 14 días completamente gratis para descubrir por qué la VoIP es el futuro de tu empresa.