VoIP vs. línea fija: ¿cuál es mejor para las pequeñas empresas?

Las líneas fijas están desapareciendo rápidamente. A finales de 2023, el 76% de los adultos en EE. UU. vivía en hogares sin teléfono fijo, según el Centro Nacional de Estadísticas de Salud. Incluso donde aún se mantienen, muchos existen solo para dar soporte a la conexión a internet, no para la comunicación diaria.

Las empresas están siguiendo el mismo camino. Los sistemas telefónicos tradicionales no pueden competir con la flexibilidad, la escalabilidad ni la rentabilidad de la tecnología VoIP.

Entonces, ¿qué opción tiene más sentido para tu equipo? Comparemos la VoIP frente a la línea fija y veamos dónde encaja cada una.

VoIP vs. líneas fijas: ¿cuál es la diferencia?

#1 Costes iniciales y recurrentes

Una de las mayores razones por las que las empresas recurren a la VoIP son, lógicamente, los costes. Al elegir la VoIP en lugar de las líneas fijas tradicionales, las empresas pueden ahorrar hasta un 75% en sus costes de comunicación.

¿Cómo? Al configurar una infraestructura de línea fija convencional en tu oficina, tienes que pensar en los costes de instalación, el hardware necesario, las licencias del sistema, los costes de mantenimiento y el plan de telefonía. Pero eso es solo el principio.

Los sistemas telefónicos PBX es donde la cosa se encarece de verdad: tener que comprar teléfonos compatibles para 20 o 30 empleados puede suponer un impacto visible en tu presupuesto.

Los planes de telefonía para empresas tampoco son baratos y la mayoría cobran un extra por las llamadas de larga distancia o internacionales. Por lo tanto, si haces llamadas al extranjero con regularidad, el coste total de una línea fija se disparará rápidamente.

Configurar una línea telefónica VoIP en tu oficina es mucho más sencillo. En primer lugar, si ya tienes conexión a internet allí, no es necesario instalar una línea aparte a menos que el plan actual y el router existente no sean capaces de gestionar llamadas VoIP normales. En cuanto a los teléfonos, cualquier dispositivo con tecnología VoIP funcionará, pero también puedes hacer llamadas desde tu ordenador de mesa.

Los únicos costes regulares por tu parte serán la factura de internet y el plan de suscripción a una plataforma VoIP, que puedes adquirir por tan solo €15 por usuario al mes en CloudTalk. Las llamadas de larga distancia e internacionales también están incluidas en los planes de suscripción, por lo que no corres el riesgo de salirte de tu presupuesto solo por tener que contactar con un cliente en el extranjero.

#2 Movilidad

La falta de movilidad de los teléfonos fijos era, como mucho, una pequeña molestia en el pasado; por ejemplo, si te perdías una llamada de un cliente porque estabas en otra habitación.

Pero tras la pandemia, muchas oficinas se vieron obligadas a pasarse al teletrabajo. Y muchas descubrieron con horror que no tenían medios para hacer ni responder llamadas fuera de la oficina.

Aquí es donde destaca la VoIP. A través de los sistemas telefónicos VoIP, puedes realizar o recibir llamadas desde cualquier ubicación y en el dispositivo que elijas. ¿Llamas desde un ordenador de mesa en tu casa? ¿Desde tu smartphone mientras esperas comida para llevar? Siempre que tengas acceso a internet, podrás usar tu servicio VoIP y tu número de teléfono virtual dedicado estés donde estés.

#3 Facilidad de actualización

Si quieres añadir nuevos usuarios al sistema telefónico, tendrás que ponerte en contacto con el proveedor para solicitar dispositivos adicionales y una extensión más en el plan.

¿Necesitas teléfonos más nuevos de otro fabricante para tu oficina? Si has firmado un contrato a largo plazo, esto es prácticamente imposible a menos que rescindas el contrato. Y si vas a abrir una nueva delegación de la oficina o te trasladas a otra ubicación, tendrás que construir una infraestructura de telefonía fija completamente nueva.

Aquí es donde se hace visible la segunda mayor ventaja de las plataformas VoIP: se pueden adaptar exactamente a las necesidades de cada empresa y modificarse siempre que surja una necesidad. Como la VoIP funciona en cualquier dispositivo con acceso a internet, las empresas pueden reemplazar y añadir nuevos dispositivos al sistema rápidamente.

Cambiar a planes de precios superiores o inferiores o añadir nuevos usuarios al sistema también se puede hacer en pocos minutos, sin papeleos adicionales ni tener que llamar a un técnico para que configure el nuevo teléfono.

Y se puede utilizar el mismo número de teléfono VoIP en varias ubicaciones, por lo que tu delegación de la oficina puede utilizar el mismo número que tu oficina principal.

#4 Funcionalidades disponibles

Cuando se trata del número de funcionalidades empresariales avanzadas que las empresas pueden utilizar, la VoIP gana por goleada. Los dispositivos de telefonía fija solo suelen ofrecer funciones básicas como la respuesta automática o la transcripción de buzón de voz, pero a menudo conllevan un coste adicional si es que están disponibles.

En comparación con la lista bastante corta de funciones que ofrecen los teléfonos fijos, las plataformas VoIP están repletas de herramientas útiles que están disponibles desde el principio. Si nos fijamos en CloudTalk, por ejemplo, puedes encontrar más de 60 funciones que difícilmente encontrarás incluso en teléfonos fijos de gama alta:

• Menú de Respuesta de voz interactiva con
• Distribución automática de llamadas
• Enmascaramiento de llamadas
• Grabación de llamadas
• Números internacionales de 160 países disponibles para comprar dentro de la plataforma
• Números gratuitos o cortos
• Redirección de llamadas
• Sistema de devolución de llamada

Pero eso no es todo. Los proveedores de plataformas VoIP añaden regularmente nuevas funciones a sus plataformas que puedes empezar a utilizar tan pronto como se activen.

#5 Seguridad

Todo lo relacionado con un sistema VoIP suena genial, pero ¿qué pasa con la seguridad? Muchas empresas temen que hackeen sus sistemas telefónicos VoIP, y es una de las mayores razones por las que se aferran a las tradicionales líneas fijas.

Con las líneas fijas, apenas hay temor a un ataque de hackeo o a las escuchas telefónicas, y las empresas tampoco tienen que temer los cortes repentinos de energía, por lo que la información que comparten en las llamadas también está a salvo.

Y leer sobre las diversas amenazas en línea dirigidas a la VoIP (desde ataques DDoS hasta intentos de phishing, virus y malware, pasando por el robo de identidad y datos) puede hacer que las empresas sientan aún más recelo a la hora de utilizar este tipo de plataformas.

La buena noticia es que hoy en día la VoIP es al menos tan segura como una línea fija convencional.

En primer lugar, ahora tienes muchas herramientas a tu disposición a la hora de proteger tu conexión a internet, como cortafuegos, herramientas de cifrado, VPN y protección contra malware. En concreto, implementar una VPN para empresas dedicada garantiza que tus datos permanezcan cifrados y protegidos de posibles espías.

Al utilizarlos, puedes hacer que la VoIP sea una de las opciones de llamada más seguras posibles para tu negocio. Los proveedores de plataformas VoIP también utilizan diversos métodos para garantizar que sus sistemas sean lo más seguros posible para las empresas, desde el uso de un cifrado potente para todos los datos que pasan por el sistema y una combinación de métodos de autenticación de usuarios hasta la realización periódica de pruebas para detectar cualquier vulnerabilidad.

Conclusión

Por muy valiosos que fueran para las empresas de todo el mundo en el pasado, los teléfonos fijos ya no pueden competir con la flexibilidad ni la facilidad de uso de la VoIP. La cantidad de funciones que pueden ofrecer los primeros no se acerca en absoluto a las capacidades de la segunda.

Añade a esto que el uso de la VoIP puede reducir tus costes de llamada de forma visible, y ahora queda claro por qué tantas empresas están cambiando los teléfonos locales por la VoIP. Esto es especialmente evidente cuando el cambio de líneas fijas a VoIP es sumamente fácil: solo necesitas una buena conexión a internet y una plataforma fiable como CloudTalk para gestionar las llamadas.