Qu’est-ce que la VoIP et comment fonctionne-t-elle ?

Oubliez les câbles téléphoniques, les combinés et les circuits. Grâce à la technologie VoIP, vous pouvez passer des appels quand et où vous le souhaitez, pour autant que vous soyez connecté à l’internet.

Mais qu’est-ce que la VoIP et comment fonctionne-t-elle ? Et plus important encore : comment choisir le bon fournisseur de VoIP ?

Lisez la suite pour découvrir tout ce que vous devez savoir sur la technologie VoIP.

Qu’est-ce que la VoIP ?

En termes simples, la VoIP (Voice Over Internet Protocol) vous permet de passer ou de recevoir des appels via l’internet au lieu des lignes fixes traditionnelles.

Les trois principaux types de services VoIP sont la VoIP Cloud, la VoIP sur site et la VoIP résidentielle.

Dans cet article, nous nous concentrons principalement sur l’exploration de la technologie VoIP Cloud. Il s’agit d’une solution de téléphonie professionnelle, hébergée sur un serveur cloud au lieu d’un matériel installé sur site.

Comment fonctionne la VoIP

La VoIP fonctionne comme n’importe quelle autre donnée que vous envoyez sur l’internet, comme les e-mails. Elle convertit votre voix en un signal numérique (paquets de données) à l’aide de codecs et l’envoie sur un réseau IP (Internet Protocol). Vous pouvez transmettre des paquets VoIP sur tout réseau compatible VoIP, tel qu’un réseau local (LAN).

À la sortie, les paquets de données sont reconvertis en son, ce qui rend possible la communication entre deux ou plusieurs parties.

Cette solution vous permet donc de passer des appels à partir de n’importe quel ordinateur, téléphone VoIP ou autre appareil fonctionnant avec des données, via Internet.

Avec la VoIP, vous pouvez également acheminer des appels téléphoniques entre des solutions basées sur l’internet et des téléphones traditionnels. Cela vous permet d’atteindre vos clients sur leurs appareils également.

Un système téléphonique VoIP stocke toutes vos données dans le Cloud, que vous pouvez surveiller grâce à un tableau de bord en ligne. Sur ce tableau de bord, vous pouvez également modifier votre liste de contacts et appliquer des paramètres et des automatismes supplémentaires.

Voici notre mini guide vidéo sur la technologie VoIP :

Avantages de l’utilisation de la VoIP par rapport au téléphone fixe

Pourquoi tant d’entreprises passent-elles à une solution VoIP Cloud – et pourquoi pensons-nous que vous devriez faire de même ?

Nous avons rassemblé quelques-unes des principales raisons pour lesquelles votre entreprise pourrait bénéficier d’une solution de voix sur IP basée sur le cloud.

La VoIP est moins chère que les lignes terrestres ordinaires

Avant de voir comment vous pouvez vendre plus en passant à la VoIP, voyons comment elle vous aide à réduire les coûts.

Tout d’abord, la VoIP utilise votre connexion internet existante au lieu de nécessiter un système séparé, du matériel externe et des fils de cuivre coûteux pour rendre la communication téléphonique possible.

Si votre entreprise opère dans plusieurs pays, les appels internationaux et interurbains sont généralement beaucoup moins chers avec le service VoIP. Comme vous ne dépendez pas des câbles téléphoniques, vous payez en fonction du tarif d’appel de la région de réception, et non de votre position actuelle.

Ce seul point peut réduire vos factures de plus de 60 %.

Mais, allons un peu plus loin.

Une bonne solution VoIP basée sur le Cloud vous permet également d’automatiser, de numériser et d’optimiser votre travail. En réduisant les ressources et le temps gaspillés pour des tâches laborieuses, vous réduisez encore davantage vos dépenses mensuelles. Mais comment automatiser les tâches avec la VoIP ? Lisez la suite !

La VoIP vous aide à automatiser et à optimiser vos processus

Étant donné que les appels VoIP passent par l’internet, ils laissent la place à la numérisation et à l’automatisation, ce qui facilite la vie de tous les membres de l’équipe.

Alors que vous ne pouvez utiliser qu’un seul numéro de téléphone par ligne fixe, les solutions VoIP ne vous limitent pas à un seul numéro de téléphone VoIP. Cette technologie vous permet de traiter simultanément plusieurs demandes avec différents numéros de téléphone.

Les solutions logicielles de téléphonie VoIP, telles que CloudTalk, offrent également un large éventail de fonctionnalités pour vous aider à maintenir les coûts au plus bas, à former votre équipe plus efficacement et à atteindre de nouveaux records de ventes.

Parmi les fonctions d’automatisation les plus populaires, citons les flux IVR, le Smart, Power et le Predictive Dialing, la distribution automatique des appels (ACD), le routage des appels en fonction des compétences ou les paramètres des heures d’ouverture.

Le suivi des appels, les rapports des agents et le tableau de bord en temps réel vous aident à proposer un service de qualité à tout moment.

Les scripts et la prise de notes des appels aident les agents à communiquer efficacement avec les clients, et grâce à l’API, vous pouvez connecter n’importe quel CRM ou outil dont vous avez besoin pour votre activité. Nous n’avons fait que survoler la question, mais vous pouvez consulter la liste complète des fonctionnalités de CloudTalk ici.

La VoIP vous permet de prendre des appels de n’importe où dans le monde

Les téléphones traditionnels utilisent des fils analogiques pour transporter les signaux vocaux, mais avec la VoIP, les informations vocales sont converties, envoyées et stockées dans le nuage. Vous n’avez besoin que de l’internet pour y accéder, ce qui signifie que tant que vous êtes en ligne, vous pouvez prendre et passer des appels partout dans le monde.

Cette flexibilité indépendante du lieu vous permet de recruter des membres de votre équipe dans n’importe quel pays et de faire travailler vos agents depuis leur domicile.

La VoIP vous permet également de transformer n’importe quel appareil en solution de téléphonie, comme votre ordinateur portable, votre tablette ou votre smartphone, de sorte que vous pouvez faire du business depuis n’importe lequel de ces appareils.

Comme la VoIP utilise l’internet, la qualité de la voix reste optimale quel que soit le pays que vous ciblez, et les tarifs des appels ne changent pas non plus lorsque vous traversez la frontière. Le coût de l’appel dépend du pays cible, et non du pays dans lequel vous résidez.

Inconvénients de l’utilisation de la VoIP

Les solutions VoIP présentent quelques inconvénients. Passons en revue quelques-unes des principales objections et voyons comment vous pouvez y répondre.

Une bonne connexion Internet est indispensable

Sans une connexion internet solide et fiable, la qualité de l’appel en pâtira.

Heureusement, en 2022, vous n’avez pas besoin d’une bande passante supérieure à la moyenne. Bien que l’utilisation d’un câble Ethernet soit toujours recommandée, les solutions VoIP fonctionnent désormais beaucoup mieux, même avec une connexion Wi-Fi ordinaire.

Nous recommandons une vitesse minimale de 5 Mbps en amont et en aval pour des appels téléphoniques VoIP de qualité. Vous pouvez vérifier votre bande passante actuelle ici.

Cependant, il y a une situation où les téléphones traditionnels ont encore tendance à l’emporter sur la VoIP. C’est une coupure de courant inattendue. Alors que les lignes téléphoniques fonctionnent en cas de coupure de courant, l’internet ne fonctionne généralement pas.

Pour surmonter ce problème, investissez dans un forfait de données mobiles à haut débit ou ayez un téléphone fixe de secours.

Vous devrez peut-être former à nouveau votre personnel

Si votre équipe a l’habitude de travailler en interne avec des lignes fixes, le passage à une solution VoIP basée sur le cloud implique un temps d’apprentissage plus important.

Grâce à des fonctions telles que la surveillance des appels, le chuchotement des appels, les tableaux de bord en temps réel et les transferts à chaud, vous pourrez accompagner vos stagiaires en temps réel, afin qu’ils puissent se familiariser avec le nouveau système.

Configuration requise pour le système téléphonique VoIP

À l’heure actuelle, vous avez probablement décidé que vous êtes prêt à essayer la solution VoIP dans le nuage. De quoi avez-vous besoin pour commencer ?

Une connexion Internet fiable

Il est bon de le répéter : vous ne pouvez tout simplement pas utiliser la VoIP sans une connexion Internet. Et bien que la VoIP n’utilise pas autant de données que vous pourriez le penser, une connexion Internet solide et fiable est toujours indispensable.

En général, nous recommandons aux utilisateurs de toujours connecter leurs appareils à l’internet via un câble Ethernet pour obtenir un réseau plus cohérent et de meilleure qualité.

CloudTalk utilise jusqu’à 100 ko/s par appel téléphonique, mais notez que cette bande passante n’inclut aucune activité en plus de l’appel, comme l’utilisation du CRM.

En règle générale, vous avez besoin d’une vitesse de téléchargement et de chargement d’au moins 1 Mo/s par personne, mais dans l’idéal, visez au moins 5 Mo/s. Vous pouvez vérifier votre bande passante actuelle en cliquant sur ce lien.

Pour plus d’informations sur la configuration requise pour CloudTalk, consultez l’article de notre base de connaissances.

Téléphones et appareils spécifiques

La VoIP vous offre la possibilité d’utiliser presque tous les appareils que vous souhaitez. Que vous utilisiez un smartphone, une tablette ou un ordinateur portable, votre équipe et vous pouvez passer des appels depuis n’importe quel appareil, partout dans le monde.

Il y a trois façons principales d’utiliser un service VoIP :

• ATA (Analog Telephone Adaptor). L’ATA est un dispositif qui vous permet de connecter votre téléphone analogique à votre ordinateur ou à votre connexion Internet. Il prend le signal analogique de votre téléphone, le convertit en données numériques et l’envoie sur Internet.
• Téléphones IP. Ces appareils spécialisés ressemblent à des téléphones normaux, mais ils sont conçus spécifiquement pour la VoIP.
• Softphones. La façon la plus simple d’utiliser la VoIP. Plusieurs sociétés proposent des logiciels et des applications qui embarquent un service VoIP sur votre ordinateur. Des exemples classiques sont Skype ou WhatsApp.

Comment choisir le bon système téléphonique VoIP

Avec toutes les différentes solutions de VoIP Cloud disponibles sur le marché, comment choisir la bonne solution pour les besoins de votre entreprise ? Nous pensons qu’il y a 5 facteurs que vous devez prendre en compte pour choisir le bon système téléphonique VoIP :

• Les coûts initiaux et mensuels. Y a-t-il des frais cachés ? Qu’obtenez-vous en échange des frais récurrents ? Pouvez-vous vous renseigner sur les tarifs d’appel à l’avance ?
• Fiabilité. Le logiciel est-il fiable ? Quelle est la qualité des appels par rapport aux autres solutions ? Informez-vous sur le taux typique d’appels infructueux.
• Qualité du service à la clientèle. Pouvez-vous joindre facilement le service clientèle ? Dans quel délai pouvez-vous trouver une solution à vos demandes ?
• Facilité d’utilisation. Plus vite vous formerez votre équipe, plus vite vous serez en mesure de réussir avec la VoIP.
• Commentaires des clients. Faites confiance à ce que les clients existants disent du logiciel. Nous vous recommandons de consulter des sites comme Capterra ou G2.

CloudTalk répond à tous les critères ci-dessus. Pourquoi ne pas le vérifier par vous-même ? Essayez CloudTalk pendant 14 jours – sans carte de crédit.