4 passi per meeting 1-on-1 di successo con il tuo manager

I meeting 1-on-1 regolari sono un'eccellente opportunità di confronto tra manager e dipendenti. Creano uno spazio per una comunicazione onesta, che aiuta a costruire la fiducia tra il manager e il suo team. I meeting 1-on-1 sono il momento ideale per i dipendenti per esprimere emozioni, idee, traguardi, frustrazioni e per discutere dei propri piani di carriera.

Nel mondo ambizioso di oggi, tutti cercano di realizzarsi. Le persone vogliono un lavoro che amano, desiderano sviluppare le proprie competenze e aspirano alla crescita professionale. Per ottenere tutto questo, hanno bisogno di sentirsi supportate dai propri manager. La regola numero uno di un manager che ha a cuore il successo e la soddisfazione del proprio team è fare meeting 1-on-1 regolari.

Nel precedente articolo del blog Leadership: decisivi meeting 1-on-1 per il tuo team, abbiamo analizzato i meeting 1-on-1 dal punto di vista del manager: perché e come dovrebbero essere organizzati e quali vantaggi possono offrire. In questo articolo, vedremo i meeting 1-on-1 dal punto di vista dei dipendenti.

Dopotutto, i meeting 1-on-1 non riguardano solo il manager. Certo, il manager dovrebbe essere colui che guida la conversazione, fa domande e affronta gradualmente i singoli argomenti (es. lavoro di squadra, soddisfazione dei dipendenti, obiettivi a breve termine, ecc.). Tuttavia, se tu come dipendente ti senti frustrato o soddisfatto, dovresti parlarne. Sfrutta questa opportunità.

Ogni meeting 1-on-1 richiede preparazione. Sì, anche la tua preparazione. Non presentarti mai a un incontro come una tabula rasa. I meeting 1-on-1 servono anche a dare feedback al tuo manager: cosa ha migliorato o cosa potrebbe andare ancora meglio, ma anche qual è la tua visione sul tuo lavoro. Per ottenere risultati positivi dai tuoi incontri regolari, devi arrivare preparato.

Se non hai la certezza di come dovrebbe essere un 1-on-1 e di come prepararti, leggi i seguenti 4 consigli. Ti aiuteranno ad affrontare facilmente i tuoi meeting 1-on-1.

1) Prepara tutto quello che vuoi dire

Durante la settimana, scrivi un elenco di argomenti, problemi, idee e suggerimenti che desideri discutere. Il giorno dell'incontro, rileggi l'elenco per assicurarti di non aver dimenticato nulla. I meeting 1-on-1 saranno efficienti e di successo solo se darai il tuo contributo e ti preparerai.

Puoi dividere gli argomenti in categorie, ad esempio:

1. Obiettivi a breve termine:  parla al tuo manager delle tue ambizioni, aspirazioni e sfide: prima il manager le conosce, prima potrà aiutarti a raggiungere risultati.
2. Crescita personale: discuti di ciò in cui vai già bene e di ciò per cui hai bisogno di aiuto.
3. Miglioramento del team: hai idee che potrebbero aiutare il tuo team a lavorare meglio? Un meeting 1-on-1 è un'ottima opportunità per presentarle.
4. Relazioni con i colleghi: hai problemi con un collega? Il tuo manager può fungere da mediatore e guidarti su come lavorare insieme.
5. Questioni personali: ti senti frustrato e sopraffatto oppure felice e soddisfatto? Pensa al motivo per cui ti senti così. Cerca di trovare potenziali soluzioni da presentare al tuo manager.

Prova a farti le seguenti domande e a trovare le risposte. Condividile con il tuo manager in modo che sappia come ti trovi al lavoro.

• Cosa mi piace di più del mio lavoro? 
• Cosa non mi piace del lavorare qui?
• Se potessi cambiare una cosa del mio lavoro, quale sarebbe?
• Quali sono i miei piani per l'immediato futuro?
• Qual è attualmente la sfida più grande che sto affrontando?
• C'è qualcosa che mi impedisce di crescere?
• Se non avessi questo lavoro, quale vorrei fare?
• Cosa trovo motivante e cosa demotivante? 
• Quali progressi ho fatto dagli ultimi incontri?
• Ho abbastanza tempo per completare i miei compiti?

Ricorda: il tuo manager non sa leggere nel pensiero. Se non gli dici cosa ti rende scontento o soddisfatto, non aspettarti che lo sappia da solo.

2) Prepara le risposte alle potenziali domande

Prima del meeting, dovresti dedicare un po' di tempo a pensare alle risposte che il tuo manager potrebbe chiederti. Non dimenticare le domande che fanno parte di ognuno dei tuoi incontri. Non c'è niente di peggio che arrivare impreparati! Nessun manager vuole strappare le risposte di bocca ai propri dipendenti o vederli seduti in silenzio a riflettere per ore. Questo non fa una buona impressione.

Ad esempio, pensa alle seguenti domande:

• Sei felice del tuo lavoro? Mi spieghi perché o perché no?
• Cosa ti piace di più del tuo lavoro?
• Su quali tipi di progetti ti piace lavorare? 
• A quali progetti ti piacerebbe lavorare in futuro?
• Senti di imparare cose nuove? Cosa hai imparato di recente?
• Quali aree ti piacerebbe approfondire?
• C'è qualcuno nel team con cui è difficile lavorare? Perché?
• Pensi di ricevere un feedback sufficiente? Anche gli altri ti danno feedback?

Se ti prepari in anticipo per il tuo meeting 1-on-1, potrai utilizzare il tempo in modo efficiente e concentrarti sulle cose che contano davvero.

3) Parla dei tuoi obiettivi di carriera a lungo termine

Lo scenario si ripete continuamente: il tuo manager ti chiede quali sono i tuoi obiettivi. Discutete di ciò che vuoi ottenere e di come vuoi crescere. Poi passa il tempo e non cambia nulla. Non sorprende che la mancanza di crescita e sviluppo sia uno dei motivi più frequenti per cui le persone cambiano lavoro.

Se tieni al tuo lavoro e vuoi fare progressi, non scoraggiarti. In ogni meeting 1-on-1 con il tuo manager, riserva un tempo sufficiente a una conversazione sullo sviluppo e sulla crescita – quali competenze vuoi acquisire, cosa vuoi migliorare, cosa vuoi imparare o a quale progetto vorresti partecipare. Discuti dei tuoi progressi per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi a lungo termine.

Il tuo manager probabilmente è a conoscenza di opportunità in azienda di cui tu non hai idea. Ecco perché la crescita professionale e delle competenze dovrebbe far parte di ogni incontro 1-on-1, perché è più probabile che tu arrivi dove desideri. Questo potrebbe anche aprire nuove opportunità. Per prepararti, considera di consultare prima un career coach basato sull'IA per organizzare meglio i tuoi pensieri e le tue aspettative a lungo termine.

4) Report dei meeting: una parte importante del tuo incontro 1-on-1 

I dipendenti odiano quando il manager chiede: «Scusa, di cosa abbiamo parlato l'ultima volta?» Ogni manager ha molti impegni e il tuo incontro 1-on-1 è solo una delle tante conversazioni che ha avuto in quella settimana o persino in quel giorno. È difficile per loro ricordare le cose di cui avete parlato se non sono state messe per iscritto.

I report dei meeting sono una parte essenziale di incontri 1-on-1 efficaci e significativi. Scrivi sempre un breve verbale subito dopo la fine della sessione. Entrambi ricorderete i temi importanti affrontati e potrete anche monitorare i progressi. I report dei meeting dovrebbero includere i passi successivi e un piano d'azione per il periodo a venire. Invia sempre il report via email al tuo manager. Per facilitare questo processo, considera l'utilizzo di un assistente per meeting basato sull'IA per generare automaticamente i riassunti e monitorare le attività da svolgere per te.

I report possono essere utilizzati anche negli incontri futuri: puoi iniziare il meeting successivo riprendendo gli argomenti discussi e concordati durante quello precedente.

Le aziende di tutti i settori e di tutte le dimensioni dovrebbero comprendere che meeting 1-on-1 regolari e di alta qualità sono fondamentali per la salute della loro attività e per la soddisfazione dei dipendenti. I meeting 1-on-1 aumentano il coinvolgimento dei dipendenti e la motivazione al lavoro.