Telefonlösungen für Unternehmen – die besten Anbieter für 2026 und die Zukunft

In der Vergangenheit mussten Unternehmen, die leistungsstarke Geschäftstelefonsysteme nutzen wollten, viel Geld dafür bezahlen. Es war sowohl teuer, die gesamte Telefoninfrastruktur zu installieren, als auch eine Telefonanlage (PBX) zu betreiben. Insbesondere dann, wenn mehrere Leitungen verwaltet werden mussten. Da jedoch alle Unternehmen auf Telefongespräche als Hauptkanal für die Kommunikation mit Kunden angewiesen waren, war eine eigene Telefonleitung schlichtweg ein Muss.

Glücklicherweise gibt es heute eine andere Option. Voice-over-IP-Anbieter (VoIP) machen die Einrichtung eines Telefonsystems einfacher und günstiger als je zuvor. Sie bieten zudem Funktionen wie Videokonferenzen, Team-Chats und Voicemail-to-Mail-Dienste.

Aus diesem Grund gaben 61 % der Unternehmen, die herkömmliche Festnetztelefone nutzen, an, nach Ablauf ihrer aktuellen Verträge auf VoIP-Systeme umsteigen zu wollen.

Welche Telefonlösung für Unternehmen sollten Sie aus den vielen verfügbaren Optionen auf dem Markt auswählen? Wir erklären Ihnen alles, was Sie wissen müssen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Zudem vergleichen wir drei beliebte Geschäftstelefonlösungen, damit Sie eine Vorstellung davon bekommen, was diese bieten.

TL;DR?

Wenn Sie direkt zu den besten Geschäftstelefonsystemen springen möchten, die wir unten im Detail vorstellen, können Sie sich auch unsere Video-Analyse der 4 besten Systeme ansehen:

Wie funktioniert ein Geschäftstelefonsystem?

Analoge Leitungen und PBX-Systeme waren lange Zeit die zuverlässigsten Telefonie-Optionen. Sie bieten gerade genug nützliche Funktionen für Unternehmen (wie Rufweiterleitung und Nebenstellen), um die Kosten zu rechtfertigen.

Obwohl die Einrichtung und Nutzung einer regulären Telefonleitung mit viel Aufwand verbunden war (einschließlich eines eigenen Raums für die gesamte Hardware und IT-Personal für den Betrieb), war sie dennoch die beliebteste Wahl für Unternehmen.

Mit der Weiterentwicklung der Technologie wurden analoge Telefone, die auf herkömmlichen Festnetzen basieren, jedoch von Cloud-Plattformen und VoIP-Diensten abgehängt. Im Gegensatz zu herkömmlichen Systemen werden virtuelle Telefonsysteme online gehostet und vom Anbieter gewartet. Dadurch benötigen sie keine eigenen Büroräume mehr.

Darüber hinaus lassen sich virtuelle Telefonsysteme über eine benutzerfreundliche Oberfläche konfigurieren, ohne dass dafür ein IT-Spezialist benötigt wird. Und die Unterschiede gehen noch weiter: In der folgenden Tabelle haben wir einen kurzen Vergleich der Funktionen von herkömmlichen Telefonleitungen und virtuellen Cloud-Plattformen zusammengestellt.

Wie Sie sehen, bieten virtuelle Cloud-Plattformen viele Vorteile, die ihnen einen großen Vorsprung vor herkömmlichen Systemen verschaffen. Von der viel einfacheren Einrichtung und flexibleren Vertragslaufzeiten bis hin zu besserer Skalierbarkeit und Mobilität.

Wir haben auch bereits erwähnt, dass sowohl die Anschaffungs- als auch die laufenden Kosten bei virtuellen Cloud-Systemen niedriger sind als bei herkömmlichen Telefonleitungen. Sie können Unternehmen somit helfen, erhebliche Beträge zu sparen – aber wie viel genau?

Wie viel kann ein Geschäftstelefonsystem kosten?

Apropos Budget: Virtuelle Telefonlösungen für Unternehmen können Ihnen tatsächlich eine Stange Geld sparen. PBX-Anlagen sind nicht billig, wobei ihre Kosten weitgehend von der Unternehmensgröße abhängen. Das Basissystem, die eigentlichen Telefone, zusätzliche Funktionen, Verkabelung und Installation sowie Schulung und Support summieren sich in den meisten Fällen auf Endkosten von etwa €800 bis €1.000 pro Mitarbeiter.

Wie sieht es im Vergleich dazu bei Cloud-Plattformen aus?

• Die durchschnittlichen VoIP-Kosten liegen bei etwa €20 bis €30 pro Benutzer und Monat, während für die Installation von VoIP-Telefonsystemen kaum Kosten anfallen. CloudTalk beispielsweise kann von Ihnen in wenigen Minuten selbst eingerichtet werden, ganz ohne IT-Support.
• Unternehmen, die auf VoIP-Technologie umsteigen, können mit Einsparungen von 50 % bis 75 % bei den Kommunikationskosten rechnen.
• Dank der Nutzung einer VoIP-Plattform können neue Unternehmen ihre Startkosten um bis zu 90 % reduzieren.

Woher kommen diese Einsparungen? 

Ein Aspekt ist, dass Unternehmen schlichtweg keine physischen Tischtelefone mehr benötigen. Sie müssen auch nicht für die Installation und Wartung von Telefonleitungen im Büro bezahlen. Fern- und Auslandsgespräche sind mit einem gehosteten Telefonsystem-Tarif ebenfalls viel günstiger, da alle Anrufe – unabhängig vom Zielort – über das Internet geleitet werden.

Es gibt jedoch auch indirekte Einsparungen durch die gesteigerte Produktivität und Effizienz Ihres Teams, dank der zahlreichen Funktionen, die solche Plattformen bieten. Herkömmliche Telefonsysteme hingegen erfordern in der Regel zusätzliche Zahlungen für die Installation weiterer Funktionen, wie etwa einer automatischen Anrufannahme.

Unterdessen bieten Cloud-basierte Systeme zahlreiche Funktionen direkt ab Werk. Zu den von Anbietern häufig angebotenen Tools gehören Anruf-Routing, Rufumleitung, Voicemail-Benachrichtigungen oder Anrufaufzeichnung. Wenn der Plattform später neue Funktionen hinzugefügt werden, erhalten Sie diese höchstwahrscheinlich kostenlos. Dies ist ganz anders als bei einer typischen PBX, bei der Sie für jede neue Funktion eine Gebühr entrichten müssten.

Die besten Geschäftstelefonsysteme für kleine Unternehmen

ResearchAndMarkets schätzte kürzlich, dass der globale Markt für VoIP-Dienste von 85,2 Milliarden Dollar im Jahr 2021 auf 102,5 Milliarden Dollar bis 2026 wachsen wird, bei einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 3,8 % im Zeitraum von 2021 bis 2026. Angesichts der Beliebtheit der Online-Telefonie überrascht es nicht, dass auch die Anzahl der verfügbaren VoIP-Dienste und -Plattformen rasch ansteigt.

Aber wie können Unternehmen bei so vielen Optionen mit unterschiedlichen Funktionen und Preisen herausfinden, welche Plattform die beste für sie ist? Wir haben drei herausragende Cloud-basierte Telefonsysteme für Start-ups ausgewählt und verglichen, damit Sie deren Funktionen erkunden können.

#1 CloudTalk

Hervorragende Sprachqualität und über 100 Funktionen machen CloudTalk zu einer der am besten bewerteten virtuellen Contact-Center-Plattformen auf Capterra, die als „Emerging Favourite“ und „Top Performer“ des Jahres 2021 ausgezeichnet wurde. 

• Bewertung auf Capterra: 4.5
• Preise: 
  
• Lite-Tarif (USA und Kanada): €19 pro Benutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung
• Starter-Tarif: €25 pro Benutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung
• Essential-Tarif: €29 pro Benutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung
• Expert-Tarif: €49 pro Benutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung
• Custom-Tarif: Kontaktieren Sie unser Team für ein maßgeschneidertes Angebot
• Funktionen: CloudTalk bietet 70 Funktionen und gehört damit zu den Marktführern in puncto Quantität. Darunter befinden sich verschiedene Analysetools (von Anrufstatistiken über Agentenberichte bis hin zu Emotionsanalysen), intelligente Dialer, Konferenzschaltungen, Dreierkonferenzen sowie Rückruf-Optionen.
• Integrationen: CloudTalk bietet über 100 direkte Integrationen sowie Plugins für Zapier und Integromat. Mit Zapier und Integromat können Sie die Plattform praktisch mit jeder erdenklichen App verbinden.
• Auf der stetig wachsenden Liste der unterstützten Apps und Tools finden Sie unter anderem HubSpot, Zendesk, Copper, Microsoft Dynamics sowie BigCommerce, Front und Helpscout. 

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#2 Vonage

Vonage war bei seiner Gründung im Jahr 2001 ein Pionier für VoIP-Telefondienste. Heute bietet das Unternehmen Sprach-, Messaging- und Videolösungen für Unternehmen an, zusammen mit Standard-PBX-Telefonen. 

• Bewertung auf Capterra: 4.0
• Preise: Vonage bietet drei Tarife an (Basic, Premium und Advanced) , deren Kosten jeweils von der Anzahl der Benutzer abhängen. Für 10 Benutzer läge der Preis beispielsweise bei €17.99, €27.99 bzw. €37.99.
• Funktionen: Es gibt über 50 Unified-Communications-Funktionen wie automatische Voicemail, Konferenzbrücken, Tools zur Anrufüberwachung und Click-to-Dial.
• Integrationen: Salesforce, Microsoft Dynamics, Office 365, HubSpot, Zendesk und Zoho sind nur einige der beliebtesten Integrationen.

#3 CallHippo

CallHippo ist ein virtuelles Telefonsystem, das gebührenfreie und lokale Telefonnummern in mehr als 50 Ländern sowie zahlreiche Integrationen bietet. 

• Bewertung auf Capterra: 4.2.
• Preise: Die vier verschiedenen Tarife von CallHippo sind Bronze (€16 pro Benutzer/Monat), Silver (€24), Platinum (€40) und Enterprise (€48).  
• Funktionen: CallHippo bietet mehrere nützliche Funktionen, darunter eine mehrsprachige IVR (interaktive Sprachantwort), eindeutige Telefonnummern für jede Abteilung oder jeden Agenten sowie Anrufanalysen.
• Integrationen: Über 90 Integrationen sind in der App verfügbar, darunter Pipedrive, Salesforce, Zendesk, Groove und Shopify.

#4 Aircall

Aircall ist eine fortschrittliche Telefonielösung, die von über 15.000 Kunden genutzt wird. Sie wurde entwickelt, um Vertriebsprozesse zu beschleunigen, die Kommunikation mit potenziellen Kunden zu verbessern und mehr Abschlüsse zu erzielen. Sie können automatisch mehrere Kandidaten nacheinander anrufen und wichtige Kontaktinformationen direkt in der Telefonoberfläche anzeigen lassen.

• Bewertung auf Capterra: 4.3.
• Preise: Aircall bietet zwei Haupttarife an: Essential für €30 pro Benutzer/Monat und Professional für €50 pro Benutzer/Monat. Benutzer können sich auch an den Vertrieb wenden, um einen maßgeschneiderten Tarif zu besprechen, der am besten zu ihren geschäftlichen Anforderungen passt.
• Funktionen: Aircall bietet 53 Funktionen. Zu den größten Highlights gehören automatische Anrufverteilung, Anrufüberwachung, Rufweiterleitung, Anrufaufzeichnung und Anruf-Routing.
• Integrationen: Aircall bietet über 100 Integrationen, darunter Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Intercom, Monday und weitere.

#5 Justcall

Justcall ist ein Cloud-Telefonsystem, das Unternehmen ein nahtloses Telefonie-Erlebnis bietet. Es ist eine VoIP-Lösung mit fortschrittlichen Funktionen und Tools zur Verwaltung der Kundenkommunikation. Das Unternehmen wurde 2016 gegründet und bedient mittlerweile über 6.000 Kunden weltweit.

• Bewertung auf Capterra: 4.1.
• Preise: Justcall bietet zwei Haupttarife an: Standard für €24 pro Benutzer/Monat und Premium für €48 pro Benutzer/Monat. Benutzer können sich auch an den Vertrieb wenden, um einen maßgeschneiderten Tarif zu vereinbaren, der am besten zu ihren geschäftlichen Anforderungen passt.
• Funktionen: Justcall bietet 75 Funktionen. Zu den Highlights gehören automatische Anrufverteilung, Anrufaufzeichnung, Rufnummernunterdrückung, internationale Telefonnummern und Konferenzschaltungen.
• Integrationen: Justcall bietet 60 Funktionen, darunter MS Teams, Zapier, HubSpot, Pipedrive, Agile CRM und mehr.

#6 Ringover

Ringover ist ein Cloud-basiertes Telefonsystem, das verschiedene Funktionen zur Verbesserung der Geschäftskommunikation bietet, darunter Anrufaufzeichnung, IVR und Analysen. Die Software bietet Multichannel-Kommunikationsoptionen, darunter Sprache, Chat und Video.

• Bewertung auf Capterra: 4.6.
• Preise: Ringover bietet zwei Haupttarife an: Smart für €19 pro Benutzer/Monat und Power für €39 pro Benutzer/Monat. Benutzer können sich auch an den Vertrieb wenden, um einen Enterprise-Tarif zu besprechen, der am besten zu ihren geschäftlichen Anforderungen passt.
• Funktionen: Ringover bietet 73 Funktionen. Zu den Highlights gehören Anrufaufzeichnung, IVR-System, Echtzeit-Überwachung, Multichannel-Kommunikation sowie Analysen und Berichte.
• Integrationen: Ringover bietet über 80 Integrationen, darunter Salesforce, HubSpot, Freshdesk, Front, Google Meet, Monday und mehr.

#7 8x8

8x8 ist eine etablierte Telefonielösung mit Fokus auf Integrationen und Analysen. Der Anbieter ist gut für Großunternehmen geeignet, aber auch die günstigeren Tarife eignen sich für kleinere Organisationen. Es gibt viele Vorteile, die 8x8 seinen Abonnenten bieten kann.

• Bewertung auf Capterra: 4.
• Preise: 8x8 bietet drei Tarife an: Express für €15 pro Benutzer/Monat, X2 für €28 und X4 für €57 pro Benutzer/Monat. Benutzer können auch den Vertrieb kontaktieren, um die Tarife X6, X7 und X8 zu besprechen und herauszufinden, welcher am besten zu ihren geschäftlichen Anforderungen passt.
• Funktionen: 8x8 bietet 45 Funktionen. Zu den Highlights gehören Callcenter-Management, IVR, Kontaktverwaltung, Analysen und Anrufüberwachung.
• Integrationen: 8x8 bietet 65 Integrationen, darunter Cognigy, Syndeo, Salesforce, Copper, MS Teams, Slack und weitere.

Funktionen, die Sie für das mobile Arbeiten nutzen können

Vor 2020 wurde das gelegentliche Arbeiten von zu Hause aus oft als nettes Extra angesehen. Mittlerweile ist mobiles Arbeiten jedoch die neue Normalität. Derzeit arbeiten 58,6 % der amerikanischen Erwerbstätigen im Homeoffice, davon 41 % vollständig. Wenn Sie Ihren Angestellten das Arbeiten von unterwegs erleichtern und sie dabei unterstützen möchten, den bestmöglichen Service zu bieten, gibt es einige Funktionen von Cloud-Telefonlösungen für Unternehmen, die für Sie von Interesse sein sollten:

• Anrufaufzeichnung: Ermöglicht es Ihnen, alle Anrufe aufzuzeichnen und als Audiodateien zu speichern. Sobald ein Gespräch beendet ist, können Sie es direkt in Ihrem Webbrowser anhören. 
• Audio- und Videokonferenzen: In nur wenigen Minuten können Sie eine Audio- oder Videokonferenz planen und beliebige Personen wie Kunden oder Lieferanten dazu einladen.
• Dreierkonferenz: Wenn es die Situation erfordert (z. B. wenn Ihr mobiler Agent Unterstützung bei einem schwierigen Kunden benötigt), können Sie ganz einfach eine dritte Person zum Gespräch hinzufügen.
• Agenten-Status: Unabhängig davon, wo Ihre Angestellten arbeiten, können Sie deren Status schnell überprüfen (sind sie beschäftigt, untätig oder abwesend?) und wissen sofort, an wen Sie einen eingehenden Anruf weiterleiten können.
• Mobile App: Alle Cloud-Plattformen verfügen über eine mobile App, mit der Ihre Angestellten jederzeit mit ihren Kunden in Kontakt bleiben können.

All diese Funktionen und noch viele mehr finden Sie bei CloudTalk, was Ihren mobilen Agenten hilft, reibungsloser und effizienter zu arbeiten. Das ist jedoch noch nicht alles. Jede neue Funktion, die der Plattform hinzugefügt wird, steht Ihnen und Ihrem Team in der Regel sehr schnell zur Verfügung, ohne dass Sie eine IT-Abteilung um die Einrichtung bitten oder extra dafür bezahlen müssen. 

Fazit

Sie haben es sicherlich schon einmal gehört: Es gibt nicht das „eine richtige Bürotelefon-System“, das perfekt zu jedem Unternehmen passt. Um das richtige System für Sie und Ihr Team zu finden, sollten Sie sich zunächst Gedanken über Ihre Bedürfnisse und die Ihrer Angestellten machen und dann die kostenlosen Testversionen nutzen, die für die verschiedenen Lösungen angeboten werden.

Da CloudTalk so einfach anzupassen ist, sind wir überzeugt, dass es sowohl für kleinere, lokale Firmen als auch für größere Unternehmen von Vorteil sein wird. Zudem wird die Vielzahl an standortunabhängigen Funktionen das Arbeiten außerhalb des Büros im kommenden Jahr sicherlich so einfach wie nie zuvor machen.

FAQs zu virtuellen Telefonlösungen