Soluções telefônicas comerciais – os principais provedores para 2023 e além

No passado, as empresas que queriam sistemas telefônicos comerciais poderosos tinham que pagar muito dinheiro por eles. Era caro instalar toda a infraestrutura telefônica e usar um sistema de troca de ramal privado (PBX). Principalmente se houvesse várias linhas para gerenciar. Mas como todas as empresas costumavam confiar nas ligações telefônicas como seu principal canal de comunicação com os clientes, obter uma linha telefônica dedicada era simplesmente uma obrigação.

Felizmente, agora há outra opção. Os provedores de VoIP (Voice over Internet Protocol) tornam a configuração de um sistema telefônico mais fácil e barata do que nunca. Eles também fornecem recursos como videoconferências, bate-papos em equipe e serviços de correio de voz para e-mail.

É por isso que 61% das empresas que usam telefones fixos tradicionais disseram que pretendem atualizar para sistemas VoIP quando seus contratos atuais expirarem.

Qual solução telefônica comercial você deve escolher entre as muitas opções disponíveis no mercado? Vamos contar tudo o que você precisa saber para tomar uma decisão informada. Também compararemos três soluções populares de telefonia comercial para que você tenha uma ideia do que elas oferecem.

Como funciona um sistema telefônico comercial?

Linhas analógicas e sistemas PBX têm sido as opções de chamada mais confiáveis por muito tempo. Elas fornecem recursos úteis suficientes para empresas (como transferência de chamadas e ramais) para justificar os custos.

Portanto, embora uma linha telefônica comum fosse muito trabalhosa para configurar e usar (incluindo uma sala dedicada para hospedar todos os equipamentos e a equipe de TI para mantê-la funcionando), ainda era a escolha mais popular para as empresas.

Mas à medida que a tecnologia evoluiu, os telefones analógicos que dependem de linhas fixas tradicionais foram deixados para trás por plataformas baseadas em nuvem e serviços VoIP. Ao contrário dos tradicionais, os sistemas de telefonia virtual são hospedados online e mantidos pelo provedor. Como resultado, eles não exigem nenhum espaço de escritório dedicado.

Além disso, os sistemas telefônicos virtuais podem ser configurados por meio de uma interface amigável sem precisar pedir ajuda a um profissional de TI. E as diferenças não param por aí: montamos uma rápida comparação dos recursos das linhas telefônicas tradicionais e plataformas virtuais baseadas em nuvem na tabela abaixo.

Como você pode ver, as plataformas virtuais baseadas em nuvem têm muitos benefícios que lhes dão uma grande vantagem sobre os sistemas tradicionais. Desde ser muito mais fácil de configurar e mais flexível na duração do contrato, até ter maior facilidade de escalabilidade e portabilidade.

Também abordamos como os custos de uso inicial e regular são mais baixos para os sistemas virtuais baseados em nuvem do que as linhas telefônicas tradicionais. Eles podem, portanto, ajudar os empresários a economizar uma quantia significativa de dinheiro, mas quanto?

Quanto pode lhe custar um sistema telefónico comercial?

Enquanto estamos no tópico de orçamentos, as soluções de telefonia virtual para negócios podem realmente economizar um bom dinheiro. Os conjuntos de PBX não são baratos, embora seu custo seja determinado em grande parte pelo tamanho da empresa. Incluindo o sistema básico, os telefones reais, quaisquer recursos adicionais, fiação e instalação, além de treinamento e suporte na maioria dos casos, somam um custo final de aproximadamente USD 800 a USD 1.000 por funcionário.

Como fica com as plataformas baseadas em nuvem, então?

• Os custos médios de VoIP estão em torno de 20 a 30 USD por usuário por mês, enquanto os custos de instalação são pouco ou nenhum. Por exemplo, o CloudTalk pode ser totalmente montado por você em questão de minutos, sem necessidade de suporte de TI.
• As empresas que adotam a tecnologia VoIP podem esperar economizar entre 50% e 75% nos custos de comunicação.
• Graças ao uso de uma plataforma VoIP, novos negócios podem reduzir seus custos iniciais em até 90%.

De onde vêm essas economias?

Um aspecto é que as empresas simplesmente não precisam mais de vários aparelhos telefônicos dedicados. Elas também não precisam pagar pela instalação e manutenção de linhas telefônicas no escritório. As tarifas de chamadas de longa distância e no exterior também são muito mais baratas com o VoIP, já que todas as chamadas – independentemente do destino – são roteadas pela internet.

Mas também há mais economias indiretas com o aumento da produtividade e eficiência de sua equipe, graças aos vários recursos disponíveis nessas plataformas. Os sistemas telefônicos tradicionais, por outro lado, geralmente exigem pagamento extra para a instalação de recursos adicionais, como um atendente virtual.

Enquanto isso, os sistemas baseados em nuvem vêm com vários recursos disponíveis imediatamente. Entre as ferramentas comumente oferecidas pelos provedores estão o roteamento de chamadas, encaminhamento de chamadas, notificações de correio de voz ou gravação de chamadas. Se algum novo recurso for adicionado à plataforma posteriormente, você provavelmente os terá gratuitamente. Isso é diferente de um PBX típico, pelo qual você teria que pagar uma taxa para cada nova adição.

Os melhores sistemas telefônicos comerciais para pequenas empresas

ResearchAndMarkets estimou recentemente que o mercado global de serviços VoIP crescerá de 85,2 bilhões USD em 2021 para 102,5 bilhões USD em 2026 a uma taxa de crescimento anual composta (CAGR) de 3,8% durante o período de 2021-2026. Considerando a popularidade das ligações online, não é de surpreender que o número de serviços e plataformas VoIP disponíveis também cresça rapidamente.

Mas como as empresas podem identificar qual plataforma é melhor para elas, já que existem tantas, cada uma com diferentes recursos e planos de preços? Selecionamos três excelentes sistemas telefônicos baseados em nuvem e os comparamos para que você possa explorar seus recursos.

1 – CloudTalk

Sua excelente qualidade de chamadas e mais de 70 recursos fazem do CloudTalk uma das plataformas de contact center virtual mais bem avaliadas no Capterra, sendo premiada como “Emerging Favourite” e “Top Performer” de 2021.

• Classificação no Capterra: 4.5
• Preço: há três planos de preços oferecidos pelo CloudTalk, além de uma opção personalizada. Quando pago anualmente, o plano mais baixo (Starter) é de 25 USD por usuário por mês, enquanto o plano Essential custa 30 USD por usuário por mês e um plano Expert custa 50 USD por usuário por mês.
• Recursos: CloudTalk possui 70 recursos, o que o coloca entre os líderes do mercado no quesito qualidade. Entre eles estão várias ferramentas de análise (desde estatísticas de chamadas até relatórios de atendentes e análises de emoções), discadores inteligentes, conferência e chamadas de três vias, além de retorno de chamada.
• Integrações: CloudTalk oferece mais de 40 integrações diretas, bem como plugins Zapier e Integromat. Com Zapier e Integromat, você pode literalmente conectá-lo a qualquer aplicativo que você possa imaginar.
• Na lista cada vez maior de aplicativos e ferramentas compatíveis, você encontra HubSpot, Zendesk, Shopify, Copper e Microsoft Dynamics, bem como BigCommerce, Front e Helpscout.

Find out how to obtain a free business phone number and why you should do it:

2 – Vonage

Vonage foi pioneira em serviços de telefonia VoIP quando foi lançada em 2001. Agora eles oferecem soluções de voz, mensagens e vídeo para empresas, juntamente com telefones PBX padrão.

• Classificação no Capterra: 4.0
• Preço: Vonage oferece três planos de preços (Basic, Premium e Advanced) com o custo de cada um dependendo do número de usuários. Para 10 usuários, digamos, o preço seria 17,99 USD, 27,99 USD ou 37,99 USD, respectivamente.
• Recursos: existem mais de 50 recursos de comunicação unificada, como correio de voz automatizado, pontes de conferência, ferramentas de monitoramento de chamadas e click to dial.
• Integrações: Salesforce, Microsoft Dynamics, Office 365, Hubspot, Zendesk, e Zoho são apenas algumas de suas integrações mais populares.

3 – CallHippo

CallHippo é um sistema telefônico virtual que oferece números de telefone gratuitos e locais em mais de 50 países, além de diversas integrações.

• Classificação no Capterra: 4.2.
• Preço: os quatro planos diferentes do CallHippo para você escolher são Bronze (16 USD por usuário por mês), Silver (24 USD), Platinum (40 USD) e Enterprise (48 USD).
• Recursos: CallHippo inclui vários recursos úteis, incluindo um URA multilíngue, números de telefone exclusivos para cada departamento ou atendentes e análise de chamadas.
• Integrações: mais de 90 integrações estão disponíveis dentro do aplicativo, incluindo Pipedrive, Salesforce, Zendesk, Groove e Shopify.

Recursos que você pode usar para o trabalho remoto

Antes de 2020, poder trabalhar de casa ocasionalmente era visto como um privilégio. Agora, porém, o trabalho remoto é o novo normal. Atualmente, 58,6% da força de trabalho norte-americana trabalha remotamente, com 41% totalmente nesta posição. Se você deseja facilitar o trabalho remoto dos funcionários e ajudá-los a fornecer o melhor serviço possível, existem vários recursos de soluções de telefonia baseado em nuvem para empresas que você deve se interessar:

• Gravação de chamadas: permite gravar e salvar todas as chamadas como arquivos de áudio. Assim que uma chamada termina, você pode ouvi-la diretamente do seu navegador da web.
• Audioconferência e videoconferência: em apenas alguns minutos você pode agendar uma audioconferência ou videoconferência e convidar qualquer pessoa que você queira que participe, como seus clientes ou fornecedores.
• Chamada de 3 vias: quando uma situação exigir (por exemplo, seu atendente remoto precisa de ajuda com um cliente difícil), você pode adicionar facilmente uma terceira pessoa à chamada.
• Status do atendente: não importa onde seus funcionários trabalhem, você pode verificar rapidamente o status deles (eles estão ocupados, ociosos ou ausentes?) e saber para quem você pode direcionar uma chamada recebida.
• Aplicativo móvel: todas as plataformas baseadas em nuvem vêm com um aplicativo móvel que seus funcionários podem usar para manter contato com seus clientes a qualquer momento.

All these features and many more can be found inside CloudTalk, helping your remote agents work more smoothly and efficiently. However, that’s not all. Every new feature added to the platform is usually available to you and your employees pretty quickly, without you having to ask an IT crew to add it or pay extra for it. 

Conclusão

Temos certeza de que você já ouviu isso antes: não existe “um sistema telefônico de escritório certo” que seja perfeito para todas as empresas. Para encontrar o sistema certo para você e sua equipe, primeiro você deve pensar nas suas necessidades e nas de seus funcionários e, em seguida, aproveitar todas as avaliações gratuitas disponíveis para as várias soluções.

Como o CloudTalk é tão fácil de personalizar, estamos confiantes de que será benéfico para empresas locais menores, bem como para empresas maiores. Além disso, a quantidade de recursos remotos fornecidos certamente tornará o trabalho fora do escritório mais fácil do que nunca no próximo ano.

Está com dificuldade para encontrar o sistema certo?

LIGUE PARA A GENTE

Perguntas frequentes sobre soluções telefônicas virtuais

P: Como um serviço telefônico virtual é diferente de um telefone fixo?

R: Em vez de usar um servidor localizado no seu escritório, um telefone virtual é executado em um online. Isso significa que você não precisa manter nenhum equipamento ou fiação para a linha telefônica, pois o provedor dos serviços cuidará de tudo.

P: A qualidade da ligação é pior com as chamadas feitas através da internet?

R: Pelo contrário. Como as plataformas VoIP usam codecs de banda larga para a qualidade da chamada, isso permite que você desfrute de um som claro, independentemente da distância.

P: Como adicionar novos números de telefone ou usuários a uma solução telefônica virtual? Preciso ligar para alguém do departamento de TI?

R: De forma alguma. Você pode criar e adicionar novos números de telefone ou usuários à plataforma diretamente do painel principal com apenas alguns cliques. Isso também significa que você pode fazer qualquer alteração no momento em que precisar, como dar a um novo funcionário um acesso imediato à plataforma.