7. juin 2022 Blog

Comment Choisir un Système Téléphonique VoIP pour Petite Entreprise : Les Fonctionnalités à Rechercher

illustration système VoIP pour petites entreprises PRINCIPAL

D’ici la fin de 2025, le Royaume-Uni doit désactivertoutes les fonctionnalités des lignes téléphoniques analogiques. Si cela signifie l’arrêt effectif des téléphones fixes pour tout le pays, cela aura des répercussions particulières pour les entreprises.

Il existe de nombreuses entreprises dans le monde qui s’en tiennent aux lignes fixes depuis des années – malgré les coûts et les inconvénients. Ils avaient un moyen de passer des appels, et tout changement semblait risqué.

A présent, quand la révolution dans les systèmes téléphoniques est inévitable, une chasse aux alternatives démarre. Et, pour plusieurs raisons, la VoIP est l’un des meilleurs systèmes téléphoniques pour les entreprises de toutes tailles.

Qu’est-ce qu’un système VoIP pour petite entreprise ?

En bref, le système VoIP (Voice over Internet Protocol = Voix Sur Protocole Internet) est une technologie qui permet de passer des appels téléphoniques sur Internet. Comme elle utilise une connexion existante au lieu d’un ensemble compliqué de câbles et d’appareils, le système entier peut être installé en quelques minutes. Et pour une fraction des coûts des lignes téléphoniques traditionnelles.

Pour les petites entreprises qui fonctionnent régulièrement avec un budget serré, passer à un service VoIP à bas prix mais puissant peut être exactement ce qu’il leur faut. Ainsi, elles peuvent améliorer leur productivité et réduire leurs factures téléphoniques.

Les coûts des appels sont aussi bien plus bas. Selon une enquête de Tech.co,les petites entreprises qui passent à la VoIP peuvent économiser jusqu’à 40% sur les appels locauxet jusqu’à 90% sur les appels à l’étranger.

Avec la VoIP, les propriétaires de petites entreprises peuvent profiter de nombreuses fonctions avancées. Celles-ci incluent :

  • les menus IVR,
  • Les files d’attente,
  • Les groupes de sonneries,
  • Les messages d’attente personnalisés,
  • La visio-conférence,
  • Les analyses,
  • Et bien d’autres.

Toutes ces fonctions sont disponibles dès l’instant où vous installez une appli VoIP. Avec CloudTalk, par exemple, vous les recevez sans aucun frais supplémentaire.

Mais avant de continuer avec les avantages, voyons d’abord ce qui différencie les appels VoIP des analogiques.

Comment les systèmes VoIP fonctionnent ?

Les téléphones analogiques reposent sur des impulsions électriques qui transmettent des sons via une infrastructure de fils de cuivre. D’un autre côté, les plateformes VoIP utilisent une connexion internet pour passer et recevoir les appels.

Dès que vous passez un appel, une plateforme VoIP convertit votre voix en signaux numériques et les comprime en paquets de données. Ces paquets sont alors envoyés par Internet pour appeler l’appareil du destinataire. Une fois qu’ils atteignent leur destination, les paquets sont dépaquetés et convertis à nouveau en son afin que le destinaire puissent comprendre le message.

Ce qui inquiète beaucoup de petites entreprises, cependant, c’est la qualité du son.

Heureusement, l’époque des phrases chargées d’électricité statique et difficiles à comprendre lorsque l’on parle sur Internet est révolue depuis longtemps. Comme le temps qu’il faut à un paquet de données pour se déplacer d’un point à un autre se compte en millisecondes, il n’y a pratiquement aucune différence entre un appel VoIP et un appel normal.

Here, you can watch our brief video guide on VoIP technology:

Quels sont les avantages des systèmes VoIP ?

Saviez-vous qu’environ 74%des employés des petites entreprises utilisent les applis VoIP mobiles pour passer leurs appels professionnels ? Comme les taux d’appels par Internet sont bien plus bas que ceux d’une ligne fixe ou mobile, passer des appels internationnaux ou locaux réguliers n’est plus un problème même pour les budgets limités des petites entreprises.

La VoIP est devenue populaire également grâce à l’essor des connexions Internet à haut débit.

De nos jours, la fiabilité d’Internet s’est considérablement améliorée. La VoIP dispose désormais d’une bande passante suffisante pour gérer les appels en ligne de manière transparente. Des grandes entreprises aux compagnies locales et aux start-ups, les entreprises se sont tournées vers la VoIP. Que ce soit pour réduire leurs factures téléphoniques ou travailler confortablement à domicile.

Examinons maintenant des exemples spécifiques d’avantages VoIP.

#1 Excellente qualité d’appel

Les plates-formes VoIP utilisent une combinaison de codecs à large bande qui peuvent vous donner des appels beaucoup plus naturels tout en réduisant tous les bruits de fond.

En écoutant la personne à l’autre bout du fil, vous pouvez même avoir l’impression que votre client est dans le bâtiment voisin, pas sur un autre continent. C’est grâce à la fonction audio HD, également offerte par CloudTalk.

#2 Coûts téléphoniques réduits

La mise en œuvre d’une solution VoIP peut réduire les coûts de création d’une nouvelle petite entreprise jusqu’à 90 %.Il y a plusieurs raisons à cela.

Le premier point où les entreprises peuvent économiser une part importante de leur budget est dans les coûts d’installation. Il n’y a pas besoin d’acheter plusieurs pièces de matériel et de demander à un technicien de tout installer. Tout ce qu’il faut pour que la technologie VoIP fonctionne est une connexion Internet stable dans le bâtiment, un casque audio et un routeur qui peut gérer les appels VoIP.

La VoIP est assez rentable et les économies sont particulièrement visibles si vous passez d’un système PBX traditionnel. Les modules complémentaires coûteux, les appareils compatibles chers et les factures massives pour les appels internationaux ne s’appliquent pas lors de l’utilisation de la VoIP.

Vous pouvez utiliser n’importe quel appareil que vous souhaitez pour passer des appels et appeler depuis pratiquement n’importe quel endroit dans le monde.

#3 Améliorez la productivité grâce à l’analyse des informations sur les appelants

Les outils d’analyse et de performance n’étaient généralement disponibles que dans les plans PBX au niveau de l’entreprise et étaient proposés à un prix élevé. Cela a essentiellement mis ces fonctionnalités hors de portée des petites entreprises ou des start-ups.

Les plates-formes VoIP, quant à elles, vous donnent accès à tout un ensemble d’outils d’analyse, disponibles dès le départ. Les statistiques détaillées des appels, les performances des agents et les tableaux de bord personnalisables en temps réel ne sont que quelques exemples des différents outils analytiques que vous pouvez trouver dans une plateforme VoIP.

Avec ces données, vous pouvez savoir exactement quand votre entreprise a des « heures de pointe » et affecter plus de personnes au travail à ce moment-là. Vous pouvez les utiliser pour garder un oeil sur vos employés et récompenser les plus performants. Les possibilités sont presque sans fin.

#4 Faites une bonne première impression

Peu importe la taille de votre entreprise, vous pouvez toujours faire une excellente impression auprès de vos clients grâce à la fluidité et à la facilité de la communication avec vous.

Grâce à certaines fonctions VoIP, telles que la carte client en temps réel, vos agents ont la possibilité de voir toutes les données du clients et l’historique des appels avant même de répondre à l’appel. Savoir qui est l’appelant permet aux représentants de fournir beaucoup plus facilement un support client exceptionnel.

Et que diriez-vous d’avoir votre propre standard automatique fonctionnant 24h/24 et 7j/7 ? Les outils tels que ACD (Automatic Call Distribution = Distribution automatisée d’appels) peuvent diriger les appels aux agents les plus qualifiés. L’IVRavancé (Interactive Voice Response= Serveur Vocal Interactif) peut répondre à de simples questions à vos clients.

Simplement, grâce aux fonctionnalités décrites, vous pouvez donner à votre entreprise une apparence professionnelle et dévouée à votre cause.

Les systèmes VoIP transforment la communication des petites entreprises

En raison des avantages de la VoIP, il n’est pas surprenant que cette façon de passer des appels prenne d’assaut le monde des affaires.

Surtout dans le monde des petites entreprises, grâce à l’équilibre entre son prix et sa valeur. C’est comme si les plateformes VoIP étaient conçues pour uniformiser les règles du jeu entre les entreprises locales et les entreprises. Les fonctionnalités qui n’étaient auparavant disponibles que pour les entreprises clientes disposant de systèmes PBX haut de gamme sont désormais également disponibles pour les petites entreprises et les start-ups.

Choisissez le meilleur système VoIP pour votre petite entreprise.

Puisqu’on finira par dire adieu aux lignes analogiques pour de bon, le moment est peut-être venu de préparer votre petite entreprise à une migration vers un service VoIP. Cela peut sembler comme une grande décision, mais les avantages de passer des appels par Internet parlent d’eux-mêmes.

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