Soluciones telefónicas para empresas – los mejores proveedores para 2023 y el futuro

En el pasado, las empresas que querían sistemas telefónicos empresariales potentes tenían que pagar mucho dinero por ellos. Era caro tanto la instalación de toda la infraestructura telefónica como el uso de un sistema de centralita privada. Especialmente si había que gestionar varias líneas. Pero como todas las empresas solían depender de las llamadas telefónicas como su principal canal de comunicación con los clientes, conseguir una línea telefónica dedicada era simplemente una necesidad.

Afortunadamente, ahora hay otra opción. Los proveedores de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) hacen que configurar un sistema telefónico sea más fácil y barato que nunca. También ofrecen funciones como las videoconferencias, los chats en equipo y los servicios de buzón de voz.

Por eso, el 61% de las empresas que utilizan teléfonos tradicionales de línea fija dicen que tienen la intención de actualizarse a sistemas de VoIP cuando expiren sus contratos actuales.

¿Qué solución telefónica para empresas deberías elegir de entre las muchas opciones disponibles en el mercado? Te diremos todo lo que necesitas saber para tomar una decisión informada. También compararemos tres soluciones telefónicas empresariales populares para que tengas una idea de lo que ofrecen.

¿Cómo funciona un sistema telefónico para empresas?

Las líneas analógicas y los sistemas de centralita han sido las opciones de llamada más fiables durante mucho tiempo. Proporcionan las suficientes funciones útiles para las empresas (como la transferencia de llamadas y las extensiones) para justificar los costes.

Así que, aunque una línea telefónica normal era muy complicada de configurar y utilizar(incluyendo una sala dedicada a albergar todo el equipo y personal informático para mantenerlo en funcionamiento), seguía siendo la opción más popular para las empresas.

Pero a medida que la tecnología ha ido evolucionando, los teléfonos analógicos que dependen de las líneas fijas tradicionales han sido dejados atrás por las plataformas en la nube y los servicios de VoIP. A diferencia de los tradicionales, los sistemas telefónicos virtuales se alojan en línea y son mantenidos por el proveedor. Por ello, no necesitan ningún espacio de oficina dedicado.

Además, los sistemas telefónicos virtuales pueden configurarse a través de una interfaz fácil de usar, sin tener que pedir ayuda a un profesional de la informática. Y las diferencias no acaban ahí; hemos elaborado una rápida comparación de las funciones de las líneas telefónicas tradicionales y de las plataformas virtuales en la nube en la siguiente tabla.

Como puedes ver, las plataformas virtuales en la nube tienen muchos beneficios que les dan una gran ventaja sobre los sistemas tradicionales. Desde ser mucho más fácil de configurar y más flexible en la duración del contrato, hasta tener una mayor facilidad de escalabilidad y portabilidad.

También hemos comentado que tanto los costes iniciales como los de uso regular son menores en los sistemas virtuales en la nube que en las líneas telefónicas tradicionales. Por lo tanto, pueden ayudar a los empresarios a ahorrar una cantidad significativa de dinero, pero ¿cuánto?

¿Cuánto puede costar un sistema telefónico para empresas?

Ya que hablamos de presupuestos, las soluciones de telefonía virtual para empresas pueden ahorrarte un buen dinero. Las centralitas no son baratas, aunque su coste viene determinado en gran medida por el tamaño de la empresa. Incluyendo el sistema base, los teléfonos propiamente dichos, cualquier función adicional, el cableado y la instalación, además de la formación y la asistencia, en la mayoría de los casos el coste final es de aproximadamente 800 a 1.000 dólares por empleado.

¿Cómo se ve entonces con las plataformas en la nube?

• El coste medio de la VoIP es de entre 20 y 30 dólares por usuario y mes, mientras que los costes de instalación son escasos o nulos. Por ejemplo, CloudTalk puede ser montado completamente por ti en cuestión de minutos, sin necesidad de soporte informático.
• Las empresas que adoptan la tecnología VoIP pueden esperar ahorrar entre un 50% y un 75% en costes de comunicación.
• Gracias al uso de una plataforma de VoIP, las nuevas empresas pueden reducir sus costes de puesta en marchahasta un 90%.

¿De dónde viene ese ahorro?

Uno de los aspectos es que las empresas ya no necesitan varios teléfonos de mesa dedicados. Tampoco tienen que pagar la instalación y el mantenimiento de las líneas telefónicas en la oficina. Las tarifas de las llamadas de larga distancia y al extranjero también son mucho más baratas con la VoIP, ya que todas las llamadas -independientemente del destino- se dirigen a través de Internet.

Pero también hay un ahorro más indirecto por el aumento de la productividad y la eficiencia de tu equipo, gracias a las múltiples funciones disponibles con dichas plataformas. Los sistemas telefónicos tradicionales, en cambio, suelen requerir un pago adicional para la instalación de funciones adicionales, como una operadora virtual.

Mientras tanto, los sistemas basados en la nube vienen con numerosas funciones disponibles desde el principio. Entre las herramientas que suelen ofrecer los proveedores están el enrutamiento de llamadas, el desvío de llamadas, las notificaciones del buzón de voz o la grabación de llamadas. Si más adelante se añaden nuevas funciones a la plataforma, lo más probable es que se incluyan de forma gratuita. A diferencia de una centralita típica, por la que tendrías que pagar una cuota por cada nueva incorporación.

Los mejores sistemas telefónicos para pequeñas empresas

ResearchAndMarkets estimó recientemente que el mercado mundial de servicios de VoIP pasará de 85.200 millones de dólares en 2021 a 102.500 millones de dólares en 2026, con una tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) del 3,8% durante el periodo 2021-2026. Teniendo en cuenta la popularidad de las llamadas online, no es de extrañar que el número de servicios y plataformas de VoIP disponibles también crezca rápidamente.

Pero, ¿cómo pueden las empresas identificar qué plataforma es la mejor para ellas, ya que existen tantas, cada una con diferentes funciones y planes de precios? Hemos seleccionado tres excelentes sistemas telefónicos basados en la nube y los hemos comparado para que puedas explorar sus funciones.

#1 CloudTalk

Su extraordinaria calidad de las llamadas y sus más de 70 funciones hacen de CloudTalk una de las plataformas de centro de contacto virtual mejor valoradas en Capterra, siendo galardonada como «Favorito emergente» y «Mejor rendimiento» de 2021.

• Valoración en Capterra: 4.5
• Precios: Hay tres planes de precios que ofrece CloudTalk, además de una opción personalizada. Cuando se paga anualmente, el plan más bajo(Starter) cuesta 25€ por usuario al mes, mientras que el plan Essential cuesta 30€ por usuario al mes y el plan Expert sale por 50€ por usuario al mes.
• Funciones: CloudTalk cuenta con 70 funciones, lo que lo sitúa entre los líderes del mercado en términos de cantidad. Entre ellas hay varias herramientas analíticas (desde estadísticas de llamadas hasta informes de agentes y análisis de emociones), marcadores inteligentes, conferencias y llamadas a tres bandas, además de la devolución de llamadas.
• Integraciones: CloudTalk ofrece más de 40 integraciones directas, así como plugins de Zapier e Integromat. Con Zapier e Integromat, puedes conectarlo literalmente a cualquier aplicación que se te ocurra.
• En la lista de aplicaciones y herramientas compatibles, que crece constantemente, puedes encontrar HubSpot, Zendesk, Shopify, Copper y Microsoft Dynamics, así como BigCommerce, Front y Helpscout.

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#2 Vonage

Vonage fue el pionero de los servicios telefónicos de VoIP cuando se lanzó en 2001. Ahora ofrecen soluciones de voz, mensajería y vídeo para empresas, junto con aparatos telefónicos de centralita estándar.

• Calificación en Capterra: 4.0
• Precios: Vonage ofrece tres planes de precios (Básico, Premium y Avanzado) y el coste de cada uno depende del número de usuarios. Para 10 usuarios, digamos, el precio sería de 17,99$, 27,99$ o 37,99$, respectivamente.
• Funciones: Hay más de 50 funciones de comunicación unificada, como el buzón de voz automatizado, los puentes de conferencia, las herramientas de supervisión de llamadas y el clic para marcar.
• Integraciones: Salesforce, Microsoft Dynamics, Office 365, Hubspot, Zendesk, y Zoho son algunas de sus integraciones más populares.

#3 CallHippo

CallHippo es un sistema telefónico virtual que ofrece números de teléfono gratuitos y locales en más de 50 países, así como varias integraciones.

• Calificación en Capterra: 4.2.
• Precios: Los cuatro planes diferentes de CallHippo para que elijas son Bronce (16$ por usuario y mes), Silver (24$), Platinum (40$), y Enterprise ($48).
• Funciones: CallHippo incluye varias funciones útiles, como un IVR multilingüe, números de teléfono únicos para cada departamento o agente, y analíticas de llamadas.
• Integraciones: Hay más de 90 integraciones disponibles en la aplicación, como Pipedrive, Salesforce, Zendesk, Groove y Shopify.

Funciones que puedes utilizar para el trabajo a distancia

Antes de 2020, poder trabajar ocasionalmente desde casa se consideraba a menudo una ventaja. Sin embargo, ahora el trabajo a distancia es la nueva normalidad. Actualmente, el 58,6% de la población activa estadounidense trabaja a distancia, y el 41% lo hace en su totalidad. Si quieres facilitar el trabajo a distancia de los empleados y ayudarles a prestar el mejor servicio posible, hay varias funciones de las soluciones telefónicas en la nube para empresas que deberían interesarte:

• Grabación de llamadas: te permite grabar y guardar todas las llamadas como archivos de audio. En cuanto termine una llamada, podrás escucharla directamente desde tu navegador web.
• Audioconferencia y videoconferencia: en solo un par de minutos puedes programar una audioconferencia o videoconferencia e invitar a quien quieras a unirse, como tus clientes o proveedores.
• Llamada a tres bandas: Cuando una situación lo requiera (por ejemplo, tu agente remoto necesita ayuda con un cliente difícil), puedes añadir fácilmente una tercera persona a la llamada.
• Estado del agente: No importa dónde trabajen tus empleados, puedes comprobar rápidamente su estado (¿están ocupados, inactivos o ausentes?) y saber a quién puedes dirigir una llamada entrante.
• Aplicación móvil: Todas las plataformas en la nube vienen con una aplicación móvil que tus empleados pueden utilizar para estar en contacto con sus clientes en cualquier momento.

Todas estas funciones y muchas más se encuentran dentro de CloudTalk, ayudando a tus agentes remotos a trabajar de forma más fluida y eficiente. Sin embargo, eso no es todo. Cada nueva función añadida a la plataforma suele estar disponible para ti y tus empleados con bastante rapidez, sin que tengas que pedir a un equipo de TI que la añada o pagar más por ella.

Conclusión

Estamos seguros de que ya has oído esto: no hay «un sistema telefónico de oficina adecuado» que se adapte perfectamente a cada empresa. Para encontrar el sistema adecuado para ti y tu equipo, primero debes pensar en tus necesidades y las de tus empleados, y luego aprovechar todas las pruebas gratuitas que hay disponibles para las distintas soluciones.

Como CloudTalk es tan fácil de personalizar, estamos seguros de que será beneficioso tanto para las pequeñas empresas locales como para las grandes. Además, la cantidad de funciones para trabajar a distancia facilitará más que nunca el trabajo fuera de la oficina durante el próximo año.

¿Tienes problemas para encontrar el sistema adecuado?

LLÁMANOS

Preguntas frecuentes sobre las soluciones telefónicas virtuales

P: ¿En qué se diferencia un servicio telefónico virtual de un teléfono fijo?

R: En lugar de utilizar un servidor situado en tu oficina, un teléfono virtual funciona en uno online. Esto significa que no tienes que mantener ningún equipo o cableado para la línea telefónica, ya que el proveedor de servicios se encargará de todo.

P: ¿La calidad de la llamada es peor con las llamadas por Internet?

R: Todo lo contrario. Como las plataformas de VoIP utilizan códecs de banda ancha para la calidad de las llamadas, eso te permite disfrutar de un sonido cristalino independientemente de la distancia.

P: ¿Cómo puedo añadir nuevos números de teléfono o usuarios a una solución de telefonía virtual? ¿Tengo que llamar a alguien del departamento de informática?

R: En absoluto. Puedes crear y añadir nuevos números de teléfono o usuarios a la plataforma directamente desde su panel de control principal en un par de clics. Esto también significa que puedes hacer cualquier cambio en el momento en que lo necesites, como por ejemplo dar a un nuevo empleado un acceso a la plataforma inmediatamente.