Soluzioni telefoniche aziendali: i migliori provider per il e per il futuro

In passato, le aziende che desideravano sistemi telefonici aziendali potenti dovevano spendere cifre considerevoli. Era costoso sia installare l'intera infrastruttura telefonica, sia utilizzare un sistema di centralino privato (PBX). Soprattutto se c'erano più linee da gestire. Ma dato che tutte le aziende si affidavano alle telefonate come canale principale di comunicazione con i clienti, avere una linea telefonica dedicata era semplicemente un obbligo.

Fortunatamente, oggi esiste un'alternativa. I provider VoIP (Voice over Internet Protocol) rendono la configurazione di un sistema telefonico più semplice ed economica che mai. Offrono inoltre funzionalità come videoconferenze, chat di team e servizi di trascrizione da casella vocale a e-mail.

Ecco perché il 61% delle aziende che utilizzano telefoni fissi tradizionali ha dichiarato di voler passare a sistemi VoIP alla scadenza dei contratti in corso.

Quale soluzione telefonica aziendale scegliere tra le tante opzioni disponibili sul mercato? Ti diremo tutto ciò che devi sapere per prendere una decisione informata. Confronteremo anche tre popolari soluzioni telefoniche aziendali per darti un'idea di ciò che offrono.

Troppo lungo da leggere?

Se vuoi passare direttamente ai migliori sistemi telefonici aziendali che analizziamo nel dettaglio qui sotto, puoi anche dare un'occhiata al nostro video con la panoramica dei 4 migliori:

Come funziona un sistema telefonico aziendale?

Le linee analogiche e i sistemi PBX sono stati per molto tempo le opzioni di chiamata più affidabili. Offrono funzionalità utili per le aziende (come il trasferimento di chiamata e gli interni) sufficienti a giustificarne i costi.

Quindi, anche se una linea telefonica tradizionale richiedeva un notevole sforzo per essere configurata e utilizzata (compresa una stanza dedicata per ospitare tutte le apparecchiature e personale IT per mantenerla in funzione), era comunque la scelta più comune per le aziende.

Ma con l'evoluzione della tecnologia, i telefoni analogici basati sulle tradizionali linee fisse sono stati superati dalle piattaforme cloud e dai servizi VoIP. Al contrario di quelli tradizionali, i sistemi telefonici virtuali sono ospitati online e gestiti dal provider. Di conseguenza, non richiedono alcuno spazio fisico dedicato in ufficio.

Inoltre, i sistemi telefonici virtuali possono essere configurati tramite un'interfaccia intuitiva senza dover chiedere aiuto a un professionista IT. E le differenze non si fermano qui; abbiamo raccolto un rapido confronto tra le caratteristiche delle linee telefoniche tradizionali e delle piattaforme cloud virtuali nella tabella seguente.

Come puoi vedere, le piattaforme cloud virtuali presentano molti vantaggi che offrono un grande vantaggio rispetto ai sistemi tradizionali. Dalla maggiore facilità di configurazione e flessibilità nella durata dei contratti, fino a una superiore scalabilità e portabilità.

Abbiamo anche accennato al fatto che sia i costi iniziali che quelli di utilizzo regolare sono inferiori per i sistemi cloud virtuali rispetto alle linee telefoniche tradizionali. Possono quindi aiutare i proprietari di aziende a risparmiare una notevole quantità di denaro, ma quanto di preciso?

Quanto può costare un sistema telefonico aziendale?

Rimanendo in tema di budget, le soluzioni telefoniche virtuali per le aziende possono farti risparmiare una bella somma. I sistemi PBX non sono economici, anche se il loro costo è determinato in gran parte dalle dimensioni dell'azienda. Includendo il sistema di base, i telefoni veri e propri, eventuali funzionalità aggiuntive, cablaggio e installazione, oltre a formazione e supporto, nella maggior parte dei casi si arriva a un costo finale di circa da €800 a €1.000 per dipendente.

Come funzionano invece le piattaforme cloud?

• I costi medi del VoIP si aggirano intorno a €20-€30 per utente al mese, mentre i costi di installazione per i sistemi telefonici VoIP sono minimi o nulli. Ad esempio, puoi configurare completamente CloudTalk in pochi minuti, senza bisogno di supporto IT.
• Le aziende che adottano la tecnologia VoIP possono aspettarsi di risparmiare tra il 50% e il 75% sui costi di comunicazione.
• Grazie all'utilizzo di una piattaforma VoIP, le nuove aziende possono ridurre i costi di avvio fino al 90%.

Da dove provengono questi risparmi? 

Un aspetto fondamentale è che le aziende non hanno più bisogno di diversi telefoni fissi dedicati. Non devono nemmeno pagare per l'installazione e la manutenzione delle linee telefoniche in ufficio. Anche le tariffe per le chiamate a lunga distanza e internazionali sono molto più economiche con un piano di abbonamento per sistema telefonico in hosting, poiché tutte le chiamate, indipendentemente dalla destinazione, vengono instradate tramite internet.

Ci sono anche risparmi indiretti derivanti dall'aumento della produttività e dell'efficienza del tuo team, grazie alle molteplici funzionalità disponibili con queste piattaforme. I sistemi telefonici tradizionali, invece, richiedono solitamente un pagamento extra per l'installazione di funzioni aggiuntive, come un risponditore virtuale.

I sistemi basati su cloud offrono numerose funzionalità già pronte all'uso. Tra gli strumenti comunemente offerti dai provider ci sono l'instradamento delle chiamate, il trasferimento di chiamata, le notifiche della segreteria telefonica o la registrazione delle chiamate. Se nuove funzioni vengono aggiunte alla piattaforma in un secondo momento, molto probabilmente le riceverai incluse gratuitamente. Questo a differenza di un tipico PBX, per il quale dovresti pagare una tariffa per ogni nuova aggiunta.

I migliori sistemi telefonici aziendali per piccole imprese

ResearchAndMarkets ha recentemente stimato che il mercato globale dei servizi VoIP crescerà da 85,2 miliardi di dollari nel 2021 a 102,5 miliardi di dollari entro il 2026, con un tasso di crescita annuale composto (CAGR) del 3,8% nel periodo 2021-2026. Considerando la popolarità delle chiamate online, non sorprende che anche il numero di servizi e piattaforme VoIP disponibili cresca rapidamente.

Ma come possono le aziende identificare la piattaforma migliore per le loro esigenze tra le tante disponibili, ognuna con caratteristiche e piani tariffari diversi? Abbiamo selezionato tre eccezionali sistemi telefonici basati su cloud per startup e li abbiamo confrontati per permetterti di esplorarne le caratteristiche.

#1 CloudTalk

La straordinaria qualità delle chiamate e le oltre funzionalità rendono CloudTalk una delle piattaforme di contact center virtuale più apprezzate su Capterra, premiata come „Emerging Favourite“ e „Top Performer“ del 2021. 

• Valutazione su Capterra: 4.5
• Prezzi: 
  
• Piano Lite (Stati Uniti e Canada): € per utente/mese con fatturazione annuale
• Piano Starter: € per utente/mese con fatturazione annuale
• Piano Essential: € per utente/mese con fatturazione annuale
• Piano Expert: € per utente/mese con fatturazione annuale
• Piano Custom: contatta il nostro team per un'offerta su misura
• Funzionalità: CloudTalk vanta 70 funzionalità, posizionandosi tra i leader di mercato in termini quantitativi. Tra queste figurano diversi strumenti di analisi (dalle statistiche di chiamata ai report sugli agenti e all'analisi del sentiment), combinatori intelligenti, chiamate in conferenza e a tre vie, oltre al callback.
• Integrazioni: CloudTalk offre oltre integrazioni dirette oltre ai plugin Zapier e Integromat. Con Zapier e Integromat puoi collegarlo letteralmente a qualsiasi app ti venga in mente.
• Nell'elenco in costante crescita di app e strumenti supportati, puoi trovare HubSpot, Zendesk, Copper e Microsoft Dynamics, oltre a BigCommerce, Front e Helpscout. 

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#2 Vonage

Vonage è stata pioniera dei servizi telefonici VoIP al suo lancio nel 2001. Oggi offre soluzioni vocali, di messaggistica e video per le aziende, insieme a telefoni PBX standard. 

• Valutazione su Capterra: 4.0
• Prezzi: Vonage offre tre piani tariffari (Basic, Premium e Advanced) con un costo che dipende dal numero di utenti. Per 10 utenti, ad esempio, il prezzo sarebbe rispettivamente di €17.99, €27.99 o €37.99.
• Funzionalità: sono disponibili oltre 50 funzionalità di comunicazione unificata come segreteria telefonica automatizzata, bridge per conferenze, strumenti di monitoraggio delle chiamate e click-to-dial.
• Integrazioni: Salesforce, Microsoft Dynamics, Office 365, Hubspot, Zendesk e Zoho sono solo alcune delle loro integrazioni più popolari.

#3 CallHippo

CallHippo è un sistema telefonico virtuale che offre numeri verdi e locali in più di 50 paesi, oltre a diverse integrazioni. 

• Valutazione su Capterra: 4.2.
• Prezzi: i quattro diversi piani tra cui scegliere con CallHippo sono Bronze (€16 per utente al mese), Silver (€24), Platinum (€40) e Enterprise (€48).  
• Funzionalità: CallHippo include diverse funzioni utili, tra cui un IVR multilingue, numeri di telefono univoci per ogni reparto o agente e analisi delle chiamate.
• Integrazioni: sono disponibili oltre 90 integrazioni all'interno dell'app, tra cui Pipedrive, Salesforce, Zendesk, Groove e Shopify.

#4 Aircall

Aircall è una soluzione di chiamata avanzata utilizzata da oltre 15.000 clienti. È progettata per accelerare i processi di vendita, migliorare la comunicazione con i potenziali clienti e chiudere più trattative. Puoi comporre automaticamente i numeri di più candidati in una coda consecutiva e visualizzare informazioni cruciali sui contatti direttamente nell'interfaccia telefonica.

• Valutazione su Capterra: 4.3.
• Prezzi: Aircall offre due piani tariffari principali: Essential a €30 per utente/mese e Professional a €50 per utente/mese. Gli utenti possono anche contattare il team vendite per discutere di un piano personalizzato in base alle proprie esigenze aziendali.
• Funzionalità: Aircall offre 53 funzionalità. Tra i punti di forza spiccano la distribuzione automatica delle chiamate, il monitoraggio delle chiamate, il trasferimento di chiamata, la registrazione delle chiamate e l'instradamento delle chiamate.
• Integrazioni: Aircall offre oltre 100 integrazioni, tra cui Salesforce, Hubspot, Pipedrive, Intercom, Monday e altre ancora.

#5 Justcall

Justcall è un sistema telefonico cloud che offre alle aziende un'esperienza di chiamata fluida. È una soluzione VoIP che offre funzionalità e strumenti avanzati per la gestione delle comunicazioni con i clienti. L'azienda è stata fondata nel 2016 e oggi serve oltre 6.000 clienti in tutto il mondo.

• Valutazione su Capterra: 4.1.
• Prezzi: Justcall offre due piani tariffari principali: Standard a €24 per utente/mese e Premium a €48 per utente/mese. Gli utenti possono anche contattare il team vendite per discutere di un piano personalizzato in base alle proprie esigenze aziendali.
• Funzionalità: Justcall offre 75 funzionalità. Tra i punti di forza figurano la distribuzione automatica delle chiamate, la registrazione delle chiamate, il mascheramento delle chiamate, i numeri di telefono internazionali e le chiamate in conferenza.
• Integrazioni: Justcall offre 60 funzionalità, incluse quelle con MS Teams, Zapier, Hubspot, Pipedrive, Agile CRM e altri ancora.

#6 Ringover

Ringover è un sistema telefonico basato su cloud che offre varie funzionalità per migliorare le comunicazioni aziendali, tra cui la registrazione delle chiamate, l'IVR e la reportistica. Il software offre opzioni di comunicazione multicanale, inclusi voce, chat e video.

• Valutazione su Capterra: 4.6.
• Prezzi: Ringover offre due piani tariffari principali: Smart a €19 per utente/mese e Power a €39 per utente/mese. Gli utenti possono anche contattare il team vendite per valutare un piano Enterprise su misura per le proprie esigenze aziendali.
• Funzionalità: Ringover offre 73 funzionalità. Tra i punti di forza figurano la registrazione delle chiamate, il sistema IVR, il monitoraggio in tempo reale, la comunicazione multicanale, l'analisi e la reportistica.
• Integrazioni: Ringover offre oltre 80 integrazioni, tra cui Salesforce, Hubspot, Freshdesk, Front, Google Meet, Monday e altre ancora.

#7 8x8

8x8 è una soluzione di telefonia sempreverde incentrata su integrazioni e analisi. Il provider è particolarmente indicato per le grandi imprese, ma gli abbonamenti di fascia più bassa si adattano bene anche alle organizzazioni più piccole. Sono molti i vantaggi che 8x8 può offrire ai suoi abbonati.

• Valutazione su Capterra: 4.
• Prezzi: 8x8 offre tre piani tariffari: Express a €15 per utente/mese, X2 a €28 e X4 a €57 per utente/mese. Gli utenti possono anche contattare il team vendite per valutare i piani X6, X7 e X8 e scoprire quale si adatta meglio alle proprie esigenze aziendali.
• Funzionalità: 8x8 offre 45 funzionalità. Tra i suoi punti di forza ci sono la gestione del call center, l'IVR, la gestione dei contatti, le analisi e il monitoraggio delle chiamate.
• Integrazioni: 8x8 offre 65 integrazioni, tra cui Cognigy, Syndeo, Salesforce, Copper, MS Teams, Slack e altre ancora.

Funzionalità che puoi usare per il lavoro da remoto

Prima del 2020, poter lavorare da casa occasionalmente era spesso visto come un privilegio. Ora, invece, il lavoro da remoto è la nuova normalità. Attualmente, il 58,6% della forza lavoro americana lavora da remoto, con il 41% completamente a distanza. Se vuoi facilitare il lavoro da remoto dei tuoi dipendenti e aiutarli a offrire il miglior servizio possibile, ci sono diverse funzionalità delle soluzioni telefoniche in cloud per le aziende che dovrebbero interessarti:

• Registrazione delle chiamate: ti permette di registrare e salvare tutte le chiamate come file audio. Non appena una chiamata termina, puoi ascoltarla direttamente dal tuo browser web. 
• Audio e videoconferenza: in pochissimi minuti puoi pianificare una conferenza audio o video e invitare chiunque tu voglia, come clienti o fornitori.
• Chiamata a tre: quando la situazione lo richiede (ad esempio, se il tuo agente da remoto ha bisogno di aiuto con un cliente difficile), puoi facilmente aggiungere una terza persona alla chiamata.
• Stato dell’agente: indipendentemente da dove lavorano i tuoi dipendenti, puoi verificare rapidamente il loro stato (sono occupati, inattivi o assenti?) e sapere a chi indirizzare una chiamata in arrivo.
• App mobile: tutte le piattaforme in cloud sono dotate di un'app mobile che i tuoi dipendenti possono utilizzare per rimanere in contatto con i clienti in qualsiasi momento.

Tutte queste funzionalità e molte altre si trovano all’interno di CloudTalk, aiutando i tuoi agenti da remoto a lavorare in modo più fluido ed efficiente. Ma non è tutto. Ogni nuova funzionalità aggiunta alla piattaforma è solitamente disponibile per te e per i tuoi dipendenti in tempi rapidissimi, senza dover chiedere l'intervento di un team IT o pagare un extra. 

Conclusione

Siamo sicuri che l’avrai già sentito dire: non esiste un «sistema telefonico aziendale ideale» perfetto per ogni attività. Per trovare il sistema giusto per te e per il tuo team, per prima cosa dovresti pensare alle tue esigenze e a quelle dei tuoi dipendenti, per poi sfruttare tutte le prove gratuite disponibili per le varie soluzioni.

Poiché CloudTalk è facilissimo da personalizzare, siamo certi che sarà vantaggioso sia per le aziende locali più piccole sia per le realtà più grandi. Inoltre, la quantità di funzionalità adatte al lavoro da remoto renderà sicuramente il lavoro fuori dall’ufficio più facile che mai nel prossimo anno.

FAQ sulle soluzioni telefoniche virtuali