La Conférence Téléphonique Gratuite – Comment l’Installer Dans Votre Entreprise

Les conférences téléphoniques étaient autrefois réservées aux grandes corporations qui travaillaient et avaient des réunions avec l’étranger. C’était aussi un luxe, d’autant plus que la technologie du passé était chère et généralement inaccessible.

Avec la transformation numérique, cette vision a progressivement changé. La conférence téléphonique est devenue une méthode de communication importante et accessible.

En 2020, les conférences téléphoniques sont devenues le principal moyen de communication pour de nombreuses entreprises. La conférence numérique n’était plus seulement une option. Elle est vite devenue un canal de communication important

Depuis le début de la pandémie, elle est restée l’une des méthodes les plus efficaces de connexion entre les personnes. Et pourtant, les conférences téléphoniques gardent encore de nombreux secrets qui pourraient nécessiter des explications supplémentaires.

Notre article expliquera ce que sont les conférences téléphoniques, comment elles fonctionnent, et comment vous pouvez les utiliser pour tenir des réunions régulières en ligne sans encourir de frais. Vous aurez besoin d’une bonne appli de conférence téléphonique, et nous fournirons également quelques conseils sur la manière de choisir celle qui convient à votre entreprise.

Allons droit au but.

Qu’est-ce qu’une conférence téléphonique ?

Une conférence téléphonique permet à plusieurs personnes de différents endroits de participer simultanément à un groupe de conversation. Tant que les participants disposent d’un numéro d’appel spécial ou d’un lien sur lequel cliquer, ils peuvent participer de n’importe où et sur n’importe quel appareil.

Comme nous l’avons mentionné, les conférences téléphoniques ne sont pas un nouveau phénomène. Depuis plusieurs années, pratiquement tous les téléphones de bureau ont la possibilité de démarrer ou de rejoindre des conférences téléphoniques.

Plusieurs choses ont cependant changé.

De nos jours, les invités peuvent rejoindre les conférences téléphoniques par le biais de téléphones de bureau, de smartphones ou de tablettes, par exemple, tant qu’ils ont une ligne fixe ou une connexion internet stables.

La disponibilité généralisée des appels par vidéoconférence interactifs signifie que les participants n’ont pas besoin de se fier uniquement aux appels audio.

De plus, il n’ont même plus besoin de se soucier des frais. Les plateformes VoIP (Voix sur IP) peuvent fournir aux utilisateurs des conférences téléphoniques gratuites, peu importe où ils se trouvent.

Comment les conférences téléphoniques fonctionnent ?

Si vous avez déjà pris part à une conférence téléphonique, alors vous connaissez probablement les basiques de son fonctionnement.

Que vous appeliez chaque participant et l’ajoutez à la conversation, ou que vous envoyiez des invitations aux réunions avec un lien ou numéro d’appel. L’envoi d’un code d’accès unique aux invités est également une bonne méthode. Cela empêchera les personnes non autorisées d’écouter votre appel.

De plus, tous ceux qui composent le numéro d’appel ou cliquent sur le lien d’invitation et entrent le code d’accès pourront rejoindre une salle de réunion virtuelle spéciale. Une fois que tous les participants sont connectés, la réunion peut démarrer.

Démarrer une réunion sans que tous les invités soient présents n’est cependant pas un problème. Dans la plupart des cas, les participants peuvent appeler à tout moment durant la conférence téléphonique.

Quels sont les différents types de conférences téléphoniques ?

Il y a deux principaux types de conférences téléphoniques. Ils peuvent être appliqués simultanément ou alternativement et ne sont pas spécifiques à une situation, un secteur ou une entreprise en particulier.

#1 Les appels en vidéoconférence

L’explosion de la vidéoconférence en 2020, quand les appels par Internet ont pris le dessus sur les réunions en personne, a peut-être semblé tardif. Pourtant, extrêmement efficace.

Les services Internet ont généralement été suffisamment rapides et fiables pour que les entreprises puissent organiser des réunions vidéo régulières, même sur des appareils mobiles. Il est vrai qu’un peu d’installation à l’avance est requise, mais la vidéoconférence a prouvé être un excellent outil lorsque les réunions ordinaires en face-à-face ne sont pas possibles.

Les vidéoconférences interviennent pour établir des liens émotionnels entre les personnes lorsque les entreprises ont du mal à permettre à leurs employés de se rencontrer en personne.c Cette forme de maintient des interactions humaines est importante, surtout maintenant, durant la pandémie de Covid.

Un énorme avantage de la visioconférence est qu’il est beaucoup, beaucoup moins cher d’assister à des réunions en ligne qu’à des réunions en personne. Surtout en termes de frais de déplacement. Il est à présent possible de contacter quiconque immédiatement, même si les personnes sont situées sur un autre continent. Comme si elles étaient actuellement dans notre ville.

De plus, vous pouvez organiser une vidéoconférence pour une fraction du coût des appels internationaux ou même gratuitement.

#2 Les audioconférences

Les appels de conférence audio fonctionnent toujours assez bien pour les réunions rapides ou urgentes. Vous pouvez facilement en démarrer une en quelques minutes.

Malgré la croissance de la popularité de la vidéoconférence, la plupart des réunions à distance se font encore sans contact visuel. Forbes rapporte que 65% des conférences téléphoniques sont uniquement audio.

Les audioconférences restent populaires pour plusieurs raisons.

En raison des exigences techniques moindres, il est plus facile pour quiconque de se connecter sans affecter la qualité de l’appel.

De tels appels sont également favorables au multitâche. Vous pouvez encore effectuer quelques autres tâches alors que vous êtes en audioconférence, comme de vérifier vos emails. Bien que cela ne soit pas toujours de bon goût, il est indéniable que cela peut être un avantage.

Pour d’autres, il est tout simplement plus pratique de passer des appels audio que de ressentir la pression de se préparer pour une caméra. Être sous le feu des projecteurs peut également mettre certaines personnes mal à l’aise.

Pourtant, vous n’avez pas besoin de vous en tenir à un seul type de conférence téléphonique – n’hésitez pas à changer vos choix au fur et à mesure.

Quelles fonctionnalités devez-vous rechercher lorsque vous choisissez une application de conférence téléphonique gratuite ?

Pour profiter pleinement des conférences téléphoniques, vous devez d’abord sélectionner une plateforme de conférence téléphonique qui vous convient. Vous avez peut-être déjà passé du temps à comparer différentes solutions et platesformes disponibles sur le marché, mais vous avez encore du mal à choisir la bonne. Lors de la sélection d’une plateforme de conférence téléphonique gratuite, que devez-vous rechercher ?

Préférez une plateforme simple à utiliser

Il est important que la solution que vous sélectionnez soit conviviale et facile à comprendre. Qu’est-ce ?

Même si vous êtes un as de la technologie, tous ceux qui utiliseront la plateforme pour participer aux appels ne le seront pas. Prenez en compte vos partenaires professionnels, les membres de l’équipe, et les clients qui peuvent avoir des problèmes pour installer l’outil que vous avez choisi. Votre propre réputation et votre entreprise peuvent être affectées négativement si vos invités rencontrent des problèmes pour le faire.

Lorsque vous êtes pressé, la dernière chose que vous voulez est de parcourir des dizaines d’options pour trouver ce que vous cherchez. Il n’y a pas de temps pour ça. Vous voulez simplement envoyer les invitations, attendre que les participants rejoignent, et puis démarrer la réunion.

De plus, en comparant les options de plateformes de conférences téléphoniques, vous devriez d’abord vérifier si les invités peuvent rejoindre un appel facilement et directement, par exemple sans avoir à télécharger un logiciel.

Vérifiez également s’il y a des restrictions sur les types d’appareils que vous pouvez utiliser pour joindre les appels. De plus, vous devez déterminer s’il existe une limitation à la création d’autant de salles de conférence que vous le souhaitez et à leur utilisation aussi souvent que vous le souhaitez.

Ces problèmes ou défis peuvent facilement être résolus avec un logiciel de conférence téléphonique de qualité.

Vérifiez si une fonction d’enregistrement d’appel est disponible

Écrire des notes de réunion est une bonne idée, mais il y a de fortes chances que vous manquiez ou que vous compreniez mal certains détails. Et s’il y avait un enregistrement de toute la réunion ? Votre plateforme de conférence téléphonique devrait vous permettre de le faire facilement.

Si vous êtes l’hôte de la réunion, tout ce que vous devez faire est d’utiliser cette option d’enregistrement, puis de vous concentrer uniquement sur la conversation.

En plus, enregistrer une réunion entière en facilite le partage avec le reste de votre équipe. Si quelqu’un a manqué la réunion, il peut simplement télécharger et écouter l’enregistrement plus tard pour s’informer de tout ce qui a été discuté.

Par conséquent, l’enregistrement des réunions peut aider à la mémorisation des faits, mais aussi aux problèmes juridiques si nécessaire. Si un client prétend que vous avez promis une certaine fonctionnalité (ce que vous n’avez pas fait), vous pouvez simplement revenir à l’enregistrement de la réunion et prouver qu’il a tort. Si vous devez aller au tribunal, c’est un excellent moyen de prouver que vous êtes celui qui a raison.

CloudTalk a également un tel outil. Notre fonction de Conférence Téléphonique vous offre la possibilité d’enregistrer facilement tous vos appels ou de les planifier en quelques minutes.

Assurez-vous que la plateforme prend en charge les appels audio et vidéo

Selon où vous vous situez et l’objectif d’une réunion en particulier, vous pouvez souhaitez utiliser uniquement l’audio ou tenir une vidéoconférence. Si cela s’applique à vous, il est vital de choisir un outil de conférence qui prend en charge les deux options.

Dans le cas d’appels courts ou urgents, l’audio seul sera le moyen le plus rapide et le plus simple de mettre en place une réunion. Si vous voulez avoir de plus longs appels avec plusieurs participants ou discuter de sujets professionnels potentiellement importants avec vos clients, les réunions vidéo peuvent être un meilleur choix. Il est toujours préférable d’avoir les deux options et d’en utiliser une seule, que d’en avoir une seule et de manquer de l’autre.

Choisissez une solution entièrement sécurisée

Surtout quand vous faites des conférences téléphoniques à des fins professionnelles, la solution que vous utilisez doit être extrêment sécurisée. Une seule fuite pourrait signifier une perte importante pour votre entreprise. Par conséquent, réfléchissez-y à deux fois et choisissez-en un sûr.

La fonction de Conférence Téléphonique de CloudTalk protège chaque salle de réunion avec un code PIN pour empêcher l’accès non autorisé.

Comment démarrer avec la conférence téléphonique gratuite ?

Bien qu’il soit peu probable que les conférences téléphoniques deviennent la norme pour absolument toutes les réunions dans un avenir proche, elles présentent de nombreux avantages qui garantiront qu’elles resteront populaires et transformeront davantage les affaires.

Il existe de nombreuses platesformes de conférence téléphonique disponibles de nos jours, et nous ne serions pas fidèles à nous-mêmes si nous ne recommandions pas CloudTalk.

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