Telefonlösungen für Unternehmen – die Top-Anbieter für das Jahr 2023 und darüber hinaus

In der Vergangenheit mussten Unternehmen, die sich kräftige Geschäftstelefonsysteme wünschten, eine Menge Geld für sie bezahlen. Es war teuer, die gesamte Telefoninfrastruktur zu installieren und ein Nebenstellenanlagesystem (PBX) zu verwenden. Besonders wenn es mehrere Leitungen zu verwalten gab. Da Telefonanrufe jedoch ein wichtiger Kommunikationskanal aller Unternehmen ist, war es einfach ein Muss, eine eigene Telefonleitung einzurichten.

Glücklicherweise gibt es noch eine andere Option. Anbieter von Voice over Internet Protocol (VoIP) machen die Einrichtung eines Telefonsystems einfacher und günstiger als je zuvor. Sie bieten auch Funktionen, wie Videokonferenzen, Teamchats und Sprachnachricht-zu-E-Mail-Dienste an.

Deshalb sagen 61% der Unternehmen, die traditionelle Festnetztelefone verwenden, dass sie zu VoIP-Systemen upgraden möchten, wenn ihre aktuellen Verträge auslaufen.

Welche Geschäftstelefonlösung sollten Sie aus den vielen erhältlichen Optionen auf dem Markt wählen? Wir verraten Ihnen alles, was Sie wissen müssen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Wir vergleichen auch drei beliebte Geschäftstelefonlösungen, sodass Sie verstehen, was sie anbieten.

Wie funktioniert ein Geschäftstelefonsystem?

Analoganschlüsse und PBX-Systeme sind schon lange die verlässlichsten Anrufoptionen. Sie bieten genug nützliche Funktionen für Unternehmen an (wie Anruftransfer und Erweiterungen), um die Kosten zu gerechtfertigten.

Obwohl die Einrichtung und Verwendung eines regulären Telefonanschlusses eine Menge Arbeit war(inklusive eines eigenen Raumes für das gesamte Equipment und IT-Mitarbeiter), war es dennoch die beliebteste Wahl für Unternehmen.

Aber die Technologie entwickelte sich weiter und Analogtelefone, die von traditionellen Festnetzen abhingen, wurden von Cloudplattformen und VoIP-Diensten überholt. Im Gegensatz zu traditionellen Telefonsystemen werden virtuelle Systeme online gehostet und von dem Anbieter gewartet. Deshalb erfordern sie keinen eigenen Platz in dem Büro.

Weiters können virtuelle Telefonsysteme über eine benutzerfreundliche Interface und ohne die Hilfe von IT-Fachkräften konfiguriert werden. Die Unterschiede hören hier noch nicht auf; Wir haben eine kurze Vergleichstabelle der Funktionen traditioneller Telefonleitungen und virtueller Cloudplattformen zusammengestellt.

Wie Sie sehen können, haben virtuelle Cloudplattformen viele Vorteile, wodurch sie einen Wettbewerbsvorteil gegenüber traditionellen Systemen haben. Sie sind viel einfacher einzurichten und die Vertraglänge ist flexibler, außerdem ist eine bessere Skalierbarkeit und Übertragbarkeit gegeben.

Wir haben bereits angesprochen, dass sowohl die Vorabkosten, als auch die laufenden Kosten bei virtuellen Cloudsystemen geringer sind, als bei traditionellen Telefonanschlüssen. Sie können Unternehmern also helfen, eine erhebliche Menge an Geld zu sparen, aber wie viel genau?

Wie viel kostet ein Geschäftstelefonsystem?

Während wir von dem Budget reden: Virtuelle Telefonlösungen für Unternehmen können Ihnen echt eine Menge sparen. PBX-Sets sind nicht günstig, jedoch hängen ihre Kosten hauptsächlich von der Größe Ihres Unternehmens ab. Das Basissystem, die Telefone, jegliche zusätzliche Funktionen, die Verkabelung und Installierung, zusätzlich zu Schulung und Support rechnet sich in den meisten Fällen zu einem Gesamtpreis von etwa $800 bis $1.000 pro Mitarbeiter zusammen.

Wie sieht es dagegen mit Cloudplattformen aus?

• Die durchschnittlichen Kosten für VoIP sind etwa $20 bis $30 pro Nutzer pro Monat, während die Installationskosten fast nichts ausmachen. CloudTalk kann beispielsweise in wenigen Minuten vollständig betriebsfertig gemacht werden – und das ohne die Hilfe des IT-Supports.
• Unternehmen, die VoIP-Technologie übernehmen, können zwischen 50% und 75% ihrer Kommunikationskosten sparen.
• Dank der VoIP-Plattform können neue Unternehmen ihre Anfangskosten um bis zu 90% reduzieren.

Woher stammen diese Ersparnisse?

Ein Aspekt ist, dass Unternehmen nicht mehr mehrere eigene Telefondesk-Handsets benötigen. Sie müssen auch nicht für die Installation und Wartung von Telefonleitungen in dem Büro bezahlen. Gebühren für Anrufe über große Entfernungen und ins Ausland sind mit VoIP außerdem viel günstiger, da alle Anrufe – egal an welchen Zielort – über das Internet durchgeführt werden.

Aber es gibt noch weitere, indirekte Ersparnisse, die durch die erhöhte Produktivität und Effizienz Ihres Teams entstehen, wenn es die verschiedenen Funktionen nutzt, die solche Plattformen anbieten. Traditionelle Telefonsysteme verrechnen andererseits oft weitere Gebühren für die Installation zusätzlicher Funktionen, wie einen virtuellen Assistenten.

Währenddessen enthalten cloudbasierte Systeme verschiedene Funktionen bereits von Anfang an. Tools, die viele Anbieter enthalten, sind die Anrufweiterleitung, Anrufumleitung, Anrufbeantworter-Benachrichtigungen und Anrufaufzeichnungen. Wenn der Plattform zu einem späteren Zeitpunkt neue Funktionen hinzugefügt werden, erhalten Sie sie höchstwahrscheinlich kostenlos. PBX-Systeme sind da anders, denn hier müssen Sie für jede neue Ergänzung eine Gebühr bezahlen.

Die besten Geschäftstelefonsysteme für kleine Unternehmen

Laut einer kürzlichen Schätzung von ResearchAndMarkets wird die jährliche Wachstumsrate (CAGR) des globalen Marktes für VoIP-Dienste 3,8% betragen. Das heißt, dass er in dem Zeitraum 2021-2026 von $85,2 Milliarden in 2021 auf $102,5 Milliarden im Jahr 2026 steigen wird. Wenn man die Beliebtheit von Online-Anrufen in Betracht zieht, ist es nicht überraschend, dass die Anzahl der verfügbaren VoIP-Dienste und -Plattformen ebenfalls schnell ansteigt.

Aber wie können Unternehmen erkennen, welche Plattform für sie am besten ist, da es so viele gibt und alle verschiedene Funktionen und Preispläne haben? Wir haben drei herausragende cloudbasierte Telefonsysteme ausgewählt und sie verglichen, sodass Sie ihre Funktionen entdecken können.

#1 CloudTalk

Seine hervorragende Anrufqualität und mehr als 70 Funktionen machen CloudTalk zu einer der Top bewerteten virtuellen Kontaktcenterplattformen auf Capterra. CloudTalk wurde als “Bevorzugter Neueinsteiger” und “Top-Performer” des Jahres 2021 ausgezeichnet.

• Bewertung auf Capterra: 4.5
• Preis: Bei CloudTalk werden drei Preispläne und eine benutzerdefinierte Option angeboten. Bei jährlicher Abrechnung kostet der niedrigste Plan (Starter) 25€ pro Nutzer pro Monat, während der Essential-Plan 30€ pro Nutzer pro Monat und der Expert-Plan 50€ pro Nutzer pro Monat kostet.
• Funktionen: CloudTalk enthält 70 Funktionen, wodurch es einer der Marktführer in dem Bereich Quantität ist. Unter ihnen findet man diverse Analytiktools (von Anrufstatistiken bis zu Angestelltenberichten und Emotionsanalytik), intelligente Dialer, Telefonkonferenzen und dreiseitige Anrufe, sowie Rückrufe.
• Integrationen: CloudTalk bietet 40+ direkte Integrationen, sowie Zapier- und Integromat-Plugins an. Mit Zapier und Integromat können Sie jede App, die Sie sich vorstellen können, ganz einfach verbinden.
• Auf der ständig wachsenden Liste der unterstützten Apps und Tools finden Sie HubSpot, Zendesk, Shopify, Copper und Microsoft Dynamics, sowie BigCommerce, Front und Helpscout.

#2 Vonage

Vonage war der Wegbereiter der VoIP-Telefondienste, als es 2001 veröffentlicht wurde. Heute bietet das Unternehmen Sprach-, Nachrichten- und Videolösungen für Unternehmen an, zusammen mit standardmäßgen PBX-Telefonsets.

• Bewertung auf Capterra: 4.0
• Preis: Vonage bietet drei Preispläne an (Basic, Premium und Advanced) . Der Preis jedes Plans hängt von der Zahl der Nutzer ab. Für 10 Nutzer würden die Preise je $17,99, $27,99 oder $37,99 betragen.
• Funktionen: Es gibt 50+ einheitliche Kommunikationsfunktionen wie einen automatisierten Anrufbeantworter, Konferenzbrücken, Tools für das Anrufmonitoring und Click-To-Dial.
• Integrationen: Salesforce, Microsoft Dynamics, Office 365, Hubspot, Zendesk, und Zoho sind nur einige der beliebtesten Integrationen.

#3 CallHippo

CallHippo ist ein virtuelles Telefonsystem, das gebührenfreie und lokale Telefonnummern in mehr als 50 Ländern, sowie mehrere Integrationen anbietet.

• Bewertung auf Capterra: 4.2.
• Preise: Die vier verschiedenen Pläne von CallHippo sind Bronze ($16 pro Nutzer pro Monat), Silver ($24), Platinum ($40) und Enterprise ($48).
• Funktionen: CallHippo enthält diverse nützliche Funktionen wie ein mehrsprachiges IVR, einzigartige Telefonnummern für jede Abteilung oder jeden Angestellten und Anrufanalytik.
• Integrationen: Mehr als 90 Integrationen sind in der App verfügbar, inklusive Pipedrive, Salesforce, Zendesk, Groove und Shopify.

Funktionen, die Sie für die Fernarbeit verwenden können

Vor 2020 wurde es oft als Vorteil angesehen, hin und wieder von zu Hause aus arbeiten zu dürfen. Heutzutage ist die Fernarbeit jedoch zur neuen Normalität geworden. Derzeit arbeiten 58,6% der amerikanischen Erwerbsbevölkerung über Fernarbeit und 41% von ihnen tun dies ausschließlich. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Fernarbeit einfacher machen möchten und sie dabei unterstützen möchten, den bestmöglichen Service anzubieten, haben Cloud-Telefonlösungen einige Funktionen, die für Sie von Interesse sind:

• Anrufaufzeichnung: Erlaubt es Ihnen, Anrufe aufzuzeichnen und als Audiodateien zu speichern. Sobald ein Anruf zu Ende ist, können Sie sich ihn direkt von Ihrem Webbrowser aus anhören.
• Audio- und Videokonferenzen: In wenigen Minuten können Sie eine Audio- oder Videokonferenz vereinbaren und Teilnehmer einladen, wie etwa Ihre Kunden oder Lieferanten.
• Dreiseitige Anrufe: Wenn es eine Situation erfordert (Zum Beispiel benötigen Ihre Angestellten, die von zu Hause aus arbeiten, Hilfe mit einem schwierigen Kunden), können Sie ganz einfach eine dritte Person zu einem Anruf hinzufügen.
• Angestelltenstatus: Egal, von wo aus Ihre Angestellten arbeiten, Sie können ihren Status ganz schnell überprüfen (sind sie beschäftigt, tun gerade nichts oder sind abwesend?) und herausfinden, wem Sie einen eintreffenden Anruf zuteilen können.
• Mobile App: Alle Cloudplattformen haben eine mobile App, die Ihre Mitarbeiter verwenden können, um mit Ihren Kunden jederzeit in Kontakt zu bleiben.

All diese Funktionen und viele weitere finden Sie auf  CloudTalk. Helfen Sie Ihren Angestellten, die Fernarbeit reibungsloser und effizienter zu gestalten. Das ist aber noch nicht alles. Jede neue Funktion, die auf der Plattform hinzugefügt wird, steht Ihnen und Ihren Mitarbeitern meist sehr schnell zur Verfügung, ohne dass Sie das IT-Team bitten müssen, sie hinzuzufügen oder mehr zu bezahlen.

Fazit

Sie haben diesen Satz bestimmt schon gehört: Es gibt nicht “ein richtiges Bürotelefonsystem”, das für jedes Unternehmen perfekt passt. Um das richtige System für Sie und Ihr Team zu finden, sollten Sie zuerst über die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter und Ihres Unternehmens nachdenken und dann alle kostenlosen Probephasen ausprobieren, die diverse Lösungen anbieten.

Da CloudTalk ganz einfach angepasst werden kann, empfehlen wir, dass es für kleinere, lokale Unternehmen, sowie große Unternehmen Vorteile hat. Zusätzlich dazu machen es die vielen fernarbeitfreundlichen Funktionen einfacher als je zuvor, auch nächstes Jahr außerhalb des Büros zu arbeiten.

Fällt es Ihnen schwer, das richtige System zu finden?

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Häufig gestellte Fragen über virtuelle Telefonlösungen

Q: Wie unterscheidet sich ein virtueller Telefondienst von einem Festnetz?

A: Anstatt einen Server zu nutzen, der sich in Ihrem Büro befindet, verwendet ein virtuelles Telefon einen Onlineserver. Das bedeutet, dass Sie kein Equipment aufbewahren und keinen Telefonanschluss verkabeln müssen, da der Dienstanbieter sich um alles kümmert.

Q: Ist die Anrufqualität bei Internetanrufen schlechter?

A: Das Gegenteil ist der Fall. Da VoIP-Plattformen Breitband-Codecs für die Anrufqualität verwenden, können Sie einen kristallklaren Ton genießen, egal wohin Sie telefonieren.

Q: Wie kann ich in einer virtuellen Telefonlösung neue Telefonnummern oder Nutzer hinzufügen? Muss ich jemanden aus der IT-Abteilung involvieren?

A: Nein, überhaupt nicht. Sie können neue Telefonnummern und Nutzer direkt von dem Hauptdashboard der Plattform in wenigen Klicks erstellen und hinzufügen. Das bedeutet auch, dass Sie Änderungen sofort durchführen können, wenn es nötig ist, zum Beispiel neuen Mitarbeitern sofortigen Zugriff auf die Plattform geben.