5. Juli 2022 Blog

Kostenlose Telefonkonferenzen – Wie Sie sie in Ihrem Unternehmen einrichten

Illustration Anrufsperre BB MAIN

Früher waren Telefonkonferenzen den großen Unternehmen vorbehalten, die im Ausland arbeiteten und dort Sitzungen abhielten. Sie waren auch ein ziemlicher Luxus, zumal die damalige Technologie kostspielig und im Allgemeinen unzugänglich war.

Mit der digitalen Transformation hat sich diese Sichtweise langsam geändert. Telefonkonferenzen sind zu einer wichtigen und zugänglichen Kommunikationsmethode geworden.

Im Jahr 2020 sind Telefonkonferenzen für viele Unternehmen das wichtigste Kommunikationsmittel. Digitale Telefonkonferenzen waren nicht mehr nur optional. Sie wurden schnell zu einem wichtigen Kommunikationskanal.

Seit dem Beginn der Pandemie ist sie eine der effektivsten Methoden, um Menschen miteinander zu verbinden. Und doch bergen Telefonkonferenzen immer noch eine Menge Geheimnisse, die vielleicht einer weiteren Erklärung bedürfen.

In unserem Artikel erfahren Sie, was Telefonkonferenzen sind, wie sie funktionieren und wie Sie sie nutzen können, um regelmäßige Online-Meetings abzuhalten, ohne dass Ihnen Kosten entstehen. Sie brauchen eine gute App für Konferenzgespräche, und wir geben Ihnen ein paar Tipps, wie Sie die richtige App für Ihr Unternehmen auswählen können.

Fangen wir gleich an.

Was ist eine Telefonkonferenz?

Bei einer Telefonkonferenz können mehrere Personen an verschiedenen Orten gleichzeitig an einem Gruppengespräch teilnehmen. Solange die Teilnehmer eine spezielle Einwahlnummer oder einen Link haben, auf den sie klicken, können sie von überall und mit jedem Gerät teilnehmen.

Wie wir bereits erwähnt haben, sind Telefonkonferenzen kein neues Phänomen. Seit einigen Jahren können praktisch alle Tischtelefone Telefonkonferenzen starten oder daran teilnehmen.

Allerdings haben sich einige Dinge geändert.

Heutzutage können die eingeladenen Teilnehmer an Telefonkonferenzen beispielsweise über Desktop-Computer, Smartphones oder Tablets teilnehmen, sofern sie über eine stabile Festnetz- oder Internetverbindung verfügen.

Die weite Verbreitung interaktiver Videokonferenzen bedeutet, dass die Teilnehmer nicht mehr nur auf Audioanrufe angewiesen sind.

Außerdem müssen sie sich nicht einmal mehr über die Kosten Gedanken machen. VoIP-Plattformen (Voice over Internet Protocol) können den Nutzern kostenlose Telefonkonferenzen ermöglichen, unabhängig davon, wo sie sich befinden.

Wie funktionieren Telefonkonferenzen?

Wenn Sie schon einmal an einer Telefonkonferenz teilgenommen haben, dann kennen Sie wahrscheinlich die Grundlagen ihrer Funktionsweise.

Entweder Sie rufen die Nummer jedes Teilnehmers an und fügen sie dem Gespräch hinzu, oder Sie versenden Einladungen mit einem Link oder einer Einwahlnummer. Auch das Versenden eines eindeutigen Passcodes an die eingeladenen Teilnehmer ist eine gute Methode. Dadurch wird verhindert, dass Unbefugte Ihr Gespräch abhören.

Außerdem wird jeder, der die Einwahlnummer anruft oder auf den Einladungslink klickt und den Passcode eingibt, einem speziellen virtuellen Besprechungsraum beitreten. Sobald alle Teilnehmer beigetreten sind, kann die Besprechung beginnen.

Eine Besprechung zu beginnen, ohne dass alle eingeladenen Teilnehmer anwesend sind, ist jedoch kein Problem. In den meisten Fällen können sich die Teilnehmer während der Telefonkonferenz jederzeit einwählen.

Was sind die verschiedenen Arten von Telefonkonferenzen?

Es gibt zwei Hauptarten von Telefonkonferenzen. Beide können gleichzeitig oder abwechselnd eingesetzt werden und sind nicht auf eine bestimmte Situation, Branche oder ein bestimmtes Unternehmen beschränkt.

#1 Video-Telefonkonferenzen

Der Boom der Videokonferenzen im Jahr 2020, als Internetanrufe die persönlichen Treffen ablösten, mag überfällig gewesen sein. Und doch war er äußerst effektiv.

Die Internetdienste sind im Allgemeinen schnell und zuverlässig genug, damit Unternehmen regelmäßig Videokonferenzen abhalten können, auch mit mobilen Geräten. Es stimmt zwar, dass im Vorfeld einige Vorbereitungen getroffen werden müssen, aber Videokonferenzen haben sich als hervorragendes Instrument erwiesen, wenn regelmäßige persönliche Treffen nicht möglich sind.

Videokonferenzen sorgen für emotionale Verbindungen zwischen Menschen, wenn Unternehmen Schwierigkeiten haben, ihre Mitarbeiter persönlich zusammenkommen zu lassen. Diese Form der Aufrechterhaltung menschlicher Interaktionen ist besonders jetzt, während der Covid-Pandemie, wichtig.

Ein großer Vorteil von Videokonferenzen ist, dass die Teilnahme an Online-Sitzungen viel, viel billiger ist als persönliche Treffen. Vor allem im Hinblick auf die Reisekosten. Es ist jetzt möglich, mit jedem sofort Kontakt aufzunehmen, auch wenn er sich auf einem anderen Kontinent befindet. Als ob sie sich gerade in Ihrer Stadt befänden.

Darüber hinaus können Sie Videokonferenzen zu einem Bruchteil der Kosten von Auslandsgesprächen oder sogar kostenlos abhalten.

#2 Audio-Telefonkonferenzen

Audiokonferenzen eignen sich nach wie vor sehr gut für schnelle oder dringende Besprechungen. Sie können eine solche in wenigen Minuten starten.

Trotz der wachsenden Beliebtheit von Videoanrufen finden die meisten Fernbesprechungen immer noch ohne Sichtkontakt statt. Forbes berichtet, dass 65% aller Telefonkonferenzen nur über Audio stattfinden.

Audiokonferenzen sind aus mehreren Gründen nach wie vor beliebt.

Aufgrund der geringeren technischen Anforderungen ist es für jeden einfacher, eine Verbindung herzustellen, ohne dass die Gesprächsqualität beeinträchtigt wird.

Solche Anrufe sind auch günstig für Multitasking. Während einer Audiokonferenz können Sie noch einige andere Aufgaben erledigen, z. B. E-Mails abrufen. Auch wenn dies nicht immer geschmackvoll ist, kann man nicht leugnen, dass es ein Vorteil sein kann.

Für andere ist es einfach bequemer, Audioanrufe zu tätigen, als sich für eine Kamera bereit zu machen. Im Rampenlicht zu stehen, kann für manche Menschen auch unangenehm sein.

Sie müssen sich jedoch nicht auf eine bestimmte Art von Telefonkonferenzen beschränken – Sie können Ihre Auswahl nach Belieben ändern.

Auf welche Funktionen sollten Sie bei der Auswahl einer kostenlosen App für Telefonkonferenzen achten?

Um die Vorteile von Telefonkonferenzen in vollem Umfang nutzen zu können, müssen Sie zunächst eine für Sie geeignete Plattform für Telefonkonferenzen auswählen. Vielleicht haben Sie bereits einige Zeit damit verbracht, verschiedene auf dem Markt erhältliche Lösungen und Plattformen zu vergleichen, aber Sie tun sich immer noch schwer damit, sich für die richtige zu entscheiden. Worauf sollten Sie bei der Auswahl einer kostenlosen Plattform für Telefonkonferenzen achten?

Bevorzugen Sie eine einfach zu bedienende Plattform

Es ist wichtig, dass die von Ihnen gewählte Lösung benutzerfreundlich und leicht zu verstehen ist. Warum ist das so?

Selbst wenn Sie ein technisches Genie sind, sind es nicht alle, die die Plattform zur Teilnahme an Anrufen nutzen werden. Denken Sie an Ihre Geschäftspartner, Teammitglieder und Kunden, die möglicherweise Probleme mit der Einrichtung des von Ihnen gewählten Werkzeugs haben. Ihr eigener Ruf und Ihr Geschäft könnten negativ beeinflusst werden, wenn Ihre eingeladenen Teilnehmer damit Probleme haben.

Wenn Sie es eilig haben, ist das Letzte, was Sie wollen, sich durch Dutzende von Optionen zu wühlen, um das zu finden, was Sie suchen. Dafür haben Sie keine Zeit. Sie wollen einfach nur die Einladungen verschicken, auf die Teilnehmer warten und dann die Besprechung beginnen.

Daher sollten Sie beim Vergleich der Optionen von Telefonkonferenzplattformen zunächst prüfen, ob die eingeladenen Teilnehmer einfach und sofort an einer Telefonkonferenz teilnehmen können, z. B. ohne eine Software herunterladen zu müssen.

Prüfen Sie auch, ob es Einschränkungen hinsichtlich der Geräte gibt, die Sie für die Teilnahme an Anrufen verwenden können. Außerdem sollten Sie prüfen, ob Sie beliebig viele Konferenzräume einrichten und so oft wie möglich nutzen können.

Diese Probleme oder Herausforderungen lassen sich mit einer hochwertigen Software für Telefonkonferenzen leicht lösen.

Prüfen Sie, ob eine Anrufaufzeichnungsfunktion verfügbar ist

Das Aufschreiben von Besprechungsnotizen ist eine gute Idee, aber es besteht die Gefahr, dass Sie trotzdem einige Details verpassen oder falsch verstehen. Was wäre, wenn es eine Aufzeichnung der gesamten Besprechung gäbe? Ihre Plattform für Telefonkonferenzen sollte Ihnen dies problemlos ermöglichen.

Wenn Sie der Gastgeber einer Besprechung sind, müssen Sie nur die Aufzeichnungsoption nutzen und sich dann ausschließlich auf das Gespräch konzentrieren.

Die Aufzeichnung einer gesamten Besprechung erleichtert zudem die Weitergabe an den Rest Ihres Teams. Wenn jemand eine Besprechung verpasst, kann er die Aufzeichnung einfach herunterladen und später anhören, um alles zu erfahren, was besprochen wurde.

Daher kann die Aufzeichnung von Besprechungen nicht nur bei der Erinnerung an Fakten helfen, sondern auch bei rechtlichen Fragen, falls dies erforderlich ist.Wenn ein Kunde behauptet, dass Sie ihm eine bestimmte Funktion versprochen haben (was nicht der Fall war), können Sie einfach auf die Aufzeichnung der Besprechung zurückgreifen und ihm das Gegenteil beweisen. Sollten Sie vor Gericht gehen müssen, ist dies eine großartige Möglichkeit zu beweisen, dass Sie im Recht sind.

CloudTalk verfügt ebenfalls über ein solches Werkzeug. Unsere Funktion für Telefonkonferenzen bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Ihre Anrufe einfach aufzuzeichnen oder sie in wenigen Minuten zu planen.

Sicherstellen, dass die Plattform sowohl Audio- als auch Videoanrufe unterstützt

Je nachdem, wo Sie sich befinden und was das Ziel einer bestimmten Besprechung ist, möchten Sie vielleicht eine reine Audio- oder eine Videokonferenz abhalten. Wenn dies auf Sie zutrifft, sollten Sie unbedingt ein Konferenztool wählen, das beide Optionen unterstützt.

Bei kurzen oder dringenden Anrufen ist eine reine Audiokonferenz die schnellste und einfachste Möglichkeit, eine Besprechung abzuhalten. Wenn Sie längere Gespräche mit mehreren Teilnehmern führen oder potenziell wichtige Geschäftsangelegenheiten mit Ihren Kunden besprechen möchten, sind Videokonferenzen möglicherweise die bessere Wahl. Es ist immer besser, beide Optionen zu haben und nur eine zu nutzen, als nur eine zu haben und die andere zu verpassen.

Wählen Sie eine absolut sichere Lösung

Vor allem bei Telefonkonferenzen für geschäftliche Zwecke sollte die von Ihnen verwendete Lösung extrem sicher sein. Ein einziges Leck könnte einen erheblichen Verlust für Ihr Unternehmen bedeuten. Überlegen Sie es sich also gut und wählen Sie eine sichere Lösung.

Die Funktion „Konferenzgespräche“ von CloudTalk schützt jeden Konferenzraum mit einem PIN-Code, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

Wie kann man mit kostenlosen Telefonkonferenzen beginnen?

Es ist zwar unwahrscheinlich, dass Telefonkonferenzen in naher Zukunft zum Standard für absolut alle Meetings werden, aber sie haben viele Vorteile, die dafür sorgen, dass sie beliebt bleiben und die Geschäftswelt weiter verändern.

Heutzutage gibt es viele verschiedene Plattformen für Telefonkonferenzen, und wir würden uns selbst nicht treu bleiben, wenn wir nicht CloudTalk empfehlen würden.

Registrieren Sie sich für eine kostenlose Testversion. Probieren Sie Conference Calling selbst aus – noch heute.

Hier sehen Sie, was Sie erwartet:

  • Sichere Lösung für Konferenzgespräche
  • mehrere Rollen innerhalb Ihrer Konferenzgespräche
  • Gesprächsaufzeichnung zur weiteren Analyse
  • Volle Kontrolle über Teilnahme und Einladungen zu Ihren Telefonkonferenzen
  • Flexibilität bei der Anzahl der Konferenzräume, die Sie einrichten können
  • Zugang zu anderen interessanten CloudTalk-Funktionen

Mit CloudTalk können Sie Ihre Konferenzgespräche auf die nächste Stufe heben. Und nicht nur das. Wir bieten mehr als 40 fortschrittliche Funktionen, die Ihre Anrufe in ein reibungsloses Erlebnis verwandeln werden.

Also, worauf warten Sie noch?