Consigli per le videoconferenze

Nel mondo globalizzato degli affari, le videoconferenze con i colleghi, clienti o partner aziendali sono diventate sempre più comuni. Leggi i nostri consigli per scoprire come evitare gli errori ed effettua videoconferenze come un professionista.

Così come qualsiasi altra riunione aziendale, le videoconferenze possono essere molto produttive, così come una perdita di tempo per tutti. In questo articolo, ti aiuteremo a gestire le videoconferenze in maniera efficace e uniforme.

1. La preparazione è la chiave

Dedica almeno qualche minuto per prepararti in anticipo prima di avviare la videoconferenza. Se sai che avrai bisogno di materiali specifici, grafici o appunti, assicurati di averli prima di iniziare la chiamata.

2. Sii puntuale e inizia in orario

È importante arrivare prima, proprio come per qualsiasi altra riunione aziendale. Se sei la persona responsabile della videoconferenza, devi essere il primo ad arrivare. Cerca di iniziare la riunione in orario – i partecipanti hanno altre cose da fare, quindi non aspettare troppo a lungo che le persone si presentino.

3. Usa un’agenda e attieniti a essa

Crea un’agenda concisa con i punti chiave di cui vuoi discutere o le domande che necessitano una risposta. Non dimenticarti di far circolare il programma prima di iniziare la videoconferenza in modo tale che tutti i partecipanti possano vederlo. Durante la riunione, mantieni la conversazione pertinente, attieniti al programma e non deviare dagli argomenti principali.

I manager credono che circa il 35% del tempo speso in riunioni vada sprecato. Ecco perché dovresti fare in modo che le tue videoconferenze siano più produttive.

4. Seleziona uno sfondo silenzioso e disattiva l’audio

È frustrante quando non riesci a sentire quello che dicono gli altri partecipanti a causa dei rumori di fondo. Quando è possibile, scegli un posto tranquillo dove effettuare la videoconferenza. Chiamare da un ufficio rumoroso o da una caffetteria farà distrarre tutti e potresti perderti delle informazioni importanti. Assicurati di disattivare l’audio quando devi starnutire o tossire!

5. Incoraggia la partecipazione

Le buone videoconferenze dovrebbero essere coinvolgenti, tutti i partecipanti dovrebbero essere sicuri del fatto che le proprie idee e opinioni vengano ascoltate e valutate. Un semplice suggerimento è quello di far loro delle domande per assicurarsi che tutti siano coinvolti.

6. Tieni degli appunti o registra la videoconferenza

Se l’informazione proposta è importante, è consigliabile prendere appunti. Si tratta anche di un ottimo modo per cogliere tutti i punti salienti della discussione e rimanere concentrato. In alternativa, puoi usare un buon software di call center e registrare la videoconferenza per future consultazioni. In questo caso, dovresti chiedere in anticipo il permesso ai partecipanti.

7. Follow-up

La videoconferenza non dovrebbe terminare quando premi il tasto Fine. Una buona tecnica di follow-up è quella di inviare una e-mail con un riassunto delle decisioni principali, passaggi o domande sollevate durante la videoconferenza. Ringraziare tutti della partecipazione e del tempo speso è un bel gesto e puoi spendere qualche parola nell’e-mail.

*Un consiglio aggiuntivo che ti renderà un migliore partecipante di videoconferenze:

Rimani concentrato sulla videoconferenza

Ciò significa non effettuare nessuna attività multitasking durante la videoconferenza, come inviare e-mail, mangiare, ecc. Potrebbe sembrare ovvio, ma purtroppo non lo è.