Conférence téléphonique gratuite : comment la mettre en place dans votre entreprise
Les conférences téléphoniques étaient autrefois réservées aux grandes entreprises qui travaillaient et se réunissaient à l'étranger. Elles représentaient également un véritable luxe, d'autant plus que la technologie de l'époque était coûteuse et généralement inaccessible.
Avec la transformation numérique, cette vision a lentement évolué. La conférence téléphonique est devenue un moyen de communication important et accessible.
En 2020, les conférences téléphoniques sont devenues le principal moyen de communication pour de nombreuses entreprises. La conférence numérique n'était plus simplement une option. Elle est rapidement devenue un canal de communication essentiel
Depuis le début de la pandémie, elle reste l'une des méthodes les plus efficaces pour connecter les personnes. Pourtant, les conférences téléphoniques recèlent encore de nombreux secrets qui méritent des explications complémentaires.
Notre article vous explique ce que sont les conférences téléphoniques, comment elles fonctionnent et comment vous pouvez les utiliser pour organiser régulièrement des réunions en ligne sans frais. Vous aurez besoin d'une bonne application de conférence téléphonique, c'est pourquoi nous vous donnerons également quelques conseils pour choisir celle qui convient le mieux à votre entreprise.
Entrons directement dans le vif du sujet.
Qu'est-ce qu'une conférence téléphonique ?
Une conférence téléphonique permet à plusieurs personnes situées dans des lieux différents de participer simultanément à une conversation de groupe. Tant que les participants disposent d'un numéro d'accès spécial ou d'un lien sur lequel cliquer, ils peuvent s'y joindre de n'importe où et sur n'importe quel appareil.
Comme nous l'avons mentionné, les conférences téléphoniques ne sont pas un phénomène nouveau. Depuis plusieurs années, pratiquement tous les téléphones de bureau ont la capacité de lancer des conférences téléphoniques ou d'y participer.
Certaines choses ont cependant changé.
De nos jours, les invités peuvent rejoindre des conférences téléphoniques via un ordinateur, un smartphone ou une tablette, par exemple, à condition de disposer d'une ligne fixe stable ou d'une connexion internet.
La grande disponibilité des vidéoconférences interactives signifie que les participants n'ont plus besoin de s'en remettre uniquement aux appels audio.
De plus, ils n'ont même plus à se soucier des coûts. Les plateformes VoIP (voix sur IP) peuvent fournir aux utilisateurs des conférences téléphoniques gratuites, peu importe où ils se trouvent.
Comment fonctionnent les conférences téléphoniques ?
Si vous avez déjà participé à une conférence téléphonique, vous en connaissez probablement les bases.
Soit vous appelez le numéro de chaque participant et l'ajoutez à la conversation, soit vous envoyez des invitations à la réunion contenant un lien ou un numéro d'accès. Envoyer un code d'accès unique aux invités est également une bonne méthode. Cela empêchera les personnes non autorisées d'écouter votre appel.
De plus, toute personne qui compose le numéro d'accès ou clique sur le lien d'invitation et saisit le code d'accès rejoindra une salle de réunion virtuelle spéciale. Une fois que tous les participants se sont joints, la réunion peut commencer.
Commencer une réunion sans que tous les invités soient présents ne pose cependant aucun problème. Dans la plupart des cas, les participants peuvent se connecter à tout moment pendant la conférence téléphonique.
Quels sont les différents types de conférences téléphoniques ?
Il existe deux grands types de conférences téléphoniques. Ils peuvent tous deux être appliqués simultanément ou alternativement et ne sont pas spécifiques à une situation, un secteur ou une entreprise en particulier.
#1 Les visioconférences
L'essor de la visioconférence en 2020, lorsque les appels internet ont remplacé les réunions en personne, a pu sembler tardif. Pourtant, il s'est avéré extrêmement efficace.
Les services internet sont généralement devenus assez rapides et fiables pour que les entreprises puissent organiser régulièrement des réunions vidéo, même sur des appareils mobiles. Il est vrai qu'une préparation minimale est requise, mais la visioconférence s'est révélée être un excellent outil lorsque les réunions physiques ne sont pas possibles.
Les visioconférences interviennent pour maintenir les liens affectifs entre les personnes lorsque les entreprises peinent à permettre à leurs employés de se rencontrer en personne. Cette forme de maintien des interactions humaines est particulièrement importante en cette période de pandémie.
L'un des avantages majeurs de la visioconférence est qu'il est beaucoup moins coûteux de participer à des réunions en ligne qu'à des réunions en personne. En particulier en ce qui concerne les frais de déplacement. Il est désormais possible de contacter n'importe qui immédiatement, même à l'autre bout du monde. Comme s'ils se trouvaient actuellement dans votre ville.
De plus, vous pouvez organiser une visioconférence pour une fraction du coût des appels internationaux, voire gratuitement.
#2 Les conférences téléphoniques audio
Les conférences téléphoniques audio fonctionnent toujours très bien pour les réunions rapides ou urgentes. Vous pouvez facilement en lancer une en quelques minutes.
Malgré la popularité croissante des appels vidéo, la plupart des réunions à distance se font encore sans contact visuel. Forbes rapporte que 65 % de toutes les conférences téléphoniques sont uniquement audio.
Les conférences téléphoniques audio restent populaires pour de nombreuses raisons.
Grâce à des exigences techniques moindres, il est plus facile pour quiconque de se connecter sans affecter la qualité de l'appel.
De tels appels sont également propices au multitâche. Vous pouvez toujours effectuer quelques autres tâches pendant un appel de conférence audio, comme consulter vos e-mails. Bien que cela ne soit pas toujours de très bon goût, on ne peut nier que cela peut être un avantage.
Pour d'autres, il est simplement plus pratique de passer des appels audio plutôt que de ressentir la pression de devoir se préparer pour une caméra. Être sous les projecteurs peut également mettre certaines personnes mal à l'aise.
Pourtant, vous n'avez pas à vous limiter à un seul type de conférence téléphonique : n'hésitez pas à varier vos choix au fil du temps.
Quelles fonctionnalités devez-vous rechercher lors du choix d'une application gratuite de conférence téléphonique ?
Pour tirer pleinement parti des conférences téléphoniques, vous devez d'abord choisir la plateforme de conférence téléphonique qui vous convient. Vous avez peut-être déjà passé du temps à comparer différentes solutions et plateformes disponibles sur le marché, mais vous hésitez encore à choisir la bonne. Lors de la sélection d'une plateforme de conférence téléphonique gratuite, que devez-vous rechercher ?
Privilégiez une plateforme facile à utiliser
Il est important que la solution choisie soit conviviale et simple à comprendre. Pourquoi cela ?
Même si vous êtes un as de la technologie, ce n'est pas le cas de tous ceux qui utiliseront la plateforme pour participer aux appels. Pensez à vos partenaires commerciaux, aux membres de votre équipe et à vos clients qui pourraient avoir des difficultés à configurer l'outil choisi. Votre propre réputation et votre activité pourraient en être affectées si vos invités rencontraient des problèmes pour s'y connecter.
Quand vous êtes pressé, la dernière chose que vous voulez est de devoir parcourir des dizaines d'options pour trouver ce que vous cherchez. Vous n'avez pas le temps pour cela. Vous souhaitez simplement envoyer les invitations, attendre que les participants se connectent, puis commencer la réunion.
Par conséquent, lorsque vous comparez les options des plateformes de conférence téléphonique, vous devez d'abord vérifier si les invités peuvent rejoindre un appel facilement et immédiatement, par exemple sans avoir à télécharger de logiciel.
Vérifiez également s'il existe des restrictions quant aux appareils que vous pouvez utiliser pour rejoindre les appels. De plus, déterminez s'il existe une limite à la création de salles de conférence et à leur utilisation fréquente.
Ces problèmes ou défis peuvent facilement être résolus grâce à un logiciel de conférence téléphonique de qualité.
recording-feature-is-available">Vérifiez si une fonction d'enregistrement des appels est disponible
Prendre des notes de réunion est une bonne idée, mais il y a de fortes chances que vous manquiez ou compreniez mal certains détails. Et s'il y avait un enregistrement de l'intégralité de la réunion ? Votre plateforme de conférence téléphonique devrait vous permettre de le faire facilement.
Si vous êtes l'hôte d'une réunion, il vous suffit d'activer cette option d'enregistrement, puis de vous concentrer uniquement sur la conversation.
De plus, l'enregistrement d'une réunion entière facilite son partage avec le reste de votre équipe. Si quelqu'un manque une réunion, il lui suffit de télécharger et d'écouter l'enregistrement plus tard pour prendre connaissance de tout ce qui a été dit.
L'enregistrement des réunions peut donc aider à se remémorer des faits, mais aussi à régler des questions juridiques si nécessaire. Si un client prétend que vous lui avez promis une certaine fonctionnalité (ce que vous n'avez pas fait), il vous suffit de reprendre l'enregistrement de la réunion pour lui prouver le contraire. Si vous devez aller devant les tribunaux, c'est un excellent moyen de prouver que vous avez raison.
CloudTalk dispose également d'un outil de ce type. Notre fonctionnalité de conférences téléphoniques vous offre la possibilité d'enregistrer facilement tous vos appels ou de les planifier en quelques minutes.
Si vous choisissez d'utiliser votre propre plateforme pour cela, vous aurez besoin d'un service VPS cloud solide auprès d'un fournisseur réputé. Celui-ci doit être évolutif, sinon il ne pourra pas s'adapter aux besoins de votre entreprise.
Assurez-vous que la plateforme prend en charge les appels audio et vidéo
Selon l'endroit où vous vous trouvez et l'objectif d'une réunion particulière, vous pouvez préférer utiliser uniquement l'audio ou organiser une visioconférence. Si c'est votre cas, il est essentiel de choisir un outil de conférence qui prend en charge les deux options.
Dans le cas d'appels courts ou urgents, l'audio seul sera le moyen le plus rapide et le plus simple d'organiser une réunion. Si vous souhaitez organiser des appels plus longs avec plusieurs participants ou discuter de questions commerciales importantes avec vos clients, les réunions vidéo peuvent s'avérer un meilleur choix. Il est toujours préférable de disposer des deux options et de n'en utiliser qu'une seule, plutôt que de n'en avoir qu'une et de manquer de l'autre.
Choisissez une solution entièrement sécurisée
Surtout lorsque vous passez des conférences téléphoniques à des fins professionnelles, la solution que vous utilisez doit être extrêmement sécurisée. Une seule fuite pourrait représenter une perte importante pour votre entreprise. Par conséquent, réfléchissez-y à deux fois et choisissez une option sûre.
La fonctionnalité de conférences téléphoniques de CloudTalk protège chaque salle de réunion à l'aide d'un code PIN afin d'empêcher tout accès non autorisé.
Comment démarrer avec les conférences téléphoniques gratuites ?
Bien qu'il soit peu probable que les conférences téléphoniques deviennent la norme pour absolument toutes les réunions dans un avenir proche, elles présentent de nombreux avantages qui leur permettront de rester populaires et de continuer à transformer les entreprises.
Il existe de nombreuses plateformes de conférence téléphonique différentes de nos jours, et nous ne serions pas tout à fait honnêtes si nous ne recommandions pas CloudTalk.
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