Soluciones telefónicas para empresas: los mejores proveedores para 2026 y el futuro

En el pasado, las empresas que querían contar con potentes sistemas telefónicos tenían que pagar mucho dinero por ellos. Resultaba caro tanto instalar toda la infraestructura telefónica como utilizar un sistema de centralita privada (PBX). Especialmente si había que gestionar varias líneas. Pero como todas las empresas solían depender de las llamadas telefónicas como principal canal de comunicación con los clientes, disponer de una línea telefónica dedicada era sencillamente imprescindible.

Afortunadamente, hoy en día existe otra opción. Los proveedores de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) hacen que configurar un sistema telefónico sea más fácil y barato que nunca. También ofrecen funciones como videoconferencias, chats de equipo y servicios de buzón de voz a correo electrónico.

Por eso, el 61% de las empresas que utilizan teléfonos fijos tradicionales afirma que tiene intención de actualizarse a sistemas VoIP cuando expiren sus contratos actuales.

¿Qué solución telefónica para empresas deberías elegir entre las muchas opciones disponibles en el mercado? Te contaremos todo lo que necesitas saber para tomar una decisión informada. También compararemos tres soluciones telefónicas populares para empresas para que te hagas una idea de lo que ofrecen.

¿No tienes tiempo?

Si quieres ir directamente a los mejores sistemas telefónicos para empresas que analizamos en profundidad a continuación, también puedes echar un vistazo a nuestro vídeo con el análisis de los 4 mejores:

¿Cómo funciona un sistema telefónico para empresas?

Las líneas analógicas y los sistemas PBX han sido las opciones de llamada más fiables durante mucho tiempo. Ofrecen las funciones suficientes para las empresas (como la transferencia de llamadas y las extensiones) para justificar los costes.

Así que, aunque configurar y utilizar una línea telefónica normal conllevaba muchas complicaciones (incluyendo una sala dedicada para albergar todo el equipo y personal de TI para mantenerlo en funcionamiento), seguía siendo la opción más popular para las empresas.

Pero a medida que la tecnología ha evolucionado, los teléfonos analógicos que dependen de las líneas fijas tradicionales se han quedado atrás frente a las plataformas en la nube y los servicios VoIP. A diferencia de los tradicionales, los sistemas telefónicos virtuales están alojados en internet y son mantenidos por el proveedor. Como resultado, no requieren ningún espacio de oficina dedicado.

Además, los sistemas telefónicos virtuales se pueden configurar a través de una interfaz intuitiva sin tener que pedir ayuda a un profesional de TI. Y las diferencias no acaban ahí; hemos preparado una comparativa rápida de las características de las líneas telefónicas tradicionales y las plataformas virtuales en la nube en la siguiente tabla.

Como puedes ver, las plataformas virtuales en la nube tienen muchas ventajas que les otorgan una gran superioridad frente a los sistemas tradicionales. Desde ser mucho más fáciles de configurar y más flexibles en la duración de los contratos, hasta tener una mayor facilidad de escalabilidad y portabilidad.

También hemos mencionado que tanto los costes iniciales como los de uso habitual son más bajos en los sistemas virtuales en la nube que en las líneas telefónicas tradicionales. Por lo tanto, pueden ayudar a los propietarios de empresas a ahorrar una cantidad significativa de dinero, pero ¿exactamente cuánto?

¿Cuánto puede costarte un sistema telefónico para empresas?

Ya que hablamos de presupuestos, las soluciones telefónicas virtuales para empresas pueden ahorrarte un buen dinero. Los equipos PBX no son baratos, aunque su coste viene determinado en gran medida por el tamaño de la empresa. Incluyendo el sistema base, los teléfonos propiamente dichos, cualquier función adicional, el cableado y la instalación, además de la formación y el soporte en la mayoría de los casos, suman un coste final de aproximadamente €800 a €1000 por empleado.

¿Cómo es la situación con las plataformas en la nube, entonces?

• Los costes medios de VoIP se sitúan en torno a €20 o €30 por usuario al mes, mientras que los costes de instalación de los sistemas telefónicos VoIP son mínimos o nulos. Por ejemplo, puedes configurar CloudTalk por completo en cuestión de minutos, sin necesidad de soporte técnico de TI.
• Las empresas que adoptan la tecnología VoIP pueden esperar un ahorro de entre el 50% y el 75% en sus costes de comunicación.
• Gracias al uso de una plataforma VoIP, las nuevas empresas pueden reducir sus costes de puesta en marcha hasta en un 90%.

¿De dónde proceden esos ahorros? 

Por un lado, las empresas ya no necesitan varios terminales telefónicos de sobremesa dedicados. Tampoco tienen que pagar por la instalación y el mantenimiento de las líneas telefónicas en la oficina. Las tarifas de las llamadas internacionales y de larga distancia también son mucho más baratas con un plan de suscripción de sistema telefónico alojado, ya que todas las llamadas (independientemente del destino) se enrutan a través de internet.

Pero también hay ahorros más indirectos derivados del aumento de la productividad y la eficiencia de tu equipo, gracias a las múltiples funciones disponibles con estas plataformas. Los sistemas telefónicos tradicionales, en cambio, suelen requerir un pago adicional para la instalación de funciones extra, como un asistente virtual.

Mientras tanto, los sistemas basados en la nube vienen con numerosas funciones disponibles de inmediato. Entre las herramientas que suelen ofrecer los proveedores se encuentran el enrutamiento de llamadas, el desvío de llamadas, las notificaciones de buzón de voz o la grabación de llamadas. Si más adelante se añaden nuevas funciones a la plataforma, lo más probable es que se incluyan de forma gratuita. Esto difiere de una PBX típica, por la que tendrías que pagar una tarifa por cada nueva incorporación.

Los mejores sistemas telefónicos empresariales para pequeñas empresas

ResearchAndMarkets estimó recientemente que el mercado global de servicios VoIP crecerá de 85,2 mil millones de dólares en 2021 a 102,5 mil millones de dólares para 2026, con una tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) del 3,8% durante el periodo 2021-2026. Teniendo en cuenta la popularidad de las llamadas online, no es de extrañar que el número de servicios y plataformas VoIP disponibles también crezca rápidamente.

Pero, ¿cómo pueden las empresas identificar qué plataforma es la mejor para ellas existiendo tantas, cada una con características y planes de precios diferentes?  Hemos seleccionado tres sistemas telefónicos basados en la nube excepcionales para startups y los hemos comparado para que puedas explorar sus características.

#1 CloudTalk

Su excelente calidad de llamada y sus más de 100 funciones convierten a CloudTalk en una de las plataformas de centro de contacto virtual mejor valoradas en Capterra, habiendo sido galardonada como «Emerging Favourite» y «Top Performer» de 2021. 

• Valoración en Capterra: 4.5
• Precios: 
  
• Plan Lite (EE. UU. y Canadá): €19 por usuario/mes facturado anualmente
• Plan Starter: €25 por usuario/mes facturado anualmente
• Plan Essential: €29 por usuario/mes facturado anualmente
• Plan Expert: €49 por usuario/mes facturado anualmente
• Plan personalizado: Ponte en contacto con nuestro equipo para obtener una oferta a medida
• Funciones: CloudTalk cuenta con 70 funciones, lo que la sitúa entre los líderes del mercado por cantidad. Entre ellas se encuentran varias herramientas de análisis (desde estadísticas de llamadas hasta informes de agentes y análisis de sentimiento), marcadores inteligentes, conferencias y llamadas a 3, además de devolución de llamada.
• Integraciones: CloudTalk ofrece 100+ integraciones directas así como complementos de Zapier e Integromat. Con Zapier e Integromat, puedes conectarlo literalmente a cualquier aplicación que se te ocurra.
• En la lista de aplicaciones y herramientas compatibles, que no para de crecer, se encuentran HubSpot, Zendesk, Copper y Microsoft Dynamics, además de BigCommerce, Front y Helpscout. 

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#2 Vonage

Vonage fue la pionera de los servicios telefónicos VoIP cuando se lanzó en 2001. Ahora ofrecen soluciones de voz, mensajería y vídeo para empresas, junto con terminales telefónicos PBX estándar. 

• Valoración en Capterra: 4.0
• Precios: Vonage ofrece tres planes de precios (Basic, Premium y Advanced) y el coste de cada uno depende del número de usuarios. Para 10 usuarios, por ejemplo, el precio sería de €17.99, €27.99 o €37.99, respectivamente.
• Funciones: Cuenta con más de 50 funciones de comunicación unificada, como buzón de voz automatizado, salas de conferencias, herramientas de monitorización de llamadas y haz clic para llamar.
• Integraciones: Salesforce, Microsoft Dynamics, Office 365, Hubspot, Zendesk y Zoho son solo algunas de sus integraciones más populares.

#3 CallHippo

CallHippo es un sistema telefónico virtual que ofrece números de teléfono locales y gratuitos en más de 50 países, además de varias integraciones. 

• Valoración en Capterra: 4.2.
• Precios: Los cuatro planes diferentes de CallHippo entre los que puedes elegir son Bronze (€16 por usuario al mes), Silver (€24), Platinum (€40) y Enterprise (€48).  
• Funciones: CallHippo incluye varias funciones útiles, como un IVR multilingüe, números de teléfono exclusivos para cada departamento o agente, y análisis de llamadas.
• Integraciones: Hay más de 90 integraciones disponibles dentro de la aplicación, incluyendo Pipedrive, Salesforce, Zendesk, Groove y Shopify.

#4 Aircall

Aircall es una solución avanzada de llamadas utilizada por más de 15 000 clientes. Está diseñada para acelerar los procesos de venta, impulsar la comunicación con los clientes potenciales y cerrar más acuerdos. Puedes marcar automáticamente a varios candidatos en una cola consecutiva y mostrar información de contacto crucial directamente dentro de la interfaz telefónica.

• Valoración en Capterra: 4.3.
• Precios: Aircall ofrece dos planes de precios principales: Essential por €30 por usuario/mes y Professional por €50 por usuario/mes. Los usuarios también pueden ponerse en contacto con el equipo de ventas para hablar de un plan personalizado que se adapte mejor a sus necesidades comerciales.
• Funciones: Aircall ofrece 53 funciones. Entre sus aspectos más destacados se incluyen la distribución automática de llamadas, la monitorización de llamadas, la transferencia de llamadas, la grabación de llamadas y el enrutamiento de llamadas.
• Integraciones: Aircall ofrece más de 100 integraciones, incluyendo Salesforce, Hubspot, Pipedrive, Intercom, Monday y más.

#5 Justcall

Justcall es un sistema telefónico en la nube que proporciona a las empresas una experiencia de llamada fluida. Se trata de una solución VoIP que ofrece funciones y herramientas avanzadas para gestionar las comunicaciones con los clientes. La empresa se fundó en 2016 y ha crecido hasta dar servicio a más de 6000 clientes en todo el mundo.

• Valoración en Capterra: 4.1.
• Precios: Justcall ofrece dos planes de precios principales: Standard por €24 por usuario/mes y Premium por €48 por usuario/mes. Los usuarios también pueden ponerse en contacto con el equipo de ventas para hablar de un plan personalizado que se adapte mejor a sus necesidades comerciales.
• Funciones: Justcall ofrece 75 funciones. Entre sus aspectos más destacados se incluyen la distribución automática de llamadas, la grabación de llamadas, el enmascaramiento de llamadas, los números internacionales y las llamadas de conferencia.
• Integraciones: Justcall ofrece 60 funciones, incluyendo MS Teams, Zapier, Hubspot, Pipedrive, Agile CRM y más.

#6 Ringover

Ringover es un sistema telefónico basado en la nube que ofrece diversas funciones para mejorar las comunicaciones empresariales, como la grabación de llamadas, el IVR y la analítica. El software ofrece opciones de comunicación multicanal, incluyendo voz, chat y vídeo.

• Valoración en Capterra: 4.6.
• Precios: Ringover ofrece dos planes de precios principales: Smart por €19 por usuario/mes y Power por €39 por usuario/mes. Los usuarios también pueden ponerse en contacto con el equipo de ventas para hablar de un plan Enterprise que se adapte mejor a sus necesidades comerciales.
• Funciones: Ringover ofrece 73 funciones. Entre sus aspectos más destacados se incluyen la grabación de llamadas, el sistema IVR, la monitorización en tiempo real, la comunicación multicanal, y la analítica e informes.
• Integraciones: Ringover ofrece más de 80 integraciones, incluyendo Salesforce, Hubspot, Freshdesk, Front, Google Meet, Monday y más.

#7 8x8

8x8 es una solución de telefonía clásica centrada en las integraciones y la analítica. El proveedor está muy orientado a grandes empresas, pero las suscripciones de nivel inferior también funcionan para organizaciones más pequeñas. Son muchas las ventajas que 8x8 puede ofrecer a sus suscriptores.

• Valoración en Capterra: 4.
• Precios: 8x8 ofrece tres planes de precios: Express por €15 por usuario/mes, X2 por €28 y X4 por €57 por usuario/mes. Los usuarios también pueden ponerse en contacto con el equipo de ventas para hablar de los planes X6, X7 y X8 para descubrir cuál se adapta mejor a sus necesidades comerciales.
• Funcionalidades: 8x8 ofrece 45 funciones. Entre sus aspectos más destacados se encuentran la gestión de centros de llamadas, la respuesta de voz interactiva (IVR), la gestión de contactos, los análisis y la monitorización de llamadas.
• Integraciones: 8x8 ofrece 65 integraciones, que incluyen Cognigy, Syndeo, Salesforce, Copper, MS Teams, Slack y más.

Funcionalidades que puedes utilizar para el teletrabajo

Antes de 2020, la posibilidad de trabajar desde casa de manera ocasional solía verse como un beneficio extra. Ahora, sin embargo, el teletrabajo es la nueva normalidad. Actualmente, el 58,6% de la fuerza laboral estadounidense trabaja a distancia, y un 41% lo hace de forma totalmente remota. Si quieres facilitar el teletrabajo de tus empleados y ayudarles a ofrecer el mejor servicio posible, hay varias funciones de las soluciones de telefonía en la nube para empresas en las que deberías interesarte:

• Grabación de llamadas: te permite grabar y guardar todas las llamadas como archivos de audio. Tan pronto como termina una llamada, puedes escucharla directamente desde tu navegador web. 
• Audioconferencias y videoconferencias: en un par de minutos puedes programar una conferencia de audio o vídeo e invitar a quien quieras a unirse, como tus clientes o proveedores.
• Llamadas a 3: cuando la situación lo requiera (por ejemplo, si tu agente en remoto necesita ayuda con un cliente difícil), puedes añadir fácilmente a una tercera persona a la llamada.
• Estado del agente: sin importar desde dónde trabajen tus empleados, puedes consultar rápidamente su estado (¿están ocupados, inactivos o ausentes?) y saber a quién puedes dirigir una llamada entrante.
• Aplicación móvil: todas las plataformas en la nube vienen con una aplicación móvil que tus empleados pueden utilizar para mantenerse en contacto con sus clientes en cualquier momento.

Todas estas funciones y muchas más se encuentran dentro de CloudTalk, lo que ayuda a tus agentes en remoto a trabajar de forma más fluida y eficiente. Sin embargo, eso no es todo. Cada nueva función que se añade a la plataforma suele estar disponible para ti y tus empleados muy rápidamente, sin que tengas que pedirle a un equipo de TI que la configure ni pagar más por ella. 

Conclusión

Seguro que ya has escuchado esto antes: no existe un «sistema telefónico de oficina único» que se adapte perfectamente a todas las empresas. Para encontrar el sistema adecuado para ti y tu equipo, primero debes pensar en tus necesidades y las de tus empleados, y luego aprovechar todas las pruebas gratuitas disponibles para las distintas soluciones.

Dado que CloudTalk es tan fácil de personalizar, estamos seguros de que será beneficioso tanto para empresas locales más pequeñas como para organizaciones más grandes. Además, la cantidad de funciones adaptadas al teletrabajo facilitará más que nunca el trabajo fuera de la oficina en el próximo año.

Preguntas frecuentes sobre soluciones de telefonía virtual